Collaborer sur une même feuille de calcul il y a dix ans était une véritable frustration. Vous apportiez des modifications à votre feuille et vous l’envoyiez, pour la recevoir de retour avec un tout nouveau format. Vous ne pouviez pas savoir quelles modifications avaient été apportées et quand. Vous risquiez même de perdre des données essentielles pour toujours.
Cependant, les temps ont changé et la collaboration est plus facile que jamais. Google Sheets dispose de plusieurs fonctionnalités de collaboration remarquables. De plus, Google conserve un historique des modifications apportées à la feuille de calcul. Cet article présente certaines des fonctionnalités de suivi des modifications de Google Sheets intégrées dans le logiciel.
Pourquoi devriez-vous suivre les modifications dans Google Sheets ?
Suivre les modifications dans une feuille de calcul vous permet de voir où des modifications ont été apportées et à quel moment. Si vous n’aimez pas une modification, vous pouvez revenir à une version antérieure de la feuille de calcul.
La fonction de suivi des modifications de Google Sheets ne fonctionne pas comme dans d’autres logiciels de l’écosystème Google, tels que Docs, où vous disposez d’une fonction permettant de voir toutes les modifications apportées au document. Au lieu de cela, vous devez suivre les modifications à l’aide d’autres fonctions.
Le suivi des modifications dans Google Sheets fonctionne de plusieurs manières :
- Vous pouvez recevoir une notification par e-mail lorsqu’une modification est apportée.
- Vous pouvez suivre les modifications apportées aux cellules.
- Vous pouvez consulter l’historique complet des versions.
Vous pouvez également protéger des cellules ou même des feuilles entières contre les modifications.
Comment suivre les modifications dans Google Sheets
Vous pouvez suivre les modifications apportées à votre feuille de calcul sur Google Sheets de plusieurs manières. Voici les principales méthodes :
Suivre les modifications dans Google Sheets à l’aide des règles de notification
Il s’agit de l’outil de suivi le plus complet dans Google Sheets. Lorsque vous activez les notifications par e-mail, vous recevez un e-mail lorsque des modifications sont apportées à la feuille de calcul. Vous pouvez personnaliser les paramètres ici et choisir si vous souhaitez recevoir les notifications instantanément lorsqu’une modification est apportée, ou si vous préférez recevoir une liste des modifications à la fin de la journée sous forme de récapitulatif quotidien.
Vous pouvez également activer les notifications par e-mail lorsque des modifications sont apportées à un formulaire. Cela est particulièrement utile pour les personnes qui utilisent Google Forms pour collecter des informations dans leurs feuilles de calcul. Lorsque cette option est activée, le créateur de la feuille de calcul et le formulaire reçoivent un e-mail leur signalant les modifications.
Activation des règles de notification
Voici les étapes à suivre pour activer les règles de notification dans votre feuille de calcul :
- Ouvrez la feuille de calcul pour laquelle vous souhaitez activer les notifications par e-mail.
- Cliquez sur le bouton Outils dans la barre d’outils principale de la feuille de calcul. Un menu déroulant s’affiche.
- Cliquez sur Règles de notification ici. Cela ouvrira une petite fenêtre au milieu de l’écran. Vous pourrez sélectionner vos options souhaitées ici.
- Vous devez choisir les paramètres pour deux sections. La première section vous permet de choisir si vous souhaitez être informé des modifications apportées à la feuille de calcul ou lorsque qu’un formulaire est soumis. Dans la deuxième option, vous pouvez choisir si vous souhaitez recevoir une notification immédiatement lorsqu’une modification est apportée, ou si vous préférez recevoir la liste des modifications à un moment précis. Sélectionnez l’option souhaitée ici.
- Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications.
Pour modifier ou supprimer les règles de notification :
- Accédez au menu Définir les règles de notification en suivant les mêmes étapes mentionnées ci-dessus. Vous pourrez y voir les règles que vous avez déjà ajoutées.
- À côté de la règle, vous pouvez voir les options Modifier et Supprimer.
- Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous pouvez cliquer sur Ajouter une autre règle de notification pour créer de nouvelles règles.
Suivi des modifications dans Google Sheets avec l’historique des versions
Si vous ne souhaitez pas recevoir d’e-mails dans votre boîte de réception, vous pouvez utiliser la fonction d’historique des versions dans Google Sheets. Les modifications sont enregistrées automatiquement, vous n’avez donc pas à vous soucier de manquer des changements.
Les modifications de l’historique des versions peuvent être consultées par le créateur de la feuille de calcul et les personnes ayant accès en modification au fichier. Les modifications sont enregistrées sur les serveurs cloud de Google, et vous pouvez nommer ces modifications pour les distinguer.
Comment voir les modifications dans Google Sheets en consultant l’historique des versions
Voici les étapes à suivre pour accéder à l’historique des versions dans Google Sheets :
- Cliquez sur Fichier dans la barre d’outils principale de votre feuille de calcul.
- Dans le menu déroulant qui s’ouvre, cliquez sur Historique des versions.
- Dans le sous-menu qui apparaît, cliquez sur Voir l’historique des versions.
Une barre latérale s’ouvrira sur le côté droit de l’écran. Vous pourrez y sélectionner la version que vous souhaitez restaurer ou renommer.
Comment consulter l’historique des modifications dans Google Sheets en utilisant l’historique des cellules
Et si vous souhaitez consulter l’historique des modifications d’une partie spécifique de la feuille de calcul ? Ouvrir la version particulière pour identifier la cellule que vous souhaitez vérifier peut être fastidieux. Heureusement, Google Sheets dispose d’une fonctionnalité vous permettant de consulter l’historique des modifications d’une cellule spécifique de votre feuille de calcul.
Voici les étapes à suivre pour cela :
- Cliquez sur la cellule pour la sélectionner. Elle sera indiquée par une bordure bleue autour de la cellule.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule. Cela ouvrira un menu vous permettant de choisir parmi plusieurs options.
- Ici, cliquez sur Afficher l’historique des modifications.
Cela ouvrira une petite fenêtre à côté de la cellule où vous pourrez faire défiler vers la gauche ou la droite entre les différentes versions. Notez que cet historique ne montre pas les modifications de mise en forme de la cellule. Sheets ne montre que les modifications des valeurs de la cellule. N’hésitez pas à revenir à une valeur précédente à partir de là.
Foire aux questions
Puis-je suivre les modifications dans Google Sheets ?
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’historique des versions dans Google Sheets. Les modifications de l’historique des versions peuvent être consultées par le créateur de la feuille de calcul et les personnes ayant accès en modification au fichier. Les modifications sont enregistrées sur les serveurs cloud de Google, et vous pouvez nommer ces modifications pour les distinguer. Chaque petite modification est enregistrée, vous n’avez donc pas à vous soucier de manquer des changements.
Comment activer le suivi dans Google Sheets ?
L’historique des versions est activé automatiquement chaque fois qu’une nouvelle feuille de calcul est créée. Chaque fois qu’une modification est apportée, elle est enregistrée. Pour afficher ces modifications, cliquez sur Fichier dans la barre d’outils principale de votre feuille de calcul. Dans le menu déroulant qui s’ouvre, cliquez sur Historique des versions. Dans le sous-menu qui apparaît, cliquez sur Voir l’historique des versions.
Comment savoir quand des modifications sont apportées par quelqu’un lorsqu’une feuille de calcul Google est partagée ?
Lorsque vous activez les notifications par e-mail, vous recevez un e-mail lorsque des modifications sont apportées à la feuille de calcul. Vous pouvez personnaliser les paramètres dans le menu des règles de notification et choisir si vous souhaitez recevoir les notifications instantanément lorsqu’une modification est apportée, ou si vous préférez recevoir une liste des modifications à la fin de la journée sous forme de récapitulatif quotidien.
Il peut également être judicieux de partager des feuilles uniques où les modifications ne sont pas un problème.
Puis-je utiliser des modules complémentaires pour suivre les modifications dans Google Sheets ?
Si les moyens intégrés de suivre les modifications ne sont pas suffisamment approfondis, vous pouvez utiliser l’un des meilleurs modules complémentaires Google Sheets pour suivre les modifications à la place. Bien que de nombreux modules complémentaires de suivi des modifications soient coûteux, vous devrez évaluer si cela en vaut la peine en premier lieu.
Conclusion
Nous espérons que ce guide sur le suivi des modifications dans Google Sheets (similaire à notre guide sur le suivi des modifications dans Excel) vous a aidé à mieux comprendre comment enregistrer l’historique des versions. Vous pouvez suivre les modifications apportées à votre feuille de calcul de plusieurs manières. Apprendre à les consulter vous permet de rester à jour sur toutes les modifications apportées à une feuille.
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