Avez-vous déjà essayé d’attacher des fichiers dans des cellules de feuille de calcul ? La plupart des logiciels de feuille de calcul ne vous permettent pas de le faire. Si vous utilisez des applications comme Microsoft Excel ou Google Sheets, vous avez probablement déjà rencontré des problèmes tels que :
- Ne pas pouvoir attacher des documents autres que des images
- Ne pas pouvoir insérer plusieurs pièces jointes dans une seule cellule
- Ne pas pouvoir prévisualiser facilement les fichiers depuis la feuille de calcul
Si vous pouviez facilement insérer des fichiers dans des cellules d’Excel et de Google Sheets, vous bénéficieriez de nombreux avantages, tels que la possibilité de vous organiser et de collaborer sur des projets au sein d’un seul produit, plutôt que de passer constamment d’une application à une autre. C’est là que Spreadsheet.com entre en jeu.
En plus d’entrer des chiffres et du texte dans les cellules, avec occasionnellement une image, Spreadsheet.com prend en charge plus de 25 types de données de cellules riches, tels que les menus déroulants de sélection et de sélection multiple, les jeux d’icônes, les évaluations et les pièces jointes, qui peuvent être définis au niveau de la colonne, de la plage et de la cellule individuelle, tout comme les styles et les formats.
En définissant une cellule pour utiliser le type de données « Pièce jointe », vous pouvez télécharger presque n’importe quel type de fichier dans la cellule, comme des images, des fichiers Word, Excel, PowerPoint ou PDF. Chaque cellule peut contenir plusieurs pièces jointes.
Une fois qu’une pièce jointe est téléchargée dans une cellule, Spreadsheet.com en crée une image miniature qui ouvre un aperçu plein écran du document lorsqu’on clique dessus, vous évitant ainsi de quitter votre feuille de calcul pour examiner et rechercher des documents. Vous pouvez même effectuer une présentation PowerPoint complète directement à partir d’une cellule, avec toutes les animations.
Dans cet article, nous plongerons dans la façon d’attacher des fichiers dans les cellules de Spreadsheet.com afin que vous puissiez stocker des documents dans vos feuilles de calcul plutôt que de les lier et de passer d’une application à une autre.
Pourquoi attacher des fichiers aux cellules de votre feuille de calcul ?
En ce qui concerne la gestion des données, la plupart des feuilles de calcul font l’affaire. Mais pourquoi limiter ce que vous pouvez faire dans les feuilles de calcul ? Si vous pouvez attacher des fichiers aux cellules de votre feuille de calcul, vous pouvez améliorer la collaboration et la gestion de projets.
Par exemple, si vous voulez suivre les dépenses d’un projet, vous pouvez saisir chaque transaction dans sa propre ligne de feuille de calcul. Cela vous donne une vue d’ensemble, mais c’est assez basique. Imaginez cependant pouvoir également attacher des reçus, sous forme d’images ou de PDF scannés, dans ces mêmes lignes pour simplifier la vérification.
Si vous gérez un projet orienté contenu, vous pouvez attacher tous les documents liés directement dans la feuille de calcul que vous utilisez pour gérer le plan de contenu. De cette façon, les membres de l’équipe peuvent à la fois suivre l’avancement du projet et examiner les fichiers réels au même endroit, plutôt que de devoir les rechercher par e-mail ou via une application séparée.
Les programmes tels que Excel et Google Sheets peuvent être assez limités en ce qui concerne les pièces jointes. C’est pourquoi Spreadsheet.com est un excellent choix si vous souhaitez avoir des documents intégrés dans vos feuilles de calcul.
« Les feuilles de calcul sont utiles. Elles sont familières. Dans certains cas, elles sont même essentielles… mais en fin de compte, elles sont utilitaires », note Fast Company. « Au lieu d’avoir simplement une feuille de calcul statique avec des méthodes rudimentaires de saisie de données, Spreadsheet.com vous permettrait de faire des choses comme glisser-déposer des documents dans des champs et faire apparaître instantanément des miniatures cliquables ».
Comment gérer les pièces jointes dans Spreadsheet.com
Comment insérer des pièces jointes dans les cellules de Spreadsheet.com ? Faites un clic droit sur une colonne ou une cellule et modifiez le type de données en « Pièce jointe ». Vous pouvez maintenant ajouter plusieurs fichiers de l’une des deux manières suivantes :
1. Faites glisser et déposez des fichiers directement depuis votre ordinateur dans les cellules
2. Cliquez sur l’icône de pièce jointe dans une cellule pour accéder aux fichiers depuis votre ordinateur ou votre espace de stockage en ligne
De cette manière, vous pouvez insérer une grande variété de fichiers, tels que des graphiques et des documents, directement dans les cellules. Plutôt simple, n’est-ce pas ? Si vous essayez d’insérer des pièces jointes similaires dans d’autres types de feuilles de calcul, cela est souvent gênant, voire impossible.
Si vous souhaitez aller un peu plus loin avec Spreadsheet.com, vous pouvez référencer des pièces jointes que vous avez déjà ajoutées à une feuille de calcul dans d’autres cellules à l’aide d’une formule (consultez notre vidéo pour plus de détails). De plus, vous pouvez profiter de fonctionnalités telles que :
- Prévisualiser différents types de fichiers d’un simple clic
- Attacher plusieurs documents dans une seule cellule
- Redimensionner les miniatures
Attacher des fichiers dans Spreadsheet.com par rapport à Excel
Attacher des fichiers dans Spreadsheet.com est plus facile, plus fonctionnel et plus esthétique que dans Excel. Bien sûr, notre point de vue est un peu partial. Mais si vous essayez vous-même, nous sommes certains que vous serez d’accord.
Pour commencer, il n’y a pas de fonctionnalité de pièce jointe universelle dans Excel. Au lieu de cela, vous devez choisir parmi plusieurs options dans le menu déroulant « Insérer ». Si vous parvenez à faire fonctionner cela, vous obtiendrez généralement un objet intégré ou un autre type d’entité qui se trouve essentiellement au-dessus de la feuille de calcul et que vous devez ensuite redimensionner et déplacer manuellement.
En revanche, Spreadsheet.com vous permet d’intégrer automatiquement des fichiers directement dans les cellules de la feuille de calcul. À partir de là, vous pouvez prévisualiser les fichiers, modifier les noms de fichiers existants ou supprimer les pièces jointes si nécessaire.
« Ces jours-ci, les gens utilisent [les feuilles de calcul] comme un outil organisationnel… Par exemple, Spreadsheets.com permet aux utilisateurs de tout mettre dans une cellule. Déposez une photo ou un PDF dans une cellule et le produit créera immédiatement une miniature, que vous pouvez ensuite agrandir, comme si la feuille de calcul était un système de gestion de contenu de blog », explique Wired.
En plus des pièces jointes dans les cellules, Spreadsheet.com vous permet d’aller bien au-delà de la grille pour visualiser vos données et projets à l’aide de différents types de vues, comme les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt. Vous pouvez également rapidement créer une vue de formulaire à partir de n’importe quelle feuille de calcul pour l’envoyer aux utilisateurs ou l’intégrer dans votre site Web pour collecter des données.
Même au sein de ces autres vues, vous pouvez gérer les pièces jointes. Par exemple, dans une vue de diagramme de Gantt, il vous suffit de double-cliquer sur une barre de tâche pour développer la ligne et vous pourrez prévisualiser toutes les pièces jointes associées ou même en ajouter de nouvelles à partir de là.
Dans l’ensemble, Spreadsheet.com offre une interface intuitive pour insérer des fichiers dans les cellules de la feuille de calcul. Que vous souhaitiez attacher des documents Word, des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul Excel ou intégrer des images dans des cellules, vous pouvez désormais le faire dans une seule application.
Découvrez par vous-même comment Spreadsheet.com est meilleur qu’Excel ou Google Sheets si vous souhaitez insérer des pièces jointes dans des cellules, parmi de nombreuses autres utilisations. Commencez gratuitement et profitez de dizaines de modèles qui peuvent vous aider à améliorer la gestion de vos projets.
Pour plus d’informations sur les astuces de Google Sheets et bien d’autres, vous pouvez consulter Crawlan.com.
