Như bạn đã biết, một định dạng chuẩn bắt đầu với một cột số thứ tự. Để chính xác hơn, nó sẽ là như số thứ tự, mô tả, tên khách hàng, vv. Dưới cột số thứ tự, bạn có thể đánh số hàng theo nhiều cách khác nhau. Ở đây chúng ta có thể tìm hiểu về cách tự động đánh số thứ tự trong Google Sheets.
Có nhiều cách mà bạn có thể áp dụng để đánh số thứ tự trong Google Sheets. Trước khi tiếp tục hướng dẫn bạn cách tự động đánh số hàng trong Google Sheets theo cách động, tôi sẽ giới thiệu các lựa chọn khác có thể hữu ích cho người mới bắt đầu.
Ở cuối bài viết, tôi cũng đã chia sẻ thông tin về cách tăng tự động các chữ cái cũng như số La Mã trong Google Sheets.
Vậy hãy bắt đầu với các cách đánh số thứ tự tự động khác nhau trong Google Spreadsheet.
Tự động đánh số thứ tự bằng công thức đơn giản
Trong ví dụ trên, số thứ tự của chúng ta bắt đầu từ hàng A3. Ở đây, trong ô A4 sử dụng công thức =A3+1 và sau đó sao chép và dán công thức này xuống các ô bên dưới. Xem ảnh chụp màn hình bên trên.
Đây là phương pháp đánh số thông thường mà chúng ta thường sử dụng trong các bảng tính Google hoặc Excel. Nó có thể tự động điều chỉnh thứ tự các hàng khi chèn hoặc xóa hàng ở giữa.
Tự động đánh số hàng bằng cách sử dụng Fill Handle
Khác với Excel, việc điền số trong Google Sheets có cách thức hoạt động khác. Bạn không thể sử dụng fill handle để tự động điền số trong Google Sheets theo cách này. Nó hoạt động hoàn hảo trong Excel. Ảnh chụp màn hình bên dưới chỉ áp dụng cho Excel.
Cập nhật: Bây giờ nó cũng hoạt động trên Google Sheets!
Ở đây, điều bạn muốn làm là nhập thủ công hai số thứ tự đầu tiên và sau đó kéo fill handle xuống hoặc nhấp đúp vào fill handle.
Tự động đánh số thứ tự trong Google Sheets bằng cách sử dụng hàm ROW
Ở đây, tôi đã sử dụng hàm ROW. Hàm này sẽ trả về số hàng của một ô chỉ định.
Cú pháp:
ROW([cell_reference])
Ví dụ:
=row(A3)
Kết quả=3
Công thức này sẽ trả về số hàng của ô áp dụng công thức. Và giờ quay lại chủ đề của chúng ta.
Theo ví dụ (xem ảnh chụp màn hình bên trên), số thứ tự hàng của chúng ta sẽ bắt đầu từ số hàng thứ 3.
Công thức áp dụng hàm số hàng vào ô A3 là ROW(A3). Nó sẽ trả về số hàng thứ 3 trong ô đang hoạt động. Nhưng chúng ta cần số thứ tự hàng bắt đầu từ 1. Vì vậy, tôi đã sử dụng công thức dưới đây.
=row(A3)-2
Sau đó, bạn có thể sao chép và dán công thức xuống hoặc kéo fill handle xuống. Khi bạn xóa bất kỳ hàng nào ở giữa, trong trường hợp này cũng như, số thứ tự sẽ tự động được điều chỉnh.
Lưu ý: Nếu bạn muốn có số thứ tự thay đổi khi nhóm dữ liệu thay đổi, hãy xem hướng dẫn này – Đánh số thứ tự theo nhóm trong Google Sheets.
Đánh số thứ tự tự động động trong Google Sheets
Đây là cách tốt nhất để tự động điền số thứ tự trong Google Sheets!
Đây là tùy chọn tốt nhất để tự động điền số thứ tự trong Google Sheets. Ở đây, chúng ta có thể sử dụng một loại công thức kết hợp của IF, ArrayFormula và hàm ROW.
Đầu tiên, hãy xem công thức dưới đây trong ô A3. Đó là theo các ảnh chụp mẫu của chúng tôi.
=ArrayFormula(if(B3:B<>””,row(A3:A)-2,””))
Tôi sẽ giải thích cho bạn cách công thức này hoạt động và cách bạn có thể sử dụng nó trong Bảng tính của mình.
Theo ví dụ trên, bạn chỉ cần áp dụng công thức trong ô A3. Không cần sao chép và dán xuống. Nó sẽ tự động đánh số cho các ô bên dưới. Làm thế nào?
Chi tiết (Giải thích công thức)
-
Công thức row(A3) trả về số hàng của ô A3, nghĩa là số 3. Chúng ta có thể sử dụng -2 để biến nó thành 1. Khi bạn muốn sử dụng hàng vô hạn, bạn nên sử dụng công thức này là row(A3:A)-2 và cũng bao gồm hàm ArrayFormula.
-
Khi bạn muốn tự động điền số thứ tự, bạn cần phải biết cách giới hạn việc đánh số cho một số ô cụ thể. Chúng tôi đã làm điều đó bằng cách sử dụng hàm IF trong Sheets ở đây.
Chúng ta có tên khách hàng trong cột B. Nếu cột B không có giá trị, thì công thức trên sẽ không đánh số cho ô tương ứng trong Cột A.
Giờ thì hãy tìm hiểu về hàm mảng. Mà không có hàm mảng, chúng ta không thể tự động mở rộng công thức xuống các ô bên dưới.
Vậy làm thế nào để sử dụng công thức này cho nhu cầu của bạn, và đó là điều quan trọng. Dưới đây là một số công thức khác.
Khi bạn muốn số thứ tự hàng của bạn bắt đầu từ cột H2 và dữ liệu còn lại ở phía bên phải. Hãy sử dụng công thức này trong ô H2.
=ArrayFormula(if(I2:I<>””,row(H2:H)-1,””))
Bây giờ công thức khác trong ô J3.
=ArrayFormula(if(K3:K<>””,row(J3:J)-2,””))
Ở đây, số thứ tự hàng sẽ bắt đầu từ ô J3. Bạn có thể sử dụng công thức trên để tự động điền số thứ tự trong bất kỳ cột nào. Chỉ cần thay đổi tham chiếu ô trong công thức theo dữ liệu của bạn.
Kết luận
Xin lưu ý rằng ROW không phải là hàm duy nhất để điền số thứ tự trong Google Sheets. Có một hàm tương đối mới gọi là SEQUENCE. Bạn có thể đọc thêm về hàm này tại đây – Cách sử dụng hàm Sequence trong Google Sheets.
Mặc dù tạo số thứ tự tự động bằng cách sử dụng hàm Sequence đơn giản, phần lớn người dùng Sheets phụ thuộc vào hàm ROW. Nó quá phổ biến.
Các hướng dẫn liên quan
- Cách sử dụng số La Mã trong Google Sheets (tạo số thứ tự dưới dạng số La Mã)
- Cách tự động nhập chữ cái trong Google Sheets
- Tăng số tháng giữa hai ngày được cho trong Google Sheets
- Cách tự động nhập chữ cái trong Google Sheets
- Tăng số tháng giữa hai ngày được cho trong Google Sheets
- Đánh số theo nhóm trong Google Sheets
- Bỏ qua các hàng trống trong đánh số liên tục trong Google Sheets
