La validation des données est une fonctionnalité indispensable sur Google Sheets. Elle permet de s’assurer de la validité des données entrées et d’afficher un message d’erreur ou de refuser l’entrée si les données ne sont pas conformes. Lorsque la liste des réponses possibles est longue, il est préférable d’utiliser une liste déroulante pour plus de lisibilité.
Créer un menu déroulant
Les listes déroulantes sur Google Sheets permettent aux utilisateurs de sélectionner rapidement un élément parmi une liste d’options pré-remplies ou faisant référence à une plage de données. Elles sont particulièrement utiles pour créer un questionnaire ou un formulaire à choix multiple. Il existe deux possibilités pour créer une liste déroulante sur Google Sheets, en fonction de la validation des données à partir d’une plage ou d’une liste.
Validation des données en fonction d’une plage
Créer une liste déroulante à choix multiple sur Google Sheets à partir d’une plage est utile lorsque le nombre de réponses possibles est important. Voici les étapes à suivre :
- Ouvrez une page Google Sheets.
- Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez créer une liste déroulante.
- Créez une liste de référence.
- Sélectionnez la plage de cellules où vous voulez imposer cette saisie.
- Effectuez un clic droit et sélectionnez « Validation des données ». Vous pouvez également cliquer sur « Données » dans le ruban et sélectionner « Validation des données ».
Dans la fenêtre des critères qui s’affiche, choisissez « Liste créée à partir d’une plage ». Sélectionnez la plage de cellules qui contient la liste des données valides que vous avez préparée. Cochez la case « Afficher la liste déroulante dans la cellule » et cliquez sur « Enregistrer ».
Validation des données en fonction d’une liste
À la différence de la validation en fonction d’une plage, cette méthode permet de lister directement les choix possibles dans le champ « Critère » de la « Validation des données ». Voici comment insérer une liste déroulante en fonction d’une liste :
- Ouvrez une page Google Sheets.
- Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez créer une liste déroulante.
- Effectuez un clic droit et sélectionnez « Validation des données ».
- Dans les critères, choisissez « Liste d’éléments ».
- Indiquez les réponses proposées en les séparant par une virgule.
- Cochez la case « Afficher la liste déroulante dans la cellule ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Modifier ou supprimer une liste déroulante
Google Sheets vous permet de créer facilement un menu déroulant pour assurer une saisie de données conforme. Contrairement à Excel, Google Sheets est un outil collaboratif qui facilite le travail en équipe. Vous pouvez donc modifier ou supprimer une liste déroulante créée par vous-même ou l’un de vos collaborateurs. Voici comment procéder :
- Pour modifier une liste déroulante, sélectionnez les cellules que vous souhaitez modifier, puis choisissez une option :
- Cliquez sur « Données », puis sélectionnez « Validation des données ».
- Cliquez sur la liste déroulante, puis sur « Modifier ».
Modifiez ensuite la liste déroulante selon vos besoins. Pour changer les options listées, modifiez les éléments sous « Critères ». Pour supprimer une liste, vous avez deux options : - Cliquez sur « Supprimer la règle ».
- Sélectionnez les cellules vides, cliquez sur « Modifier », puis sur « Supprimer » et enfin sur « Valeurs ».
Pour modifier le style d’affichage, cliquez sur « Options avancées ». Sous « Style d’affichage », sélectionnez une option : puce, flèche ou texte brut. Enfin, cliquez sur « OK ». Si vous modifiez le contenu de la plage sélectionnée, les changements seront automatiquement appliqués à la liste déroulante.
Faire des listes déroulantes dépendantes sur Google Sheets
Les listes déroulantes dépendantes sont très utiles dans de nombreuses situations, car elles permettent de créer des fichiers plus simples et agréables à utiliser. Pour créer une liste déroulante dépendante dans Google Sheets, vous pouvez utiliser la fonction FILTER.
Créer une liste déroulante dépendante avec la fonction FILTER
La fonction FILTER vous permet de créer une liste déroulante dans Google Sheets qui dépend d’une autre liste. Par exemple, vous pouvez créer une liste déroulante pour choisir une coupe de circuit dans le jeu vidéo Mario Kart, puis en fonction de ce choix, afficher les différents circuits disponibles. Voici comment procéder :
- Créez deux listes de référence : une pour les coupes de circuit en colonne A et une pour les circuits en colonne B.
- Réalisez une validation des données en utilisant votre première liste en colonne A. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule où vous souhaitez insérer la liste déroulante, puis choisissez « Validation des données ».
- Dans la fenêtre « Validation des données », choisissez « Liste créée à partir d’une plage ». Sélectionnez la plage qui contient les coupes de circuit.
- Cochez la case « Afficher la liste déroulante dans la cellule » et « Refuser la saisie », puis enregistrez.
- Dans une autre cellule, ajoutez la formule FILTER en commençant par le signe « = » et en ouvrant une parenthèse. Sélectionnez la plage des circuits à partir de la colonne B, puis ajoutez un point-virgule pour séparer les critères.
- Sélectionnez ensuite la plage qui servira de critère de filtrage, dans notre exemple, la colonne A.
- Comparez la colonne A à la donnée choisie dans votre première liste déroulante en ajoutant « =D2 ». Fermez la parenthèse. La formule complète est ainsi : =FILTER(B2:B;A2:A=D2).
- Créez une liste déroulante qui fait référence à votre liste en colonne B, par exemple en E2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la plage où vous souhaitez insérer la liste déroulante, puis choisissez « Validation des données » > « À partir d’une plage ». Sélectionnez votre plage, puis enregistrez.
Insérer une liste déroulante dépendante sur plusieurs lignes
Google Sheets permet de créer une liste déroulante dépendante sur plusieurs lignes en combinant les fonctions FILTER et TRANSPOSE. Voici comment procéder :
- Sélectionnez la plage dans laquelle vous souhaitez insérer le choix des coupes. Faites un clic droit, puis choisissez « Validation des données ».
- Sélectionnez ensuite la colonne A à partir de la cellule A2 pour éviter l’en-tête, puis cliquez sur « OK ». Cochez « Refuser la saisie », puis enregistrez. Vous pouvez maintenant choisir l’une des coupes avec la liste créée.
- Dans une autre cellule, ajoutez la formule FILTER en commençant par le signe « = » et en ouvrant une parenthèse. Sélectionnez la plage des circuits à partir de la colonne B.
- Ajoutez ensuite un point-virgule pour insérer la condition. Ici, la condition est lorsque la colonne A est égale à ce que vous avez sélectionné dans la liste déroulante de la coupe.
- Transposez la formule en ajoutant « TRANSPOSE » entre le signe « = » et « FILTER », puis ouvrez une parenthèse et fermez-la à la fin de la formule. La formule complète est donc : =TRANSPOSE(FILTER(B2:B;A2:A=D11)).
- Verrouillez les colonnes B et A en ajoutant des « $ » devant les lettres des colonnes pour éviter qu’elles ne se décalent lorsque vous étirez la formule vers le bas. Par exemple : =TRANSPOSE(FILTER($B$2:$B;$A$2:$A=D11)).
- Ajoutez un menu déroulant dans la colonne « Choix du circuit » qui est lié à la plage située à côté.
Si vous étirez votre menu déroulant vers le bas, les circuits correspondants à la coupe sélectionnée s’afficheront dans la plage de données. Lorsque vous ajouterez une nouvelle coupe dans votre tableau, les différents circuits s’ajouteront automatiquement à la liste déroulante.
Ces astuces vous permettent de créer des listes déroulantes performantes dans Google Sheets. Si vous souhaitez approfondir vos connaissances sur les outils collaboratifs Google, notre formation Outils Collaboratifs Google vous enseignera les fonctions FILTER et TRANSPOSE, ainsi que de nombreuses autres formules pour des validations de données personnalisées. Cette formation de 18 heures vous rendra parfaitement autonome sur tous les outils de Google Workspace.
Sources: Créer une liste déroulante dans une cellule – Support Google
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