Vous trouverez cette feuille de calcul Google sur les règles de mise en évidence, mettant en évidence les lignes en fonction du problème et du retour des articles, utile dans de nombreuses circonstances. Je pense que ce type de mise en forme conditionnelle sera très utile pour les personnes qui travaillent dans les magasins ainsi que pour la gestion des bibliothèques.
Grâce à la mise en forme conditionnelle, dans un site de projet, une personne travaillant dans un magasin peut suivre efficacement la distribution d’outils aux ouvriers / employés du site. Dans la plupart des cas, les personnes qui travaillent dans les magasins distribuent les outils quotidiennement. Ils les distribuent le matin et les récupèrent lorsque l’ouvrier / employé quitte le soir. C’est parce que de nombreux employés travaillent temporairement et il n’est pas sûr de leur laisser des outils coûteux entre les mains pendant plusieurs jours.
D’un autre côté, les employés peuvent aussi ne pas être intéressés à garder les articles en leur possession. Si un article est perdu, la direction du magasin peut déduire les frais de leur salaire. Je le sais très bien car j’ai travaillé sur de nombreux sites de projet pendant des années. Ce que j’essaie de dire, c’est qu’une personne travaillant dans un magasin peut enregistrer la distribution et le retour des articles dans une feuille de calcul Google et les mettre en évidence pour identifier visuellement les articles non retournés sans avoir à consulter d’innombrables enregistrements.
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Comme mentionné ci-dessus, vous pouvez utiliser le type de mise en forme conditionnelle mentionné ci-dessus, c’est-à-dire mettre en évidence les lignes en fonction du problème et du retour des articles, de manière efficace dans la gestion des bibliothèques pour mettre en place un système bien géré de prêt et de retour de livres.
Je vous donne la formule à cet effet et une idée générale sur la façon de mettre en œuvre cette règle de mise en forme conditionnelle dans Google Sheets. Voyez un exemple ci-dessous lié au suivi de la distribution et du retour des articles dans un magasin. Ensuite, je vous expliquerai comment utiliser cette formule pour suivre la distribution et le retour des livres dans une bibliothèque.
Comment mettre en évidence les lignes en fonction du problème et du retour des articles dans Google Sheets
Dans cet exemple, Matt et Natalie ont pris les articles C3001 et B4001 respectivement et ne les ont pas encore retournés. Tous les autres employés ont rendu leurs articles et leurs noms sont en gris.
Dans cet exemple, j’ai pris en compte trois éléments pour déterminer si l’article a été retourné ou non. Quels sont-ils?
La date, le nom de l’employé et le code de l’article distribué. Cela signifie la colonne A, la colonne B et la colonne C. Je ne prends pas en compte la dernière colonne appelée « Statut » qui indique simplement « Distribué » ou « Retourné ». Si le code de l’article distribué (colonne C) se répète deux fois, cela signifie que l’article a été pris et rendu. Alors pourquoi utiliser la date de distribution (colonne A)? Parce que le lendemain, la même personne ou une autre personne peut à nouveau distribuer le même article. J’ai donc utilisé la date pour les différencier. Ensuite, l’utilisation du nom de l’employé est justifiée de la manière suivante. Si un employé rend l’article le même jour et qu’une autre personne le reprend, vous pouvez également différencier cela en utilisant le nom.
Remarque: Les formules ci-dessous peuvent ne pas fonctionner dans votre feuille de calcul à moins que vous ne supprimiez les guillemets simples / doubles et que vous les retapiez.
La formule de base utilisée (pas besoin de l’utiliser dans la feuille) :
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="",,COUNTIF(($A$2:$A&$B$2:$B&$C$2:$C),($A2:$A&$B2:$B&$C2:$C))))Si vous appliquez cette formule dans la cellule F2, vous verrez qu’elle renvoie 2 pour les articles retournés et 1 pour les articles non retournés. J’utilise cela dans la règle de mise en forme conditionnelle.
Formule personnalisée 1 (grisée) pour mettre en évidence les lignes en fonction du problème et du retour des articles.
Cette formule met en évidence les lignes lorsque la distribution et le retour sont terminés.
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="",,COUNTIF(($A$2:$A&$B$2:$B&$C$2:$C),($A2:$A&$B2:$B&$C2:$C)))>1)J’espère que vous savez déjà comment appliquer une mise en forme conditionnelle dans Google Sheets. Vous pouvez y accéder depuis le menu « Format », puis « Mise en forme conditionnelle ».
Formule personnalisée 2 (couleur jaune) pour mettre en évidence les lignes en fonction du problème et du retour des articles.
Cette formule met en évidence les articles non retournés.
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="",,COUNTIF(($A$2:$A&$B$2:$B&$C$2:$C),($A2:$A&$B2:$B&$C2:$C)))=1)Dans l’exemple, j’ai choisi la couleur jaune pour cette formule personnalisée.
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Mise en forme conditionnelle de Google Sheets dans le suivi du prêt et du retour de livres dans une bibliothèque
Vous pouvez modifier la même formule pour l’utiliser dans un système de suivi des livres dans une bibliothèque. Permettez-moi de vous expliquer comment mettre cela en place.
Dans l’exemple précédent, nous avons utilisé les colonnes A, B et C. Mais ici, les éléments sont différents. Vous devriez étudier les données avant d’appliquer la formule. Ici, nous pouvons considérer la colonne D, qui est étiquetée « ID du livre ». Elle contient des numéros uniques pour chaque livre, nous pouvons donc utiliser cet ID. Mais nous avons besoin d’une autre colonne unique pour faire fonctionner notre formule. Vous savez pourquoi?
Si vous ne considérez que l’ID du livre, cela pourrait vous causer des problèmes. Notre formule devrait renvoyer la valeur un (non retourné) ou deux (retourné) pour que la mise en forme conditionnelle fonctionne. L’ID du livre peut se répéter plusieurs fois. Donc, lorsque nous comptons cette colonne à l’aide de COUNTIF, cela peut renvoyer un nombre autre que un et deux.
Un livre peut être emprunté plusieurs fois pendant une période donnée. Cela dépend de la rapidité avec laquelle la personne rend le livre. Comment le rendre unique alors ? Si vous étudiez les données, vous verrez qu’il y a une colonne sur laquelle nous pouvons compter. C’est la colonne G, qui est étiquetée « Date de prêt ».
Dans l’exemple précédent, l’ID du livre A1001 (The Woman in White) se répète trois fois. Les deux premières fois indiquent que la première personne qui a pris le livre l’a déjà rendu, et la troisième fois indique qu’il a été distribué à un nouveau membre. Vous pouvez donc faire la différence à l’aide de la colonne de date de prêt.
La formule serait donc la suivante :
=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="",,COUNTIF($D$2:$D&$G$2:$G,$D2:$D&$G2:$G)))Cette formule renvoie le nombre 1 pour les livres non retournés et 2 pour les livres retournés. C’est la base de notre règle de mise en forme conditionnelle.
Dans la mise en forme conditionnelle, pour griser les livres retournés, vous pouvez utiliser la formule suivante :
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="",,COUNTIF(($D$2:$D&$G$2:$G),($D2:$D&$G2:$G)))>1)Pour mettre en évidence les livres non retournés, utilisez la formule suivante. J’ai utilisé la couleur jaune dans ce cas :
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="",,COUNTIF(($D$2:$D&$G$2:$G),($D2:$D&$G2:$G)))=1)Comment modifier cette formule Google Sheets pour répondre à vos propres besoins. Pour mettre en évidence les lignes dans Google Sheets en fonction du problème et du retour des articles, vous pouvez utiliser la formule ci-dessus avec quelques modifications. Ce que vous devez savoir, c’est comment ajouter ou supprimer des colonnes dans la formule. Ici, la formule de base utilisée est COUNTIF.
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Si vous souhaitez utiliser la colonne D et G selon l’exemple ci-dessus pour différencier la distribution de livres, vous pouvez l’utiliser de cette manière. Voici la formule ci-dessus mise en évidence en vert.
$D$2:$D & $G$2:$GJ’ai simplement utilisé l’esperluette pour joindre les colonnes car elle prend en charge les tableaux. Si vous souhaitez ajouter une autre colonne, vous pouvez simplement utiliser une autre esperluette et ajouter cette colonne. Voici un extrait de formule tiré de notre première formule où trois colonnes sont utilisées (colonnes A, B et C).
$A$2:$A & $B$2:$B & $C$2:$CVoyez comment trois colonnes sont ajoutées ici. Dans Countif, utilisez-le deux fois et séparez-les par une virgule. Voilà tout ce qu’il y a à savoir sur cette mise en forme conditionnelle basée sur le problème et le retour. Amusez-vous bien !
