Que vous gériez une petite entreprise ou une plus grande entreprise ; que vous travailliez dans une organisation qui doit suivre des biens ; ou si vous souhaitez simplement conserver un inventaire personnel de vos biens, Google Sheets est l’outil incontournable pour créer des feuilles d’inventaire de toutes complexités.
Dans ce tutoriel, nous vous montrerons comment créer une feuille d’inventaire pour plusieurs scénarios différents qui pourraient vous être utiles et augmenter votre productivité avec Google Sheets.
Projet d’Exemple n°1 : Feuille d’Inventaire Personnel
Si vous souhaitez créer un inventaire de vos propres affaires, Google Sheets est votre meilleur choix, à la fois simple et économique.
Pour cet exemple, nous allons créer un inventaire de notre garde-manger fictif à partir de zéro. Notre feuille d’inventaire du garde-manger nous aidera à garder notre maison bien approvisionnée.
Étape 1. Créez un nouveau fichier. Nous l’intitulerons notre inventaire de garde-manger de manière appropriée.
Étape 2. Personnalisez les premières lignes selon vos besoins. Pour ce projet, nous organiserons nos informations en utilisant plusieurs colonnes, notamment Produit, Emplacement, Catégorie, Stock, Unités, et quelques autres. Nous n’avons probablement pas besoin de codes-barres et de références SKU pour cette complexité pour le moment.
Astuce : Soyez créatif ! Réfléchissez à la façon dont vous souhaitez structurer vos catégories. Pour cet exemple, un inventaire de garde-manger contiendrait probablement des articles alimentaires et des produits d’entretien. Vous pourrez utiliser la fonction de filtrage ultérieurement pour les organiser, mais il est important de comprendre la structure de vos catégories au préalable.
Si vous souhaitez une copie à utiliser comme modèle de départ, faites une copie ou téléchargez cette feuille d’inventaire Google Sheets.
Projet d’Exemple n°2 : Inventaire pour une Petite Entreprise
En passant à un niveau de complexité supérieur, nous allons maintenant créer un inventaire pour une petite entreprise. Nous utiliserons ici un inventaire pour une boutique de crème glacée.
Étape 1. Créez un nouveau fichier. Nous l’intitulerons notre inventaire de crème glacée de manière appropriée. Miam !
Étape 2. Structurez votre inventaire avec des en-têtes. Pour les petites entreprises, il y a de nombreuses raisons de vouloir utiliser un code-barres ou un SKU pour vos produits. Nous utiliserons notre propre système en utilisant les ID produits comme en-tête. Renseignez-vous sur la manière de créer un système SKU qui correspond le mieux à votre ligne de produits. Comme notre produit est périssable, nous noterons également les dates de production et d’expiration.
Examinez la capture d’écran pour voir comment nous avons structuré et personnalisé l’inventaire de notre boutique de crème glacée.
Comme un inventaire de petite entreprise doit être régulièrement mis à jour, il est recommandé d’avoir un onglet « Dernière mise à jour ».
Astuce : La mise en forme conditionnelle est très utile dans n’importe quelle configuration d’inventaire. Si les stocks sont inférieurs à un certain seuil, la mise en forme automatique de la couleur de remplissage ou du texte peut vous indiquer visuellement quand agir.
Si vous souhaitez une copie à utiliser comme modèle de départ, faites une copie ou téléchargez cette feuille d’inventaire pour petite entreprise sur Google Sheets.
Projet d’Exemple n°3 : Gestion de l’Inventaire
Lorsque vous n’avez plus besoin d’une simple feuille d’inventaire, vous souhaitez passer à une gestion d’inventaire plus technique.
En plus des étapes de notre Projet n°2 avec l’entreprise de crème glacée, vous voudrez également ajouter plus de fonctionnalités à votre feuille d’inventaire. Certains agencements nécessiteraient des onglets supplémentaires tels que Ventes, Transferts de stock, Commandes, et même le suivi de plusieurs emplacements d’entrepôt.
Ces feuilles de calcul peuvent devenir extrêmement grandes et complexes, donc au lieu d’en créer une de toutes pièces, nous aborderons les informations et fonctions les plus cruciales que votre feuille d’inventaire devrait comporter.
Données à Collecter pour votre Feuille de Gestion d’Inventaire :
- Codes de référence ou Stock Keeping Units (SKU) – codes alphanumériques attribués aux produits pour suivre votre inventaire. La conception du code que vous utilisez nécessite une approche réfléchie pour que les SKU aient du sens. Il est préférable d’éviter les chiffres et lettres aléatoires et de suivre une structure. Ils doivent être uniques pour chaque variante d’un produit (par exemple, couleur, taille, format, etc.) afin que vous puissiez effectuer des analyses sur les ensembles d’articles qui fonctionnent mieux que d’autres.
- Stocks disponibles – quantité d’un produit spécifique facilement disponible à la vente pour votre entreprise. Les entreprises disposant de plusieurs entrepôts peuvent vouloir avoir soit des feuilles d’inventaire séparées par emplacement, soit simplement plusieurs colonnes représentant un entrepôt unique, comme nous l’avons fait dans notre exemple ci-dessous.
- Spécifications du Produit – Pour rendre votre feuille de calcul plus intuitive, vous devriez utiliser des colonnes pour chaque type de variante d’un produit. Ces colonnes pourraient être des propriétés telles que la couleur du produit, le modèle, la taille, le style, le matériau ou d’autres informations pertinentes. Vous pouvez même utiliser un onglet séparé pour créer une fiche de spécifications dédiée uniquement à ces descripteurs.
- Approvisionnement entrant – Pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement, il est important de suivre l’inventaire entrant afin de savoir combien de votre inventaire sera réapprovisionné en fonction de la dernière commande passée auprès de votre fournisseur.
- Achats – Liés aux transferts de stocks entrants, vous voudrez également suivre vos achats pour chaque fournisseur. Cela se fait généralement dans un onglet dédié.
- Tarification – N’oubliez pas vos tarifs. À quel prix vendez-vous un produit au détail ou en gros ? En général, pour les ventes B2B, plus vous vendez un grand volume de produits, plus le prix que vous transmettez à vos clients est bas. Laissez votre tableau refléter cela.
- Coût de revient, marge, coût d’approvisionnement – Vous voudrez peut-être que votre feuille de calcul vous indique combien cela vous coûte de vous approvisionner en un SKU particulier, votre marge bénéficiaire, voire les marges que vous réalisez par vente.
- Ventes – Votre inventaire n’est pas complet sans les mises à jour régulières de vos ventes les plus récentes. Si vous vendez des produits, vous devez les déduire de votre inventaire afin de ne pas finir par en vendre plus que vous n’en avez. Bien sûr, à moins que vous ne vendiez des produits en pré-commande ou sur commande.
- Rapports – Un onglet supplémentaire pour les rapports pourrait être utile si vous créez des graphiques et des graphiques pour visualiser les informations de votre inventaire.
Rendre les Feuilles d’Inventaire Encore Plus Puissantes avec FileDrop
Que vous travailliez sur une simple feuille d’inventaire personnelle ou sur une feuille de calcul de gestion de l’inventaire d’une grande entreprise, l’extension gratuite FileDrop peut rendre votre document encore plus complet. Pouvoir faire glisser et déposer des fichiers dans Sheets est très précieux lorsque vous souhaitez joindre des photos et des fichiers pertinents à vos SKU ou à vos achats et ventes.
FileDrop peut faire beaucoup de choses, notamment :
- Faites glisser et déposez des fichiers depuis votre ordinateur.
- Un espace de bibliothèque de fichiers pour gérer les fichiers que vous avez ajoutés et les réutiliser.
- Ajoutez des fichiers déjà présents dans votre Google Drive.
- Conversion de PDF en texte directement depuis Docs et Sheets en utilisant la technologie OCR.
- Transformation d’image en texte sans quitter l’application.
- Mise à niveau premium pour en faire encore plus avec ces fonctionnalités.
- Et bien d’autres fonctionnalités vous permettant de gagner du temps avec des mises à jour régulières !
C’est simple à utiliser ! En savoir plus sur notre extension FileDrop et découvrez comment vous pouvez gagner beaucoup de temps en optimisant vos processus grâce à notre outil gratuit.
Conclusion sur les Manières de Créer une Feuille d’Inventaire sur Google Sheets
Cela conclut notre article sur la manière de créer une feuille d’inventaire adaptée à votre cas d’utilisation. Nous espérons que ces connaissances vous aideront à développer votre activité et à être plus productif dans tous les domaines de votre entreprise ou de votre profession. N’hésitez pas à partager tous ces modèles de feuilles d’inventaire Google Sheets avec vos collègues ou votre équipe.
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