Dans cet article, nous allons vous montrer comment partager des feuilles individuelles du même classeur dans Google Sheets. Nous couvrirons comment faire cela avec une extension, avec IMPORTRANGE et en copiant et collant.
Partager une seule feuille en copiant votre feuille vers un nouveau classeur
Une façon simple et efficace de partager une seule feuille dans Google Sheets est d’utiliser la méthode de copie-coller. Cette méthode consiste à copier les données de la feuille vers une nouvelle feuille. Cela permettra au destinataire de modifier les données une fois partagées.
Il est important de se rappeler que cette méthode implique la création d’une nouvelle feuille, donc toute modification apportée à une feuille ne se reflétera pas dans l’autre.
Pour cette démonstration, des feuilles de calcul exemples ont été créées. Accédez à ces feuilles et suivez en cliquant sur les liens ci-dessous:
1. Sélectionnez toutes les cellules de la feuille que vous souhaitez partager
Cliquez sur n’importe quelle cellule de la feuille à partager et appuyez sur Ctrl (Cmd sur Mac) + A pour sélectionner toutes les cellules. Vous pouvez également cliquer sur la case grise à côté des étiquettes de la ligne 1 et de la colonne A.
Dans l’exemple ci-dessous, nous pouvons voir que toutes les cellules de la feuille 2 ont été surlignées.
2. Appuyez sur Ctrl (Cmd sur Mac) + C pour copier les données sélectionnées
Avec les données surlignées, appuyez sur Ctrl + C (Cmd + C sur Mac) pour copier l’ensemble des données de la feuille.
Alternativement, vous pouvez cliquer sur le menu Fichier, puis sur Modifier, et sélectionner Copier dans le menu affiché.
3. Créez une nouvelle feuille de calcul
Dans le menu Fichier, sélectionnez Nouveau > Feuille de calcul. Une nouvelle feuille de calcul sera créée.
4. Appuyez sur Ctrl (Cmd sur Mac) + V pour coller les données dans la nouvelle feuille de calcul
Cliquez sur la cellule A1 dans la nouvelle feuille de calcul et utilisez le raccourci clavier pour coller les données. Appuyez sur les touches Ctrl + V (Cmd + v pour Mac) pour coller les données dans la nouvelle feuille de calcul.
Comme on peut le voir dans l’exemple ci-dessous, nos données de la feuille 2 ont maintenant été copiées dans la feuille 1 de la nouvelle feuille de calcul, y compris la mise en forme d’origine.
5. Cliquez sur le bouton « Partager » vert pour afficher les options de partage
Situé à droite de l’écran se trouve le bouton vert « Partager ». Cliquez dessus pour afficher le menu des options de partage.
6. Modifiez les options de partage et les autorisations d’accès
Dans la section « Accès général », développez le menu déroulant qui affiche actuellement « Restreint » et sélectionnez « Quiconque disposant du lien ».
À droite de la section « Accès général », un nouveau menu déroulant s’affiche, vous permettant de modifier les autorisations d’accès. Voici les options disponibles :
- Visualiseur : en sélectionnant cette option, le destinataire pourra uniquement consulter les données, sans pouvoir laisser de commentaires ou apporter des modifications aux données.
- Commentateur : cette option permet au destinataire du lien de consulter et de commenter les données. Il ne pourra pas apporter de modifications.
- Éditeur : toute personne disposant du lien aura un accès complet en lecture, en commentaire ou en modification des données.
Dans notre exemple, nous choisirons l’option « Éditeur ».
7. Sélectionnez « Copier le lien », puis « Terminé ». Envoyez le lien au destinataire prévu.
En bas des options de partage, sélectionnez le bouton « Copier le lien », puis le bouton bleu « Terminé ». Le lien est copié et le menu des options de partage se ferme.
Une notification s’affiche en haut de l’écran indiquant que les autorisations d’accès ont été enregistrées.
Envoyez le lien à votre destinataire prévu et il aura désormais accès à la feuille.
Partager seulement une feuille dans Google Sheets (Méthode IMPORTRANGE)
En utilisant la fonction IMPORTRANGE dans une nouvelle feuille de calcul, nous pouvons partager une feuille qui affichera les modifications apportées à la feuille d’origine. Cette méthode a une limitation, car elle ne peut pas prendre en charge la modification du nouveau classeur, car la fonction IMPORTRANGE sera rompue. Par conséquent, si vous utilisez cette méthode, vous devez définir les autorisations afin que le destinataire puisse consulter ou commenter les données, mais ne peut pas les modifier.
Pour cette démonstration, des feuilles de calcul exemples ont été créées. Accédez à ces feuilles et suivez en cliquant sur les liens ci-dessous:
1. Sélectionnez la feuille de calcul à partir de laquelle vous souhaitez partager et copiez l’adresse URL.
Cliquez sur l’onglet en bas de l’écran pour sélectionner la feuille que vous souhaitez partager.
Depuis la barre d’adresse du navigateur en haut de l’écran, cliquez trois fois ou faites glisser pour mettre en surbrillance l’URL, puis appuyez sur Ctrl (Cmd sur Mac) + C pour la copier.
Dans l’exemple ci-dessous, nous cliquons sur Sheet2 à partir de Workbook1. La feuille est surlignée. À partir de la fenêtre supérieure, nous copions l’URL qui commence par : docs.google.com/spreadsheets….
2. Créez un nouveau classeur et cliquez sur la cellule A1 pour la sélectionner.
Créez un nouveau classeur et sélectionnez la cellule A1 dans le nouveau classeur.
3. Saisissez la formule : =IMPORTRANGE(« URL », « NomDeLaFeuille!A:Z »)
Avec la cellule A1 sélectionnée, saisissez la formule suivante :
=IMPORTRANGE("URL", "NomDeLaFeuille!A:Z")
- IMPORTRANGE : La fonction IMPORTRANGE informe Google Sheets que nous souhaitons importer une plage de données qui se trouve dans une autre feuille de calcul.
- URL : L’URL est couramment appelée l’adresse du site Web. Il s’agit de l’URL de la feuille de calcul que nous avons copiée précédemment.
- NomDeLaFeuille! : Il s’agit du nom de la feuille à partir de laquelle vous souhaitez importer les données, il doit correspondre exactement au nom de la feuille. Dans notre exemple, ce sera : Sheet2!
- A:Z : Cela spécifie la plage à importer. A:Z importera l’ensemble de la plage de la feuille.
Dans notre exemple, nous voulons importer toutes les données de Sheet2, nous devons donc spécifier l’URL copiée à partir du classeur d’origine ainsi que Sheet2, et comme nous importons l’ensemble de la plage, nous devons entrer A:Z.
Dans notre démonstration ci-dessous, nous avons saisi la formule :
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rV-EJJFJS69u2W6Ds5rkQadx5QCrnd4TG8qjEdlsXH8/edit?usp=sharing","Sheet2!A:Z")
4. Appuyez sur Entrée, puis cliquez à nouveau sur la cellule pour autoriser les autorisations d’accès initiales
Une fois la formule saisie, appuyez sur la touche Entrée et la cellule affichera « #REF! ».
Cela est dû au fait que la première fois que vous connectez les feuilles, vous devrez autoriser les autorisations d’accès. Pour ce faire, cliquez à nouveau sur la cellule contenant la formule pour afficher une boîte de dialogue contextuelle.
Au bas de la boîte de dialogue contextuelle, cliquez sur « Autoriser l’accès ».
5. Lorsque les données apparaissent, cliquez sur le bouton « Partager » vert pour accéder aux options de partage
Les données du classeur principal apparaîtront maintenant dans votre nouveau classeur.
Comme nous pouvons le voir ci-dessous, les données de la Sheet2 du classeur principal ont été importées. Seules les données sont importées, la mise en forme d’origine ne l’est pas.
Maintenant, cliquez sur le bouton « Partager » vert situé en haut à droite de la feuille pour afficher les options de partage.
6. Définissez les options de partage général
Dans la section « Accès général » du menu des options de partage, développez le menu déroulant portant actuellement la mention « Restreint » et sélectionnez « Quiconque disposant du lien ». À droite de cette section, un nouveau menu déroulant apparaîtra. Celui-ci permet de définir le rôle de toute personne disposant du lien, les options étant les suivantes :
- Visualiseur : cette option permet au destinataire du lien d’avoir uniquement des autorisations de consultation, il ne pourra pas faire de commentaires ou apporter de modifications aux données.
- Commentateur : cette option permet au destinataire du lien de consulter et de commenter les données, mais il ne pourra pas les modifier.
- Éditeur : cette option accorde à toute personne disposant du lien un accès complet en lecture, en commentaire ou en modification des données. Comme toute modification de données sur cette feuille de calcul entraînera la rupture de la fonction IMPORTRANGE, cette option n’est pas recommandée.
Dans notre exemple, nous définirons le rôle d’accès à « Visualiseur » car nous ne voulons pas autoriser le destinataire à apporter des modifications en raison de la fonction IMPORTRANGE.
7. Cliquez sur « Copier le lien », puis sur « Terminé », la feuille peut maintenant être partagée
Une fois les autorisations de partage modifiées, cliquez sur le bouton « Copier le lien » pour copier le lien vers la feuille, puis cliquez sur le bouton bleu « Terminé ».
Les autorisations sont alors mises à jour et une notification s’affiche en haut de l’écran pour confirmer cela.
Envoyez le lien à votre destinataire et il aura désormais accès à la feuille.
Partager seulement une feuille dans Google Sheets (Méthode de l’extension)
Vous pouvez également partager une seule feuille via l’extension Sheet Share dans Google Sheets. Dans la démonstration ci-dessous, nous vous montrerons comment installer et utiliser cette extension pratique.
Pour cette démonstration, des feuilles de calcul exemples ont été créées. Accédez à ces feuilles et suivez en cliquant sur les liens ci-dessous:
1. Sélectionnez Extensions > Add-ons > Obtenir des add-ons dans le menu Fichier
Dans le menu Fichier en haut de l’écran, sélectionnez Extensions. Dans le menu déroulant, cliquez sur Add-ons, puis sur Obtenir des add-ons dans le menu latéral.
2. Recherchez l’extension « Sheet Share »
Une fenêtre contextuelle affichera maintenant le marché Google Workspace. Dans la barre de recherche, tapez « Sheet share ».
Appuyez sur Entrée et recherchez l’extension « Sheet Share – Share Single Sheet » fournie par « Sheet Automation ».
3. Installez l’extension « Sheet Share »
Cliquez sur l’extension « Sheet Share » dans les résultats affichés, puis cliquez sur le bouton bleu « Installer » situé en haut à droite de l’écran.
À ce stade, vous devrez peut-être fournir l’autorisation. Sélectionnez « Continuer », choisissez votre compte Google, puis sélectionnez « Accepter ». Vous verrez ensuite un écran de réussite montrant que l’extension Sheet Share a été installée. À partir de l’écran de réussite, cliquez sur « Terminé ».
4. Ouvrez l’extension « Sheet Share » en cliquant sur Extensions > Sheet Auto Share > Ouvrir
Dans le menu Fichier en haut de l’écran, sélectionnez Extension. Dans le menu déroulant, cliquez sur Sheet Auto Share, puis sur Ouvrir.
L’extension s’ouvrira et un menu « Partage » apparaîtra sur le côté droit de l’écran.
5. Cliquez sur « Partager » pour créer une nouvelle instance de partage
Dans le menu « Partage », sélectionnez « Partager ». Un nouveau menu affichera plusieurs paramètres pour créer un nouveau partage de feuille. La première chose à faire est de nommer votre partage. Il vous suffit de remplacer le texte de substitution sous l’en-tête « Nom » par votre propre nom.
Dans notre exemple ci-dessous, nous avons nommé notre partage « LidoShare1 ».
6. Spécifiez les paramètres de partage de la feuille
Cliquez sur la case sous l’en-tête de la feuille pour afficher les options de partage de la feuille dans l’extension. Dans ce menu, sélectionnez la feuille que vous souhaitez partager dans le menu déroulant « Sélectionner la feuille à partager ».
Ensuite, choisissez le niveau de protection requis pour votre feuille. Dans le menu déroulant sous « Protection », sélectionnez soit « Pas de protection » soit « L’ensemble de la feuille ».
Dans notre exemple, nous choisirons « Pas de protection ».
7. Sélectionnez les paramètres de partage de l’utilisateur
Cliquez sur « Enregistrer » pour revenir au menu principal du partage de la feuille. Accédez maintenant aux paramètres de l’utilisateur en cliquant sur « Cliquez pour ajouter un utilisateur » sous l’en-tête « Utilisateur » du menu principal « Partage de feuille ».
Dans ce menu, cliquez sur la case sous l’en-tête « Spécifiez l’utilisateur avec lequel partager » et saisissez une adresse e-mail dans la zone de texte ci-dessous. Dans notre exemple, nous entrerons une adresse e-mail de test.
Vous pouvez choisir les autorisations de partage qui seront attribuées à la personne avec laquelle la feuille sera partagée en développant le menu déroulant sous « Permission » et en sélectionnant soit « Éditeur », soit « Visualiseur ».
- Éditeur : permet au destinataire d’avoir des autorisations d’accès en écriture, il peut consulter et modifier les données de la feuille de calcul.
- Visualiseur : permet au destinataire d’avoir des autorisations en lecture seule. Il ne pourra pas modifier les données, mais pourra les consulter.
Pour cet exemple, nous sélectionnerons « Éditeur », ce qui donnera au destinataire des autorisations d’accès en écriture.
8. Enregistrez l’instance de partage et informez l’utilisateur
Avec les paramètres de l’utilisateur appliqués, cliquez sur le bouton vert « Enregistrer » pour revenir au menu principal de « Sheet Share ». Dans ce menu, cliquez à nouveau sur « Enregistrer » pour enregistrer et appliquer l’instance de partage globale.
Une fois le partage enregistré, cliquez sur les trois points à côté du nom de votre partage dans le menu « Sheet Share » pour l’étendre. Dans le menu des trois points, vous pouvez envoyer une notification, ouvrir la feuille partagée ou supprimer l’instance. Sélectionnez « Envoyer une notification ». Cela enverra un e-mail à tous les utilisateurs inclus dans l’instance de partage pour les informer. Votre feuille unique est désormais partagée.
Comme nous pouvons le voir ci-dessous, notre partage nommé LidoShare1 a été enregistré et les utilisateurs en ont été informés.
Nous espérons que cet article vous a aidé et vous a permis de mieux comprendre comment partager seulement une feuille dans Google Sheets. Vous pourriez également être intéressé par nos articles sur la façon de partager seulement un onglet dans Google Sheets et sur la façon de rechercher et de remplacer dans Google Sheets.
Pour optimiser votre flux de travail, nous vous recommandons de lire notre guide sur la fusion de courrier à partir de Google Sheets et d’essayer notre application pour les rappels de logiciels.
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