Lorsqu’un client ou un client souhaite planifier un rendez-vous avec vous, il est plus facile de leur permettre de choisir un créneau horaire disponible, plutôt que d’envoyer des courriels sans fin pour trouver une date qui convient à tout le monde. L’une des façons les plus simples et les plus efficaces de le faire est de mettre en place un formulaire Google pour la planification d’un rendez-vous.
En utilisant Google Forms pour la planification, vous disposez d’une plateforme centralisée pour gérer tous vos besoins en matière de planification, en particulier si vous suivez vos rendez-vous via Google Calendar. Il est facile de partager l’accès aux formulaires avec d’autres personnes, et presque tout le monde a déjà une certaine expérience avec la plateforme.
Lisez la suite pour en savoir plus sur la manière d’utiliser un formulaire Google pour la planification (ainsi que des informations sur une alternative à Google Forms).
Comment l’utilisation de formulaires de planification peut bénéficier à votre entreprise
Lorsque vous mettez en place des formulaires en ligne pour planifier des rendez-vous, vous verrez quelques avantages immédiats. Tout d’abord, une fois que vous avez créé le formulaire, vous avez essentiellement mis en place un modèle standard que vous pouvez utiliser quel que soit le type de service que vous proposez.
Une fois satisfait du formulaire que vous avez créé, vous passerez moins de temps à planifier des rendez-vous individuels, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur des tâches plus importantes. Vous pouvez également optimiser vos formulaires et processus de planification avec le temps, tester de nouvelles stratégies et garantir des interactions fluides avec vos clients.
Si vous avez plusieurs sites sous différentes directions, par exemple, un formulaire bien conçu peut garantir une expérience de planification cohérente pour tous vos clients et dans chaque emplacement. En bref, les formulaires de planification peuvent être le maillon essentiel qui permet de maintenir les rendez-vous à l’heure et sans problème pour votre entreprise.
Comment utiliser Google Forms pour créer une feuille d’inscription aux créneaux horaires
Il y a quelques étapes à suivre pour commencer à utiliser un formulaire Google pour la planification, notamment en utilisant des modules complémentaires. Vous devrez télécharger des fichiers sur votre ordinateur, assurez-vous donc d’avoir l’accès nécessaire avant de continuer.
1. Créez un formulaire Google
Commencez par vous rendre sur le site Web de Google Forms et créez un nouveau formulaire à partir de zéro. Ensuite, ajoutez les champs nécessaires. Vous voudrez peut-être ajouter une option de choix multiple qui permet aux utilisateurs de sélectionner le type de service dont ils ont besoin, par exemple, ainsi que des champs de réponse courte pour qu’ils puissent entrer leurs coordonnées.
2. Configurez les champs de planification
Ensuite, vous configurerez une question à choix multiple ou déroulante qui comporte toutes les options de créneaux horaires pour que vos clients ou clients puissent choisir, en fonction de ce que votre organisation propose.
Vous pouvez même commencer votre formulaire en demandant d’abord aux répondants de choisir le jour de la semaine où ils souhaitent se rencontrer, puis, en utilisant une logique conditionnelle, leur proposer des créneaux horaires spécifiques en fonction du jour.
3. Éliminez les choix de créneaux horaires qui ne sont plus disponibles
Si vous souhaitez pouvoir bloquer les créneaux horaires que les clients ont déjà sélectionnés, vous pouvez télécharger un module complémentaire appelé Choice Eliminator pour Google Forms afin d’éviter les rendez-vous en double.
Ce module complémentaire est disponible sur le Google Workspace Marketplace. Une fois installé, intégrez-le dans votre formulaire en utilisant l’icône de pièce de puzzle du module complémentaire en haut de votre formulaire pour finaliser le processus de configuration d’un formulaire Google pour la planification.
Comment utiliser Jotform pour la planification
Bien que Google Forms soit simple et efficace pour la planification, il présente quelques inconvénients. L’interface est assez basique et informelle, elle est donc généralement mieux adaptée aux projets de classe, aux sondages internes ou aux enquêtes.
D’autre part, le constructeur de formulaires en ligne Jotform vous permet de personnaliser votre formulaire de planification autant que vous le souhaitez, tout en facilitant la définition de paramètres pour les créneaux horaires des rendez-vous. Il vous suffit de sélectionner l’élément Appointment lors de la création de votre formulaire de planification avec Jotform pour ajouter un calendrier qui affiche les disponibilités pour chaque jour. Vous pouvez définir des conditions telles que la durée du créneau horaire et les dates de congé.
L’élément Appointment affiche automatiquement uniquement les créneaux horaires disponibles, et chaque réponse est stockée sur la plateforme Jotform. Vous pouvez même collecter des paiements via le même formulaire grâce aux intégrations du processeur de paiement de Jotform.
Si vous souhaitez que vos rendez-vous soient directement transférés dans votre Google Calendar, il existe une intégration à cet effet. L’intégration de Google Calendar de Jotform crée automatiquement un nouvel événement sur votre calendrier pour chaque formulaire de rendez-vous rempli par vos clients.
Que ce soit avec Jotform, Google ou un autre service, la planification avec des formulaires en ligne automatise l’une des parties les plus chronophages de la gestion d’une entreprise. Vous n’aurez plus jamais à vous soucier de manquer un rendez-vous, de réserver trop de clients en même temps ou de vous perdre dans des courriels de planification aller-retour une fois que vous avez le formulaire dont vous avez besoin.
Maintenant que vous connaissez les avantages de l’utilisation de Google Forms et de Jotform pour la planification, pourquoi ne pas les essayer dès aujourd’hui ? Rendez-vous sur Crawlan.com pour obtenir plus de conseils et d’outils pour optimiser votre entreprise en ligne.
