Comment créer une feuille de présence avec Google Sheets

Dans ce tutoriel, vous recevrez une feuille de présence mensuelle gratuite avec des formules dans Google Sheets. Pour l’utiliser efficacement, suivez les instructions fournies dans ce tutoriel.

Les formules sont conçues pour récapituler les catégories de congés que vous saisissez pour chaque employé sous les jours de la semaine respectifs. Cette fonctionnalité améliore la feuille de présence, la rendant à la fois distinctive et conviviale.

N’hésitez pas à personnaliser le modèle selon vos préférences en ajoutant des bordures de ligne, des titres et d’autres éléments de formatage. Vous pouvez également remplacer les catégories de congés par celles en vigueur dans votre organisation.

Pour accéder au modèle, cliquez sur le bouton ci-dessous.

Feuille de présence

Catégories de congés et personnalisation

L’une des particularités de ma feuille de présence sur Google Sheets est sa flexibilité en matière de personnalisation. Commençons par les catégories de congés.

J’ai incorporé les six catégories de congés courantes suivantes dans ma feuille de présence des employés. N’hésitez pas à les adapter en fonction des politiques de congé spécifiques à votre organisation.

• P: Présent
• A: Absent
• H: Jour férié
• SL: Congé maladie
• CL: Congé occasionnel
• PL: Congé de privilège

Comment modifier les catégories de congés ?

Accédez à la colonne AR. Vous pouvez personnaliser les catégories de congés existantes dans AR1:AR10. Ajoutez-en d’autres dans la colonne ou supprimez-en autant que nécessaire. Les valeurs de la colonne AS sont facultatives. Un maximum de 10 types de congés est pris en charge.

Utilisation des catégories de congés dans le modèle de présence

Nous avons mis en place les catégories de congés ci-dessus dans quatre sections du modèle de feuille de présence : dans la zone de présence, dans la zone de récapitulatif, pour créer une légende et dans la mise en forme conditionnelle.

Ces paramètres ne nécessitent aucun ajustement. Je fournis ces informations pour vous aider à comprendre comment utiliser la feuille pour enregistrer la présence des employés.

1. Formule de la chaîne de légende dans la cellule B3:

   =TEXTJOIN(", ", TRUE, QUERY(TRANSPOSE(FILTER(HSTACK(AR1:AR10&": ", AS1:AS10), AR1:AR10<>"")),, 9^9))

   Elle génère la chaîne de légende « P: Présent, A: Absent, H: Jour férié, SL: Congé maladie, CL: Congé occasionnel, PL: Congé de privilège ». La formule est flexible et s’ajustera en fonction des catégories de congés que vous avez saisies dans la plage AR1:AS10.

Il s’agit d’une formule assez complexe et facultative. Si vous êtes intéressé à la comprendre, je vous recommande de vous renseigner sur la fonction TEXTJOIN et la formule de jointure flexible dans QUERY.

2. Formule dans la cellule AG5 pour les étiquettes de champ dans AG5:AP5:

   =TOROW(AR1:AR10, 1)

   Cette formule TOROW prend la plage AR1:AR10, supprime les cellules vides et dispose les valeurs non vides dans une seule ligne.

3. Listes déroulantes dans B6:AF100:

Nous avons utilisé les catégories de la plage AR1:AR10 pour créer des listes déroulantes dans la plage B6:AF100, la zone de présence de la feuille.

Au lieu de saisir manuellement le type de congé, double-cliquez sur n’importe quelle cellule pour sélectionner le type de congé dans une liste déroulante.

4. Mise en évidence dans B6:AF100:

J’ai utilisé 10 règles de formule personnalisée pour mettre en évidence chaque catégorie sélectionnée dans la plage B6:AF100. Si vous n’êtes pas satisfait de la couleur, vous pouvez la modifier.

Cliquez sur n’importe quelle cellule de la plage et accédez à « Format » > « Mise en forme conditionnelle ». Sélectionnez la règle pour laquelle vous souhaitez modifier la couleur.

Quatre formules essentielles pour créer une feuille de présence

Nous avons discuté de deux formules ci-dessus. Elles sont facultatives et ajoutées pour la souplesse de la mise en page. Vous pouvez entrer manuellement les valeurs renvoyées par ces formules. Ce n’est pas le cas avec les formules suivantes.

J’ai inclus quatre formules essentielles dans la feuille de présence gratuite.

• Formule #1:

  =EOMONTH(AC1, 0)

  Saisissez manuellement la date de début du mois dans la cellule AC1. Cette formule EOMONTH renvoie la date de fin de mois dans la cellule AC2.

• Formule #2:

  =SEQUENCE(1, AC2-AC1+1, AC1)

  Cette formule dans la cellule B4 utilise la date de début dans la cellule AC1 et la date de fin dans la cellule AC2 pour générer une séquence de dates pendant cette période dans la plage B4:AF4.

• Formule #3:

  =ArrayFormula(IF(LEN(B4:AF4), TEXT(B4:AF4, "DDD"),))

  Dans la cellule B5, cette formule renvoie les noms correspondants des jours de la semaine dans la plage B5:AF5.

La fonction TEXT formate les données et la partie LEN exclut les cellules vides dans les dernières colonnes en fonction du nombre de jours dans le mois.

• Formule #4:

  =BYROW(B6:AF, LAMBDA(v, MAP(AG5:AP5, LAMBDA(r, LET(test, COUNTIF(v, r), IF(test=0, ,test)))))) 

  Il s’agit de la formule clé qui renvoie le récapitulatif des catégories de présence dans chaque ligne.

• La fonction COUNTIF renvoie le compte de chaque catégorie dans AG5:AP5 dans la première ligne de la plage B6:AF.
• La fonction MAP est utilisée pour itérer sur chaque catégorie dans l’en-tête AG5:AP5.
• Pour répéter cela pour chaque ligne dans la plage B6:AF, la fonction BYROW est utilisée.

Comment utiliser le modèle de feuille de présence

Il vous suffit de saisir la date de début du mois dans la cellule AC1, les noms des employés dans la colonne A et de sélectionner les catégories de présence dans la plage B6:AF. La feuille se chargera du reste.

Ressources

Dans ce tutoriel, vous avez reçu un modèle de feuille de présence gratuit et tous les détails pour l’utiliser efficacement. J’ai également fourni de brèves descriptions des formules utilisées.

En outre, nous proposons d’autres modèles gratuits professionnels. Voici quelques-uns d’entre eux:

1. Modèle de calendrier annuel dynamique sur Google Sheets
2. Calendrier fiscal totalement flexible sur Google Sheets
3. Modèle de calendrier de réservation et de statut sur Google Sheets
4. Vue en calendrier sur Google Sheets (modèle personnalisé)
5. Modèle de réservation par créneaux horaires sur Google Sheets
6. Créer un diagramme de Gantt avec des formules sur Google Sheets
7. Formule de tableau pour répartir les dépenses de groupe sur Google Sheets
8. Créer un suivi des habitudes sur Google Sheets : guide étape par étape.