Nếu bạn đã quen với Excel, bạn có thể nhận ra sự thiếu vắng của tính năng kiểm tra công thức, cho phép bạn theo dõi các phần tử điều kiện và phụ thuộc, trong Google Sheets.
Trong Excel, bạn có thể tìm thấy các công cụ kiểm tra công thức trên tab Công thức, trong nhóm Kiểm tra công thức. Các phím tắt như Alt + T + U + T (theo dấu hiệu), Alt + T + U + D (theo phụ thuộc), và Alt + T + U + A (xóa các mũi tên) giúp quá trình này trở nên hiệu quả. Tôi đã rất phụ thuộc vào các phím tắt này.
Rất tiếc là tính năng này không có trong Google Sheets. Các tùy chọn hiện có chỉ là các phương pháp tạm thời và không thể sánh bằng với khả năng kiểm tra công thức của Excel.
Có những phương pháp tạm thời có và không sử dụng các tiện ích bổ sung. Nếu bạn không muốn sử dụng các tiện ích bổ sung hoặc không hài lòng với chúng, hướng dẫn này có thể giúp bạn một phần trong việc kiểm tra công thức trong Google Sheets.
Mục đích của việc kiểm tra công thức trong bảng tính
Việc theo dõi các phần tử điều kiện được sử dụng trong công thức giúp xác định các tham chiếu chính xác được áp dụng.
Ví dụ, khi sử dụng hàm SUM để tính tổng ở cuối một cột, các phần tử điều kiện sẽ làm nổi bật các phạm vi được sử dụng trong công thức đó.
Excel sử dụng đường viền, các chấm trên ô và mũi tên kết nối để xác định các phần tử điều kiện một cách trực quan. Nếu tham chiếu nằm trên một sheet khác, một biểu tượng nhỏ xuất hiện, cho phép bạn nhấp đúp vào góc dưới cùng bên phải để mở hộp thoại Di chuyển đến.
Tính năng kiểm tra phụ thuộc trong công thức được sử dụng để xác minh xem một ô hoặc phạm vi có phải là một phần của bất kỳ công thức nào hay không. Điều này hữu ích trước khi xóa một giá trị trong ô hoặc phạm vi hoặc trước khi di chuyển hoặc xóa một phạm vi, với các chỉ dẫn nhận diện tương tự.
Rất tiếc, Google Sheets không có các công cụ kiểm tra phụ thuộc và điều kiện như đã nêu ở trên. Không có một giải pháp thay thế thực sự cho việc kiểm tra công thức trong Excel trên Google Sheets. Dưới đây là các phương pháp tạm thời không sử dụng các tiện ích bổ sung.
Cách kiểm tra công thức trong Google Sheets
Trước khi đi sâu vào chủ đề, hãy xem xét một điểm quan trọng: Hãy sử dụng các công thức mảng khi có thể. Bắt đầu bằng cách sử dụng công thức mảng – công thức mở rộng từ một ô đến một phạm vi – khi áp dụng được. Bạn có thể chuyển đổi hầu hết các công thức thành các công thức mở rộng bằng cách sử dụng các hàm trợ giúp ARRAYFORMULA hoặc LAMBDA. Phương pháp này thường đơn giản hóa cấu trúc công thức và giảm thiểu việc kiểm tra công thức phức tạp.
Hơn nữa, sử dụng các phạm vi đóng, chẳng hạn như A1:Z1000, thay vì các phạm vi mở như A:Z hoặc A1:Z, trong các công thức nếu bạn muốn các phương pháp thay thế kiểm tra phụ thuộc hoạt động chính xác.
Bây giờ, khi quay lại việc kiểm tra công thức trong Google Sheets, chúng ta sẽ khám phá bốn phương pháp tạm thời để kiểm tra phần tử điều kiện (hai phương pháp) và phụ thuộc (hai phương pháp) của công thức.
Phần tử điều kiện:
-
Tận dụng tính năng chỉnh sửa ô F2 (F2 trên Windows và Shift + Enter/Return trên Mac)
-
Sử dụng lệnh Go to Range.
Phụ thuộc:
-
Sử dụng kết hợp của chức năng Hiển thị công thức (Ctrl + `) và lệnh Tìm kiếm (Ctrl + F trên Windows và Command + F trên Mac).
-
Áp dụng chuỗi phù hợp bằng cách sử dụng lệnh Tìm kiếm và Thay thế (Ctrl + H trên Windows và Command + Shift + H trên Mac).
Kiểm tra phần tử điều kiện trong Google Sheets
Phương pháp thay thế cho việc kiểm tra phần tử điều kiện trong Google Sheets (phương pháp tương đương trong Excel):
Thực hiện các bước sau:
-
Di chuyển tới ô chứa công thức mà bạn muốn kiểm tra phần tử điều kiện.
-
Nhấn phím tắt F2 trong Google Sheets trên Windows hoặc sử dụng Shift + Enter/Return trên Mac. Ngoài ra, bạn có thể nhấp đúp vào ô. Các ô được kết nối với công thức sẽ được tô sáng với các chấm màu.
-
Di chuyển con trỏ chuột sang trái bằng cách sử dụng phím mũi tên trái trên bàn phím. Nó sẽ tô sáng các ô hoặc phạm vi được sử dụng trong công thức một cách tuần tự.
Đây là một giải pháp thay thế cho Excel Formula Auditing trong Google Sheets cho phần tử điều kiện.
Nhược điểm:
Nếu công thức sử dụng tham chiếu đến một sheet khác trong cùng một Google Sheets, phương pháp này sẽ không cho kết quả.
Cách di chuyển đến phạm vi được sử dụng trong công thức:
Trong Excel, như đã đề cập ở đầu, chúng ta có thể nhấp đúp vào biểu tượng nhỏ để di chuyển đến phạm vi của công thức.
Ở đây, thay vào đó, bạn có thể làm theo một trong các phương pháp sau đây:
-
Sao chép tham chiếu từ công thức. Sau đó, đi tới ô Tên bằng cách sử dụng Ctrl + J trên Windows và Command + J trên Mac. Dán tham chiếu và nhấn Enter. Ô Tên là một ô nhỏ ở bên trái thanh công thức.
-
Hoặc, bạn có thể nhấp vào Trợ giúp > Tìm trong menu > Di chuyển đến phạm vi và dán tham chiếu, sau đó nhấn Enter hoặc nhấp vào nút
>.
Kiểm tra phụ thuộc trong Google Sheets
Phương pháp thay thế cho việc kiểm tra phụ thuộc trong Google Sheets (phương pháp tương đương trong Excel):
Khi thực hiện việc kiểm tra phụ thuộc, bạn có thể cảm nhận sự thiếu vắng của tính năng kiểm tra công thức trong Excel. Thậm chí các phương pháp tạm thời cũng không đáp ứng đầy đủ yêu cầu của chúng ta ở đây.
Dưới đây là những phương pháp tốt nhất để kiểm tra phụ thuộc trong Google Sheets.
Sử dụng Hiển thị công thức và lệnh Tìm kiếm:
Sử dụng phương pháp này khi bạn muốn tìm kiếm một ô hoặc phạm vi cụ thể được sử dụng trong công thức, chẳng hạn như A5 hoặc B10:C20.
Trong ví dụ sau, tôi muốn kiểm tra xem ô B5 có phụ thuộc vào bất kỳ công thức nào không. Hãy xem cách tìm kiếm điều đó.
Các bước:
-
Đầu tiên, sử dụng phím tắt Ctrl + ` (Cả trên Windows và Mac) hoặc nhấp vào Xem > Hiện > Công thức.
-
Sau đó, sử dụng Ctrl + F trên Windows và Command + F trên Mac để mở hộp thoại Tìm kiếm.
-
Nhập vào ô hoặc phạm vi tham chiếu và nhấn Enter. Nó sẽ làm nổi bật các công thức sử dụng tham chiếu ô hoặc phạm vi cụ thể đó.
Nhược điểm:
Có hai nhược điểm tiềm năng với phương pháp này.
-
Nó chỉ phù hợp với phạm vi hoặc ô chính xác. Nếu bạn muốn tìm bất kỳ công thức nào phụ thuộc vào ô B5 trong khi công thức lại sử dụng B1:B100, nó sẽ không hoạt động.
-
Nó chỉ áp dụng cho sheet mà bạn đang tìm kiếm. Nếu tham chiếu ô hoặc phạm vi có phụ thuộc ở bất kỳ sheet nào khác, nó sẽ không làm nổi bật chúng.
Chúng ta sẽ cố gắng giải quyết nhược điểm phụ thuộc trong các phương pháp tiếp theo.
Sử dụng lệnh Tìm kiếm và Thay thế và so khớp biểu thức chính quy:
Chúng ta có thể sử dụng lệnh Tìm kiếm và Thay thế như một phương pháp thay thế để giải quyết nhược điểm thứ hai đã đề cập ở trên.
-
Nhấp vào Chỉnh sửa > Tìm kiếm và Thay thế (Ctrl + H trên Windows và Command + Shift + H trên Mac). Ở đây, không cần bật “Hiển thị công thức” như đã đề cập trước đó.
-
Nhập địa chỉ ô hoặc phạm vi, bao gồm tên sheet nếu có, trong ô Tìm kiếm.
-
Để ô “Thay thế” trống.
-
Các thiết lập khác như sau:
- Tìm kiếm: Tất cả các Sheet.
- Chọn “Tìm kiếm cả trong công thức”.
- Kiểm tra “Sử dụng biểu thức chính quy”.
- Sau đó, nhấp vào “Tìm kiếm” để tìm công thức phụ thuộc trong sheet hiện tại hoặc sheet khác trong file đó.
Tuy nhiên, làm thế nào chúng ta có thể kiểm tra phụ thuộc của một ô hoặc phạm vi trong Google Sheets khi nó là một phần của một phạm vi ô lớn hơn?
Ở đây, bạn có thể sử dụng biểu thức chính quy sau đây trong lệnh Tìm kiếm và Thay thế, cho các phạm vi ô sử dụng số hàng trong phạm vi. Nó sẽ không hỗ trợ A1:C, A:D, v.v., vì chúng không có số hàng ở cả hai đầu hoặc một trong hai đầu. Nó sẽ hoạt động với các phạm vi ô như A1:C1000, D6:F500, v.v.
Biểu thức chính quy:
b[A-Z](d{1,5})bCách sử dụng:
Trong bước thứ tư ở trên, kiểm tra “tìm kiếm bằng cách sử dụng biểu thức chính quy” và chọn “Sheet này” thay vì “Tất cả các sheet”. Các thiết lập khác giữ nguyên.
Ví dụ:
Giả sử bạn muốn kiểm tra xem ô E11 có phụ thuộc vào bất kỳ công thức nào hay không.
b[C-E](d{1,5})bSử dụng biểu thức chính quy này trong lệnh Tìm kiếm và Thay thế, như đã chi tiết ở trên, để tìm công thức phụ thuộc sử dụng các tham chiếu ô từ cột C đến E.
Nhược điểm:
-
Điều này sẽ phù hợp với các chuỗi chứa các tham chiếu ô. Ví dụ, trên sẽ phù hợp nếu bất kỳ ô nào chứa chuỗi E11.
-
Không hữu ích để kiểm tra phụ thuộc trong nhiều sheet.
-
Nó chỉ xác định các ô phụ thuộc trong toàn bộ cột, không phải các ô hoặc phạm vi cụ thể. Ví dụ, nếu công thức sử dụng bất kỳ ô nào trong cột A hoặc B, nó sẽ xác định công thức đó nếu bạn chỉ định [A-B].
Kết luận
Tôi đã trình bày nhiều giải pháp thay thế cho việc kiểm tra công thức trong Google Sheets.
Tôi hy vọng hướng dẫn này đáp ứng các yêu cầu của việc theo dõi phần tử điều kiện và phụ thuộc đối với những người không muốn sử dụng các tiện ích bổ sung.
Tất nhiên, các tiện ích bổ sung Google Sheets có thể đơn giản hóa việc theo dõi phần tử điều kiện và phụ thuộc. Nếu bạn thoải mái, bạn có thể cài đặt chúng bằng cách nhấp vào menu Tiện ích > Tiện ích bổ sung > Nhận tiện ích từ trong tệp Google Sheets của bạn.
Nếu bạn không thoải mái cung cấp quyền cho các ứng dụng, thì các phương pháp tạm thời là cách duy nhất trong lúc này.
