Đối với bất kỳ việc gì, bắt đầu bằng việc xem lịch là cách tốt nhất. Cho dù đó là kỳ nghỉ tuyệt vời, một bữa tiệc sinh nhật bất ngờ hay dự án tiếp theo của bạn, lịch có tất cả câu trả lời cho những câu hỏi về kế hoạch của bạn. Nhưng lịch treo tường đã trở nên lỗi thời, giống như máy nghe nhạc cassette và điện thoại ngược. Chúng đã thuộc về quá khứ xa xôi. Hôm nay, bạn cần một lịch trực tuyến có thể theo kịp lịch trình của bạn bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu. May mắn thay, bạn có thể quản lý điều này bằng cách sử dụng Google Sheets. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tạo lịch trong Google Sheets và cung cấp cho bạn một lựa chọn tốt hơn. Chặn lịch của bạn và hãy theo dõi hướng dẫn này về lịch Google Sheets!
Tại sao lại tạo lịch trong Google Sheets?
Chúng ta hãy thật thà, bạn có thể đã có một công cụ lịch được cài sẵn trên máy tính của mình. Hoặc có thể bạn nghĩ rằng một lịch tĩnh đơn giản sẽ đủ. Nhưng đây là lý do tại sao lịch Google Sheets tốt hơn nhiều so với những tùy chọn mặc định này:
- Dễ truy cập: Google Sheets là một phần của Google Workspace cho mọi người.
- Có thể chỉnh sửa: tạo lịch cá nhân hóa phù hợp với những yêu cầu đặc biệt của bạn.
- Hợp tác: mời các thành viên trong nhóm của bạn chỉnh sửa trực tiếp.
- Miễn phí: không phải chi một xu để sử dụng một bộ tính năng thực sự phổ biến.
Sử dụng Google Sheets để lập kế hoạch cho sự kiện, tạo lịch tiếp thị nội dung và truyền thông xã hội hoặc chỉ đơn giản là đếm ngược số ngày cho sự ra mắt lớn của bạn. Bạn đã sẵn sàng khám phá tối đa tiềm năng của nó? Chúng ta hãy cùng bắt đầu!
Làm thế nào để tạo lịch trong Google Sheets?
Nghe đây, nếu việc tạo lịch Google Sheets đơn giản đến mức này, bạn sẽ không ở đây phải không nào? Đáng tiếc, điều này là một quá trình phức tạp, đầy công thức, tương tự như việc tạo lịch trong Excel. Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi đã đơn giản hóa nó thành ba bước! Hãy theo dõi hướng dẫn.
Bước 1: Thêm các ngày trong tuần
Việc đầu tiên cần làm là tạo một bảng tính mới trong Google Sheets. Đặt tên cho bảng tính của bạn và thêm tiêu đề của tháng bạn sẽ tạo. Sau đó, nhập các ngày trong tuần trên một dòng phía trên, như sau:
(Note: Bạn có thể bắt đầu lịch hàng tuần vào bất kỳ ngày nào bạn muốn.)
Bước 2: Tạo một tháng đầy đủ
Thêm các ngày vào tháng của bạn thật dễ dàng. Bắt đầu bằng việc nhập “1” vào ngày bắt đầu tháng, sau đó thêm công thức để tính tự động ngày kế tiếp. Trong trường hợp của chúng tôi, vì ngày bắt đầu của chúng tôi nằm ở ô B3, công thức để thêm vào ô tiếp theo là:
=B3+1
Sao chép và dán công thức này cho đến cuối tuần (cuối dòng). Sau đó, khi bạn hoàn thành một dòng, tiếp tục quá trình này với mỗi dòng tiếp theo.
Làm điều này cho đến khi bạn đến đến ngày cuối cùng; 28 trong trường hợp này.
Bước 3: Định dạng lịch
Bây giờ lịch của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể định dạng nó theo nhu cầu của dự án của bạn. Dưới đây là một số gợi ý:
- Thêm một dòng trống cho ghi chú của bạn dưới mỗi dòng ngày.
- Thay đổi kích thước các ô theo sở thích của bạn.
- Tô sáng các ngày cuối tuần hoặc các ngày quan trọng.
- Thêm các màu sắc của thương hiệu của bạn vào lịch.
Đây là một gợi ý khác: sử dụng định dạng có điều kiện để thay đổi màu sắc của ô dựa trên số lượng hoặc loại dữ liệu chúng chứa. Ví dụ: một ô trống có thể giữ nguyên màu trắng. Nhưng nếu nó được điền đầy đủ các sự kiện, nó sẽ thay đổi màu để chỉ ra một ngày bận rộn.
Để thêm tháng khác vào lịch của bạn, lặp lại quy trình trong cùng một tab hoặc thêm các tab mới cho mỗi tháng mới.
PS: Nếu bạn không quen với hàng và cột trong GSheets, hãy thử tạo lịch trên tài liệu Google. Nhưng chúng tôi không khuyến nghị điều này, vì lịch Google Docs có nhược điểm tương tự như lịch Google Sheets!
3 nhược điểm của lịch Google Sheets
Chúng tôi giữ những gì đã nói trước đó. Google Sheets giống như một chiếc quần jeans cũ thoải mái. Họ hoàn hảo khi bạn làm việc riêng của mình. Nhưng bạn có thể không muốn mặc chúng khi có một cuộc họp quan trọng. Đây là ba lý do chính tại sao bạn không phải luôn luôn phụ thuộc vào Google Sheets cho nhu cầu lịch của bạn.
1. Không có tính năng quản lý công việc
Google Sheets là một công cụ tuyệt vời cho quản lý dữ liệu, nhưng đó chỉ là như vậy. Vì sau khi bạn đã điền lịch của mình với các nhiệm vụ cần hoàn thành, ai sẽ thực hiện chúng? Và làm thế nào để bạn liên lạc với các thành viên trong nhóm của bạn?
Bạn có thể đề cập đến mọi người trong các ý kiến. Và ý kiến của họ sẽ đến hộp thư đến của họ. Sau đó … bạn đợi. Theo dõi cũng sẽ tốn công. Cuối cùng, bạn sẽ không có sự lựa chọn nào khác ngoài việc sử dụng một công cụ khác để phân công nhiệm vụ và liên lạc với nhóm.
2. Hạn chế tự động hóa
Google Sheets là thiên đường của các lập trình viên. Trên thang điểm từ đơn giản đến Einstein, bạn có một công thức cho mọi chức năng. Nhưng đó là tất cả. Bạn phải thật đam mê với các công thức để tận dụng tối đa Google Sheets, vì đó là cách duy nhất để tự động hóa bảng tính. Vì vậy, hãy chuẩn bị để học một số mẹo tính toán từ một thần đồng Google Sheets. Nếu thiếu kỹ năng này, công cụ này thực sự không có ích.
3. Không tương thích với các công cụ khác
Cuối cùng, Google Sheets tích hợp tốt với môi trường làm việc của bạn như thế nào? Câu trả lời là phức tạp.
Hãy nói rằng bạn sử dụng hệ điều hành hoặc công cụ quản lý dự án cho hoạt động hàng ngày của bạn. Bạn sẽ tốt nếu công cụ đó cho phép bạn tích hợp một bảng tính Google vào các cuộc thảo luận và bảng điều khiển của nó.
Nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Có khả năng bạn sẽ phải chuyển từ Google Sheets sang công cụ quản lý dự án của mình. Hãy xem hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về quản lý dự án với Google để biết thêm thông tin.
Tất cả những lý do này có khiến bạn suy nghĩ lại về lịch Google Sheets? Vậy bạn đến đúng nơi.
Cách tốt nhất để quản lý lịch của bạn: ClickUp
Máy đánh chữ, bút mực và danh bạ có thể trở nên lỗi thời. Nhưng việc sắp xếp? Nó vẫn luôn thời trang. Tại ClickUp, chúng tôi thích luôn đi đầu về công nghệ và giúp bạn tổ chức không gian làm việc của mình theo cách tuyệt vời.
Và tất cả bắt đầu từ giao diện lịch tuyệt vời của chúng tôi. Đó là một trong những giao diện giúp bạn sắp xếp và lọc các nhiệm vụ theo ý muốn. Điều gì khiến nó trở nên tuyệt vời?
Trước tiên, bạn sẽ không bao giờ phải tạo ra nó. Nó được tích hợp sẵn trong không gian làm việc ClickUp của bạn, sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề về lịch của bạn.
Giao diện Lịch cung cấp cho bạn nhiều tính năng để nâng cao năng suất. Một trong những lợi ích lớn nhất của nó là tính linh hoạt. Bạn quyết định mức độ dữ liệu hiển thị trên lịch của bạn. Chọn đơn vị thời gian mà bạn muốn hiển thị. Một ngày duy nhất, bốn ngày, một tuần hoặc cả tháng. Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả cả trong các nhiệm vụ hàng ngày và các dự án dài hạn của bạn.
Nhưng đó chỉ là một phần nhỏ của những gì bạn có thể làm với giao diện Lịch. ClickUp cho phép bạn tạo một nhiệm vụ từ bất kỳ đâu, vào bất kỳ lúc nào. Và tất cả những nhiệm vụ đó (nếu chúng có ngày hết hạn) sẽ tự động được thêm vào Lịch đầy đủ của bạn. Bạn chỉ cần di chuyển chúng để thay đổi ngày bắt đầu và kết thúc, và bạn sẽ cảm nhận được sức mạnh của năng suất.
Sử dụng cột bên phải để xem các nhiệm vụ chưa được lập kế hoạch hoặc quá hạn. Bạn cũng có thể chỉnh sửa ngày hết hạn của chúng bằng cách di chuyển đơn giản. Nếu bạn muốn tập trung vào công việc chi tiết, hãy bật chế độ “Tôi” và chỉ hiển thị nhiệm vụ được gán cho bạn.
Chúng tôi cho rằng những tính năng này đủ để đưa nhiều công cụ lịch cơ bản vào quên lãng. Nhưng chờ đã, còn nhiều hơn thế nữa!
Bạn muốn tạo một nhiệm vụ trong giao diện Lịch? Chỉ cần nhấp vào biểu tượng “+” nhỏ trong bất kỳ ô ngày nào. Thêm tên, tóm tắt, ngày hết hạn và thậm chí ưu tiên tác vụ. Sau khi được thêm, nhấp vào nhiệm vụ để thêm tất cả các chi tiết khác cần thiết.
Và nếu bạn muốn đem lịch đi cùng mình, vậy thì may mắn! Giao diện Lịch của ClickUp cũng có sẵn trên ứng dụng di động, giúp sắp xếp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Đúng vậy. Lên kế hoạch, tổ chức và xem tất cả các nhiệm vụ của bạn trực tiếp trên điện thoại của bạn. Trên ứng dụng di động ClickUp, bạn có thể chọn xem Lịch theo ngày, tuần, tuần làm việc (chỉ từ thứ Hai đến thứ Sáu), tháng hoặc lịch trình (bố trí tiếp tục trên nhiều ngày). Và đừng lo lắng, tất cả các giao diện Lịch mới mà bạn tạo trên di động cũng sẽ xuất hiện trên web.
Nhưng một ứng dụng lịch trống có thể khá đáng sợ, phải không? Đừng lo lắng. Bạn không cần phải sao chép dán thủ công từng sự kiện từ lịch của bạn sang. Chỉ cần tích hợp với lịch Google cá nhân của bạn, lịch Outlook hoặc lịch Apple và tất cả các sự kiện của bạn sẽ hiển thị.
Trung thực mà nói, chúng tôi chỉ mới bắt đầu với những gì ClickUp có thể cung cấp. Dưới đây là một số tính năng khác mà chúng tôi yêu thích trong ClickUp:
- Các chế độ xem: chọn giữa Chế độ xem Calendarr, Danh sách, Bảng, Hộp, Dòng thời gian hoặc Bảng điều khiển
- Ước tính thời gian: thêm thời gian ước tính hoàn thành cho các nhiệm vụ
- Nhắc nhở: đừng bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ hoặc cả một phần của danh sách kiểm tra
- ClickApp Email: quản lý email của bạn trực tiếp từ không gian làm việc ClickUp
- Thanh công cụ đa nhiệm: thực hiện các hành động nhóm trên tất cả các giao diện của bạn
- Các bước quan trọng: nhận biết các bước quan trọng trên dòng thời gian dự án của bạn
- Theo dõi thời gian tự nhiên: đo lường thời gian mỗi nhiệm vụ, từ thời điểm bắt đầu đến thời điểm kết thúc
- Chế độ ngoại tuyến: tiếp tục công việc của bạn ngay cả khi không có kết nối internet
- Bảng điều khiển: theo dõi số liệu về dự án của bạn với hàng chục tiện ích
- Ứng dụng di động thân thiện: cho hệ điều hành iOS, Android, Mac, Windows và Linux
Đặt lịch với ClickUp ngay bây giờ!
Chúng tôi đã đi một quãng đường dài từ lịch bàn hàng năm những năm 90. Hôm nay, lịch chuyên nghiệp là một phần không thể thiếu của quá trình lập kế hoạch dự án của bạn. Lên kế hoạch cho mọi nhiệm vụ. Theo dõi mọi bước. Đạt mọi mục tiêu. Cho dù Google Sheets dễ sử dụng (hoặc miễn phí!), Nó không thể làm tất cả những điều này. Bạn cần một công cụ lịch mạnh mẽ hơn chỉ là cho bạn biết ngày và tháng. Vì vậy, tại sao không nhận gói hoàn chỉnh với các tính năng quản lý dự án của ClickUp?
Phân công công việc cho thành viên của nhóm của bạn, giao tiếp hiệu quả với họ, mà không bỏ lỡ lịch hàng tuần của bạn. Điều này đơn giản là tốt nhất mà bạn có thể có được. Vậy hãy lấy ClickUp miễn phí ngay hôm nay và đặt lịch với thành công! Khám phá những chủ đề liên quan trong bài viết trên Crawlan.com.
