Vous cherchez un modèle de suivi des congés sur Google Sheets qui peut suivre les congés de vos employés ou étudiants ? Vous êtes au bon endroit.
Dans cet article, je partage l’un de mes meilleurs modèles : le modèle de suivi des vacances des employés sur Google Sheets (vous pouvez également utiliser ce modèle comme une feuille de calcul de suivi des congés payés des employés).
Ce modèle est parfait pour suivre les congés payés, les jours fériés et les congés maladie. Vous n’aurez plus à vous soucier de vous assurer de prendre en compte les congés de tout le monde !
Cliquez ici pour accéder au modèle de suivi des congés sur Google Sheets. Vous devrez en faire une copie pour pouvoir l’utiliser.
Pour créer une copie, allez dans « Fichier > Faire une copie ». [
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J’ai d’abord créé ce suivi des vacances sur Excel. Depuis lors, j’ai reçu des centaines de demandes pour une version Google Sheets de ce suivi. J’ai donc créé cette version sur Google Sheets.
C’est un excellent modèle de suivi des congés et il est rempli de fonctionnalités. Laissez-moi aussi vous montrer comment l’utiliser efficacement.
Comment utiliser le modèle de suivi des congés sur Google Sheets
Les bases pour utiliser ce modèle sont les suivantes :
- Spécifiez la date et l’année pour lesquelles vous souhaitez suivre les congés dans les cellules A1 et A2.
- Modifiez le nom de l’employé dans la colonne « Nom » pour les noms de vos employés ou étudiants.
- Utilisez les codes pour marquer les dates avec le type de congé qu’ils prennent.
Voici un aperçu de ce à quoi ressemble le suivi des congés :
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Dans ce suivi des congés :
- Vous pouvez spécifier l’année et le mois. Dès que vous entrez le numéro du mois dans la cellule A3 (1 pour janvier, 2 pour février), le suivi se met à jour et n’affiche que les colonnes pour ce mois. Les autres colonnes sont masquées.
- Vous pouvez entrer n’importe quel code de congé que vous souhaitez et le congé sera comptabilisé. Certains codes prédéfinis seront mis en surbrillance en rouge. Vous pouvez également utiliser les codes de congé H1 et H2 pour demi-journée, afin de marquer un congé qui compte comme 0.5. Si vous souhaitez utiliser vos propres codes de congé personnalisés, remplacez ceux de cette liste par ceux que vous souhaitez. Notez que les deux derniers codes sont programmés pour être des congés de demi-journée uniquement.
- Le suivi vous donne un total mensuel ainsi qu’un total annuel de tous les congés. Il vous donne également le détail des congés pour toute l’année (par types de congés). Il peut donc être utilisé pour tous types de calculs de congés.
- Si vous avez un jour de congé autre que le samedi et le dimanche, vous pouvez spécifier les jours ouvrés et les jours non ouvrés en sélectionnant Oui/Non pour les jours correspondants. Si un jour est non ouvré, il est mis en surbrillance en gris dans le suivi.
- Vous pouvez spécifier les jours fériés dans l’onglet « Tracker des jours fériés » de la feuille de calcul. Ces jours fériés sont également mis en surbrillance en orange dans le suivi et les congés de ces jours ne sont pas comptabilisés.
IMPORTANT : Dans ce modèle, le suivi des congés est conçu pour enregistrer les congés de janvier à décembre. Mais si vous voulez changer la période d’enregistrement pour avril-mars ou toute autre période, vous pouvez le faire en changeant la valeur dans la cellule A1 (vous devrez afficher la ligne masquée). Par exemple, si vous voulez que la période de l’année soit d’avril 2021 à mars 2022, entrez 4 dans la cellule A1. Le 4 signifierait que le suivi des congés commencera maintenant à partir d’avril.
Notez que ce suivi est composé de nombreuses formules et utilise également un script Google Sheets en arrière-plan. Il peut donc prendre quelques secondes pour se mettre à jour lorsque vous modifiez une valeur.
Pour le moment, j’ai créé ce suivi pour 50 employés/étudiants. Vous pouvez facilement ajouter plus de lignes. Il vous suffit de copier-coller les lignes du suivi des congés et cela fonctionnera correctement.
Foire aux questions sur le modèle de suivi des congés
J’ai reçu de nombreuses questions sur ce modèle de suivi des congés. J’ai décidé de répondre à quelques-unes de ces questions ici. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, laissez un commentaire et j’essaierai de vous répondre dès que possible :
Q: Puis-je utiliser mes propres codes de congé personnalisés dans ce suivi ?
R: Oui ! Vous pouvez utiliser vos propres codes personnalisés en modifiant les codes existants dans les cellules NX8:NX17. Vous devez également spécifier le même code dans les cellules NL5:NU5. Par exemple, si vous changez le code de congé pour le travail à domicile en X, vous devez également le changer en NR5. Notez également que les deux derniers codes de congé ne compteront que comme des congés de demi-journée.
Q: Puis-je suivre plusieurs années de congés dans ce même suivi ?
R: Non ! Vous ne pouvez pas suivre plusieurs années dans le même suivi. Une seule feuille de calcul servira de suivi des congés annuel et ne pourra pas suivre plusieurs années. Vous pouvez cependant créer une copie de la feuille de calcul pour une autre année de suivi.
Q: Pourquoi ce modèle est-il si lent lorsque je fais des modifications ?
R: En principe, il devrait être rapide lorsque vous l’utilisez simplement pour ajouter des congés. Cependant, lors du changement de mois, cela peut prendre quelques secondes. C’est parce que ce suivi est rempli de formules et utilise un script en arrière-plan. Donnez-lui quelques instants pour se mettre à jour.
Q: Lorsque je change de mois, les congés existants sont également reflétés dans le mois modifié.
R: Cela se produit lorsque vous utilisez la cellule A1 pour changer le mois. N’utilisez pas A1, utilisez plutôt la cellule A3. Les cellules A1 doivent être utilisées dans un cas très précis lorsque vous voulez changer le mois de début de janvier à autre chose (comme le changer en avril pour suivre les congés d’avril à mars).
Q: Comment puis-je créer un suivi des congés sur Google Sheets ?
R: Vous pouvez toujours utiliser un modèle de calendrier standard et utiliser vos propres codes pour marquer les congés des employés. Sinon, vous devrez utiliser beaucoup de formules. Nous vous recommandons de simplement utiliser un modèle gratuit comme celui de ce guide à la place.
Ce qui est nécessaire pour créer ce suivi des congés sur Google Sheets
- Beaucoup de formules (comme SOMMEPRODUIT, RECHERCHEV, INDEX et EQUIV).
- Mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les congés et les jours fériés.
- Quelques lignes de code pour afficher et masquer les colonnes.
- Listes déroulantes pour sélectionner les jours ouvrés/non ouvrés.
Cliquez ici pour télécharger le modèle. Vous devrez en faire une copie pour pouvoir l’utiliser (allez dans « Fichier > Faire une copie »).
Que vous recherchiez une feuille de calcul de suivi des congés maladie, un modèle de suivi des congés payés ou un suivi des congés, nous espérons que vous trouverez ce modèle de suivi des congés sur Google Sheets utile. Vous pouvez également l’utiliser comme planificateur de congés ou suivi des vacances de vos employés sur Google Sheets.
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