Démarrer avec Google Sheets : astuces pour bien commencer

Google Sheets est une puissante application de feuilles de calcul que vous pouvez utiliser via votre navigateur web. Il stocke vos feuilles de calcul dans le cloud avec Google Drive. Toute personne disposant d’un compte Google peut utiliser Sheets et Drive gratuitement. Les deux font également partie de Google Workspace (anciennement G Suite), la suite bureautique par abonnement de Google destinée aux entreprises et aux clients professionnels. Il existe également des applications mobiles Google Sheets pour Android et iOS.

Ce guide vous apprendra comment créer une nouvelle feuille de calcul dans l’application web Sheets ou télécharger une feuille de calcul que vous avez déjà enregistrée sur votre ordinateur, y compris une feuille de calcul Microsoft Excel. Il explique également l’interface de base et les fonctionnalités uniques de Sheets, telles que le partage et la collaboration sur vos feuilles de calcul avec d’autres utilisateurs.

Créer ou ouvrir une feuille de calcul

Pour créer une nouvelle feuille de calcul ou charger une feuille de calcul déjà enregistrée dans Google Drive, vous devez vous connecter à votre compte Google ou Workspace. Ensuite :

• Depuis Google Sheets : En haut de la page d’accueil de Sheets, vous verrez un en-tête « Créer une nouvelle feuille de calcul » avec une rangée de vignettes en dessous. Pour créer une nouvelle feuille de calcul vide, cliquez sur la vignette « Vierge » ou sélectionnez un modèle dans les vignettes à droite. Pour voir plus de modèles, cliquez sur la galerie de modèles dans le coin supérieur droit ; cliquez sur n’importe quelle vignette pour démarrer une nouvelle feuille de calcul dans ce modèle.

En dessous des vignettes, vous verrez une liste de feuilles de calcul stockées dans votre propre Google Drive ou partagées avec vous. Pour ouvrir une feuille de calcul, cliquez dessus.

Cette liste apparaît dans l’ordre chronologique inverse, en commençant par la feuille de calcul que vous avez ouverte le plus récemment. En cliquant sur l’icône « AZ » en haut à droite de cette liste, vous pouvez changer l’ordre de tri par « Modifier la dernière fois par moi », « Modifier la dernière fois » ou par ordre alphabétique du titre de la feuille de calcul. Vous pouvez également parcourir un dossier spécifique en cliquant sur l’icône de dossier à côté de l’icône « AZ ».

Enfin, vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut pour trouver des feuilles de calcul dans Google Drive. Saisissez des mots ou des chiffres qui pourraient se trouver dans la feuille de calcul que vous recherchez.

• Depuis Google Drive : Les feuilles de calcul stockées dans votre Google Drive sont répertoriées dans la fenêtre principale de la page d’accueil de Drive. Pour voir une liste des feuilles de calcul partagées avec vous, cliquez sur « Partagé avec moi » dans la colonne de gauche. Dans l’une ou l’autre liste, double-cliquez sur une feuille de calcul pour l’ouvrir dans Google Sheets. Vous pouvez également utiliser la zone de recherche en haut de la page.

Pour créer une nouvelle feuille de calcul vierge, cliquez sur le bouton « Nouveau » en haut à gauche de l’écran, puis cliquez sur « Google Sheets ».

Si vous souhaitez utiliser un modèle pour créer une nouvelle feuille de calcul : Cliquez sur le bouton « Nouveau », puis sélectionnez « Google Sheets » > « À partir d’un modèle ». La galerie de modèles pour Google Sheets s’ouvrira ; cliquez sur une vignette pour démarrer une nouvelle feuille de calcul dans ce modèle.

Télécharger une feuille de calcul Microsoft Excel pour la modifier dans Google Sheets

Si vous souhaitez modifier une feuille de calcul qui n’est pas déjà stockée dans votre Google Drive, vous devez d’abord la télécharger sur Drive. Vous pouvez le faire à partir de Sheets ou de Drive.

• Depuis Google Sheets : Cliquez sur l’icône de dossier (« Ouvrir le sélecteur de fichiers ») qui se trouve en haut à droite de la liste des feuilles de calcul. Sur le panneau qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet « Importer ». Faites glisser le fichier Excel (.xls ou .xlsx) sur ce panneau, ou parcourez le disque de votre ordinateur pour le sélectionner et cliquez sur « Ouvrir ».

• Depuis Google Drive : Cliquez sur le bouton « Nouveau », puis sur « Importer un fichier » et sélectionnez le fichier Excel depuis le disque de votre ordinateur et cliquez sur « Ouvrir ».

Traditionnellement, lorsque vous téléchargiez des fichiers Excel sur Google Drive, ils étaient automatiquement convertis au format Sheets. C’est toujours le cas lorsque vous téléchargez des fichiers Excel via la page d’accueil de Google Sheets.

Cependant, Google prend également en charge la possibilité de modifier les fichiers Microsoft Office dans leur format natif. Par défaut, tous les fichiers .xlsx que vous téléchargez via Google Drive resteront au format Excel. Vous pouvez modifier et collaborer sur un fichier Excel directement dans Sheets, toutes les modifications apportées par vous ou vos collaborateurs étant enregistrées directement dans le fichier Excel. Sur les pages d’accueil de Google Sheets et Drive, les fichiers Excel natifs sont indiqués par une icône verte en forme de « X », et lorsque vous ouvrez un fichier Excel natif dans Sheets, vous verrez un indicateur « .XLSX » à droite du titre du document.

Si vous préférez que Google convertisse automatiquement les fichiers Excel au format Sheets lorsque vous les téléchargez via Google Drive, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite de l’écran de Google Drive et sélectionnez « Paramètres » dans le menu déroulant. Dans la boîte de paramètres à côté de « Convertir les téléchargements », cochez la case « Convertir les fichiers téléchargés au format de l’éditeur de documents Google ».

Pour convertir les macros Excel en Google Sheets : Si un fichier Excel que vous convertissez au format Sheets contient du code VBA (Visual Basic for Applications), qui est utilisé pour les macros, et que vous êtes abonné à un plan Google Workplace Enterprise Plus, installez le complément Macro Converter pour Google Sheets. Celui-ci fera, comme son nom l’indique : convertir le code VBA de votre fichier Excel au format App Script utilisé par Google Sheets, afin que vous puissiez exécuter ces macros dans votre feuille de calcul lorsqu’elle est chargée dans Google Sheets.

Travailler dans une feuille de calcul

Lorsque vous ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets, voici ce que vous voyez :

• Le titre de votre feuille de calcul apparaît en haut de l’écran. Pour le modifier, cliquez n’importe où à l’intérieur du titre et commencez à taper.

• La barre de menu se trouve juste en dessous du titre de la feuille de calcul et comprend les menus déroulants suivants :
  • Fichier : permet d’effectuer des actions sur l’ensemble de la feuille de calcul, notamment l’impression, le renommage et le partage.
  • Édition : contient des outils rapides pour supprimer des colonnes ou des lignes.
  • Affichage : contrôle l’apparence de la feuille de calcul, telle que l’affichage/masquage des formules, le gel des lignes ou des colonnes, et le regroupement des colonnes ou des lignes.
  • Insertion : vous permet d’insérer des cellules, des colonnes ou des lignes ; des éléments graphiques tels que des graphiques et des images ; et d’autres éléments tels que des fonctions, des commentaires et des cases à cocher.
  • Format : propose les mêmes outils que la barre d’outils située juste en dessous de la barre de menus (décrite ci-dessous), ainsi que des commandes de mise en forme conditionnelle et de couleurs alternées.
  • Données : offre des outils pour trier une plage de colonnes par ordre alphabétique, créer un filtre, protéger des feuilles et des plages, et valider les données.
  • Outils : mène à des éléments divers tels que la création d’un formulaire et l’exécution de la vérification orthographique.
  • Extensions : vous permet de travailler avec des compléments, des macros, des scripts et des applications.

• La barre d’outils se trouve juste au-dessus de votre feuille de calcul et contient des boutons pour formater les nombres et le texte dans une cellule. Vous pouvez changer le format de nombre (par exemple, devise, date, pourcentage) et la police (type, taille, style, couleur). Les autres boutons de cette barre d’outils vous permettent de changer la couleur de fond d’une cellule, de fusionner des cellules et d’ajuster l’alignement horizontal ou vertical des nombres ou du texte dans une cellule.

Pour insérer un graphique, cliquez sur le bouton « Insérer un graphique » vers l’extrémité droite de la barre d’outils. Cela ouvre une barre latérale à partir de laquelle vous pouvez sélectionner un graphique prédéfini ou cliquer sur l’onglet « Personnaliser » pour créer votre propre graphique.

Pour insérer une formule, cliquez sur le bouton « Fonctions » à l’extrémité droite de la barre d’outils. Cela ouvre un menu déroulant de formules que Google Sheets prend en charge. Parcourez les catégories pour trouver la formule souhaitée. Une fois que vous l’avez trouvée, cliquez sur la formule pour l’insérer à l’intérieur de la cellule où vous avez placé le curseur. Pour une liste complète des formules/fonctions qui fonctionnent dans Google Sheets, consultez la liste officielle des fonctions Google Sheets.

Gérer plusieurs feuilles dans une feuille de calcul

Chaque page de votre feuille de calcul est représentée par un onglet en bas de l’écran. En cliquant sur l’un de ces onglets, vous pouvez voir la feuille correspondante à l’écran.

• Pour ajouter une nouvelle feuille vierge à votre feuille de calcul : Cliquez sur le « + » dans le coin inférieur gauche.

• Pour supprimer ou renommer une feuille : Cliquez sur la flèche vers le bas sur l’onglet de la feuille. Dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez « Supprimer » ou « Renommer ».

• Pour changer l’ordre des pages de vos feuilles : Cliquez et maintenez enfoncé l’onglet d’une feuille, faites-le glisser vers la gauche ou vers la droite dans une autre position dans la rangée des onglets, puis relâchez-le.

Sélectionner un thème de couleur pour votre feuille de calcul

Dans la barre de menu en haut de l’écran, cliquez sur « Format » et sélectionnez « Thème ». Une barre latérale s’ouvrira à droite, vous montrant plusieurs grandes vignettes de thèmes. Faites défiler la liste et cliquez sur la vignette de celui que vous souhaitez utiliser pour votre feuille de calcul. Vous pouvez appliquer un thème à une nouvelle feuille de calcul vierge ou à une feuille qui a déjà un design.

Obtenir de l’aide pendant la saisie des données

Lorsque vous saisissez des formules dans les cellules, Google Sheets peut effectuer des corrections sur votre formule (si elle pense que vous avez fait une erreur) ou remplir les cellules avec des ajustements suggérés à votre formule. Par exemple, si vous saisissez la même formule cellule par cellule dans une colonne, mais en changeant la formule pour correspondre au numéro de ligne, Sheets peut automatiquement insérer votre formule dans les cellules plus bas de la colonne et appliquer ce qu’elle prévoit être vos ajustements suivants à cette formule.

Cette assistance intelligente est activée par défaut, mais si vous trouvez qu’elle vous gêne, vous pouvez la désactiver : Dans la barre de menu en haut de l’écran, cliquez sur « Outils » > « Autocomplétion » et désélectionnez « Activer les suggestions de formule » et « Activer les corrections de formule ».

Partager une feuille de calcul

Lorsque vous visualisez votre feuille de calcul dans Google Sheets, cliquez sur le bouton vert « Partager » en haut à droite.

Ou, depuis la page d’accueil de votre Google Drive, cliquez pour mettre en surbrillance la feuille de calcul que vous souhaitez partager. Ensuite, vers le coin supérieur droit de la page, cliquez sur l’icône de partage (une silhouette de tête avec un « + »).

Dans les deux cas, le panneau « Partager avec des personnes et des groupes » s’ouvrira.

Partager une feuille de calcul en privé

Dans la zone de saisie, saisissez les adresses e-mail (ou les noms de vos contacts Google) des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager. Vous pouvez également taper un bref message à leur attention. Par défaut, les personnes que vous invitez à votre feuille de calcul peuvent la modifier et la partager avec d’autres.

• Pour modifier les autorisations d’accès pour les personnes invitées : Cliquez sur « Éditeur » à droite de la zone de saisie et choisissez une autre option dans le menu déroulant. « Commentateur » signifie qu’ils peuvent voir votre feuille de calcul et ajouter des commentaires, mais ne peuvent pas la modifier. « Visiteur » signifie qu’ils peuvent voir votre feuille de calcul, mais ne peuvent pas la modifier ni ajouter de commentaires. Ce paramètre s’applique à toutes les personnes que vous invitez actuellement au document.

• Pour empêcher votre feuille de calcul d’être partagée, téléchargée ou imprimée : Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite de ce panneau. Sur le panneau plus petit qui s’ouvre, décochez les cases « Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager » et « Les visiteurs et les commentateurs peuvent voir l’option de téléchargement, d’impression et de copie ».

Lorsque vous avez terminé de définir les autorisations, cliquez sur « Envoyer » et toutes les personnes que vous avez ajoutées recevront un e-mail avec un lien sur lequel ils peuvent cliquer pour accéder au document.

• Pour limiter ou modifier l’accès d’une personne à votre feuille de calcul : Cliquez sur le bouton « Partager » pour afficher à nouveau le panneau « Partager avec des personnes et des groupes ». Il affiche une liste de toutes les personnes que vous avez invitées, ainsi que leur statut d’autorisation. Cliquez sur la flèche vers le bas à droite du nom d’une personne, modifiez son niveau d’autorisation ou supprimez son accès entièrement, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Si vous disposez d’un abonnement à Google Workspace, une autre option consiste à sélectionner « Accorder un accès temporaire » et, à côté de « L’accès expire », sélectionnez une date dans l’année suivant la date actuelle. Si vous définissez une date d’expiration pour une personne que vous avez désignée comme « Éditeur », son accès sera rétrogradé en « Commentateur » à la date d’expiration.

Remarque : Une feuille de calcul que vous avez partagée (ou que d’autres ont partagée avec vous) aura une icône de deux têtes soulignées à côté d’elle dans la liste des feuilles de calcul sur vos pages d’accueil de Google Sheets et Google Drive.

Partager une feuille de calcul publiquement

En bas du panneau « Partager avec des personnes et des groupes », se trouve une zone « Obtenir le lien » où vous pouvez copier le lien vers le document. Par défaut, ce lien est limité à ceux que vous invitez au document. Pour le changer en un lien public, cliquez sur « Changer pour tous ceux qui disposent du lien ». Un lien vers votre document sera généré.

Cliquez sur « Copier le lien » et le lien sera copié dans le presse-papiers de votre ordinateur. Vous pouvez ensuite partager ce lien en le collant dans un message de chat, un document, un e-mail, un billet de forum ou la plupart des autres moyens de communication écrite en ligne. Toute personne qui clique sur ce lien pourra consulter votre feuille de calcul en ligne. (Sachez que n’importe qui peut copier et partager à nouveau le lien.)

• Pour permettre à quiconque dans le public de commenter ou de modifier votre feuille de calcul : En bas à droite de la zone « Obtenir le lien », cliquez sur « Consulteur » et sélectionnez « Commentateur » ou « Éditeur » dans le menu déroulant. Cliquez ensuite sur le bouton bleu « Terminé ». Maintenant, le lien web vers votre feuille de calcul permettra à quiconque le clique d’ajouter un commentaire à votre feuille de calcul ou de la modifier.

• Pour désactiver le partage public pour votre feuille de calcul : Faites à nouveau apparaître le panneau « Partager avec des personnes et des groupes ». Dans le coin inférieur gauche, cliquez sur « Changer ». Ensuite, sur le panneau « Obtenir le lien » étendu, cliquez sur « Tous ceux qui disposent du lien », sélectionnez « Restreint » et cliquez sur le bouton « Terminé ».

Remarque : Vous pouvez appliquer les deux méthodes de partage publique et privée à votre feuille de calcul. Par exemple, vous pourriez autoriser le public à seulement afficher votre feuille de calcul, mais autoriser des personnes spécifiques que vous avez invitées à la commenter ou à la modifier.