Planifier un événement ne devrait pas être une source de stress. Au contraire, cela peut être amusant si vous restez bien organisé. C’est pourquoi nous avons créé cette checklist gratuite pour l’organisation de fêtes ! Que ce soit pour célébrer un anniversaire important, une fête spéciale ou une occasion saisonnière, plus vous vous y prenez tôt, plus vous aurez de temps libre pour profiter de la fabuleuse fête que vous avez préparée.
Formats de checklist pour l’organisation de fêtes
Nous avons créé plusieurs formats de checklist d’organisation de fêtes gratuits pour vous aider à rester organisé et à planifier un événement réussi, de la gestion du projet avant l’événement à l’arrivée des invités. Choisissez celui qui vous convient le mieux :
1. Checklist de fête imprimable
Imprimez et épinglez notre checklist d’événement imprimable gratuite !
2. Checklist d’organisation de fête sur Google Docs
Faites une copie de cette checklist d’organisation de fête sur Google Docs pour y accéder facilement depuis n’importe quel appareil et planifiez en déplacement. Le fichier comprend une checklist, un budget, une liste d’invités et une liste de contacts de fournisseurs. Il vous suffit d’avoir un compte Google pour créer votre propre version personnalisée de la checklist sur Google Sheets.
3. Checklist d’organisation de fête sur Excel
Téléchargez ce modèle Excel pour votre checklist d’organisation de fête afin de bénéficier d’une checklist entièrement personnalisable (et en prime : un planificateur de budget, une liste de contacts de fournisseurs et une liste d’invités !).
4. Checklist d’organisation de fête en ligne
N’oubliez pas d’ajouter cette page en favori ! Nous avons une checklist d’événement ci-dessous, accompagnée de liens vers plus d’idées de fêtes, de lieux et de fournisseurs.
Photo: Tom Pumford / Unsplash
4 – 8 mois avant
- Fixez la date de l’événement : Choisissez une date et une heure pour votre événement en tenant compte des disponibilités des invités importants de votre liste.
- Définissez votre liste d’invités : Décidez combien d’invités vous souhaitez convier. Les taux de réponse sont généralement d’environ 75 %, vous pouvez donc inviter quelques personnes supplémentaires.
- Déterminez votre budget : Déterminez le montant que vous êtes prêt à dépenser et mettez en place un système pour suivre vos dépenses (comme notre pratique planificateur de budget de fête).
- Recherchez et embauchez un organisateur/décorateur d’événements : Il peut être judicieux de faire appel à un professionnel pour vous aider à ce que tout se passe bien et pour rendre votre fête unique.
- Choisissez un thème et un code couleur pour la fête : Déterminez à quel point l’événement doit être formel ou décontracté. Ensuite, choisissez un thème ou un concept en gardant à l’esprit l’occasion, le type de lieu envisagé et la saison.
- Recherchez et réservez un lieu de fête : Décidez où vous organiserez l’événement. Est-ce que cela se déroulera chez vous ou dans un lieu spécifique ? Vous pouvez rechercher des lieux locaux sur The Bash et comparer les différentes offres proposées par chacun d’entre eux.
- Recherchez et engagez un photographe/vidéographe : Prévoyez-vous de documenter votre événement avec un professionnel ? Le style, la personnalité et le budget sont les critères les plus importants dans le choix d’un photographe ou vidéographe.
Photo: Yomex Owo / Unsplash
3 – 4 mois avant
- Recherchez des idées de nourriture et de boissons : Réfléchissez au type de nourriture et de boissons que vous souhaitez servir. Allez-vous proposer un repas complet ou juste des apéritifs et des snacks ? Bar ouvert ou bar payant ?
- Engagez un traiteur (si nécessaire) : Décidez si vous souhaitez faire appel à un traiteur. Si vous prévoyez de gérer la cuisine vous-même, choisissez des recettes que vous pouvez préparer à l’avance.
- Recherchez des DJs, musiciens et divertissements : Quel type de divertissement souhaitez-vous avoir lors de la fête ? Souhaitez-vous un DJ, un groupe de reprise, des artistes variés ou une autre forme de divertissement ? Parcourez les talents répertoriés dans le répertoire de The Bash pour vous inspirer.
- Commencez à collecter les informations des invités : Il est temps de demander les adresses, les e-mails et les numéros de téléphone.
- Envoyez des save-the-date : C’est facultatif, mais alors que vous finalisez les détails, prévenez vos invités suffisamment à l’avance pour qu’ils puissent bloquer la date dans leur calendrier afin d’assurer une bonne participation.
- Recherchez et commandez les invitations de fête : Décidez si vous allez envoyer des invitations par courrier ou les envoyer électroniquement. Choisissez à quel moment vous souhaitez que les invités confirment leur présence.
- Recherchez la location de matériel de fête : Selon l’occasion et le lieu de votre fête, décidez si vous aurez besoin de louer du matériel de fête, comme une tente ou une limousine.
- Commencez à planifier les décorations et les fournitures de fête : Faites une liste des articles de décoration et des articles en papier dont vous aurez besoin (assiettes, serviettes, etc.).
Photo: Aneta Pawlik / Unsplash
2 – 3 mois avant
- Établissez des contrats avec les fournisseurs : Finalisez les contrats avec tous les prestataires de services (divertissement, traiteurs, location de matériel de fête, etc.). Astuce : vous pouvez envoyer des messages aux fournisseurs via The Bash.
- Engagez un DJ et des musiciens : Préparez-vous à danser toute la nuit ! La musique live peut donner une bonne énergie à votre événement.
- Réservez le divertissement : Faites de cette fête un événement épique et mémorable. Utilisez The Bash pour des réservations en ligne faciles.
- Recherchez des idées de décoration : Personnalisez votre décoration pour rendre votre fête unique. Commencez à épingler des idées et à brainstormer avec un décorateur d’événements si vous en avez les moyens !
- Recherchez la location de matériel (vaisselle, linge de table, verrerie) : Consultez les fournisseurs répertoriés dans notre annuaire pour des idées.
- Adresses et envoi des invitations : Mettez en place un système pour suivre les réponses des invités !
- Achetez un cadeau : Marquez le moment avec un cadeau spécial pour le(s) invité(s) d’honneur.
- Achetez les décorations : Centres de table, ballons, fleurs, bougies, livre d’or… passez vos commandes.
- Commandez les cadeaux pour les invités : Dites merci d’une manière unique (et envisagez même des options de bricolage si vous êtes créatif).
- Réservez la location de matériel de décoration : Photobooth, chaises, linge de table… il est temps de réserver !
- Réservez les services d’éclairage et de sonorisation (si nécessaire) : Mettez en lumière toutes les festivités.
- Réservez un coiffeur : Faites-vous coiffer par un professionnel pour briller de mille feux.
- Réservez un maquilleur : Un maquilleur peut vraiment vous rendre encore plus belle.
- Réservez des chambres d’hôtel pour les invités venant de loin : Assurez-vous de fournir les informations relatives aux hôtels dans vos invitations afin que les invités puissent être informés.
Photo: Aneta Pawlik / Unsplash
1 mois avant
- Finalisez le menu : Tous vos prestataires de restauration doivent être informés de toutes les restrictions alimentaires ou allergies.
- Engagez un barman ou un service d’alcool : Si vous prévoyez de servir de l’alcool, c’est le moment d’embaucher un barman et de décider du menu des boissons. Pour une fête de deux à trois heures, la règle est d’acheter trois bouteilles de vin pour chaque quatre invités, trois à quatre boissons alcoolisées par personne.
- Commandez le gâteau/dessert : Gâteau, cupcakes ou beignets… vos invités vont adorer !
- Commandez des cadeaux pour les invités : Dites merci à vos invités avec un cadeau unique (et envisagez même des options de bricolage si vous êtes créatif).
- Achetez une tenue : Trouvez quelque chose qui vous fait vous sentir belle et bien.
- Rédigez des discours (si besoin) : Préparez-vous à prendre la parole ! Si vous prévoyez de faire un discours, ne vous mettez pas la pression en le préparant à la dernière minute.
- Réservez le transport : Limousine, bus de fête, ferry… vous pouvez trouver tout cela dans notre annuaire de fournisseurs de transport.
- Planifiez les places de parking : Assurez-vous que vos invités auront un endroit où se garer ou fournissez des informations sur les transports en commun.
- Planifiez l’itinéraire et les sélections musicales : Décidez du style musical souhaité pour l’événement et communiquez les chansons sélectionnées et le planning de l’événement au DJ, maître de cérémonie ou groupe.
- Finalisez la liste des invités et appelez ceux qui n’ont pas répondu : Donnez-leur un coup de fil pour leur rappeler que votre grand jour approche. Informez tous vos fournisseurs du nombre d’invités confirmés et préparez les cartes de place (si nécessaire).
- Finalisez l’aménagement de l’événement et les décorations : Répartissez les espaces pour la détente, le dîner et la danse.
- Demandez de l’aide pour la préparation : Faites appel à des amis si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour la mise en place.
- Prévenez les voisins : Il est toujours préférable de prévenir vos voisins que vous organisez un événement chez vous.
Photo: Kristina Evstifeeva / Unsplash
1 semaine avant
- Finalisez l’itinéraire : Assurez-vous que tout le monde connaît ses responsabilités et le planning de la fête.
- Confirmez les détails avec tous vos fournisseurs : Vérifiez si tous les prestataires de services sont prêts et communiquez-leur l’itinéraire si nécessaire.
- Finalisez les transports : N’oubliez pas de communiquer l’heure, le lieu, les véhicules et s’il y a des invités ayant des besoins spéciaux.
- Achetez les essentiels de dernière minute : Faites vos dernières courses pour les boissons, la nourriture ou les fournitures de dernière minute.
- Nettoyez votre maison (si nécessaire) : Nettoyez, nettoyez, nettoyez votre maison (si c’est le lieu de l’événement) et arrangez les meubles.
1 jour avant – Jour de l’événement
- Décorez et installez : Décorez votre maison ou déposez les éléments de décoration au lieu de fête (fleurs, porte-noms, menus, cadeaux pour les invités, livre d’or, etc.). Guidez vos amis qui vous donnent un coup de main.
- Vérifiez avec le lieu et les fournisseurs : Assurez-vous que toutes les préparations finales ont été faites et communiquez la séquence des événements et tous les autres détails. Assurez-vous que votre équipe de fournisseurs a été payée en totalité et n’oubliez pas d’avoir de l’argent liquide pour les pourboires.
- Mettez en place un vestiaire : Assurez-vous d’avoir un espace dédié où les invités peuvent déposer leurs manteaux, parapluies, etc.
- Terminez le nettoyage et la cuisine (si nécessaire) : Si vous préparez la nourriture vous-même, faites l’essentiel la veille. Passez un dernier coup de balai dans l’espace de fête.
- Présentez la nourriture et les boissons : Disposez les snacks et les apéritifs emballés qui ne vont pas se gâter une à deux heures avant le début de votre événement. Déballez et commencez à servir après l’arrivée du premier invité.
- Souriez, vous avez terminé ! : Soyez prêt à accueillir vos invités. Respirez profondément, amusez-vous et appréciez votre travail acharné !
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Photo: Aneta Pawlik / Unsplash
Astuce de pro :
Accédez et créez votre propre copie du GRATUIT Party Planning Worksheet de The Bash pour personnaliser votre checklist, planifier votre budget et suivre vos progrès.
