Imaginez un outil qui facilite la gestion des réservations et des disponibilités, que ce soit pour un hôtel, un programme ou un événement. Et imaginez qu’il soit gratuit et facile à personnaliser selon vos besoins. Eh bien, c’est possible avec mon modèle de calendrier de réservations et de disponibilité sur Google Sheets !
Caractéristiques du modèle de calendrier de réservations et de disponibilité
Ce modèle de calendrier de réservations et de disponibilité est gratuit et facile à utiliser, même si vous ne maîtrisez pas parfaitement Google Sheets. Il vous permet également de trouver facilement la disponibilité des chambres pour une date ou une période spécifique.
Voici les principales fonctionnalités du modèle :
- Affichage de trois mois de données de réservation à partir d’une date de départ donnée. Vous pouvez choisir différentes dates de départ.
- J’ai ajouté des rangées pour 50 chambres, mais vous pouvez en ajouter plus si vous en avez besoin.
- Une mise en forme conditionnelle est utilisée pour indiquer la disponibilité (bleu clair) ou l’indisponibilité (orange, vert clair ou rouge) des chambres. Par exemple, si une personne a réservé une chambre du 16 novembre 2019 au 22 novembre 2019, les jours réservés seront mis en évidence de la manière suivante :
- Du 16 novembre 2019 au 20 novembre 2019 : 5 jours en orange si la réservation est provisoire et en vert clair si la réservation est confirmée.
- Le 21 novembre 2019 : 1 jour en rouge. Aucune mise en évidence ne sera présente le 22 car cette journée est disponible pour une nouvelle réservation. (Vous pouvez modifier ces trois règles pour mettre en évidence la date de début à la date de fin si vous avez un autre objectif.)
- Le nom de la personne ayant effectué la réservation est affiché dans le tableau.
Voilà les principales fonctionnalités de mon modèle de calendrier de réservations et de disponibilité sur Google Sheets.
Comment utiliser le modèle de calendrier de réservations et de disponibilité pour votre entreprise
Le modèle de calendrier de réservations et de disponibilité sur Google Sheets utilise deux feuilles dans un fichier :
- Disponibilité
- Réservations
Il y a également un troisième onglet intitulé « Notes », qui est auto-explicatif. Permettez-moi de vous expliquer ce que vous devrez peut-être changer/ajuster dans chaque feuille :
Feuille « Disponibilité » : Comment la personnaliser en fonction de vos besoins
La feuille « Disponibilité » est la page d’accueil du modèle de calendrier de réservations et de disponibilité. Vous pouvez y voir les statuts des réservations et la disponibilité dans la plage C4:CP53.
Quelques données fictives sont présentes dans les cellules A4:B53. Remplacez-les par vos propres données : numéros de chambre (A4:A53) et types de chambre (B4:B53), mais les types de chambre sont facultatifs.
Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 numéros de chambre, car la plage A4:A53 contient 50 rangées. Si vous avez plus de chambres, il vous suffit d’ajouter d’autres rangées en bas.
Vous avez uniquement besoin d’apporter une autre modification. Il y a un sélecteur de dates dans la cellule C1. Celui-ci contrôle la plage de dates pour le graphique C3:CP3.
Feuille « Réservations » : Comment la personnaliser en fonction de vos besoins
La feuille « Réservations » sert à saisir vos données de réservation. Vous pouvez y consigner toutes vos réservations (passées, actuelles et futures).
Vous devez saisir ou sélectionner les données suivantes :
- Choisissez les numéros de chambre dans A3:A (Les listes déroulantes seront remplies avec tous les numéros de chambre disponibles dans la plage « Disponibilité »!A4:A53).
- Entrez la date d’arrivée dans E3:E et la date de départ dans F3:F.
- Entrez le nom de la réservation dans B3:B.
- Dans les cellules H3:H, sélectionnez le statut de la réservation parmi deux options : « Confirmée » et « Provisoire ». Leur couleur de barre sera respectivement vert clair et orange. Cependant, si la réservation est pour une seule nuit, ces règles seront remplacées et la couleur sera rouge.
Veuillez faire très attention lorsque vous saisissez les données dans cette feuille. Évitez les doublons. Par exemple, si une chambre est réservée du 1er janvier 2023 au 31 janvier 2023, cette même chambre ne doit pas être réservée pour une autre date de cette période.
Cela est important car le but du modèle de calendrier de réservations et de disponibilité est de vérifier la disponibilité des chambres.
Pour éviter les doublons, consultez la plage de graphique de la feuille « Disponibilité » pour savoir si la chambre est disponible avant d’entrer chaque réservation. Vous devrez également choisir la date appropriée dans « Disponibilité »!C1.
Note : Vous ne pouvez insérer ou supprimer des colonnes qu’après la colonne H.
Comment créer un modèle de calendrier de réservations sur Google Sheets
Dans cette section, je vais vous expliquer les formules utilisées dans les feuilles « Disponibilité » et « Réservations » et leur but. J’espère que cela vous aidera à modifier les formules au besoin.
Formule dans la feuille « Réservations »
Dans la cellule G2 de la feuille « Réservations », j’ai utilisé la formule de tableau suivante, qui permet de connaître le nombre de jours réservés à partir des dates d’arrivée et de départ des clients :
=ARRAYFORMULA(VSTACK(« Nuits réservées »,IF(A3:A= » »,,DAYS(F3:F,E3:E))))
Note : Nous n’avons pas besoin de cette formule pour créer les barres dans l’onglet « Disponibilité » du calendrier de réservations et de disponibilité.
Explication de la formule :
- La fonction DAYS est utilisée dans une formule de tableau pour calculer le nombre de jours entre la date d’arrivée et de départ pour chaque chambre.
- La fonction VSTACK crée une pile verticale de deux tableaux : le premier tableau contient le texte d’en-tête « Nuits réservées » et le deuxième tableau contient le nombre de nuits de chambre renvoyé par la fonction DAYS.
- La fonction IF vérifie si le numéro de chambre dans la colonne A est vide. Si c’est le cas, la fonction renvoie une valeur vide. Sinon, la fonction renvoie le nombre de jours entre la date d’arrivée (colonne E) et la date de départ (colonne F) pour cette chambre.
Formules dans la feuille « Disponibilité »
Nous avons utilisé la formule SEQUENCE suivante dans la cellule C3 pour remplir la troisième rangée de C3:CP3 avec trois mois de dates (échelle de temps) :
=SEQUENCE(1,DAYS(EDATE(C1,3),C1),C1)
Comment cette formule fonctionne-t-elle ?
- La fonction EDATE(C1,3) dans la formule renvoie une date qui se situe trois mois après la date de départ dans la cellule C1.
- La fonction SEQUENCE renvoie des nombres de séquence dans une rangée et n colonnes, à partir de la date dans la cellule C1. La valeur de n est déterminée par le nombre de jours entre la date dans C1 et EDATE(C1,3).
La formule C2 suivante convertit les dates remplies dans C3:CP3 en jours de la semaine :
=ARRAYFORMULA(IF(LEN(C3:3),TEXT(C3:3, »ddd »),))
La formule C4 suivante dans la feuille « Disponibilité » récupère les noms de réservation de la feuille « Réservations » et les place dans les cellules de date d’arrivée :
=LET( dt,C3:3, room,A4:A, guest,Reservations!$B$3:$B, r_room,Reservations!$A$3:$A, start,Reservations!$E$3:$E, MAP(dt,LAMBDA(c, MAP(room,LAMBDA(r, JOIN( » ? »,IFNA(FILTER(guest,(r_room=r)*(start=c)))) )))) )
Explication de la formule :
-
La fonction LET définit cinq variables :
- dt : Les dates dans la rangée 3 de la feuille « Disponibilité ».
- room : Les numéros de chambre dans la colonne A de la feuille « Disponibilité ».
- guest : Les noms des clients dans la colonne B de la feuille « Réservations ».
- r_room : Les numéros de chambre dans la colonne A de la feuille « Réservations ».
- start : Les dates d’arrivée dans la colonne E de la feuille « Réservations ».
-
La fonction MAP est utilisée pour itérer sur les dates (dt) et les numéros de chambre (room) dans la feuille « Disponibilité ».
-
Pour chaque date (dt) et numéro de chambre (room), la fonction MAP utilise la fonction FILTER pour filtrer les noms des clients dans guest (« Réservations ») afin d’inclure uniquement les noms des clients ayant réservé cette chambre à cette date. Le résultat de la fonction MAP est un tableau bidimensionnel.
-
La fonction JOIN rassemble les noms des clients filtrés en une chaîne de caractères, séparés par des virgules (cela fait partie du débogage car il n’y aura pas deux noms à la même date de réservation pour la même chambre).
Règles de format conditionnel (mise en évidence) dans la feuille « Disponibilité »
Les règles de mise en évidence sont essentielles pour créer un modèle de calendrier de réservations et de disponibilité attrayant visuellement sur Google Sheets.
Nous avons trois règles de mise en forme conditionnelle pour la plage C4:CP53. Pour les voir, cliquez sur la cellule C4 et allez dans le menu Format > Mise en forme conditionnelle.
La première règle remplit les cellules correspondant aux dates réservées dans l’échelle de temps (C3:CP3) avec une couleur orange pour les réservations provisoires, basée sur la colonne H de la feuille « Réservations ».
La deuxième règle remplace la couleur orange par une couleur vert clair pour les réservations confirmées, également basée sur la colonne H de la feuille « Réservations ».
La troisième règle met en évidence la nuit précédant le départ avec une couleur rouge (pas la date de départ elle-même). Ainsi, si la réservation est d’une seule nuit, la couleur sera rouge, pas vert clair ou orange.
Voici ces formules (règles utilisées pour la plage C4:CP53) :
- Réservations (orange) :
=LET( from_to, »Reservations!E3:F », booked_room, »Reservations!A3:A », status, »Reservations!H3:H », room,$A4, dt,C$3, ftr,FILTER(INDIRECT(from_to),(INDIRECT(booked_room)=room)* (INDIRECT(status)= »Tentative »)), SUM( MAP(CHOOSECOLS(ftr,1),INDEX(CHOOSECOLS(ftr,2)-1,0), LAMBDA(st,en, N(ISBETWEEN(dt,st,en)))) ) )
- Confirmation de réservation (remplace l’orange par le vert clair) :
La même règle « orange » a été copiée et modifiée avec les changements suivants :
La fonction FILTER a été mise à jour pour remplacer la condition « Tentative » par « Confirmée ».
Condition de filtrage dans la mise en évidence orange :
(INDIRECT(status)= »Tentative »)
Condition de filtrage dans la mise en évidence vert clair :
(INDIRECT(status)= »Confirmée »)
- Dernière nuit (rouge) :
=LEN(LET( dt,C$3, room,$A4, guest, »Reservations!$B$3:$B », r_room, »Reservations!$A$3:$A », end, »Reservations!$F$3:$F », IFNA(FILTER(INDIRECT(guest),(INDIRECT(r_room)=room)* (INDIRECT(end)-1=dt))) ))
Explication de la formule :
La fonction LET définit cinq variables :
- dt : La date dans C3 de la feuille « Disponibilité ».
- room : Le numéro de chambre dans A4 de la feuille « Disponibilité ».
- guest : La plage de cellules dans la feuille « Réservations » contenant les noms des clients pour chaque réservation.
- r_room : La plage de cellules dans la feuille « Réservations » contenant les numéros de chambre pour chaque réservation.
- end : La plage de cellules dans la feuille « Réservations » contenant les dates de départ pour chaque réservation.
La fonction FILTER filtre la plage des noms des clients pour n’inclure que les lignes où le numéro de chambre dans la plage r_room correspond à la valeur de la variable room et où la date de départ moins 1 est égale à la date donnée (dt).
La fonction IFNA est utilisée pour traiter le cas où il n’y a aucun client ayant réservé la chambre à la date donnée. Dans ce cas, la fonction IFNA renvoie une chaîne vide.
La fonction LEN renvoie la longueur de la chaîne renvoyée par la fonction IFNA. Si la sortie est supérieure à 0, la formule met en évidence la cellule.
Cette règle s’applique à toute la plage du graphique. Étant donné que la variable dt utilise une ligne absolue et que la variable room utilise une colonne absolue, elle s’applique à toutes les plages du graphique.
Modèle de calendrier de réservations : Comment prendre en compte la date de départ (et non la dernière nuit)
Certains utilisateurs souhaitent mettre en évidence la date de début de réservation jusqu’à la date de fin (de la date d’arrivée à la date de départ). Ci-dessus, nous avons pris en compte les nuits réservées.
Pour apporter cette modification, il vous suffit de supprimer le -1 des règles de mise en évidence orange, vert clair et rouge. Vous pouvez remonter pour voir les formules où je les ai mises en évidence.
J’espère que vous apprécierez ce modèle gratuit de calendrier de réservations et de disponibilité ! Voici quelques autres modèles populaires :
- Vue calendrier dans Google Sheets (modèle personnalisé)
- Formule de tableau pour répartir les dépenses de groupe dans Google Sheets (modèle)
- Créer un suivi des habitudes dans Google Sheets : Guide étape par étape (modèle)
Si vous avez besoin de plus d’informations, visitez Crawlan.com pour des conseils et des astuces supplémentaires sur les produits Google.
