Google Sheets est un outil fantastique de feuille de calcul qui offre un vaste ensemble de fonctions et de fonctionnalités de partage pratiques qui facilitent le travail collaboratif. La meilleure partie est que Google Sheets est gratuit pour les petites entreprises ou les particuliers.
Mais il y a quelques inconvénients liés à la nature collaborative de Google Sheets.
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même projet, des erreurs sont inévitables. Ces erreurs peuvent causer d’importantes perturbations dans des éléments sensibles tels que les feuilles de calcul. Pendant ces moments, il est souvent pratique d’avoir une sauvegarde sur laquelle on peut compter.
C’est là que la fonctionnalité d’historique des versions intervient. Lisez la suite pour découvrir ce qu’est l’historique des versions de Google Sheets et comment l’utiliser.
Qu’est-ce que l’historique des versions dans Google Sheets?
L’historique des versions de Google Sheets est l’historique des modifications apportées à une feuille de calcul. Il enregistre chaque modification apportée au travail de tous les utilisateurs. Pour des raisons de confidentialité, seul le propriétaire du fichier ou ses éditeurs peuvent voir les versions précédentes et leurs noms, tandis qu’une personne ayant des droits de visualisation ne peut voir que l’itération actuelle de la feuille.
Cette fonctionnalité élimine le besoin de conserver plusieurs fichiers localement ou dans le cloud, car toutes les modifications restent connectées au fichier dans Google Sheets.
Le guide suivant vous montrera comment consulter l’historique dans Google Sheets.
Comment consulter l’historique des versions de Google Sheets
Pour consulter l’historique dans Google Sheets, ouvrez la feuille de calcul dans votre navigateur. Assurez-vous d’apporter suffisamment de modifications à la feuille de calcul pour que Google Sheets puisse créer un journal d’historique des modifications. Vous ne verrez pas l’historique des versions dans une nouvelle feuille de calcul ou dans une feuille que vous avez à peine touchée.
Il existe essentiellement deux méthodes pour consulter l’historique de la feuille de calcul Google.
La première façon de faire cela est de cliquer sur Dernière modification le. Vous pouvez voir cette option en haut de l’écran dans une feuille de calcul qui a été modifiée au moins une fois.
La deuxième méthode implique les étapes suivantes :
Étape 1: Cliquez sur Fichier dans la barre supérieure. Un menu déroulant devrait apparaître. Cliquez sur Historique des versions.
Étape 2: Un sous-menu devrait apparaître pour nommer la version actuelle ou consulter l’historique des versions. Cliquez sur Voir l’historique des versions.
Étape 3: Sélectionnez la version que vous souhaitez consulter. Vous devriez voir l’historique des versions dans la barre latérale à droite de l’écran. En cliquant sur l’icône triangle, vous pouvez voir chaque modification apportée au fichier pour trouver la version exacte que vous recherchez.
Vous pouvez également voir le nom de la personne qui a apporté les modifications sous le nom de la version. Si vous n’avez pas nommé vos modifications, le nom sera l’heure et la date de la dernière modification dans ce fichier.
Étape 4: (Comment Google Sheets peut restaurer une version précédente) Pour restaurer une version particulière, il suffit de cliquer sur les trois points à droite et de cliquer sur Restaurer cette version dans le menu déroulant.
Ajouter des noms à l’historique des versions de Google Sheets
Le menu de l’historique des versions de Google Sheets peut devenir très fastidieux, surtout si vous avez des dizaines de versions du même fichier. Le système de nommage automatique n’aide pas beaucoup non plus, car les dates et les heures peuvent devenir de plus en plus confuses avec le temps.
Une méthode pour faciliter cela est de donner des noms spécifiques aux versions. Vous n’avez pas besoin de nommer chaque changement mineur, mais donner un nom à une version critique de la feuille de calcul peut vous être utile par la suite.
Si vous souhaitez nommer la version actuelle, vous pouvez cliquer sur Fichier> Historique des versions> Nommer la version actuelle.
Pour renommer une ancienne version, suivez les étapes mentionnées dans le titre précédent ou ouvrez l’historique des versions en utilisant le raccourci Ctrl+Shift+Alt+H.
Ensuite, cliquez sur les trois points pour ouvrir les options et cliquez sur Nommer cette version. Tapez le nom souhaité, puis appuyez simplement sur le bouton Entrée de votre clavier pour enregistrer les modifications.
Supprimer l’historique des versions dans Google Sheets
Malheureusement, il n’y a pas d’option dans Google Sheets qui vous permette de supprimer une version spécifique de l’historique des versions de Google Sheets. Cependant, il existe une méthode pour effacer toutes les modifications précédentes et recommencer l’historique des versions à zéro.
Vous devrez créer une nouvelle copie de la feuille de calcul pour cela. Cela transfère les données de la feuille de calcul précédente avec un historique des versions frais.
Vous pouvez également supprimer complètement toutes les versions via votre Google Drive en accédant à Gérer les versions depuis le menu des trois points.
Pour créer une nouvelle copie, cliquez sur Fichier et Faire une copie.
Questions fréquemment posées
Google Sheets a-t-il un historique des versions?
Lorsque vous collaborez sur Google Sheets, il peut souvent être source de confusion lorsque plusieurs personnes apportent des modifications. Parfois, une mauvaise modification est effectuée, vous devrez donc revenir en arrière pour annuler les modifications ou revenir à une version précédente du document. Ainsi, Google Sheets dispose d’une fonctionnalité d’historique des versions.
Cette fonctionnalité sauvegarde toutes les modifications apportées au fichier de feuille de calcul, auxquelles vous pouvez revenir si nécessaire. Il vous suffit de cliquer sur Dernière modification il y a X temps pour ouvrir l’historique des versions ou d’appuyer sur Ctrl+Shift+Alt+H.
Qui peut consulter l’historique des versions dans Google Sheets?
La personne qui détient le fichier sur son compte peut voir l’historique des versions. Si vous utilisez les fonctionnalités de partage, seules les personnes ayant les droits de propriétaire ou d’éditeur peuvent voir l’historique des versions.
Comment voir l’historique dans Google Sheets?
Vous pouvez consulter l’historique des versions en utilisant le raccourci Ctrl+Shift+Alt+H ou en accédant à Fichier> Historique des versions> Voir l’historique des versions.
Combien de temps Google Sheets conserve-t-il l’historique des versions?
Il n’y a pas de limite à l’historique des versions. Cependant, Google Sheets peut optimiser l’espace de stockage en fusionnant certaines anciennes versions ou en supprimant certaines des modifications les plus anciennes si la mémoire du disque est presque pleine. Mais vous pouvez récupérer les fichiers supprimés.
Pourquoi je ne peux pas voir l’historique des versions dans Google Sheets?
Si vous ne parvenez pas à voir l’historique des versions de la feuille de calcul partagée, cela est probablement dû au fait que vous n’avez pas les autorisations appropriées. Demandez au propriétaire original de modifier vos droits en « peut modifier » au lieu de « peut afficher », car ce dernier ne peut voir que la feuille de calcul tandis que l’éditeur peut l’organiser et y ajouter des modifications.
Comment supprimer mon historique des versions?
Pour supprimer l’historique des versions, accédez à drive.google.com et cliquez sur la feuille de calcul sur laquelle vous souhaitez apporter des modifications. En haut à droite, cliquez sur les trois points et cliquez sur Gérer les versions. Ensuite, cliquez simplement sur la version que vous souhaitez supprimer, cliquez sur les trois points, puis cliquez sur Supprimer.
En alternance, vous pouvez cliquer sur Fichier> Faire une copie pour créer une nouvelle feuille de calcul contenant les mêmes données avec un historique des versions frais.
En résumé
Nous espérons que ce guide sur l’historique des versions de Google Sheets vous a aidé à comprendre tout ce que vous devez savoir. Pour récapituler les étapes que vous devez suivre, il vous suffit de naviguer vers Fichier> Historique des versions> Voir l’historique des versions et de sélectionner la version que vous souhaitez charger. Simple, n’est-ce pas?
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