Beaucoup de personnes, moi y compris, adorent utiliser des organigrammes pour représenter des données, car il n’est pas si difficile de les créer et de les comprendre.
Dans cet article, vous apprendrez comment créer un organigramme dans Google Sheets. Nous avons également inclus un modèle d’organigramme pour vous aider à en comprendre l’essence.
Étapes pour créer un organigramme dans Google Sheets
Malheureusement, Google Sheets ne dispose pas d’un outil intégré pour créer un organigramme. Cela ne change rien au fait qu’il est tout de même assez facile de créer un organigramme dans Google Sheets, bien que cela puisse prendre un peu de temps, en fonction de l’échelle et de l’utilisateur.
Suivez les étapes ci-dessous pour apprendre comment créer un organigramme dans Google Sheets :
- Ouvrez Google Sheets et créez une nouvelle feuille de calcul vierge.
- Étant donné qu’il n’y a pas de modèles ou d’outils d’organigramme intégrés, nous utiliserons l’option « Dessin » pour créer un organigramme. Accédez à l’onglet « Insertion » et cliquez-dessus pour afficher les sous-menus, puis sélectionnez « Dessin » dans la liste.
- Une fois dans la fenêtre « Dessin », cliquez sur l’icône des « Formes » et choisissez la forme que vous souhaitez utiliser pour votre organigramme.
- Après avoir choisi la forme de votre organigramme, sélectionnez-la dans la liste déroulante « Formes ». Cliquez et faites glisser la forme sur le canevas fourni par Google Sheets.
- La fonction de dessin de Google Sheets vous permet d’ajuster la longueur, la largeur et l’emplacement de votre forme. Trouvez la taille adaptée à vos formes après les avoir fait glisser sur le canevas de Google Sheets.
- Cliquez maintenant sur l’icône « Zone de texte » et placez-la à l’intérieur de la forme que vous avez choisie pour y ajouter du texte. Vous pouvez également double-cliquer à l’intérieur de la forme pour y ajouter du texte.
- Répétez les étapes 3 et 5 ci-dessus pour ajouter d’autres formes avec du texte dans votre organigramme.
- N’oubliez pas de placer les formes dans un format d’organigramme. Une fois que toutes les formes sont placées et étiquetées en conséquence, utilisez l’outil « Lignes » pour connecter les formes. Il est également préférable d’utiliser des lignes fléchées pour relier les formes de manière appropriée. L’outil « Lignes » se trouve à côté de l’icône « Formes ».
- Cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez l’option « Flèche » dans la liste.
- Ajoutez du texte aux lignes fléchées à l’aide de l’outil « Zone de texte » pour rendre votre organigramme facilement compréhensible. Des points violets apparaîtront sur vos formes pendant cette opération. Ces points servent de connecteurs pour aligner vos lignes au milieu.
- Personnalisez vos formes, vos lignes et vos textes selon vos besoins. Veillez simplement à ce que cela reste propre et lisible pour les autres.
- Une fois que vous avez terminé toutes les étapes ci-dessus et que vous êtes satisfait de votre organigramme, cliquez sur « Enregistrer et fermer » pour l’ajouter à votre document Google Sheets.
Modèle d’organigramme Google Sheets
Organigramme du service client
Ce modèle d’organigramme représente un processus de service client traitant les demandes. Ce processus particulier commence par la réception d’une demande d’un client. La prochaine étape de ce processus consiste à vérifier si la demande est valide. Si la demande est considérée comme valide, elle est attribuée et examinée. Cependant, si elle n’est pas considérée comme valide, la demande est rejetée et le processus prend fin.
Si des informations supplémentaires sont nécessaires, le client est invité à fournir les informations nécessaires pour finaliser l’examen de la demande. Une fois que la demande est résolue, elle est clôturée et le processus prend fin.
Vous pouvez accéder au modèle ici.
Comment exporter un organigramme depuis Google Sheets
Il existe deux façons d’exporter votre organigramme depuis Google Sheets :
La première méthode :
- Ouvrez le fichier Google Sheets contenant l’organigramme que vous souhaitez exporter.
- Allez dans « Fichier » > « Télécharger ».
- Choisissez un format de téléchargement parmi ceux disponibles, y compris xlsx, ods, pdf, html, csv et tsv.
Si vous souhaitez exporter votre organigramme sous forme d’image :
- Double-cliquez sur l’organigramme pour ouvrir la fenêtre de dessin.
- Allez dans « Actions » > « Télécharger ».
- Choisissez un format parmi les formats disponibles, y compris pdf, jpeg, png et svg.
Votre organigramme sera alors téléchargé et enregistré sur votre appareil dans le format que vous avez choisi, et vous pourrez l’utiliser n’importe où.
Parfois, vous avez besoin d’une nouvelle façon de faire quelque chose que le logiciel de tableur de Google n’est pas conçu pour faire. C’est ce dont j’ai parlé dans mon guide sur les diagrammes en boîtes et en moustaches.
Une autre façon d’importer un organigramme dans Google Sheets est de prendre une capture d’écran de l’organigramme et de l’enregistrer sous forme de fichier image sur votre ordinateur. Pour faire une capture d’écran sur votre ordinateur, appuyez sur la touche « PrtScn » ou « PrtSc » de votre clavier, qui signifie « Impr écran ».
Une fois que vous avez la capture d’écran, collez-la dans un éditeur d’images comme Paint ou Adobe Photoshop, recadrez la capture d’écran et enregistrez-la en tant que fichier image sur votre ordinateur.
Questions fréquemment posées
Puis-je collaborer sur un organigramme avec d’autres personnes dans Google Sheets ?
Oui, vous pouvez collaborer sur un organigramme avec d’autres personnes dans Google Sheets. Google vous permet de définir des autorisations pour le partage de votre feuille de calcul. Voici comment procéder :
- Accédez à votre feuille de calcul d’organigramme.
- Cliquez sur l’option « Partager » en haut à droite de la page.
- Ajoutez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer sur l’organigramme.
- Sélectionnez « Editeur » dans le menu déroulant en bas à droite de l’onglet de partage pour définir les autorisations pour l’autre utilisateur. Il y a 3 options : « Consultant », « Commentateur » et « Éditeur ». En sélectionnant « Éditeur », vous leur donnez un accès complet à la feuille de calcul.
- Cliquez sur « Envoyer » pour les inviter à collaborer sur l’organigramme. Vos collègues recevront désormais des invitations pour collaborer avec vous sur l’organigramme et auront également accès à l’organigramme.
Vous pouvez également créer un lien pour partager la feuille de calcul.
- Cliquez sur « Partager ».
- Cliquez sur le menu déroulant « Restreint » et choisissez « Toute personne disposant du lien ».
- Définissez les autorisations en cliquant sur le menu déroulant pour « Consultant ».
- Copiez le lien et partagez-le avec eux.
Maintenant, vous et vos collègues pouvez travailler ensemble en temps réel. Toute modification apportée par une personne sera visible par tous ceux que vous avez invités à collaborer.
C’est ainsi que vous pouvez collaborer sur votre organigramme avec d’autres personnes dans Google Sheets.
Quels sont les cas d’utilisation courants d’un organigramme Google Sheets ?
Un organigramme Google Sheets est un outil utile pour organiser et visualiser une large gamme de processus et de flux de travail.
Les cas d’utilisation courants d’un organigramme Google Sheets incluent :
-
Gestion de projet : Les organigrammes sont des outils très pratiques pour la gestion de projets, car ils peuvent être utilisés pour cartographier visuellement les étapes et les tâches impliquées, déterminer qui est responsable de chaque tâche, les délais, les dépendances et les jalons.
-
Ressources humaines : Un organigramme peut être utilisé pour présenter votre processus d’embauche, de la publication de l’offre d’emploi à l’entretien d’embauche.
-
Support client : Vous pouvez utiliser un organigramme pour cartographier ou visualiser vos processus de support client.
-
Analyse financière : Vous pouvez utiliser un organigramme pour cartographier ou visualiser votre processus d’analyse financière, qui comprend la collecte de données, l’analyse et, enfin, la création de rapports.
-
Ventes et marketing : Dans ce cas, un organigramme peut vous aider à visualiser ou à cartographier votre entonnoir de vente et de marketing, de la génération de leads à la conversion en passant par la fidélisation des clients.
Conclusion
Les organigrammes sont relativement faciles à réaliser dans l’outil de dessin de Google Sheets, et nous doutons que vous rencontriez des difficultés en suivant notre guide pour créer le vôtre.
Vous pouvez également utiliser les modèles fournis ci-dessus pour gagner du temps dans la création du vôtre. Les modèles sont entièrement personnalisables, alors n’hésitez pas à les utiliser, surtout s’ils correspondent à ce que vous souhaitez démontrer à l’aide d’un organigramme.
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