Utilisez Google Sheets en conjonction avec votre compte Gmail pour générer et distribuer rapidement et facilement des messages personnalisés en vrac. La méthode expliquée dans ce tutoriel est idéale pour envoyer des vœux de saison personnalisés à des amis ou des employés, créer des étiquettes ou émettre des documents de transaction à des listes de clients. L’avantage évident de cette méthode est que votre ordinateur effectue le travail répétitif à votre place, vous faisant économiser du temps et de la frustration, et c’est entièrement gratuit pour une utilisation personnelle ou pour les petites entreprises.
Comment faire un Mail Merge dans Google Sheets
Mail Merge prend un message d’e-mail type, sélectionne des informations à partir d’une feuille de calcul de données (chaque ligne contenant des détails concernant un client/destinataire individuel) et combine ces informations pour créer des e-mails individuels. Le modèle de feuille de calcul que nous utiliserons dans ce tutoriel contient un script qui guide Google Sheets dans l’exécution de ce processus et envoie automatiquement les résultats via Gmail.
1. Ouvrez l’exemple de feuille de calcul de mail merge de Google – Cliquez sur ce lien
2. Cliquez sur fichier -> « Faire une copie » et donnez un nom à votre feuille de calcul
3. Choisissez les en-têtes de colonnes que vous souhaitez inclure dans votre e-mail
Chaque en-tête de colonne représente un champ que vous inclurez dans votre modèle d’e-mail. Par exemple, le modèle d’e-mail que nous allons envoyer dira « Bonjour {{Prénom}} {{Nom}}, » et remplira automatiquement toutes les valeurs de cette colonne.
Vous pouvez modifier et ajouter des en-têtes de colonne, mais vous devez toujours avoir les en-têtes « Destinataire » et « E-mail envoyé » car ils sont requis par le script.
Dans notre feuille de calcul, nous allons inclure les en-têtes de colonne suivants : « Prénom », « Nom », « Destinataire », « Niveau de statut », « Réduction % », « Date de début » et « E-mail envoyé ».
4. Créez un e-mail dans Gmail et enregistrez-le en tant que brouillon
Cette feuille de calcul enverra tous vos e-mails à partir de votre compte Gmail. Connectez-vous au compte Gmail à partir duquel vous prévoyez d’envoyer l’e-mail et créez un nouvel e-mail.
Nous utiliserons ce modèle :
Il est important de noter que l’objet de l’e-mail est utilisé par le script pour savoir quel brouillon utiliser.
5. Connectez votre feuille de calcul de mail merge à Gmail :
Cliquez sur le bouton « mail merge » en haut de votre feuille de calcul et choisissez « Envoyer les e-mails ».
Cliquez sur « Continuer » dans la notification d’autorisation.
Copiez et collez la ligne d’objet de votre e-mail en brouillon, puis cliquez sur « OK ».
Cliquez sur le compte Gmail que vous souhaitez utiliser :
Vous obtiendrez une erreur indiquant « Cette application n’est pas vérifiée », mais il s’agit d’une feuille de calcul fournie par Google et elle est confirmée comme étant sûre. Cliquez sur « Avancé » et sur « Accéder à Gmail/Sheets Mail Merge non sécurisé ».
Cliquez sur « Autoriser » lorsque vous recevez la notification vous demandant si vous souhaitez connecter Gmail à votre document Google Sheets.
6. Cliquez sur « Mail merge » et « Envoyer les e-mails ».
Tous les destinataires de votre feuille de calcul recevront désormais un e-mail personnalisé basé sur votre modèle.
Vous pouvez confirmer l’envoi des e-mails en vérifiant la présence d’une date dans la colonne « E-mail envoyé » à côté de chaque destinataire de votre feuille de calcul de mail merge.
Il est important de noter que Gmail a des limitations sur le nombre d’e-mails que vous pouvez envoyer par jour. Si vous devez envoyer un grand nombre d’e-mails chaque jour, une solution payante peut être un meilleur choix.
Fonctionnalités avancées de la feuille de calcul de mail merge :
Vous pouvez débloquer des fonctionnalités avancées telles que les champs BCC et CC, une adresse e-mail personnalisée pour l’expéditeur, le nom de l’expéditeur, l’adresse de réponse et les champs No Reply.
- Cliquez sur Extensions Apps Script
- Faites défiler jusqu’à la ligne qui dit : » // Décommentez les paramètres avancés si nécessaire (voir la documentation pour les limitations) »
Plusieurs fonctionnalités sont désactivées par des « // », ce qui les marque comme commentaires.
- Pour activer l’une de ces fonctionnalités, supprimez les barres obliques et remplacez-les par une adresse e-mail valide.
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