Comment éviter les erreurs de saisie de données dans les feuilles de calcul Google

Afin de manipuler efficacement les données, il est crucial de veiller à l’exactitude et à la cohérence des données. Dans Google Sheets, il existe plusieurs méthodes pour éviter les erreurs de saisie de données.

Utiliser la validation des données

La validation des données est l’une des approches pour prévenir les erreurs de saisie de données dans Google Sheets. Elle permet de définir des règles et des critères pour restreindre la saisie de données incorrectes.

Restreindre aux valeurs spécifiques

Souvent, les entrées de données impliquent des noms d’employés, des noms de produits, des identifiants de produits, etc. Pour assurer l’exactitude et l’unicité, il est recommandé d’utiliser une liste déroulante avec les options disponibles. Par exemple, si vous saisissez les noms des produits dans la colonne A :

1. Saisissez tous les noms de produits dans une autre colonne, comme la colonne C.
2. Sélectionnez les cellules nécessitant une liste déroulante, par exemple A2:A10.
3. Cliquez sur Insérer > Liste déroulante.
4. Sous Critères, sélectionnez Liste déroulante (à partir d’une plage).
5. Saisissez C1:C dans le champ ci-dessous.
6. Cliquez sur Terminé.

Restreindre au type de données spécifique

La validation des données peut également être utilisée pour définir un type de données spécifique, ce qui permet d’éviter les problèmes liés à des types de données mixtes dans une colonne, ce qui peut affecter les fonctions comme QUERY. Par exemple, pour vous assurer que les ID de produits peuvent varier entre des chiffres et des caractères alphanumériques :

1. Sélectionnez la plage, par exemple, B2:B15.
2. Cliquez sur Données > Validation des données.
3. Cliquez sur Ajouter une règle.
4. Sous Critères, sélectionnez La formule personnalisée est.
5. Insérez la formule : =ISTEXT(B2).
6. Cliquez sur Options avancées.
7. Sélectionnez Afficher le texte d’aide pour la cellule sélectionnée.
8. Saisissez le texte « Saisissez uniquement du texte. Si vous saisissez un nombre, commencez par ‘ pour le formater en tant que texte. ».
9. Sélectionnez Refuser la saisie et cliquez sur Terminé.

Maintenant, les utilisateurs ne pourront saisir que du texte dans B2:B15. Si ils essaient de saisir un autre type de données, par exemple un nombre, Sheets affichera le texte d’aide fourni.

Pour éviter les saisies de dates incorrectes, remplacez ISTEXT par ISDATE, et pour les nombres, remplacez ISTEXT par ISNUMBER.

Utilisation de la mise en forme conditionnelle

Les règles de mise en forme sont des éléments attirants, surtout lorsque des couleurs vives sont choisies. Voyons comment elles peuvent aider à empêcher les saisies de données incorrectes dans Google Sheets.

Par exemple, supposons qu’un événement soit organisé dans votre école pour les élèves nés le 31 décembre 2014 ou avant. Vous saisissez les noms des élèves participant dans A2:A et leurs dates de naissance (DN) dans B2:B.

La règle de mise en forme suivante mettra en évidence les lignes contenant une DN supérieure au 31 décembre 2014:

= $B2 > DATE(2014, 12, 31) // date dans la syntaxe DATE(année, mois, jour)

Pour appliquer cette règle, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez les cellules A2:B.
2. Cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle.
3. Sous Règles de formatage, sélectionnez La formule personnalisée est.
4. Saisissez la formule fournie.
5. Sous Style de mise en forme, choisissez une couleur de remplissage rouge et une couleur de texte blanche.
6. Cliquez sur Terminé.

Le rôle des formules dans la prévention des erreurs de saisie de données

Si vous vous demandez comment les formules contribuent à éviter les erreurs de saisie de données et à maintenir l’intégrité des données, Google Sheets offre plusieurs fonctions pour vérifier les valeurs des cellules. Voici quelques-unes des fonctions clés :

• ISNUMBER : Vérifie si une valeur est un nombre.
• ISNONTEXT : Vérifie si une valeur n’est pas textuelle.
• ISBLANK : Identifie les cellules vides.
• ISTEXT : Détermine si une valeur est du texte.
• DATEVALUE : Vérifie si une valeur est une date.
• ISURL : Valide si une valeur est une URL.
• ISEMAIL : Vérifie si une valeur est une adresse e-mail.

Par exemple, pour valider les dates dans la colonne A, vous pouvez utiliser la formule suivante dans la cellule B1 :

=ArrayFormula(DATEVALUE(A1:A))

Si une erreur est renvoyée, cela indique que la valeur de la cellule dans la ligne correspondante n’est pas une date valide.

Renforcer l’intégrité des données dans Google Sheets grâce à Google Forms

L’un des avantages de Google Forms est son intégration transparente avec Google Sheets. Au lieu de partager directement vos feuilles de calcul, vous pouvez distribuer un formulaire Google Forms pour collecter des données. Google Forms propose différents types de questions, dont la plupart prennent en charge la validation des données.

Utilisez des types de questions tels que la grille de cases à cocher, la date et l’heure, entre autres, pour garantir des saisies valides dans vos feuilles de calcul.

Si vous débutez avec Google Forms, vous pouvez consulter mon guide complet qui couvre tous les types de questions : How to Set Up Google Docs Forms: A Comprehensive Guide.

Conclusion

Tout au long de ce guide, nous avons exploré de nombreux exemples pour prévenir les erreurs de saisie de données dans Google Sheets, en couvrant certaines des techniques les plus importantes. En plus des méthodes discutées, vous pouvez également tirer parti d’autres fonctionnalités comme Données > Protéger les feuilles et les plages, Données > Nettoyer les données, etc., pour renforcer davantage l’intégrité des données dans Google Sheets.

Merci de votre lecture. Profitez-en !