Modèle de feuille de calcul Google pour l’automatisation des rapports de projets Agile Scrum

Pourquoi partageons-nous ce modèle ?

Après avoir évalué plusieurs options, nous n’avons trouvé aucune solution répondant à nos besoins simples en matière de gestion de projet Agile. Les solutions étaient soit trop coûteuses, soit trop complexes pour nos exigences. Nous avons donc décidé de créer une feuille de calcul Google avec quelques automatisations qui nous ont aidés à suivre les activités, et nous avons découvert que cela était vraiment utile !

Nous pensons vraiment que cette solution simple peut aider beaucoup de gens qui cherchent une alternative simple pour la gestion de projets Scrum de petite/moyenne taille.

Nous adorons les retours honnêtes. Si vous souhaitez partager vos réflexions avec nous, vous pouvez m’envoyer un e-mail à [email protected]. Nous sommes ouverts à inclure des modifications dans la feuille de calcul Google si nécessaire !

Ce qui est inclus dans ce modèle

• Hautement personnalisable

  • Incluez les détails de votre sprint (noms de sprint, dates, etc.)
  • Ajoutez vos propres catégories pour les colonnes de priorité, de version, de statut, etc.

• Numéro de tâche autonumérique

• Archivage automatique des tâches terminées

• Rapports intégrés automatiques

• Colonnes système automatiques

  • Créé par et Date de création
  • Dernière modification par et Date de dernière modification

• Notifications par e-mail personnalisables

  • Personnalisez les modèles d’e-mail
  • Configurez quand les notifications sont envoyées
    • Lorsqu’une tâche est dans un état spécifique
    • Lorsqu’une tâche est attribuée à quelqu’un

• Les tâches longues peuvent être décrites dans Google Docs

Comment fonctionnent les automatisations ?

La plupart de ces automatisations sont réalisées avec les fonctionnalités avancées de Google Sheets, telles que les requêtes et les formules, et certaines nécessitent Google Apps Script. Si vous décidez d’utiliser le modèle, vous disposerez d’une copie du code Google Apps Script dans votre propre copie du modèle. Vous pourrez ainsi l’améliorer si vous le souhaitez.

Colonnes système

La date de création, le créateur, la date de dernière modification, le dernier modificateur et l’état terminé sont automatiquement mis à jour à l’aide d’un simple script Google Apps et en tirant parti de l’événement onEdit.

La première fois qu’un nouvel utilisateur essaie de modifier une cellule, Google Sheets lui demandera son adresse e-mail. Cette information sera utilisée pour la colonne système ainsi que pour les notifications par e-mail.

Veuillez voir comment les colonnes système sont mises à jour automatiquement à chaque modification de la feuille :

NOTE : La première fois qu’un nouvel utilisateur essaie de modifier une cellule, la feuille de calcul Google lui demandera de saisir son adresse e-mail. Cela est utilisé à des fins telles que :

• Notifications par e-mail
• Suivi des actions dans la feuille de suivi des modifications
• Suivi des modifications dans les colonnes système (créé par, dernière modification par)

Ces informations sont stockées dans une fonctionnalité de Google Apps Script appelée service des propriétés. Dans la dernière version du modèle, nous avons ajouté une option dans le menu SCRUM pour permettre aux utilisateurs de modifier cette valeur s’ils se trompent la première fois qu’elle leur est demandée.

Reporting

Le module de reporting a été créé sans utiliser Google Apps Script, en utilisant uniquement des formules. Pour que ce module fonctionne, vous devez définir correctement les dates de sprint dans la feuille de configuration, sinon les formules n’auront pas de données pour générer les graphiques.

Une fois que tout est correctement configuré dans la feuille de configuration, vous pouvez accéder à la feuille de rapport de requête et les graphiques seront automatiquement générés pour vous, comme indiqué ci-dessous :

Document de description de la tâche

Vous rencontrerez souvent des limites pour décrire une tâche dans une seule cellule. Pour éviter cette limitation, nous avons créé un script Google Apps qui crée un document Google à partir d’un modèle que vous définissez et crée un lien avec la ligne de tâche sur laquelle vous vous trouvez.

Voici comment fonctionne la création automatique d’un document détaillé de tâche basé sur des modèles :

Options de configuration pour les modèles de description de tâche

Vous pouvez créer votre propre document Google pour décrire votre tâche comme vous le souhaitez. Pour ce faire, vous devez accéder à la feuille de configuration et modifier les paramètres suivants :

• ID du dossier de tâches : Fournissez l’ID du dossier Google Drive. Il s’agit du dossier dans lequel les documents de tâche seront créés. Si ce paramètre est vide, les tâches seront créées dans le même dossier que le fichier. L’ID ressemble à 194iAKdH6iR3RAU5rbTRX2ZCL7EjchRNFkDJ1Fr6Er6c et est extrait de l’URL https://drive.google.com/drive/folders/194iAKdH6iR3RAU5rbTRX2ZCL7EjchRNFkDJ1Fr6Er6c.

• Modèle de document : Fournissez l’ID d’un document Google. Il s’agit de l’ID du document qui sera copié à chaque fois que vous souhaitez avoir une description détaillée d’une tâche.

Comment commencer à utiliser le modèle de feuille de calcul Google ?

1. Demandez votre copie du modèle de feuille de calcul Google ici (hyperlink: Crawlan.com).
2. Vous recevrez un e-mail avec le lien. Cliquez sur « Copier le modèle de feuille de calcul Scrum » (Remarque : vous pouvez créer autant de copies que vous le souhaitez).
3. Examinez et configurez correctement la feuille de configuration en fonction de vos besoins.
4. Enfin, activez le script dans le menu SCRUM (suivez les étapes indiquées dans la vidéo). Remarque : Vous devez effectuer ces étapes pour chaque copie du fichier.

NOTE : Vous devez le faire deux fois en raison d’une limitation dans le cycle de vie de Google Apps Script.

Demande d’accès au modèle de feuille de calcul Google pour les projets Agile Scrum

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