Enfant des années 90, je garde de bons souvenirs de « Don’t Copy That Floppy », la tentative de l’Association des éditeurs de logiciels d’utiliser le rap pour convaincre les enfants que la loi sur le droit d’auteur était cool. De nos jours, non seulement il est impossible d’expliquer aux enfants ce qu’était une « disquette », mais il devient également de plus en plus impossible de convaincre les gens de faire tout le contraire de ce que la vidéo demandait : copier mes fichiers.
S’il vous plaît, je vous en supplie : copiez mes fichiers.
Lorsque vous partagez un fichier dans Google Drive, que ce soit une feuille de calcul, un document, une diapositive ou autre, vous pouvez choisir si vous souhaitez accorder à quelqu’un (ou à un groupe de personnes) les autorisations « Consultant », « Commentateur » ou « Rédacteur ».
S’ils n’ont que des autorisations de Consultant ou de Commentateur, ils ne pourront pas modifier le fichier. Pour le modifier, ils devront en faire une copie en allant dans Fichier -> Faire une copie.
Mais que faire si vous voulez permettre aux gens de sauter cette étape ? Ou si vous voulez éviter que les gens vous demandent une autorisation de modification que vous ne leur accorderez pas, car vous ne voulez pas qu’ils modifient votre fichier ? Ce que vous voulez faire, c’est essentiellement forcer les gens à copier votre document Google.
Il s’avère que vous pouvez le faire avec une fonctionnalité peu connue de Google, que j’ajoute maintenant à tous les documents que je partage jusqu’à la fin des temps. C’est peut-être le conseil le plus sous-estimé et le plus simple que j’ai jamais écrit, alors je vais le mettre dans un titre important avec quelques émojis pour m’assurer que vous en ayez pour votre argent :
🎉 Remplacez « /edit » par « /copy » 🎉
Lorsque vous sélectionnez Partager et copiez le lien que Google vous donne, l’URL se termine par /edit. Par exemple, voici une feuille de calcul que j’ai écrite :
https://docs.google.com/spreadsheets/d/16qfk6DL22LpoilIdaDXCUoGC4NlIs1Xzx3Mrelbtg9s/edit
Lorsque vous cliquez dessus, vous accédez à la feuille de calcul elle-même et vous pouvez la copier dans le menu Fichier. Mais si vous remplacez /edit par /copy, vous obtenez ceci :
https://docs.google.com/spreadsheets/d/16qfk6DL22LpoilIdaDXCUoGC4NlIs1Xzx3Mrelbtg9s/copy
Lorsque quelqu’un ouvre cette deuxième version, celle qui se termine par /copy, il voit ceci :
Le destinataire a uniquement la possibilité de copier.
Plus besoin de paniquer à l’idée d’avoir accordé accidentellement des autorisations de Rédacteur à quelqu’un, ou d’expliquer à vos collègues : « C’est un modèle ! Arrêtez de faire des modifications ! », ou de sauvegarder « Allez dans Fichier -> Faire une copie » en tant que raccourci dans votre application de texte car vous le tapez huit mille fois par jour.
Maintenant, tout est là, et c’est magnifique.
Automatisez le processus
Si vous avez un Zap (le mot de Zapier pour un flux de travail automatisé) avec une étape Google Drive, vous pouvez automatiquement modifier le lien qu’il fournit en ajoutant une action Formatter avec la fonction de transformation Remplacer.
La sortie de l’action peut ensuite être envoyée par e-mail, SMS ou message direct, et le lien dirigera les destinataires vers la page « Faire une copie » sans tracas.
Vous voulez éliminer complètement l’élément humain et laisser l’automatisation faire toutes les copies pour vous ? Zapier peut vous aider aussi.
Pourquoi les gens continuent-ils de demander l’accès en modification à mon fichier ?
Alors vous avez partagé le lien /copy, et vous continuez à recevoir des e-mails de demande d’accès dans votre boîte de réception. Qu’est-ce qui se passe ?
Franchement, je ne suis pas sûr. Ma meilleure hypothèse est que les gens voient la page « Faire une copie » et ne l’aiment pas pour une raison ou une autre. Peut-être qu’ils pensent qu’ils ne pourront pas la modifier ? Peut-être qu’ils pensent qu’ils copient la page « Faire une copie » elle-même ? Quoi qu’il en soit, je suppose qu’ils modifient l’URL en remplaçant copy par edit.
Ai-je trop confiance en la capacité des gens à trouver des contournements pour des actions d’application simples ? Peut-être. Mais si votre lien n’existe que sous la version /copy, je ne peux trouver aucune autre explication possible. Dites-moi si vous trouvez la réponse.
Dans les mots de MC Double Def DP lui-même : À bientôt, je m’en vais.
Article originellement publié en février 2021. La dernière mise à jour a été effectuée en décembre 2023.
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