Une fois que vous avez créé des requêtes et que vous avez obtenu les données souhaitées dans une feuille de calcul, vous souhaiterez peut-être voir les dernières données automatiquement sur votre feuille de calcul. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de planification de rafraîchissement de Two Minute Report pour y parvenir.
Pourquoi actualiser les données automatiquement ?
Avec la fonction de planification de TMR, vous pouvez facilement réduire le temps consacré à la création de rapports. Vous n’avez pas besoin de parcourir manuellement chaque feuille de calcul ou rapport et d’exécuter les requêtes. Avec la planification de rafraîchissement, vous pouvez définir l’heure qui vous convient. De plus, vous pouvez envoyer vos rapports en pièce jointe par e-mail.
Créer un planning
Accédez à la section « Planification de rafraîchissement » et cliquez sur « Ajouter ». Donnez un nom approprié à votre planning.
Une fois à l’intérieur, vous pouvez voir et modifier les paramètres de la planification de rafraîchissement.
- Le « Nom du planning » est le nom du planning. Il peut être tout ce que vous voulez.
- Les « Requêtes à rafraîchir » sont les requêtes de données sélectionnées à actualiser.
- Le « Répétitions » est l’intervalle de rafraîchissement. Selon votre plan, vous pouvez créer des planifications horaires, quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.
Horaire
Voici le champ que vous devez sélectionner pour une planification horaire :
- « Chaque » est à quelle fréquence le rafraîchissement se produira.
Dans l’exemple, le rafraîchissement se produit toutes les 1 heure. Vous pouvez choisir de le déclencher toutes les 2 heures.
Quotidien
Voici les champs que vous devez sélectionner pour une planification quotidienne :
- « Chaque » est à quelle fréquence le rafraîchissement se produira.
- « À heure » est l’heure exacte à laquelle le rafraîchissement se produira. Vous pouvez choisir de planifier le rafraîchissement des données à une heure précise ou à AM ou PM.
- « Votre fuseau horaire » est le fuseau horaire pour lequel le rafraîchissement se produira.
Dans l’exemple, le rafraîchissement du plan se produit tous les jours de 15h à 16h, heure de Los Angeles.
Hebdomadaire
Voici les champs que vous devez sélectionner pour une planification hebdomadaire :
- « Le jour » est le jour où le rafraîchissement se produit.
- « À heure » est l’heure exacte à laquelle le rafraîchissement se produira. Vous pouvez choisir de planifier le rafraîchissement des données à une heure précise ou à AM ou PM.
- « Votre fuseau horaire » est le fuseau horaire pour lequel le rafraîchissement se produira.
Dans l’exemple, le rafraîchissement du plan se produit tous les lundis de 15h à 16h, heure de Los Angeles.
Mensuel
Voici les champs que vous devez sélectionner pour une planification mensuelle :
- « Chaque » est à quelle fréquence le rafraîchissement se produira.
- « À heure » est l’heure exacte à laquelle le rafraîchissement se produira. Vous pouvez choisir de planifier le rafraîchissement des données à une heure précise ou à AM ou PM.
- « Votre fuseau horaire » est le fuseau horaire pour lequel le rafraîchissement se produira.
Dans l’exemple, le rafraîchissement du plan se produit tous les 4 mois de 15h à 16h, heure de Los Angeles.
Envoyer des notifications
Avec Two Minute Reports, vous pouvez également envoyer des notifications par e-mail avec vos rapports en pièce jointe. Vous pouvez envoyer votre rapport sous forme de fichier PDF ou fichier Excel. Vous pouvez également entrer d’autres paramètres tels que les adresses e-mail pour envoyer le rapport.
Aucune notification
Si vous souhaitez simplement actualiser les données en relançant les requêtes, sélectionnez l’option « Pas de notification » et cliquez sur « Enregistrer ».
Envoyer un e-mail
Si vous souhaitez envoyer un rapport en ligne en tant qu’e-mail ou envoyer des e-mails avec des pièces jointes, sélectionnez l’option « E-mail ».
Avec Two Minute Reports, il est très facile de créer un rapport professionnel et de l’envoyer directement par e-mail. Vous pouvez modifier les champs tels que :
- « Feuille de rapport » est la feuille où vous souhaitez envoyer un e-mail.
- « Aux adresses e-mail » est le destinataire de l’e-mail.
- « Aux adresses e-mail CC » est le destinataire de la copie de l’e-mail.
- « Objet de l’e-mail » est le titre de l’e-mail.
- « Corps de l’e-mail » est le contenu de l’e-mail.
Pour envoyer un rapport en ligne comme celui-ci, activez l’option « insérer le contenu de la feuille dans le corps de l’e-mail ». Vous pouvez également joindre le rapport au format PDF ou au format Excel en sélectionnant le bon format de rapport. Vous pouvez choisir toutes les options si vous le souhaitez. Cliquez sur « Enregistrer ».
Une fois enregistré, votre planning actualisera automatiquement vos données à l’heure définie. Si, pour une raison quelconque, le planning échoue, vous pouvez vérifier la raison de l’échec dans le menu « Afficher les journaux ».
Envoyer un e-mail en cas d’échec
En plus de la section « Afficher les journaux », TMR vous enverra automatiquement un e-mail si le rafraîchissement du planning échoue. Cochez « Envoyer des alertes par e-mail en cas d’échec de rafraîchissement des requêtes ». Ainsi, vous serez toujours informé de la création de votre rapport et tout est automatisé pour vous faire gagner du temps.
E-mail conditionnel
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité si vous souhaitez être informé si vos performances de campagne ou vos données atteignent un seuil donné. Si vous souhaitez être informé uniquement si vos conversions sont à 0 par exemple, vous pouvez cocher cette fonctionnalité en tant que paramètre supplémentaire. Vous trouverez « E-mail conditionnel » juste après « Action ».
Choisissez la « Feuille », la « Cellule » et la valeur qui déclenchent le rafraîchissement des données. Vous pouvez également cliquer sur le sélecteur de référence (icône de réticule à droite de la zone de cellule) pour que TMR choisisse la cellule pour vous. Le sélecteur de référence est similaire à la sélection de plages de dates dynamiques.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter notre équipe de support. Consultez également nos pages sur les autres intégrations, la gestion de votre abonnement, etc. Vous pouvez également consulter d’autres articles de notre base de connaissances sur l’utilisation de Two Minute Reports pour Google Sheets.
