Depuis son lancement en 1985, Excel de Microsoft est devenu le programme de tableur de référence pour les professionnels de la finance, et il reste sans aucun doute un outil puissant. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles il a conservé sa popularité pendant des décennies. Mais l’essor de l’informatique en nuage, notamment depuis le début de la pandémie de COVID-19, et la croissance exponentielle de la quantité de données collectées par les entreprises ont changé notre façon de travailler, peut-être de manière permanente.
C’est dans l’environnement professionnel collaboratif basé sur le cloud d’aujourd’hui que les avantages de Google Sheets se démarquent vraiment. Pourtant, de nombreux professionnels de la finance et des affaires continuent de travailler avec des feuilles de calcul Excel de la même manière que beaucoup d’entre nous ont appris à le faire à l’époque pré-cloud, même ceux qui sont passés à Microsoft 365 basé sur le cloud.
En 2016, l’entreprise de fabrication de machines industrielles où je supervise l’analyse des données financières a franchi une étape importante en passant ses 11 000 employés à G Suite de Google, maintenant Google Workspace. Elle s’est ainsi jointe au nombre croissant d’entreprises qui abandonnent Excel. Depuis lors, j’utilise Google Sheets presque quotidiennement et je suis devenu un expert autodidacte de sa fonctionnalité et de ses façons innovantes de travailler. J’ai utilisé Google Sheets pour construire des modèles de flux de trésorerie actualisés pour de grandes acquisitions, pour gérer des projets d’intégration complexes, pour la planification et l’analyse financières, et très souvent, comme remplacement d’un tableau blanc lorsque je veux esquisser quelque chose lors d’une réunion en ligne.
Dans cet article, je partagerai certains des avantages de Google Sheets, en mettant en évidence les fonctionnalités qui ont considérablement amélioré ma productivité. Je vous présenterai également Google Apps Script, un puissant outil pour automatiser les flux de travail et étendre les fonctionnalités de Google Sheets.
Je ne ferai cependant pas une comparaison directe des fonctionnalités entre Excel et Google Sheets, car les fonctionnalités évoluent si rapidement qu’une telle analyse serait obsolète en quelques semaines. Je me concentrerai plutôt sur les avantages de Google Sheets et sur les nouvelles façons de travailler rendues possibles par l’émergence d’outils de productivité en ligne. J’aborderai également certains des aspects négatifs du passage de Microsoft.
Les Avantages de Google Sheets
Les principaux avantages de Google Sheets par rapport à Excel sont les fonctionnalités de collaboration transparentes, la capacité à gérer des projets et des ensembles de données extrêmement importants grâce à son intégration avec BigQuery, et les possibilités d’automatisation offertes par Google Apps Script. Bien qu’Excel et d’autres offrent également ces fonctionnalités, Google les a rendues si intuitives et conviviales pour les utilisateurs finaux que même les professionnels de la finance les plus réfractaires au changement peuvent rapidement se mettre à niveau et commencer à en tirer des bénéfices tangibles.
Collaboration Facile
L’avantage le plus immédiat de l’utilisation de Sheets est la possibilité de collaborer de manière transparente. Dans l’ancienne façon de travailler, vous utilisiez un fichier maître que quelqu’un devait « posséder » et qui était (dans le meilleur des cas) conservé dans un dossier partagé du réseau ou envoyé par courrier électronique entre utilisateurs.
En revanche, Sheets intègre plusieurs modes de collaboration, allant de l’asynchrone – lorsque les collaborateurs travaillent de manière indépendante et principalement à des moments différents, dans le même fichier – à l’édition collaborative en temps réel. Avec l’édition asynchrone, vous pouvez utiliser la fonction de commentaires pour alerter les personnes sur des questions ou des préoccupations et leur assigner des tâches qu’elles peuvent marquer comme terminées lorsqu’elles les ont terminées.
Les puces intelligentes mettent rapidement des informations à portée de main de l’utilisateur sans qu’il ait à cliquer en dehors du document. Par exemple, les puces de personnes identifient la personne responsable de tâches spécifiques et fournissent un lien vers leurs coordonnées, tandis que les puces de fichiers et d’événements du calendrier fournissent du contexte et des documents supplémentaires. Associées à la fonction de vue chronologique, qui permet aux utilisateurs de visualiser des données associées au temps, les puces intelligentes font de Sheets un excellent centre non seulement pour l’analyse financière, mais aussi pour les activités et les informations, y compris tous les aspects des projets.
L’édition en direct d’une feuille de calcul avec d’autres collègues est un moyen puissant de travailler. La productivité de deux ou trois personnes hautement qualifiées avec Google Sheets qui construisent rapidement un modèle financier ou opérationnel ensemble en temps réel est un spectacle remarquable par rapport à l’ancienne façon de travailler. Les curseurs multiples de différentes couleurs qui se déplacent simultanément à l’écran pour construire un modèle ressemblent presque à une vidéo accélérée d’une peinture en train d’être créée.
Il y a aussi de la place pour différents types de participants. Tout le monde n’a pas besoin de pouvoir modifier une feuille de calcul, par exemple. Les options de consultation et de commentaire seulement conservent la sécurité et l’intégrité des données tout en accordant une visibilité à ceux qui en ont besoin.
Contrôle de Version Intégré
Si vous avez déjà vécu l’expérience douloureuse d’une panne de feuille de calcul irréparable qui entraîne des heures de travail perdues, vous avez peut-être pris l’habitude de sauvegarder fréquemment les fichiers. C’est bien, mais encombrant, pour une personne qui travaille seule. Mais lorsque plusieurs versions d’un fichier commencent à circuler entre les collègues et que quelqu’un oublie de mettre à jour le nom du fichier, le chaos peut s’ensuivre.
Google Workspace permet de n’avoir qu’un seul fichier tout au long de la vie du projet, grâce à son suivi de version intégré. Accessible via l’option « Voir l’historique des versions » dans le menu, cette fonction vous permet de voir toutes les modifications apportées à un document grâce à une chronologie pratique. Elle indique également le nom de la personne qui a effectué chaque modification. Chaque modification est enregistrée et vous pouvez « revenir en arrière » à n’importe quel point antérieur dans la vie du fichier, depuis sa création. De plus, pour chaque cellule individuelle, vous pouvez sélectionner « Afficher l’historique des modifications » et remonter chaque modification pour voir qui l’a effectuée, quand et quelle valeur a été modifiée.
Cette fonctionnalité est disponible pour chaque utilisateur de Google Workspace. Les utilisateurs de Microsoft auront besoin de SharePoint ou OneDrive pour accéder à l’historique des versions pour Excel.
Travailler à Grande Échelle
L’une des idées fausses que mes collègues et moi avions lorsque nous avons adopté Sheets était que cela conviendrait pour des petits calculs, un peu comme une calculatrice avancée, mais qu’il ne serait pas utile pour des modèles ou des ensembles de données plus importants. Mais il s’avère que Google Sheets est tout aussi puissant qu’une application de bureau. Comme je le démontre ci-dessous, Google Sheets peut gérer efficacement de grands modèles financiers et se connecter à Google BigQuery pour analyser d’énormes ensembles de données.
Par exemple, lorsque vous travaillez sur un projet de fusion et acquisition, l’un des nombreux documents dont vous aurez probablement besoin est un modèle financier pour collecter toutes les données financières historiques pertinentes et divers scénarios prospectifs en fonction des facteurs. Si vous travaillez souvent sur des projets de fusion et acquisition, vous êtes probablement habitué à partir d’un modèle qui contient tout ce dont vous avez besoin, comme des états financiers normalisés, des calculs de valorisation, etc. Le document actuel se développe ensuite au fil du projet pour intégrer les ajustements de diligence financière et fiscale dans les données financières historiques, en utilisant la diligence commerciale/marché pour soutenir les différents scénarios de projections financières.
Au fil de plusieurs mois, le fichier peut comporter des dizaines d’onglets avec un réseau complexe de liens entre eux. Sheets gère non seulement la grande quantité de données interconnectées, mais grâce à sa fonction d’historique des versions, vous ne vous demanderez plus jamais « Qui a changé le taux d’actualisation ?! » lorsque les résultats de votre modèle de valorisation sont inattendus.
Analyse de Très Grands Ensembles de Données
Comme je l’ai mentionné, Google Sheets se connecte à Google BigQuery, le data warehouse et moteur d’analyse de données de Google Cloud, ce qui vous permet d’analyser d’énormes ensembles de données directement dans Sheets. BigQuery peut héberger toutes les données de votre organisation et les rendre disponibles pour une utilisation d’analyse, que ce soit pour une analyse par des experts de domaine tels que des professionnels de la finance ou pour des cas d’utilisation avancée de l’apprentissage automatique dirigés par une équipe de science des données.
Pour démontrer la puissance de ce processus, j’ai utilisé l’exemple suivant lors d’une session de formation sur Sheets au travail :
- À partir de Sheets, je me suis connecté à l’un des ensembles de données publics de BigQuery : les trajets en taxi de Chicago. À l’époque, cela contenait 195 millions de lignes de données.
- J’ai ensuite créé un tableau croisé dynamique à partir de l’ensemble complet des données, avec l’heure de la journée et le jour de la semaine sur les deux axes, et le nombre de trajets comme valeurs.
- Enfin, j’ai appliqué une mise en forme conditionnelle, comme utiliser le rouge pour représenter les heures de pointe, pour faire ressortir les motifs de manière plus claire.
Tout le processus a pris moins de deux minutes.
À moins que vous ne travailliez dans le secteur du taxi, cette analyse de données particulière n’est peut-être pas très utile, mais elle montre à quelle vitesse vous pouvez analyser de grands ensembles de données en utilisant la combinaison de BigQuery et Sheets pour obtenir et communiquer efficacement des informations.
Pour donner un autre exemple de l’utilisation des tableaux croisés dynamiques de Sheets, un professionnel de la finance peut avoir besoin d’extraire des données de différents systèmes dans une seule analyse – par exemple, un système de consolidation contient des données de plus haut niveau qui doivent être rapprochées avec plusieurs sources de données détaillées. Si votre entreprise rend les données disponibles via BigQuery, vous pouvez, en quelques clics seulement, lier chaque source de données dans une seule feuille de calcul et mettre les vues pertinentes côte à côte. Vous pouvez ensuite effectuer rapidement des calculs de feuille de calcul courants juste à côté de – et en utilisant des données de – vos tableaux croisés dynamiques ou extraits alimentés par BigQuery.
Vous pouvez également créer des graphiques et des formules à l’aide de données provenant d’ensembles de données BigQuery. Si vous avez toutes vos données financières dans BigQuery, vous pouvez élaborer rapidement des analyses et des rapports.
Connexion à des Sources de Données Externes
La possibilité d’extraire des données dans une feuille de calcul afin de pouvoir travailler avec elles est un besoin fondamental pour les professionnels de la finance. Google Sheets offre un certain nombre de formules intégrées qui le permettent, comme la formule Googlefinance, qui vous permet de récupérer directement les données de Google Finance. Bien qu’il ne soit pas comparable à un service professionnel comme Bloomberg, c’est néanmoins un excellent outil pour obtenir des informations publiques sur les actions et les devises, comme les prix de clôture de l’action Alphabet en janvier 2018 :
Il existe également d’autres moyens plus généraux d’obtenir des données à partir du Web. La fonctionnalité pour extraire directement un tableau HTML ou une liste à partir d’un site Web peut par exemple être utile pour récupérer et travailler avec des informations financières, de marché ou d’autres informations accessibles au public.
Connexion à l’ensemble de Google Workspace
Google Apps Script est un outil puissant qui ouvre des possibilités quasi illimitées non seulement pour étendre et automatiser les flux de travail dans Sheets, mais aussi pour le connecter à d’autres parties de Google Workspace. Cet outil d’automatisation connecte de manière transparente Sheets, Drive et les opérations BigQuery dans un seul flux de travail. J’ai de nombreux exemples au travail où nous avons utilisé Apps Script pour créer un grand nombre de copies d’une feuille de calcul de rapport modèle, télécharger automatiquement différentes informations financières de BigQuery dans chacune d’entre elles, puis partager chaque version avec différentes personnes. Cela garantissait que différentes équipes ne pouvaient voir que leurs propres données sensibles, comme les coûts.
Est-ce que Google Sheets Présente des Inconvénients ?
J’ai fait l’éloge de Google Sheets. Cependant, tout le monde n’est pas convaincu de ses avantages pour le moment. Et je pense que c’est à cause de l’un des inconvénients de Sheets : nombreux de ses avantages dépendent de la collaboration avec les autres, et vous constaterez que l’adoption inégale au sein de votre organisation limitera la vitesse à laquelle vous pourrez tirer pleinement parti de certaines fonctionnalités.
En outre, Google Sheets, comme tout logiciel, peut avoir ses petites irritations, comme un ou deux raccourcis clavier qui ne correspondent pas à ce que vous attendez, ou une fonctionnalité qui est absente ou ne se comporte pas comme vous le souhaitez. Dans de nombreux cas, cependant, ces irritations sont principalement un problème pour les utilisateurs encore habitués à Excel plutôt qu’une faiblesse fonctionnelle de Google Sheets.
Un autre problème est que le succès d’Excel repose sur son écosystème de plugins, dont beaucoup ne sont pas (encore) disponibles pour Google Sheets. Cela signifie que si vous ne pouvez pas reproduire ce dont vous avez besoin avec Google Apps Script, l’utilisation de Sheets signifie que vous devrez basculer entre les deux applications.
La Collaboration Renforcée L’emporte
Les feuilles de calcul sont l’un des outils les plus importants, voire l’outil le plus important, pour de nombreux professionnels de la finance et des affaires. Ce sont nos toiles, nos blocs-notes et nos instruments. Au cours de notre carrière, nous passons des milliers d’heures à les utiliser. Nous avons besoin que notre expérience avec eux soit agréable et efficace.
J’ai constaté d’énormes avantages en termes de productivité grâce aux fonctionnalités de collaboration et aux autres innovations offertes par les applications de productivité en ligne comme Google Sheets, par rapport à leurs homologues de bureau traditionnels. Microsoft 365 basé sur le cloud est devenu plus robuste ces dernières années, mais sa fonctionnalité de collaboration n’a pas encore entièrement répondu aux exigences d’aujourd’hui.
Il y a également d’immenses avantages d’amélioration de la productivité à apprendre à utiliser ces outils au-delà du niveau élémentaire, comme je l’espère l’avoir démontré. Avec des tendances telles que l’augmentation de la collaboration à distance et la nécessité d’analyser des ensembles de données de plus en plus importants, il est crucial de trouver les fonctionnalités qui vous conviennent, et l’argument commercial en faveur de l’évaluation de Google Sheets ne cesse de se renforcer.
Cet article a récemment fait l’objet d’une mise à jour complète pour inclure les informations les plus récentes et les plus précises. Les commentaires ci-dessous peuvent précéder ces changements.
