Alors que la meilleure façon de créer des horaires était autrefois d’utiliser un modèle d’horaire d’employés dans Google Sheets ou Excel, il existe maintenant une meilleure solution. Un logiciel gratuit de planification des employés comme Homebase facilite la création d’un emploi du temps de travail détaillé et professionnel, que vous pouvez partager instantanément avec votre équipe.
Découvrons les avantages de la planification avec Homebase par rapport à l’utilisation de modèles d’horaires d’employés dans Google Sheets ou Excel.
1. Comment utiliser un modèle d’horaires d’équipe dans Google Sheets ou Excel
Utiliser un logiciel de planification moderne est le moyen le plus simple et le plus rapide de planifier les horaires des employés. Mais si vous préférez toujours créer vos horaires avec des feuilles de calcul classiques, voici les meilleures méthodes pour le faire avec des modèles.
Création d’un horaire d’équipe avec Google Sheets
Pour créer un horaire d’équipe dans Google Sheets :
- Allez sur « Google Drive ».
- Cliquez sur « Nouveau », survolez la flèche à côté de « Google Sheets » et choisissez « À partir d’un modèle ».
- Sur la page suivante, la galerie de modèles, choisissez « Horaire des employés ».
- Maintenant, il est temps de personnaliser. Le modèle de Google comprend une vue d’ensemble mensuelle ainsi que des horaires hebdomadaires.
- Personnalisez votre palette de couleurs et, si vous le souhaitez, ajoutez votre logo. Cela donnera à votre emploi du temps un aspect plus professionnel et ne prend que quelques minutes.
- Construisez votre emploi du temps.
Création d’un horaire d’équipe avec Excel
Voici comment créer un horaire d’équipe dans Excel :
- Allez sur « Fichier », puis « Nouveau à partir d’un modèle ».
- Dans la barre de recherche en haut à droite de la « Galerie de modèles », recherchez « horaire ».
- Faites défiler vers le bas et vous verrez un modèle appelé « Horaire hebdomadaire des employés ».
- Double-cliquez sur le modèle et une nouvelle feuille de calcul avec ce modèle s’ouvrira.
- Personnalisez votre modèle – mettez en surbrillance les cellules et changez les couleurs de fond pour correspondre à l’image de votre entreprise.
- Ajoutez votre logo. Allez dans « Insérer » et « Image ». C’est une étape rapide qui ajoutera une touche de personnalisation.
- Ajoutez les noms de vos employés et construisez votre emploi du temps.
N’oubliez pas que vous devrez répéter ces étapes chaque fois que vous souhaitez créer un nouvel horaire. Cela semble être beaucoup de travail manuel, n’est-ce pas ? Jetons un coup d’œil à une méthode plus simple qui vous fera gagner beaucoup de temps à long terme : utiliser Homebase pour planifier vos horaires.
Comment utiliser Homebase pour créer automatiquement votre emploi du temps
Utiliser Homebase est le moyen le plus facile de créer un emploi du temps de travail – certainement mieux qu’un simple modèle d’horaire. En quelques étapes seulement, vous aurez votre emploi du temps prêt à être partagé. Et le meilleur dans tout ça, c’est gratuit !
Voici comment vous pouvez créer automatiquement votre emploi du temps avec Homebase :
- Tout d’abord, créez des rôles d’employés. Cliquez sur « Emploi du temps » dans le menu principal, puis sur « Départements/Rôles ». Ensuite, cliquez sur le bouton vert « Ajouter un nouveau département ».
- Tapez dans la boîte pour créer de nouveaux rôles ou faites défiler vers le bas pour sélectionner les anciens. Ensuite, donnez un nom au département comme bon vous semble.
- Maintenant, configurez vos règles d’auto-planification des employés. Cliquez sur l’onglet « Équipe » dans le menu principal pour afficher la liste de vos employés. Cliquez sur n’importe quel employé pour ouvrir son profil.
- Trouvez les « Règles d’auto-planification » en bas de la page « Détails du poste ». Attribuez à l’employé ses heures maximales hebdomadaires, son ancienneté et ses rôles.
- Si vous connaissez la disponibilité de vos membres de l’équipe, vous pouvez la définir. Retournez à l’onglet « Emploi du temps » et cette fois, cliquez sur « Disponibilité de l’équipe ».
- Vous verrez un tableau où les lignes représentent les employés et les colonnes représentent les jours de la semaine. Chaque case est un créneau potentiel. Cliquez sur une case et sélectionnez « Non disponible » pour montrer qu’un employé ne peut pas y travailler.
- Vous êtes prêt à créer des modèles d’emplois du temps hebdomadaires. À l’intérieur de l’onglet « Emploi du temps », sélectionnez une semaine.
- En haut du tableau, il y a une ligne appelée « Postes ouverts ». Cliquez sur une case de cette ligne pour ajouter les rôles dont vous avez besoin pour ce créneau.
- Allez dans « Outils » en haut de la page « Emploi du temps » et sélectionnez « Modèles » dans le menu déroulant. Donnez un nom à votre modèle d’emploi du temps hebdomadaire et cliquez sur « Créer ».
- Maintenant, passons à la partie intéressante ! Allez à la semaine que vous souhaitez automatiser et allez dans « Modèles » dans le menu déroulant « Outils » une fois de plus. Choisissez le modèle avec lequel vous souhaitez travailler et cliquez sur « Appliquer ».
- Voyez-vous l’icône de la baguette magique dans la case « Postes ouverts » ? Cliquez dessus, et – presto – votre emploi du temps est prêt.
- Apportez les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton « Publier ».
Et voilà ! Tous les emplois du temps dont vous avez besoin sont prêts et opérationnels pour les semaines à venir.
Pourquoi passer de Google Sheets et Excel à Homebase
Si vous avez l’habitude d’utiliser Google Sheets ou Excel, passer à une application comme Homebase peut sembler intimidant. Apprendre quelque chose de nouveau prend du temps.
Mais les applications de planification comme Homebase ont été conçues en pensant aux propriétaires de petites entreprises comme vous. Elles sont faciles à prendre en main et suffisamment intuitives pour être apprises avec un minimum d’assistance, vous n’aurez donc pas de problèmes pour vous y habituer.
Une fois que vous aurez fait ce saut, planifier avec Homebase ne présente que des avantages par rapport à l’utilisation de feuilles de calcul traditionnelles. Un de nos clients a même déclaré qu’il ne pourrait jamais revenir à la planification sur papier une fois qu’il a commencé avec Homebase, car cela lui faisait gagner des heures de travail chaque semaine.
« Je ne peux jamais revenir à la gestion sur papier. Cela prendrait des heures par jour. »
-Troy, directeur général chez Carefree Boats
Voici quelques-unes des façons concrètes dont Homebase peut vous aider avec la planification des employés :
1. Gagnez du temps sur les tâches répétitives
Aucun propriétaire d’entreprise ne veut passer toutes ses heures de travail à remplir des feuilles de calcul. Homebase vous permet d’automatiser les tâches répétitives, mais vous offre également la flexibilité de modifier rapidement votre emploi du temps pour répondre aux besoins de votre entreprise. Cela vous laisse plus de temps pour des activités plus importantes, comme les stratégies de vente et les campagnes publicitaires.
2. Évitez les coûts inutiles
Homebase vous aide à réduire les coûts d’une manière que les feuilles de calcul ordinaires ne peuvent pas faire :
- Vous recevrez une notification lorsque qu’un employé est sur le point de dépasser ses heures supplémentaires.
- Vous n’aurez pas à payer quelqu’un d’autre pour créer un horaire de travail hebdomadaire pour vous (ou à trouver des remplaçants pour couvrir vos postes afin de trouver le temps de créer vous-même un emploi du temps).
- L’application Homebase va au-delà de la planification et vous aide à surveiller les ventes et les coûts de main-d’œuvre pour révéler d’autres moyens d’économiser de l’argent.
3. Affinez vos horaires de personnel sans effort supplémentaire
Analyser en détail une feuille de calcul Google Sheets demande beaucoup de concentration. Avec Homebase, toutes les informations dont vous avez besoin sur votre activité sont clairement présentées et intuitives. Vous pouvez facilement tenir compte de la disponibilité des employés, de l’ancienneté et des rôles – et suivre précisément les heures de travail de vos employés.
4. Améliorez la communication
Contrairement à Google Sheets et Excel, les applications de planification dédiées sont également d’excellents outils de communication d’équipe. Homebase vous permet de publier votre emploi du temps dans l’application afin que les employés puissent le consulter en déplacement, même sur leurs appareils mobiles.
Vous pouvez notifier rapidement les employés de tout changement dans l’emploi du temps, en particulier les changements de dernière minute. L’application Homebase montre toujours les mises à jour en temps réel, de sorte que personne n’a à attendre un message.
5. Accès à des fonctionnalités supplémentaires et à des intégrations
La planification par modèles ne doit pas s’arrêter là. Homebase propose une variété d’autres fonctionnalités gratuites qui s’intègrent à la planification, comme les feuilles de temps et les horloges. La plateforme peut également s’intégrer à d’autres logiciels que vous utilisez pour gérer votre entreprise, tels que les plateformes de points de vente, les logiciels de paie, les plateformes d’emploi et les outils généraux pour les entreprises.
Commencez avec Homebase gratuitement
Les jours où vous deviez remplir minutieusement des modèles d’emplois du temps Excel case par case sont révolus. Vous pouvez maintenant télécharger des applications puissantes et conviviales comme Homebase pour gérer l’ensemble de votre processus de planification.
Cela ne veut pas dire que Google Docs et Microsoft Excel n’ont pas leur utilité. Mais leur fonctionnalité est plutôt limitée lorsqu’il s’agit de gérer une entreprise en pleine croissance et à rythme rapide. Homebase vous offre toute une gamme de fonctionnalités pour vous aider dans la planification, comme l’automatisation du flux de travail, des configurations détaillées et des modèles spécialisés. Une fois que vous l’aurez utilisé, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer.
Alors, qu’attendez-vous ? Essayez Homebase dès aujourd’hui et simplifiez votre processus de planification des employés.
