Comment utiliser IMPORTDATA dans Google Sheets

La méthode traditionnelle de saisie et d’extraction de données, qui consiste à copier-coller manuellement, est non seulement fastidieuse, mais également sujette aux erreurs. Heureusement, Google Sheets propose une fonctionnalité appelée IMPORTDATA qui permet d’extraire automatiquement des données à partir de fichiers CSV publiés en ligne. Dans cet article, nous vous expliquerons comment utiliser IMPORTDATA dans Google Sheets, en nous basant sur des tutoriels et des exemples concrets.

Qu’est-ce que IMPORTDATA dans Google Sheets ?

IMPORTDATA est une fonction de Google Sheets qui permet de récupérer des données à partir d’un fichier CSV ou TSV, en fonction d’une URL donnée. Vous pouvez extraire des données à partir de fichiers au format TSV ou CSV publiés sur le web, tels que sur un site web.

Syntaxe de la fonction IMPORTDATA

Dans Google Sheets, la syntaxe de la fonction IMPORTDATA est la suivante :

=IMPORTDATA(url)

L’URL doit pointer vers un fichier CSV ou TSV pour que la fonction fonctionne. L’URL doit être placée entre guillemets. Cependant, vous n’avez pas besoin d’utiliser des guillemets si vous faites référence à une cellule qui contient l’URL.

Exemples concrets d’utilisation de IMPORTDATA dans Google Sheets

1. Utiliser IMPORTDATA pour extraire un fichier CSV à partir d’un site web

L’extraction de données à partir d’un fichier CSV est l’un des cas d’utilisation les plus courants pour IMPORTDATA. Voici comment procéder :

• Copiez d’abord l’URL à partir de laquelle vous souhaitez extraire les données CSV. Par exemple, nous utiliserons cette URL, qui pointe vers un bilan annuel au format CSV : https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv.

• Ensuite, ouvrez la feuille de calcul Google dans laquelle vous souhaitez importer les données. Entrez la formule IMPORTDATA et collez l’URL à l’intérieur. Voici à quoi cela ressemble :

  =IMPORTDATA("https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv")

• Appuyez sur Entrée et les données seront automatiquement importées dans votre feuille de calcul.

IMPORTDATA récupère toutes les données disponibles à partir de votre source, dans ce cas plus de 45 000 entrées dans notre exemple de données CSV.

2. Utiliser les fonctions IMPORTDATA et QUERY pour limiter les lignes

IMPORTDATA peut également importer des entrées spécifiques, plutôt qu’un ensemble de données complet. Voici comment faire :

• Pour cela, vous devez utiliser la fonction QUERY de Google Sheets avec IMPORTDATA pour extraire des données spécifiques à partir d’un fichier CSV ou TSV publié en ligne.

• Entrez une fonction QUERY avant IMPORTDATA dans votre formule Google Sheets. La fonction QUERY se compose des paramètres de données, de requête et d’en-tête facultatifs.

• IMPORTDATA est maintenant le premier paramètre de votre fonction QUERY, ce qui vous permet d’utiliser les arguments restants pour modifier les données importées.

• Votre formule complète, combinant QUERY et IMPORTDATA, devrait ressembler à ceci :

  =QUERY(IMPORTDATA("https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv"), "Select * ")

• La formule ci-dessus inclut Select *, qui récupère toutes les données du fichier CSV. Pour retourner un nombre spécifique de lignes à partir du fichier CSV, vous devez inclure la commande LIMIT dans la fonction QUERY.

• Saisissez la formule suivante dans une cellule vide :

  =QUERY(IMPORTDATA("https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv"), "Select * limit 20")

• En ajoutant limit 20, vous limitez l’importation des données aux 20 premières lignes.

3. Utiliser les fonctions IMPORTDATA et QUERY pour limiter les colonnes

En plus de limiter le nombre de lignes, vous pouvez également spécifier le nombre de colonnes à extraire. Vous pouvez toujours utiliser les fonctions IMPORTDATA et QUERY combinées, mais cette fois, ajoutez la commande SELECT pour limiter les colonnes.

Votre formule devrait ressembler à ceci :

=QUERY(IMPORTDATA("https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv"), "Select Col2, Col6 limit 20")

En ajoutant Select Col2, Col6 limit 20, vous indiquez à la fonction de ne retourner que les données des colonnes deux et six jusqu’à la 20e ligne.

4. Utiliser les fonctions IMPORTDATA et QUERY pour extraire des données en fonction de conditions

Vous pouvez utiliser les fonctions IMPORTADATA et QUERY pour extraire des données à partir d’un fichier CSV en ligne en fonction de conditions spécifiques. Par exemple, vous pouvez récupérer uniquement les données des lignes contenant des valeurs supérieures à 15 000 en utilisant les deux fonctions et les opérateurs de comparaison tels que >, < et = dans votre déclaration.

Pour cela, entrez la formule suivante :

=QUERY(IMPORTDATA("https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv"), "Select * where Col7>15000 limit 20")

La formule renvoie uniquement les lignes contenant des entrées dans la septième colonne (Colonne G) dont les valeurs sont supérieures à 15 000.

Il est également possible de combiner les fonctions VLOOKUP et IMPORTDATA pour importer des données à partir de fichiers CSV et TSV en ligne en fonction de certaines conditions. La fonction IMPORTDATA sert de tableau, et le numéro de colonne est le troisième argument de votre fonction VLOOKUP.

Alternative à l’utilisation de IMPORTDATA dans Google Sheets

Bien que l’utilisation de IMPORTDATA soit utile pour les fichiers CSV, elle ne permet pas d’importer des données à partir de systèmes d’entreprise ou d’autres sources de données. Une solution plus robuste consiste à utiliser des connecteurs de données de Coefficient. Coefficient est une solution sans code qui permet de connecter rapidement et facilement vos feuilles de calcul Google à vos systèmes et sources de données d’entreprise.

L’application fonctionne comme un complément Google Sheets que vous pouvez installer à partir de la place de marché Google Workspace. Elle vous permet d’importer des données en direct dans Google Sheets et de les mettre à jour instantanément ou automatiquement en définissant une fréquence de rafraîchissement automatique.

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Problèmes courants liés à l’utilisation de IMPORTDATA dans Google Sheets

Comme la plupart des formules de Google Sheets, IMPORTDATA présente des limitations et il est possible que vous rencontriez des erreurs potentielles lors de son utilisation. Voici quelques-uns des problèmes et limitations les plus courants liés à la fonction IMPORTDATA, ainsi que des conseils de dépannage pour les résoudre.

Limitation sur le nombre d’URL pour extraire des données

Google Sheets ne vous permet pas d’importer des données à partir de plusieurs URL simultanément. Vous devez avoir une formule distincte pour chaque URL. Vous pouvez utiliser la fonction IMPORTDATA jusqu’à 50 fois pour chaque feuille de calcul Google, mais cela pourrait avoir un impact important sur les performances.

Limites de mise à jour des données importées

Bien que vous puissiez supprimer et retaper votre formule IMPORTDATA pour forcer la mise à jour de vos données importées, Google Sheets ne propose pas de fonctionnalité native pour définir des fréquences de mise à jour personnalisées et automatiques. Les fonctions de Google Sheets qui importent des données externes, telles que IMPORTFEED, IMPORTXML, IMPORTDATA et IMPORTHTML, se mettent automatiquement à jour toutes les heures. Cependant, vous devrez utiliser Google Apps Script pour personnaliser cela.

Limites de taille de fichier

Google Sheets limite la taille du fichier CSV ou TSV que vous pouvez importer. Vous verrez un message d’erreur si le fichier dépasse la taille maximale autorisée.

Erreur #N/A lors de l’utilisation de IMPORTDATA dans Google Sheets

Une erreur #N/A indique généralement que votre formule ne parvient pas à trouver le fichier CSV ou TSV. Vérifiez votre formule pour détecter les arguments incorrects, les fautes de frappe et les symboles manquants ou en trop, tels que les parenthèses et les guillemets. Vous pouvez également télécharger le fichier TSV ou CSV à partir de l’URL source et l’importer directement dans Google Sheets.

Problèmes de taille de la feuille de calcul Google

IMPORTDATA n’augmentera pas le nombre de colonnes si le fichier CSV que vous importez dépasse le nombre de colonnes disponibles. Si cela se produit, Google Sheets affichera un message d’erreur. Vérifiez d’abord le nombre de colonnes dans votre fichier source pour vous assurer d’en avoir suffisamment dans votre feuille de calcul, et ajoutez-en davantage si nécessaire.

Autres considérations importantes lors de l’utilisation de IMPORTDATA dans Google Sheets

Voici quelques facteurs clés et limitations que vous devez connaître concernant IMPORTDATA dans Google Sheets :

• Assurez-vous que vos données source (URL) sont accessibles au public. La fonction IMPORTDATA ne peut extraire des données que des URL accessibles au public. Vos données source doivent être hébergées sur des sites web accessibles sans connexion.

• Les données source doivent comporter moins de 50 000 cellules. IMPORTDATA ne peut importer qu’un maximum de 50 000 cellules de données à la fois.

• Les données source doivent être au format TSV ou CSV. La fonction IMPORTDATA ne peut extraire des données que de fichiers CSV ou TSV. Si les données que vous souhaitez récupérer sont dans un autre format, tel que JSON ou Excel, vous devez les convertir en format CSV ou TSV avant de les importer à l’aide de IMPORTDATA.

• Nettoyez les données si possible. Les données que vous importez à partir de fichiers CSV ou TSV à l’aide de IMPORTDATA sont brutes et non filtrées. Si les données comportent des erreurs ou des incohérences, vous devrez les nettoyer avant de les rendre utilisables et précises.

• Comprenez les limites de fréquence. Si vous effectuez de nombreuses demandes vers la même URL, il se peut que le serveur fournissant les données limite votre taux de demande.

Conclusion

La fonction IMPORTDATA dans Google Sheets vous permet d’extraire facilement des données à partir d’URL accessibles au public dans vos feuilles de calcul. Utilisez IMPORTDATA de manière efficace en connaissant les différentes façons de l’utiliser, ainsi que les problèmes et limitations courants, y compris les conseils de dépannage pour résoudre et contourner ces problèmes. Vous pouvez également utiliser Coefficient pour importer automatiquement des données CSV et des données provenant d’autres systèmes d’entreprise en un seul clic. Commencez dès maintenant avec Coefficient pour importer vos données professionnelles dans Google Sheets de manière transparente.