Google Sheets est un outil polyvalent qui peut être utilisé pour de nombreuses activités telles que le marketing numérique, la modélisation financière, la gestion de projets et l’analyse statistique. Cependant, si vous ne savez pas comment obtenir le résultat souhaité, cela peut être une expérience assez intimidante.
Dans cet article, nous allons passer en revue toutes les bases que vous pouvez utiliser avec Google Sheets et comment Coupler.io peut vous aider dans votre travail. Nous discuterons de l’utilité et de l’application de certaines logiques.
Plongeons directement dans le vif du sujet et commençons par comprendre le concept le plus fondamental : les calculs dans Google Sheets.
Comment effectuer des calculs dans Google Sheets ?
Souvenez-vous comment vous effectuiez des calculs mathématiques ? Vous pouvez effectuer des calculs aussi facilement dans Google Sheets en utilisant des formules. Les formules dans Google Sheets exécutent des calculs sur les données de la feuille de calcul. Vous pouvez utiliser des formules pour des calculs simples tels que l’addition et la soustraction, ainsi que pour des calculs plus complexes tels que les déductions salariales ou les moyennes de tests.
L’un des plus grands avantages de l’utilisation de Google Sheets est que ses formules sont dynamiques, ce qui signifie que si vous modifiez les données dans la feuille de calcul, le résultat sera recalculé immédiatement partout où il apparaît sans que vous ayez à saisir à nouveau la formule.
Comment créer des règles de calcul dans Google Sheets ?
Le processus de création de règles de calcul est très simple.
- Cliquez et sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez afficher le résultat.
- Utilisez le signe égal « = » pour commencer l’équation du calcul.
- Tapez l’adresse de la cellule à laquelle vous souhaitez vous référer en premier.
- Utilisez l’opérateur mathématique que vous souhaitez utiliser, par exemple « + ».
- Tapez l’adresse de la cellule à laquelle vous souhaitez vous référer en deuxième et appuyez sur Entrée.
Comment effectuer des calculs simples dans Google Sheets ?
Pour effectuer des calculs simples dans Google Sheets, nous allons d’abord créer une formule de base. Dans notre formule d’exemple, nous allons d’abord ajouter les chiffres 10 et 5, puis soustraire 3.
- Saisissez les données suivantes dans les cellules correspondantes :
- A1 : 10
- A2 : 5
- A3 : 3
- Sélectionnez la cellule A4 et tapez le signe égal « = ».
- Après le signe égal, entrez A1+A2-A3.
- Appuyez sur Entrée et vous verrez votre résultat affiché dans la cellule A4.
Une autre façon d’ajouter des références de cellules est d’utiliser une fonction appelée « point and click ». Cette fonction vous permet de cliquer et de sélectionner la cellule des données et d’ajouter sa référence à la formule.
Comment répéter un calcul sur Google Sheets ?
La plupart du temps, vous devez répéter un calcul ou appliquer votre fonction à plusieurs lignes ou colonnes. Et c’est très simple à faire sur Google Sheets.
Voici les étapes à suivre pour répéter le calcul :
- Cliquez sur la cellule qui contient la formule que vous souhaitez répéter.
- Une petite case sombre s’affichera en bas à droite de la cellule.
- Cliquez et faites glisser la case.
- Arrêtez-vous sur la cellule où vous souhaitez terminer.
Comment effectuer des calculs horizontaux dans Google Sheets ?
Dans le dernier calcul, nous avons utilisé les cellules de la colonne A pour effectuer un calcul vertical. Mais nous pouvons utiliser plusieurs colonnes pour effectuer des calculs horizontaux dans Google Sheets. Prenons l’exemple du calcul des dépenses totales d’une entreprise.
- Nous avons des dépenses pour le bureau, l’usine et la boutique dans des colonnes distinctes.
- Pour calculer les dépenses totales de chaque mois, nous allons ajouter les cellules des différentes colonnes et lignes. Tapez « = SOMME » et appuyez ensuite sur la touche Maj et sélectionnez toutes les cellules.
- Appuyez sur Entrée et vous verrez les dépenses totales de l’entreprise pour un mois.
Maintenant, pour répéter le calcul pour les autres mois, il vous suffit d’appliquer la méthode « cliquer et glisser » expliquée précédemment, et vous calculerez les dépenses totales pour chaque mois.
Les règles de calcul verticales et horizontales sont les mêmes dans Google Sheets.
Comment calculer un pourcentage dans Google Sheets ?
Lorsque vous effectuez des tâches dans Google Sheets, vous avez souvent besoin d’utiliser des pourcentages pour calculer des choses comme la taxe de vente, les résultats des tests, les taux d’inflation, et bien d’autres choses encore.
Google Sheets facilite le calcul et le formatage des pourcentages avec quelques clics et une formule simple.
Formatage des pourcentages
Vous n’avez pas besoin de multiplier la réponse par 100 dans Google Sheets, car vous pouvez définir le format des cellules en pourcentage, et Google Sheets le fera pour vous.
- Sélectionnez la plage ou la cellule que vous souhaitez formater.
- Allez dans Format > Nombre > Pourcentage dans le menu de Google Sheets.
- Cliquez sur Pourcentage pour appliquer le format.
Formule de pourcentage
La formule générale pour calculer un pourcentage est Partie/Total. Voyons un exemple où nous devons trouver le pourcentage des ventes pour chaque employé.
- Créez une liste pour les employés et une autre pour les ventes.
- Obtenez le montant total des ventes en les ajoutant toutes.
- Maintenant, pour trouver le pourcentage des ventes, utilisez la formule partie/total. Dans cet exemple, nous divisons la cellule des ventes de chaque employé par la cellule totale.
Remarquez comment les résultats sont en fraction. Nous pouvons facilement les convertir en pourcentages en utilisant le format.
Comment rendre une partie d’un calcul de cellule statique dans Google Sheets
Dans Google Sheets, nous utilisons les références de cellules pour aider nos calculs à trouver les données dont ils ont besoin. Ces valeurs ne sont pas toujours figées ; en fait, elles ne sont pas toujours connues lorsque les formules sont appliquées. Google Sheets changera automatiquement l’adresse de la cellule dans la formule lorsque vous l’appliquez à plusieurs cellules. Pour résoudre ce problème, vous devez rendre la cellule statique dans la formule.
Nous utilisons la référence absolue pour rendre une partie de la cellule statique. Vous pouvez rendre statique soit la colonne, soit la ligne, soit les deux caractéristiques de la cellule en utilisant la référence absolue. Pour ce faire, ajoutez simplement un « $ » avant la colonne ou la ligne. Voici comment procéder :
- « $A$1 » – Rend à la fois la colonne et la ligne statiques.
- « $A1 » – Rend la colonne statique.
- « A$1 » – Rend la ligne statique.
Comment effectuer une moyenne dans Google Sheets ?
La moyenne est le type le plus fondamental de moyenne. C’est ce que la plupart des gens veulent dire lorsqu’ils disent « moyenne » sans préciser de quel type de moyenne il s’agit. Par conséquent, la fonction MOYENNE dans Google Sheets est utilisée pour calculer la moyenne.
Une fonction est une formule que Google Sheets exécute sur vos données pour effectuer des calculs automatiques. Vous pouvez concevoir une formule qui effectue des calculs sur les données saisies dans des cellules spécifiques de la feuille de calcul en utilisant des fonctions. Elles permettent de faire des calculs rapidement.
Voici comment utiliser la fonction MOYENNE dans Google Sheets :
- Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez obtenir le résultat de la fonction moyenne.
- Saisissez la fonction moyenne et sélectionnez les cellules dont vous souhaitez obtenir la moyenne.
- Appuyez sur Entrée et vous verrez la moyenne calculée.
Comment calculer le temps dans Google Sheets ?
Le calcul du temps et des durées dans Google Sheets est très courant. Il est principalement utilisé pour suivre les heures de travail. Le calcul du temps dans Google Sheets permet de trouver facilement la durée entre deux moments.
Le calcul de la durée est une activité courante pour de nombreuses personnes qui enregistrent leurs heures de travail dans une feuille de calcul. Les calculs sont simples. Cependant, pour comprendre la durée finale, les cellules doivent être correctement formatées.
Voici les étapes pour calculer la durée :
- Sélectionnez la première colonne (heure d’arrivée) et la deuxième colonne (heure de départ) et modifiez leur format en tant qu’heure.
- Modifiez le format des heures travaillées en tant que durée.
- Maintenant, calculez la durée en soustrayant la cellule de fin (B2) de la cellule de début (A2).
- Appuyez sur Entrée et vous calculerez les heures travaillées.
La fonction de calcul du temps dans Google Sheets peut également être utilisée pour calculer l’âge et les dates.
Comment calculer l’âge dans Google Sheets ?
Vous pouvez calculer l’âge d’une période donnée dans Google Sheets. Cette fonction peut être utile pour suivre les anniversaires des personnes, les contrats, etc.
Pour calculer l’âge dans Google Sheets, vous utilisez la fonction DATEDIF. Vous pouvez utiliser cette fonction pour calculer les années, les mois et les jours entre deux dates.
Voici comment utiliser la fonction dans Google Sheets :
- Tout d’abord, calculez le nombre d’années écoulées en utilisant la formule « =DATEDIF(B1,B2, »Y ») ».
- Ensuite, calculez le nombre de mois (sans compter les années complètes) avec la formule « =DATEDIF(B1,B2, »YM ») ».
- Enfin, calculez les jours restants avec « =DATEDIF(B1,B2, »MD ») ».
Et si vous voulez afficher toutes les valeurs ensemble, vous devez utiliser cette formule :
=DATEDIF(B1,B2,"Y")&" ans "&DATEDIF(B1,B2,"YM")&" mois "&DATEDIF(B1,B2,"MD")&" jours"
Comment calculer les jours entre deux dates dans Google Sheets ?
Vous pouvez également calculer le nombre de jours entre deux dates pour suivre la durée des projets, la période de remboursement d’un prêt, etc. Pour compter les jours entre deux jours, nous utilisons la fonction DAYS dans Google Sheets. Voici les étapes pour utiliser la fonction DAYS.
- Créez des colonnes séparées avec le format de date pour les dates de début et de fin.
- Créez une colonne Jours où vous calculerez les jours entre les deux dates. Utilisez la formule « =DAYS(B2,A2) ».
- B2 est l’adresse de la cellule de fin.
- A2 est l’adresse de la cellule de début.
- Appuyez sur Entrée et vous calculerez les jours entre les dates données.
- Appliquez la formule aux autres dates.
Comment effectuer une puissance dans Google Sheets ?
Google Sheets est un excellent outil pour stocker des données et effectuer des calculs. En plus d’effectuer des opérations mathématiques simples telles que l’addition et la soustraction, il peut également calculer les exposants ou puissances des nombres dans Google Sheets.
La manière la plus simple de calculer une puissance ou un exposant dans Google Sheets est d’utiliser l’opérateur de puissance. L’opérateur de puissance est un caractère en forme de V inversé sur le clavier et est utilisé dans une formule pour calculer rapidement un exposant. Voici comment l’utiliser :
- Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez stocker la valeur de l’exposant et tapez « = ».
- Tapez le nombre de base. Par exemple, tapez 4 pour calculer 4 élevé à la puissance 4.
- Tapez l’opérateur de puissance en maintenant la touche Maj enfoncée et en appuyant sur la touche 6 (sur un clavier standard qwerty des États-Unis).
- Maintenant, tapez l’exposant, dans ce cas 4.
Appuyez sur Entrée et votre calcul de puissance sera terminé, et le résultat sera affiché.
Vous pouvez effectuer les mêmes calculs en utilisant des cellules de référence. Par exemple, la formule =A2^A3 permet de faire le même calcul en utilisant les cellules de référence.
Comment effectuer des calculs automatiques dans Google Sheets ?
Vous n’insérerez que rarement les formules manuellement dans votre feuille de calcul. Plus probablement, vous voudrez les définir une fois et les faire recalculer chaque fois que de nouvelles données sont ajoutées ou mises à jour. Voyons comment cela fonctionne sur un exemple.
Nous importons les données de notre boutique Shopify en utilisant Coupler.io – les commandes, l’inventaire et autres. L’outil nous permet de configurer des imports automatisés à partir d’applications telles que Shopify, Hubspot, Airtable, Pipedrive, et d’autres. Les données seront extraites dans notre fichier Google Sheets selon un planning choisi – hebdomadaire, quotidien, horaire, ou même toutes les 15 minutes.
Voici un extrait d’une importation d’inventaire depuis notre boutique Shopify :
Dans la feuille de calcul, nous créons un nouvel onglet où nous calculons automatiquement, pour chaque jour :
- Les commandes reçues
- Le chiffre d’affaires total
- L’inventaire restant
Pour le premier champ, nous utilisons la formule COUNTA, qui renverra le nombre de lignes dans l’onglet des commandes contenant des valeurs, autrement dit le nombre de commandes que nous avons reçues. Pour faire référence à la valeur d’un autre onglet, vous pouvez taper son nom comme indiqué ci-dessous, ou simplement taper le nom d’une fonction, ouvrir les parenthèses, passer à l’onglet souhaité et sélectionner la valeur que vous souhaitez utiliser.
Pour les ventes et l’inventaire, nous utilisons la fonction commune SUM() qui additionne toutes les valeurs dans la plage sélectionnée.
Comme les importations s’exécutent tous les jours, les données sont automatiquement calculées dans ma feuille de calcul.
Comment obtenir le nombre d’un calcul dans Google Sheets ?
Dans certains cas, vous souhaitez supprimer tout le texte ou les chaînes de caractères d’une valeur de cellule et n’extraire que les nombres. Google Sheets dispose d’une fonction qui peut supprimer le texte et extraire les nombres.
Voici la formule :
=REGEXREPLACE(A1,"[^[:digit:]]", "")
Les arguments de la fonction REGEXREPLACE sont les suivants :
- Texte : L’adresse de la cellule contenant la source ou la chaîne de caractères à partir de laquelle vous souhaitez extraire les nombres.
- Expression_régulière : Cela spécifie la partie de la chaîne ou du texte que vous recherchez. Et pour extraire les nombres d’un texte, nous utilisons cette expression régulière :
[^[:digit:]]. - Remplacement : C’est le texte qui sera substitué dans le texte original.
Mettez cette formule en pratique et voyez comment vous pouvez extraire les nombres en utilisant cette fonction :
- Cliquez et sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez extraire les nombres.
- Saisissez la formule et appuyez sur Entrée. Assurez-vous d’avoir entré l’adresse de la cellule dont vous souhaitez extraire les nombres.
Et voici les résultats :
Comment effectuer des calculs itératifs dans Google Sheets ?
Parfois, lorsque vous répétez des calculs complexes dans Google Sheets, une erreur de référence circulaire peut se produire. Pour résoudre ce problème, Google Sheets propose une fonction appelée calcul itératif.
Les calculs itératifs sont des calculs qui sont effectués de manière répétée jusqu’à ce qu’une certaine condition numérique soit satisfaite. Google Sheets utilise des calculs itératifs pour obtenir des solutions de formules en répétant le même calcul avec des résultats précédents.
Il peut découvrir la possibilité de solutions potentielles en analysant les résultats antérieurs. Certains calculs doivent être circulaires, c’est-à-dire que la formule fait référence à sa propre cellule, directement ou indirectement.
Ainsi, si votre fichier contient une référence circulaire, la formule restera coincée dans une boucle, calculant encore et encore dans le but de découvrir une solution.
Lorsque les calculs itératifs sont activés, le fichier Google Sheets arrête le calcul une fois un certain nombre de cycles terminé, et la formule circulaire a trouvé un résultat stable.
Cette fonctionnalité est désactivée par défaut et peut être activée dans les paramètres selon vos besoins.
Comment effectuer des calculs de prêts dans Google Sheets ?
Google Sheets est populaire pour les besoins financiers et comptables. Google Sheets fournit des fonctions intégrées pour effectuer des calculs comptables. La fonction PMT est celle utilisée pour les calculs de prêt et est disponible pour un usage personnel et professionnel.
La fonction PMT peut être utilisée pour calculer les paiements périodiques pour un prêt. La formule est la suivante :
=PMT(taux, nombre_de_périodes, valeur_actuelle)
- Taux : le taux d’intérêt annuel
- Nombre_de_périodes : le nombre de paiements à effectuer
- Valeur_actuelle : le montant total du prêt
Voyons un exemple pour voir comment utiliser la fonction :
Supposons que vous avez contracté un prêt hypothécaire pour votre maison et que voici les détails :
- Montant du prêt : 500 000 $
- Nombre de mois : 180
- Taux d’intérêt annuel : 6%
Dans la formule, nous avons divisé le taux par 12 car nous payons mensuellement, et nous avons donné une valeur négative au prêt car nous calculons le montant à rembourser.
4219,28 $ est le montant que vous paierez mensuellement pendant 180 mois pour rembourser le prêt.
Calculs manuels dans Google Sheets
L’un des inconvénients de Google Sheets est qu’il ne permet pas de choisir entre un calcul automatique ou manuel. Tous vos calculs sont mis à jour automatiquement lors des modifications. L’absence de l’option de basculement entre le calcul manuel et automatique peut poser certains problèmes. En effet, cela peut automatiquement modifier les résultats précédents si vous apportez des modifications à votre formule.
Pour contrer ce problème, nous vous recommandons de faire une copie de votre feuille de calcul dans un nouvel onglet et de tester les modifications que vous souhaitez apporter à la formule. Une fois satisfait du résultat, vous pouvez remplacer l’onglet d’origine par la nouvelle version.
Comment réaliser un calcul si/alors dans Google Sheets ?
Lorsque vous travaillez sur de grandes feuilles de calcul, vous pouvez vous retrouver à répéter les mêmes calculs pour plusieurs scénarios. Mais Google Sheets comprend d’excellents outils pour vous aider à éviter ce travail supplémentaire. Vous pouvez utiliser des instructions si/alors pour basculer entre différentes options si vous souhaitez mettre à jour une feuille de calcul Google lorsque certaines conditions sont satisfaites.
Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps en évitant de passer d’une feuille de calcul à l’autre à chaque fois que quelque chose change.
Les déclarations si/alors dans Google Sheets font référence à la fonction SI(), qui renvoie différentes valeurs en fonction du résultat d’un test logique.
La première sortie utilisée dans le test logique est VRAI. La deuxième sortie est utilisée si c’est FAUX.
Voici comment cela fonctionne en pratique :
- Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez obtenir la sortie de la fonction et tapez « =SI(A1=B1, « Ils sont égaux », « Ils ne sont pas égaux ») » et appuyez sur Entrée.
Dans cette formule, nous définissons trois paramètres. La première instruction est le test logique « A1=B1 » qui vérifiera si la valeur dans ces cellules est égale ou non. La deuxième et la troisième instruction sont les sorties en fonction du test logique. Lorsque le test logique est VRAI, le deuxième paramètre est la sortie. Lorsque le test logique est FAUX, le troisième paramètre est la sortie résultante.
Ainsi, chaque fois que vous modifiez les valeurs dans A1 et B1, la feuille de calcul vérifiera les valeurs et affichera les résultats en conséquence.
Les calculs dans Google Sheets – En résumé
En conclusion, Google Sheets est un outil puissant qui vous permet d’effectuer des calculs simples ou complexes facilement grâce à ses fonctions intégrées. Il vous permet de personnaliser les calculs en fonction de vos besoins professionnels, se positionnant comme un outil flexible et convivial.
Bien qu’il ne vous donne pas la possibilité de choisir entre des calculs manuels ou automatiques, la fonction de calcul automatique peut faire la plupart du travail pour vous. La fonctionnalité d’intégration de Google Sheets vous permet de connecter Coupler.io à Google Sheets, ce qui automatise encore davantage vos tâches de bout en bout.
