Vous connaissez sûrement cette personne dans votre équipe qui utilise des feuilles de calcul pour tout. Rédiger une copie pour une nouvelle campagne publicitaire ? Feuille de calcul. Effectuer des recherches SEO ? Feuille de calcul. Suivre des applications intégrées ? Feuille de calcul. Recueillir des votes pour l’anniversaire du manager ? Plusieurs feuilles de calcul. Mais quand il s’agit de la gestion de projets, Google Sheets est-il le bon choix ?
Eh bien, oui. Il existe de nombreuses bonnes raisons d’utiliser Google Sheets comme outil de gestion de projets. En plus, il existe de nombreuses ressources disponibles qui font la majeure partie du travail pour vous. Plongeons-y.
Vous voulez simplement les modèles de gestion de projets ? Allez directement ici.
Qu’est-ce que la gestion de projets avec Google Sheets ?
La gestion de projets est une discipline complexe qui englobe toutes les techniques, méthodes et outils que vous pouvez utiliser pour vous assurer qu’un projet se déroule sans encombre. En termes simples, il s’agit de tout ce que vous faites pour mener votre projet à bien, dans les délais et le budget impartis.
Google Sheets est un outil de feuille de calcul basé sur le cloud, si flexible que vous pouvez l’utiliser pour créer des rapports, stocker des données et bien plus encore.
Combinez les deux et vous obtenez la gestion de projets avec Google Sheets, c’est-à-dire l’utilisation de feuilles de calcul comme hub pour gérer vos projets. Grâce à la flexibilité de l’outil, vous pouvez l’utiliser pour gérer n’importe quel type de projet, avec des équipes de toutes tailles.
Les avantages de l’utilisation de Google Sheets pour la gestion de projets
Il ne manque pas d’outils de gestion de projets disponibles. Alors pourquoi utiliser Google Sheets en premier lieu ? Eh bien, cet outil présente plusieurs avantages.
Il est partout
Chaque organisation utilise des feuilles de calcul pour les budgets, le suivi des ressources, les tableaux de bord, l’analyse des données, et bien plus encore. Étant donné que la suite Google est si répandue, Sheets est l’outil de feuille de calcul naturellement choisi par les gestionnaires de projets. En fait, on estime que plus de 2 milliards de personnes l’utilisent, soit près de deux fois plus d’utilisateurs que Microsoft Excel.
Il est simple
Les fonctionnalités avancées de Google Sheets peuvent prendre un peu de temps à maîtriser, mais cela ne vous empêche pas de commencer rapidement. Certains outils de gestion de projets peuvent présenter une courbe d’apprentissage. Il faut apprendre une nouvelle interface et de nouveaux termes, et cela avant même de comprendre comment l’outil fonctionne. Les feuilles de calcul étant si courantes depuis si longtemps, vous n’avez qu’à franchir une petite bosse pour commencer, et tous les gestionnaires de projets les utilisent déjà.
Il est conçu pour la collaboration
L’une des fonctionnalités les plus puissantes de Google Sheets est la possibilité de collaborer en temps réel. Toutes les personnes ayant accès à une feuille de calcul peuvent laisser des commentaires, apporter des modifications et suggérer des modifications. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de créer une feuille de gestion de projet tout seul. Vous pouvez obtenir des commentaires, de l’aide et des approbations sans même devoir organiser une réunion.
Il est gratuit
Cela seul peut faire de Google Sheets un pilier central de votre arsenal d’outils. Alors que les outils de gestion de projets dédiés peuvent coûter des centaines de dollars par mois pour les grandes organisations, les outils gratuits peuvent vous sauver la vie.
Comment utiliser un modèle de gestion de projets avec Google Sheets
L’un des avantages d’utiliser des modèles pour Google Sheets est qu’ils sont faciles à déployer. Pas besoin de les télécharger. Une fois que vous avez trouvé le modèle que vous souhaitez utiliser, il vous suffit de cliquer sur Fichier, puis sur Faire une copie.
Vous obtiendrez votre propre copie du modèle dans votre Google Drive.
22 modèles de gestion de projets pour Google Sheets
Maintenant que vous savez pourquoi la gestion de projets avec Google Sheets fonctionne, passons en revue les meilleurs modèles gratuits de gestion de projets disponibles sur Internet.
Modèle de rapport de progression Trello d’Unito pour Google Sheets
Trello est un excellent outil de gestion de projets, mais ses fonctionnalités de reporting ne sont pas forcément les plus avancées. C’est là que ce modèle entre en jeu. Associé à un flux Unito entre Google Sheets et Trello, ce modèle peut créer un rapport automatisé qui permet à tous de savoir comment se déroulent vos projets sur Trello.
Modèle de suivi de projet (propulsé par Unito)
La création d’un rapport implique de consolider des données provenant de multiples sources et de les transformer en quelque chose que les gens peuvent utiliser. Et vous devez généralement refaire ce processus encore et encore.
Avec ce modèle pour Google Sheets, vous n’avez plus à faire tout ce travail. En créant un flux Unito, vous pouvez connecter votre rapport Google Sheets à tous vos outils de travail et le mettre automatiquement à jour avec des informations à jour. Plus besoin de mettre à jour manuellement vos rapports.
Modèle de diagramme de Gantt pour la gestion de projets
Un diagramme de Gantt représente tout le travail qui doit être effectué sur une ligne de temps. L’axe vertical à gauche trace le travail effectué, tandis que l’axe horizontal représente le temps nécessaire pour chaque tâche. Avec ce modèle de gestion de projets pour Google Sheets, vous pouvez créer des diagrammes de Gantt sans avoir besoin d’outils dédiés.
Modèle de tableau de bord des ventes
Vous gérez un projet impliquant une équipe commerciale ? Alors vous avez besoin de la possibilité de suivre les nouveaux comptes, les essais et d’autres indicateurs de vente importants. Si vous n’avez pas d’outil dédié pour gérer cela pour l’équipe commerciale, vous pouvez utiliser ce modèle pour transformer Google Sheets en un centre de vente solide.
Modèle de gestion des ressources requises pour un projet
La gestion des ressources est l’un des éléments clés de la gestion de projets, vous avez donc besoin d’un moyen de suivre ces ressources. De plus, si vous travaillez avec plusieurs équipes, vous devez être en mesure de déterminer les dépendances et l’impact des différents niveaux de capacité sur les livrables du projet. Ce modèle vous permet de le faire.
Modèle de plan de communication de projet
La communication est un élément clé de tout projet réussi. Elle fait partie de la gestion des parties prenantes, de la gestion des attentes réalistes et du respect du plan. Avec ce modèle, vous pouvez planifier chaque aspect de la communication grâce à une feuille de calcul Google.
Modèle de suivi des dépenses mensuelles
L’un des principaux problèmes de la gestion de projets est de s’assurer qu’un projet respecte le budget alloué. Après tout, il est important de mener vos projets à bien, mais si vous dépassez constamment votre budget, cela risque d’attirer l’attention. Ce modèle simple de suivi des dépenses peut vous aider à suivre la somme d’argent que votre projet dépense au fil du temps.
Modèle de relevé financier pour la gestion de projets
L’un des plus grands défis de la gestion de projets est de suivre où chaque dollar est dépensé. Peu importe la taille de votre projet, les parties prenantes aiment savoir comment vous dépensez votre budget. Avec ce modèle, vous pouvez produire des relevés réguliers qui montrent à tous que vous utilisez cet argent de manière judicieuse.
Modèle de gestion de projets Agile avec Google Sheets
Agile est une méthodologie de gestion de projets qui vient du monde du développement de logiciels. Elle privilégie les prototypes plutôt que la documentation, les solutions évolutives plutôt que des plans concrets, et s’appuie sur la collaboration entre des équipes pluridisciplinaires. Avec ce modèle, vous pouvez gérer des projets Agile directement depuis Google Sheets.
Modèle de calendrier de marketing événementiel
Vous organisez des événements marketing ? Il y a tellement de détails à suivre, de collaborateurs à relancer et de dates à retenir que vous avez besoin d’un système pour tout gérer. Avec ce modèle, vous n’avez même pas besoin d’un grand outil de gestion de projets pour le faire.
Modèle de feuille de temps quotidienne
Rendre compte de la manière dont chaque collaborateur passe son temps est une partie essentielle du processus de gestion de projets. C’est là que ce modèle de gestion de projets Google Sheets intervient. Avec ce modèle, un chef de projet peut partager une plateforme facile à utiliser pour que tous les collaborateurs enregistrent la façon dont ils passent leur temps, ce qui facilite considérablement la rédaction du rapport.
Modèle de création de rapports
Vous voulez un moyen rapide et facile de créer des rapports dans Google Sheets ? Peut-être que vous n’avez pas besoin de jolis graphiques ou de graphiques sophistiqués, mais vous voulez quand même une solution pour rendre compte de données importantes. Ce modèle est fait pour vous.
Modèle simple de suivi des problèmes pour la gestion de projets avec Google Sheets
Que vous suiviez des bugs pour un projet logiciel ou des problèmes qui surviennent pendant votre projet, vous avez besoin d’un système un peu plus robuste qu’un cahier plein de notes écrites à la main. Avec ce modèle, vous pouvez transformer n’importe quelle feuille de calcul en un moyen simple de suivre les problèmes.
Modèle de feuille de route de plusieurs produits
Une feuille de route de produit permet aux gestionnaires de projets de suivre le travail actuel et les priorités futures d’un produit de manière facile à partager et à communiquer. Ce modèle vous permet de le faire avec Google Sheets pour plusieurs produits à la fois.
Modèle de plan de projet
Ce modèle est l’un des plus proches d’un outil de gestion de projets dédié que vous trouverez. Vous pouvez créer des tâches, des sous-tâches, attribuer du travail et même surveiller l’avancement et la charge de travail, le tout depuis la même feuille.
Modèle de charte de projet
Se lancer dans un nouveau projet sans établir de plan, c’est un peu comme partir en randonnée de trois jours sans carte. Dans le meilleur des cas, vous vous égarez légèrement. Dans le pire des cas, vous avez besoin d’un hélicoptère pour vous en sortir. Si votre organisation n’a pas d’hélicoptère, vous pouvez utiliser ce modèle pour planifier vos projets avant de commencer.
Modèle de planification de la capacité des ressources
La gestion adéquate des ressources est une partie essentielle de la gestion de projets. Avec ce modèle, les chefs de projet peuvent suivre les ressources utilisées sur plusieurs projets, ce qui facilite la création de rapports par la suite.
Modèle de planification des horaires d’agence
Les agences doivent agir rapidement, ce qui signifie que les chefs de projet doivent être à la hauteur. Avec ce modèle, vous pouvez planifier clairement les tâches importantes sans avoir besoin d’un outil de gestion de projet dédié. Cela peut changer la donne pour certaines agences.
Modèle de timeline de projet quotidienne
Certains projets nécessitent un examen approfondi quotidien pour s’assurer que tout se déroule bien. Alors qu’un outil de gestion de projets est généralement le meilleur moyen de le faire, ce suivi ne convient pas toujours à toutes les organisations. Avec ce modèle, vous pouvez effectuer ce suivi sans ajouter un outil coûteux à votre stack. Des versions hebdomadaires et mensuelles de ce modèle sont également disponibles.
Modèle d’ordre du jour de réunion d’affaires
Les chefs de projet doivent constamment gérer des réunions. Et une réunion sans ordre du jour peut facilement dépasser les délais ou, pire encore, se terminer par des regards vides lorsque personne ne sait vraiment pourquoi elle a lieu. Avec ce modèle pour Google Sheets, vous pouvez clairement communiquer l’objectif d’une réunion avant de réunir tout le monde.
Modèle de diagramme de Gantt simple pour Google Sheets
Un diagramme de Gantt est l’un des meilleurs moyens de suivre le calendrier d’un projet lorsqu’il existe de multiples dépendances. Bien que les outils de gestion de projets dédiés vous permettent généralement de créer un diagramme de Gantt, l’utilisation d’une feuille de calcul peut être un excellent moyen d’en créer un sans obliger les autres équipes à apprendre vos outils.
Modèle simple de budget de projet
La gestion des ressources d’un projet, comme les budgets, est l’une des principales responsabilités d’un chef de projet. Si cela n’est pas fait correctement, votre projet dépassera non seulement le budget, il peut échouer complètement. Avec ce modèle Google Sheets, vous pouvez vous assurer que cela ne se produit pas.
Comment Unito rend la gestion de projets avec Google Sheets encore plus puissante
Vous avez appris que la gestion de projets avec Google Sheets est non seulement possible, mais aussi puissante. Vous avez accès à certains modèles de gestion de projets pour faciliter le travail. Mais ce n’est pas tout ce que vous pouvez faire.
Google Sheets est un excellent outil, mais cela ne signifie pas qu’il convient à tous les types de travail. Certaines équipes ont besoin d’outils spécialisés. Les développeurs peuvent utiliser Jira pour résoudre des bugs et travailler sur la prochaine meilleure fonctionnalité de votre produit. Votre équipe commerciale ne quitte peut-être jamais Salesforce ou HubSpot, où elle peut voir tous les détails d’une nouvelle affaire. Vous pouvez configurer vos feuilles avec le meilleur modèle de gestion de projets disponible, mais que faire si vos collaborateurs ont déjà leur propre configuration ? Abandonner et passer à leur outil ? Ce n’est pas toujours possible, et souvent pas souhaitable.
Au lieu de cela, vous pouvez utiliser Unito. Nous avons même quelques guides pratiques pour vous aider à commencer en connectant Google Sheets à :
- monday.com
- Wrike
- Airtable
- Asana
- GitHub
- Microsoft Excel
- Google Contacts
- HubSpot
- ClickUp
- Typeform
- Jotform
- Trello
Unito propose certaines des intégrations bidirectionnelles les plus avancées du marché avec les outils de travail les plus populaires au monde. Vous pouvez synchroniser les informations cruciales entre les applications dont vos équipes ont besoin pour travailler. Si vous travaillez dans Google Sheets, Unito peut extraire des informations essentielles de tout autre outil de votre organisation et les intégrer automatiquement dans votre feuille. Et lorsque vous effectuez votre propre travail, Unito envoie des mises à jour en temps réel aux autres équipes.
Les départements de la municipalité de Järfälla utilisent Unito pour synchroniser les mises à jour importantes de Trello vers Google Sheets. Ainsi, les chefs de projet et autres responsables savent qui avance rapidement dans leurs tâches et qui a besoin d’aide. Cela améliore les performances de l’équipe, réduit le nombre de courriels qu’ils envoient et permet de garder les données essentielles à jour en tout temps. Voici comment ils procèdent.
Le meilleur ? Unito propose un essai gratuit de 14 jours pour que vous puissiez également essayer tout cela.
