Comment synchroniser les données de Salesforce avec Google Sheets

L’interface intégrée de Salesforce offre des fonctionnalités de reporting puissantes. Cependant, cette interface peut être trop complexe pour certains utilisateurs de Salesforce. Beaucoup préfèrent effectuer leurs analyses les plus détaillées dans un outil qu’ils connaissent déjà, comme Google Sheets, qui permet également une collaboration facile.

Il y a cependant un problème : transférer des données de Salesforce vers Google Sheets peut être un véritable casse-tête. Il existe plusieurs méthodes pour le faire, chacune présentant des degrés de difficulté variables et des avantages et inconvénients différents. Examinons-les de plus près.

1. Salesforce Data Loader

Data Loader est un outil de développement Salesforce qui facilite l’importation et l’exportation en masse de données. Il peut insérer, mettre à jour, supprimer et exporter des données Salesforce.

Avantages de Salesforce Data Loader

• Personnalisable et flexible : vous bénéficiez d’une prise en charge de tous les objets, d’un mappage des champs par glisser-déposer, y compris pour les objets personnalisés, et de fichiers CSV détaillés de réussite et d’erreur.

• Prend en charge les grands ensembles de données : les fichiers contenant jusqu’à 5 millions d’enregistrements sont acceptés par Data Loader.

Inconvénients de Salesforce Data Loader

• Les exports de données sont manuels : il n’y a pas d’option de planification de synchronisation automatique.

• Ne prend pas en charge les fichiers extrêmement volumineux : bien que 5 millions d’enregistrements par synchronisation suffisent pour certaines organisations, d’autres rencontreront des problèmes avec cette limite et devront explorer des solutions partenaires prenant en charge des tailles de table plus importantes.

• C’est un outil de développement : bien que Data Loader puisse techniquement résoudre notre problème de synchronisation des données entre Salesforce et Google Sheets, il n’a pas été conçu pour les utilisateurs métier.

Cette méthode de synchronisation des données ne conviendra pas à la plupart des personnes qui souhaitent analyser les données Salesforce dans Sheets. Voyons donc d’autres options automatisées qui vous feront gagner énormément de temps.

2. Google Cloud Connector pour Salesforce

Le Connecteur de données Salesforce de Google Cloud est une extension simple de Google Sheets qui permet de :

• Actualiser les données Salesforce dans Sheets, manuellement et à des intervalles planifiés.

• Importer des données en fonction d’une requête personnalisée ou d’une requête de langage de requête d’objet Salesforce (SOQL) que vous rédigez.

• Ajouter, mettre à jour et supprimer des données Salesforce en fonction des modifications apportées à Sheets.

• Importer des rapports Salesforce.

Une fois que vous avez installé le connecteur, vous pouvez le trouver dans le menu Extensions avec le reste de vos compléments Sheets. Pour un guide détaillé expliquant comment configurer et utiliser ce complément, consultez ce guide de Layer : Comment utiliser le connecteur Salesforce Google Sheets.

Avantages du connecteur de données Salesforce

• Facilité d’utilisation : si vous êtes familier avec les compléments Google Sheets, l’utilisation du connecteur Salesforce sera très facile et intuitive.

• Aucun coût supplémentaire : de nombreuses méthodes de cette liste nécessitent des outils SaaS supplémentaires et/ou des abonnements. Celui-ci est gratuit si vous disposez d’un abonnement Entreprise, Performance, Illimité ou de Développeur. Si vous avez un abonnement Professionnel, vous pouvez demander à Salesforce d’activer l’accès à l’API sur votre compte (cela entraînera cependant des coûts supplémentaires).

Inconvénients du connecteur de données Salesforce

• Options limitées de planification de synchronisation : vous pouvez planifier des synchronisations récurrentes, mais avec des choix de planification limités : les intervalles de 4, 8, 12 ou 24 heures sont vos seules options. De plus, vous ne pouvez créer qu’un seul programme pour tous les rapports d’une même feuille.

• Personnalisation et flexibilité limitées : la simplicité d’utilisation est le plus grand avantage, mais cette simplicité se fait au détriment de la personnalisation et de la flexibilité.

• Limitations de la taille des données : si vous travaillez avec de grands ensembles de données contenant plus de 2000 lignes, vous risquez de rencontrer des erreurs.

3. Outils de transfert de données de point à point

Les outils de transfert de données de point à point, tels que Coefficient pour Google Sheets, vous aident à importer des données provenant d’outils SaaS tiers (comme Salesforce) dans Google Sheets.

Alors que certaines des autres méthodes présentées ici sont compatibles avec une variété de destinations, des outils comme Coefficient ne fonctionnent qu’avec une seule destination de données : Sheets. Ils proposent même une sélection impressionnante de rapports Salesforce et de tableaux de bord gratuits que vous pouvez utiliser directement dans Sheets.

Pour utiliser Coefficient, installez leur extension à partir de la place de marché Google.

Une fois l’extension installée, vous pouvez y accéder depuis le menu Extensions dans Sheets.

Avantages des outils de transfert de données de point à point

• Extrêmement facile à utiliser : les outils de transfert de point à point sont intuitifs et accessibles à presque tout le monde, quel que soit leur niveau de compétence technique.

• Synchronisations planifiées : si vous souhaitez obtenir des données actualisées synchronisées dans Sheets sur une base quotidienne ou hebdomadaire, des outils comme Coefficient sont un excellent choix.

• Possibilité de mélanger les données : bien que Coefficient ne prenne en charge qu’une seule destination, il prend en charge différentes sources de données. Cela peut être pratique lorsque vous utilisez une suite d’outils SaaS tels que Salesforce, HubSpot, Stripe, etc. Si vous souhaitez créer un rapport combiné qui présente une image plus complète, c’est une fonctionnalité utile.

Inconvénients des outils de transfert de données de point à point

• Capacité réduite à transformer les données : Coefficient et des outils similaires ne vous offrent pas de nombreuses options de transformation des données, ce qui peut poser problème en fonction des questions auxquelles vous essayez de répondre à partir de vos données Salesforce.

• Destinations de données limitées : si vous avez seulement besoin de transférer des données de Salesforce vers Sheets, un outil comme Coefficient fera l’affaire. Cependant, il est toujours judicieux de prendre en compte l’utilisabilité et la scalabilité à long terme. Par exemple, vos équipes peuvent vouloir transférer des données Salesforce vers Notion ou Coda en plus de Sheets. Pour éviter un gonflement du budget, recherchez des solutions polyvalentes qui s’intègrent aux sources et destinations de données actuelles et futures de votre entreprise.

Les outils de transfert de données de point à point sont une option solide si vous recherchez un moyen simple d’obtenir des données de Salesforce dans Sheets. Les modèles prédéfinis proposés par Coefficient sont également un plus appréciable.

4. Outils qui automatisent les tâches

Salesforce et Google Sheets ne peuvent pas « communiquer » entre eux, c’est pourquoi il peut être si difficile de déplacer des données d’un outil à un autre. Pour ouvrir les voies de communication, vous pouvez utiliser un outil iPaaS (plateforme d’intégration en tant que service), qui alimente l’automatisation des tâches répétitives entre des applications déconnectées, sans avoir besoin de demander aux développeurs de créer l’intégration.

Zapier est l’un des outils iPaaS les plus populaires – utilisez-le pour configurer des flux de travail automatisés (appelés Zaps) qui s’exécutent en fonction de déclencheurs et d’actions spécifiques que vous définissez. Vous pouvez envoyer des données de Salesforce à Sheets et de Sheets à Salesforce (et ce n’est que le début de ce qui est possible).

Vous pouvez choisir des déclencheurs et des actions en fonction des flux de travail disponibles. Voici quelques exemples fournis par Zapier :

Pour créer un Zap afin de déplacer des données de Salesforce vers Google Sheets, vous devez :

• Authentifier vos comptes Salesforce et Google Sheets.

• Sélectionner Salesforce comme déclencheur dans la liste des applications connectées de Zapier.

• Sélectionner l’application qui recevra les données : Google Sheets.

• Choisir les données que vous souhaitez envoyer de Salesforce à Sheets.

Une fois que tout est configuré, je vous recommande toujours de tester chaque Zap pour vérifier que tout fonctionne correctement.

Avantages des outils iPaaS

• Extrêmement facile à utiliser : les outils iPaaS comme Zapier ne nécessitent pas de connaissances techniques ou de compétences en programmation. Vous pouvez configurer une automatisation vers Sheets en quelques minutes.

• Abordable et polyvalent : Zapier et d’autres outils iPaaS sont assez abordables. Les frais d’abonnement sont raisonnables, en particulier si l’on considère tous les cas d’utilisation potentiels que vous pouvez automatiser.

Inconvénients des outils iPaaS

• Options limitées de personnalisation : vous êtes limité aux flux de travail pré-conçus de l’application, ce qui limite votre capacité à travailler avec vos données Salesforce.

• Les compétences en programmation sont nécessaires pour des opérations plus complexes : Salesforce dispose d’API extrêmement puissantes qui permettent de créer plus d’intégrations avec Google Sheets. Si vous avez des compétences techniques ou si vous avez accès à des ressources techniques, ce n’est pas nécessairement un problème.

• Crée une architecture de données de point à point : le tableau ci-dessous de Census (dont nous parlerons plus en détail sous peu) illustre la différence entre une architecture de point à point et une architecture de moyeu et de rayons :

Lorsque vous ajoutez plus d’automatisations, vos intégrations deviennent de plus en plus complexes. Cela peut ne pas poser de problème pour les petites organisations ou les équipes, mais cela peut rapidement devenir problématique à mesure que vos opérations commerciales et marketing se compliquent.

5. Outils d’automatisation assistée par l’IA pour la synchronisation automatique des données

À ce stade, nous avons tous entendu parler de ChatGPT, mais l’intelligence artificielle (IA) a des applications très diverses. Je suis fermement convaincu que l’IA aidera les personnes à développer leurs super pouvoirs au travail et à être plus efficaces que jamais. En fait, l’IA peut aider à résoudre le problème de « transférer les données de Salesforce vers Google Sheets ».

Dans de nombreuses entreprises, les analystes et les ingénieurs de données sont responsables de l’ensemble des pipelines de données, ce qui inclut le transfert des données vers des endroits où les gens les consommeront (souvent, la destination est un outil BI comme Looker ou Tableau).

Les outils de données assistés par l’IA inversent la tendance et permettent à n’importe qui d’approfondir l’analyse des données, et pas seulement les professionnels des données. AirOps est un exemple d’outil de cette catégorie – c’est une plateforme assistée par l’IA qui aide les utilisateurs à intégrer facilement des données dans des documents en direct, y compris dans Google Sheets.

Divulgation complète : je suis co-fondateur d’AirOps. Bien que je pense que c’est un excellent outil pour certains cas d’utilisation, mon objectif principal avec cet article est de vous aider à trouver la meilleure façon de synchroniser les données de Salesforce avec Google Sheets. Si l’une des autres méthodes de cette liste convient mieux, choisissez celle-là !

Voyons comment un outil de données assisté par l’IA comme AirOps vous aide à transférer les données de Salesforce vers Sheets :

• Suivez les instructions pour vous connecter à une pile de données existante ou en créer une nouvelle en moins de cinq minutes.

• Configurez une synchronisation récurrente en choisissant votre destination (dans ce cas, Google Sheets, mais d’autres sont disponibles).

• Choisissez une table de votre entrepôt de données, puis filtrez, triez et remixez vos données pour créer votre ensemble de données Salesforce parfait.

Note : Si vous souhaitez des conseils supplémentaires pour créer votre ensemble de données, utilisez l’option « Affiner avec l’IA » pour obtenir des idées supplémentaires.

• Configurez votre synchronisation en choisissant une fréquence de synchronisation et en confirmant l’emplacement de synchronisation. Vous pouvez également configurer des notifications, choisir de verrouiller la feuille, etc.

• Maintenant, une feuille avec vos données HubSpot se mettra automatiquement à jour à la fréquence que vous avez choisie.

Voici un exemple de feuille Google alimentée par AirOps qui inclut des données de Salesforce :

Avantages des outils de données assistés par l’IA

• Puissants, flexibles et personnalisables : grande flexibilité, en particulier en ce qui concerne les transformations de données. Par exemple, si vous souhaitez afficher un taux de conversion d’affaire, vous pouvez créer la vue dans votre entrepôt de données dans AirOps, puis l’envoyer dans Sheets.

• Posez des questions en langage naturel grâce à l’IA : posez des questions en langage naturel comme : « quel commercial a conclu le plus d’affaires en un minimum de temps le trimestre dernier ? »

• Convivial pour l’équipe des données et les utilisateurs finaux : si vous avez un mélange de personnes techniques et non techniques dans votre équipe commerciale, un outil comme AirOps (ou quelque chose offrant des fonctionnalités similaires) peut répondre aux besoins des deux groupes d’utilisateurs.

Inconvénients des outils de données assistés par l’IA

• Meilleur pour les organisations véritablement axées sur les données : vous n’avez pas besoin d’une pile de données moderne ou même d’un entrepôt de données pour utiliser AirOps, mais il doit y avoir un consensus au sein de l’organisation ou du département sur la valeur des données.

• Le plus rentable lorsqu’il est utilisé avec plusieurs sources de données et destinations, ou avec un cas d’utilisation approfondi : AirOps prend en charge plus de 250 sources de données, dont HubSpot, Salesforce, Zendesk et d’autres outils SaaS.

Outils Reverse ETL tels que Census et Hightouch

Le terme Reverse ETL fait référence au processus de réplication des données à partir d’un système de stockage (comme votre entrepôt de données) vers des outils et applications tiers que vous utilisez pour vos opérations quotidiennes, comme Salesforce.

Le Reverse ETL est un secteur en plein essor de l’industrie des données ; Census et Hightouch dominent actuellement ce domaine.

Le processus de configuration d’un outil Reverse ETL pour déplacer les données de Salesforce vers Google Sheets est le suivant :

• Authentifier les comptes nécessaires (dans ce cas, Salesforce et Sheets).

• Sélectionner votre source de données et votre destination.

• Définir votre modèle à l’aide d’une requête SQL ou sélectionner un modèle existant dans un autre outil comme dbt ou Looker.

• Définir comment les différents champs de votre modèle sont mappés aux données Salesforce.

• Configurer et planifier la synchronisation.

En théorie, c’est simple, mais beaucoup de travail est nécessaire en coulisses, y compris l’extraction, l’ingestion, la transformation et le stockage des données.

Avantages du Reverse ETL

• Puissant et personnalisable : le Reverse ETL est une solution puissante et flexible pour déplacer les données de Salesforce vers Google Sheets. Vous pouvez personnaliser les synchronisations à des intervalles quasi temps réel, effectuer des transformations complexes pour vous assurer que vos équipes commerciales obtiennent les informations exactes dont elles ont besoin, et bien plus encore.

• Valorisez encore plus vos données Salesforce : le Reverse ETL vous aide à extraire encore plus de valeur de vos données en les réinjectant dans des outils d’analyse quotidiens comme Sheets.

Inconvénients du Reverse ETL

• Trop puissant pour des cas d’utilisation simples : le Reverse ETL vaut vraiment la peine lorsque vous avez plusieurs sources et destinations de données ou un cas d’utilisation Salesforce plus complexe.

• Nécessite un entrepôt de données : si votre organisation ne dispose pas d’un entrepôt de données ou d’un autre référentiel de données centralisé, le Reverse ETL n’est pas une option.

• La configuration nécessite un support technique : la plupart des entreprises qui utilisent des solutions Reverse ETL disposent d’une équipe interne de données ou d’un administrateur Salesforce compétent qui sait comment travailler avec les données et les outils de données.

• Nécessite des données correctement modélisées : comme indiqué ci-dessus, vous aurez également besoin de quelqu’un pour modéliser vos données Salesforce si vous voulez utiliser le Reverse ETL.

Bien que le Reverse ETL soit puissant et extrêmement personnalisable, beaucoup de travail est nécessaire pour en faire une solution viable pour le déplacement des données de Salesforce vers Google Sheets.

Conclusion

Alors, quelle méthode devriez-vous choisir pour synchroniser les données de Salesforce dans Google Sheets ? Cela dépend, mais voici un résumé rapide des options :

• Utilisez Salesforce Data Loader pour une solution conviviale pour les développeurs, ponctuelle et manuelle pour déplacer les données vers Sheets.

• Utilisez le connecteur de données Salesforce Sheets pour une solution conviviale pour les utilisateurs si les intervalles de planification de synchronisation conviennent à vos besoins.

• Essayez un outil de transfert de données de point à point, comme Coefficient, si vous souhaitez un outil convivial, des synchronisations planifiées et un environnement conçu pour Sheets.

• Utilisez Zapier ou un autre outil iPaaS si les automatisations disponibles répondent à vos besoins.

• Essayez un outil de données assisté par l’IA, comme AirOps, si vous avez besoin d’une solution puissante et personnalisable qui peut s’adapter à l’évolution de votre organisation vers une approche basée sur les données.

• Essayez un outil Reverse ETL comme Census ou Hightouch pour des cas d’utilisation plus avancés, en particulier si vous disposez du soutien d’une équipe de données ou d’un administrateur Salesforce compétent.