Avant de pouvoir partager un fichier Google Sheets en mode modèle, il est important de comprendre ce que c’est et à quoi cela sert.
Un modèle Google Sheets est une feuille préconçue avec des données fictives, des formules essentielles, une mise en page et une mise en forme, ainsi que des notes d’utilisation. Les utilisateurs intéressés peuvent en faire une copie et la modifier selon leur objectif ou l’utiliser telle quelle.
Il existe des modèles intégrés dans Google Sheets auxquels vous pouvez accéder depuis Crawlan.com. Si vous ne pouvez pas voir de modèles, cliquez sur le menu principal (bouton hamburger) > Paramètres et vérifiez l’affichage des modèles récents sur les écrans d’accueil.
Si vous souhaitez votre propre modèle personnalisé, vous pouvez en créer un et le soumettre à la galerie de modèles. Cependant, si vous êtes connecté à un compte personnel pour utiliser Google Sheets, vous ne pourrez pas soumettre de modèle à la galerie de modèles pour une réutilisation. Vous pouvez utiliser le mode modèle comme solution de contournement.
Lorsque vous souhaitez partager une copie de votre fichier Google Sheets sans conserver aucun contrôle sur la copie, vous pouvez partager votre fichier Google Sheets en mode modèle.
Une autre méthode populaire est le mode copie. Je l’utilise généralement pour partager des exemples de fiches dans mes tutoriels. Par exemple, mon fichier Google Sheets de réservation de chambres d’hôtel est partagé en mode copie.
En mode modèle, vous pouvez visualiser la feuille avant de la copier, et le nom du fichier restera le même. Cependant, en mode copie, vous ne pourrez pas prévisualiser la feuille avant de la copier. Le nom du fichier copié commencera par « Copie de ».
Je vais diviser les étapes pour partager un fichier Google Sheets en mode modèle en deux catégories : « Facultatif » et « Essentiel ».
Paramètres de partage facultatifs pour les fichiers Google Sheets en mode modèle
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Ouvrez le fichier Google Sheets que vous souhaitez partager en mode modèle. Vous devez avoir les droits d’édition sur le fichier.
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Renommez le fichier en ajoutant le mot « modèle » à la fin. Par exemple, si le nom du fichier est « CV », vous devez le nommer « CV Modèle ». Ce n’est pas obligatoire, mais cela peut vous aider à éviter de partager accidentellement des fichiers confidentiels.
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Cliquez à nouveau sur le nom du fichier pour obtenir l’icône de dossier. Cliquez dessus pour ouvrir une petite fenêtre avec une icône pour créer un nouveau dossier.
Figure 1
- Cliquez sur « Créer un nouveau » et saisissez un nom de dossier qui inclut le mot « modèle », comme « Nouveaux Modèles ». Ensuite, déplacez le fichier dans ce dossier.
Figure 2
N’oubliez pas de conserver tous les futurs fichiers de modèle dans ce dossier afin de pouvoir bien vous organiser avec les modèles.
Paramètres de partage essentiels pour les fichiers Google Sheets en mode modèle
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Ouvrez le fichier Google Sheets que vous souhaitez partager en mode modèle s’il n’est pas déjà ouvert. Vous devez avoir les droits d’édition sur le fichier.
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Cliquez sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit de l’écran.
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Sous « Accès général », sélectionnez « Tout le monde avec le lien » et choisissez le rôle de « Visualiseur » dans la liste déroulante.
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Cliquez sur le bouton « Copier le lien » pour copier l’URL de la feuille de calcul dans votre presse-papiers. Votre presse-papiers est l’endroit où votre Mac ou Windows stocke l’élément que vous avez le plus récemment copié. Ensuite, cliquez sur le bouton « Terminé ».
Figure 3
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Collez l’URL de la feuille de calcul copiée dans une cellule vide de votre feuille. Vous pouvez utiliser Ctrl + V sur Windows et ⌘ + V sur Mac.
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Remplacez tout ce qui se trouve après le dernier slash dans l’URL, c’est-à-dire « edit?usp=sharing », par « template/preview ».
Exemple :
Voici l’URL de la feuille de calcul que nous avons copiée à l’étape 4 ci-dessus.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheet_id/edit?usp=sharing
Voici l’exemple d’URL corrigée :
https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheet_id/template/preview
- Copiez-collez cette URL modifiée dans un e-mail ou tout autre endroit où vous souhaitez la partager.
Que se passe-t-il lorsque quelqu’un clique sur un lien de modèle Google Sheets ?
Nous avons appris comment partager un fichier Google Sheets en mode modèle.
Lorsque le destinataire clique sur le lien ou copie et colle l’URL dans la barre d’adresse d’un navigateur et appuie sur Entrée, il pourra visualiser le fichier en mode modèle.
L’apparence du fichier sera différente de celle lorsque le destinataire ouvre un fichier que vous avez partagé en mode lecture seule. Voici les changements immédiats :
- Ils ne verront pas les menus dans Google Sheets.
- Les cellules des feuilles ne sont pas cliquables et le fichier ressemble à un document PDF.
- Il y aura un bouton « Utiliser le modèle » dans le coin supérieur droit.
Avant de conclure, une dernière chose : vous pouvez suivre une approche similaire pour partager des fichiers Google Docs en mode modèle.
