Dans ce tutoriel, nous allons apprendre à utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les dernières lignes de modification de valeur ou de statut dans Google Sheets. Vous avez probablement une base de données d’employés dans Google Sheets pour suivre le statut de vos employés travaillant dans votre entreprise. Par exemple, un employé, « Ben », a rejoint l’entreprise en janvier en tant qu’ingénieur. Son poste a été promu à celui de gestionnaire en mai et n’a plus changé depuis. La dernière modification de valeur concernant l’employé « Ben » est donc en mai. Vous pouvez également filtrer ces enregistrements. Dans un tutoriel précédent, j’ai utilisé une approche SORTN. Cependant, j’ai réalisé plus tard que nous pouvions résoudre le même problème avec un compteur. Je vais utiliser cette méthode ici pour mettre en évidence les dernières lignes de modification de valeur ou de statut dans Google Sheets. Voici les étapes à suivre :
Données d’exemple et explication
Il peut y avoir des modifications de valeur ou de statut dans une ou plusieurs colonnes. Voici des exemples pour mettre en évidence les dernières modifications de valeur ou de statut dans une colonne ou plusieurs colonnes.
Exemple 1 :
Image n°1
La base de données des employés ci-dessus contient les enregistrements de quatre employés parmi lesquels le statut de deux employés a changé. J’ai mis en évidence les enregistrements correspondants à l’aide d’une règle personnalisée dans la mise en forme conditionnelle.
Exemple 2 :
Image n°2
Ici, il y a deux colonnes de statut dans la base de données des employés. Les dernières modifications de valeur sont évaluées en fonction des deux dernières colonnes.
Mise en évidence des dernières lignes de modification de valeur dans Google Sheets
Prérequis : Pour que la règle de mise en forme conditionnelle qui met en évidence les dernières lignes de modification de valeur fonctionne, nous devons trier les données par nom et par date. Cela signifie trier la colonne 2 dans l’ordre ascendant puis la colonne 1 dans l’ordre ascendant.
Étapes pour mettre en évidence les dernières lignes de modification de valeur
Nous allons d’abord écrire les formules Google Sheets pour les données d’exemple 1 (veuillez vous référer à l’image n° 1 ci-dessus). Voici les étapes détaillées :
- Dans les colonnes E à G, videz les cellules.
- Entrez la formule suivante dans la cellule E2, qui renverra le nombre cumulatif de combinaisons de noms et de statuts (colonnes B et C).
=ArrayFormula(countifs(B2:B&C2:C,B2:B&C2:C,row(A2:A),"<="&row(A2:A)))
La formule compte le nombre de combinaisons de noms et de statuts présents dans les lignes précédentes.
- Dans la cellule F2, entrez la formule suivante, qui renverra le nombre cumulatif de noms (colonne B).
=ArrayFormula(countifs(B2:B,B2:B,row(A2:A),"<="&row(A2:A)))
La formule compte le nombre de noms présents dans les lignes précédentes.
- Pour mettre en évidence les dernières lignes de modification de valeur ou de statut, nous devons d’abord les identifier. Pour cela, nous pouvons utiliser les résultats des formules précédentes.
La formule suivante identifie les dernières lignes de modification de valeur ou de statut dans Google Sheets :
=ArrayFormula((E2:E=1)*(F2:F<>1))
Là où la formule renvoie 1 dans la plage de cellules G2:G, à l’exception des lignes vides, les enregistrements correspondants dans la base de données des employés sont les dernières lignes de modification de valeur ou de statut. La première partie de la formule identifie le changement de valeur, tandis que la deuxième partie nous permet de trouver le dernier changement de valeur.
- Sélectionnez les cellules A2:C et appliquez la règle suivante dans la mise en forme conditionnelle :
=and(len($A2),$G2=1)
Qu’en est-il des dernières modifications de valeur dans plusieurs colonnes ?
Veuillez vous référer à l’image n° 2 ci-dessus pour les données d’exemple. Vous pouvez suivre toutes les étapes précédentes. La seule modification que vous devez apporter concerne la formule Cumulative_Count_of_Name_and_Status_1. Ici, vous pouvez remplacer B2:B&C2:C par B2:B&C2:C&D2:D.
Conclusion
J’ai utilisé des colonnes d’aide pour mettre en évidence les dernières lignes de modification de valeur ou de statut dans Google Sheets. Nous pouvons éviter cela et écrire une règle personnalisée directement dans la mise en forme conditionnelle. Cependant, cela peut sérieusement affecter les performances de la feuille de calcul. C’est pourquoi je préfère la méthode ci-dessus. Si vous avez des milliers de lignes de données, vous pourriez toujours rencontrer des problèmes de performances en raison de la combinaison de colonnes à l’aide de l’esperluette. Dans ce cas, je vous suggère d’utiliser la fonction QUERY suivante pour combiner les colonnes (nom et statut) :
=ArrayFormula(transpose(query(transpose(B2:C),,9^9)))
Vous pouvez remplacer B2:B&C2:C dans Cumulative_Count_of_Name_and_Status_1 par transpose(query(transpose(B2:C),,9^9)). Vous pouvez en savoir plus à ce sujet ici – The Flexible Array Formula to Join Columns in Google Sheets. Merci de m’avoir lu et profitez-en ! Pour plus d’astuces et de tutoriels, rendez-vous sur Crawlan.com.
