Si vous souhaitez savoir comment verrouiller un document Google, vous êtes au bon endroit. Google Docs ne propose pas actuellement de protection par mot de passe pour les documents. Cependant, vous pouvez toujours limiter l’accès des utilisateurs et leurs permissions, que ce soit pour ceux qui possèdent le lien ou uniquement pour les membres de votre organisation. De plus, vous pouvez accorder aux utilisateurs des droits de visualisation, de commentaire ou de modification.
Mais est-ce que cela signifie que seuls les utilisateurs autorisés peuvent modifier un document Google ? Faux ! Une simple recherche Google vous montrera toutes sortes de méthodes qui permettent aux utilisateurs de contourner le JavaScript, de télécharger ou de copier-coller des documents. Ceux qui n’ont pas la permission peuvent ensuite modifier le contenu à leur guise.
Sur cette page, nous vous montrerons comment sécuriser vos documents et reprendre le contrôle de vos collaborations.
Est-ce que Google Docs utilise le chiffrement ?
Bonne nouvelle : vous n’avez pas à vous soucier de chiffrer un document Google. Les fichiers créés dans Google Docs, Sheets ou Slides sont stockés dans des centres de données de classe mondiale, qui sont chiffrés pour le stockage et l’accès. Vous ne pouvez accéder à ces fichiers qu’en ligne grâce à votre compte Google. De plus, pour protéger vos documents, la sécurité Gmail comprend des protections intégrées contre le spam, le phishing et les logiciels malveillants.
Comment verrouiller un document Google pour empêcher la modification lors de sa partage ?
Peut-on verrouiller un document Google lors du partage ? La réponse honnête est oui et non. Vous pouvez limiter les permissions, mais certains utilisateurs pourront contourner ces restrictions de partage de documents.
Voici comment verrouiller un document :
- Trouvez le document que vous souhaitez partager dans votre dossier Google Drive.
- Faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez « Partager ». Vous pouvez également double-cliquer pour ouvrir le document, cliquer sur « Fichier », puis sur « Partager ».
- En cliquant sur « Partager », une fenêtre s’ouvrira avec le nom du document. Tapez les noms des personnes ou des groupes de vos contacts que vous souhaitez ajouter à cette liste.
- Vous pouvez également sélectionner « Copier le lien » et envoyer ce lien par e-mail, SMS ou message aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier.
- Pour un meilleur contrôle du document :
- Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage pour accéder aux « Paramètres ».
- Décochez les deux cases pour empêcher les éditeurs de modifier les autorisations ou de partager le document, et pour empêcher les non-éditeurs de télécharger, d’imprimer ou de copier le document.
- Avant de cliquer sur « Terminé », cliquez sur la liste déroulante en dessous de « Accès général ». Le paramètre par défaut est un accès restreint, mais vous pouvez également sélectionner vos groupes de travail ou « Toute personne disposant du lien ».
- À droite se trouve une autre liste déroulante. Assurez-vous qu’elle est réglée sur l’une des options suivantes :
- « Visionneuse » : les personnes peuvent accéder au document, mais ne peuvent pas le modifier ou le partager.
- « Commentateur » : les personnes peuvent faire des commentaires ou des suggestions, mais ne peuvent pas modifier ou partager le document.
Comment arrêter le partage d’un document Google ?
Une autre façon de verrouiller un document Google est simplement d’arrêter le partage du fichier. Suivez les étapes ci-dessus pour accéder à la personne ayant un accès partagé. À droite de son nom, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez « Supprimer l’accès ». Ensuite, cliquez sur « Enregistrer ».
Vous pouvez également accorder une autorisation temporaire avec une date d’expiration :
- Localisez le document dans Google Drive et ouvrez-le.
- Cliquez sur « Partager ».
- Trouvez l’utilisateur que vous souhaitez ajouter en saisissant ses coordonnées dans le formulaire contextuel. S’ils ne sont pas déjà dans vos contacts, vous pouvez ajouter leur adresse e-mail.
- Cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez « Ajouter une expiration ».
- Définissez la date d’expiration.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Vous pouvez également supprimer le fichier de Google Docs. Les utilisateurs ayant les permissions du document perdront immédiatement l’accès.
Comment protéger un document Google par mot de passe
Comme nous l’avons mentionné précédemment, Google Docs ne propose pas de protection par mot de passe pour les documents. Cependant, une façon de contourner cela est de télécharger et d’utiliser une solution tierce.
Suivez ces étapes :
- Ouvrez le document dans Google Drive.
- Cliquez sur « Fichier » puis surlignez « Télécharger ». Sélectionnez « PDF » dans le menu déroulant.
- Localisez le PDF dans l’explorateur de fichiers de votre système d’exploitation.
- Faites un clic droit sur le fichier, une boîte de dialogue s’ouvrira. Selon votre application de protection PDF, vous verrez quelque chose comme « Sécuriser le fichier PDF » à l’écran.
- Sélectionnez l’option pour ajouter un mot de passe.
Vous pouvez maintenant télécharger votre document protégé par mot de passe sur Google Drive. Les utilisateurs ne pourront pas accéder au fichier dans Google Docs, mais ils pourront le télécharger sur leurs appareils et y accéder en utilisant le mot de passe.
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