Bạn đang tìm cách chia sẻ một sheet duy nhất? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách chia sẻ một sheet với người dùng trong Google Sheets.
Trong thời đại hiện nay, việc cho phép mọi người cùng làm việc và cộng tác dù có khoảng cách là điều cần thiết. Google Sheets giúp việc cộng tác trong nhóm làm dự án trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Google Sheets cho phép nhiều người dùng truy cập cùng lúc vào một sheet duy nhất và đồng thời cung cấp chức năng nhận xét trực tiếp về các thay đổi do mỗi người thực hiện. Công việc cộng tác chưa bao giờ đơn giản hơn thế.
Đôi khi, bạn có thể cần chia sẻ toàn bộ workbook, nhưng có thời điểm chỉ muốn cho người dùng truy cập vào một sheet duy nhất. Trong khi chia sẻ cả workbook là quá đơn giản, chia sẻ một sheet duy nhất lại không phải là điều dễ dàng.
Trong Google Sheets, không có tính năng cho phép người dùng chia sẻ một sheet duy nhất. Tuy nhiên, có một số cách để vượt qua vấn đề này.
Bài viết này nhằm khám phá các cách giải quyết để bạn có thể chia sẻ một sheet duy nhất và những giới hạn của chúng.
Chia sẻ sheet duy nhất bằng ID GID
ID GID là một mã trong URL của sheet cho phép truy cập trực tiếp vào sheet cụ thể.
Thường thì, khi người dùng mở một sheet được chia sẻ, họ sẽ được chuyển đến sheet đầu tiên và phải điều hướng tới sheet mà họ muốn truy cập.
Tuy nhiên, khi bạn chia sẻ sheet với ID GID của nó, người dùng sẽ được chuyển trực tiếp đến sheet đó.
Ví dụ, sheet chứa thông tin về điểm số của hai sinh viên. Để chia sẻ sheet để sinh viên tên John có thể truy cập trực tiếp vào sheet của mình mà không cần tìm kiếm, bạn chỉ cần sao chép URL của sheet.
Ở cuối URL, bạn sẽ thấy mã GID, trong ví dụ này là gid=662745270.
Bạn cũng sẽ thấy rằng GID cho sheet đầu tiên khác, chứng tỏ mỗi sheet có một ID GID duy nhất.
Vấn đề của việc chia sẻ sheet theo cách này là bạn không thể ngăn người dùng khác truy cập vào thông tin trên các sheet khác. Phương pháp này phù hợp nếu bạn không quan tâm người dùng khác có thể xem dữ liệu trên các sheet khác.
Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh một số thiết lập để giảm thiểu tác động của nhược điểm này.
Bạn có thể ẩn sheet mà bạn không muốn người dùng khác nhìn thấy, mặc dù điều này không phải là một giải pháp hoàn hảo. Khi bạn hiển thị lại sheet để truy cập vào thông tin của nó, người dùng khác cũng có quyền truy cập.
Ngoài ra, bạn chỉ có thể ẩn sheet cho tất cả người dùng, không phải cho từng người dùng cụ thể.
Để việc này hoạt động như mong muốn, người dùng chỉ nên có quyền “Bình luận” hoặc “Chỉ xem”. Điều này có nghĩa là họ không được phép chỉnh sửa sheet, nếu không họ có thể xem sheet bị ẩn và truy cập vào nội dung của nó.
Nếu bạn không quan tâm người dùng khác có thể xem thông tin trên các sheet khác, nhưng bạn không muốn họ có thể chỉnh sửa hay sửa đổi, bạn có thể khóa sheet.
Hãy tham khảo bài viết này để tìm hiểu thêm về việc bảo vệ sheet.
Mặc dù phương pháp này không cho phép ngăn người dùng khác xem các sheet cụ thể, bạn có thể chắc chắn rằng người dùng chỉ có thể sửa thông tin trong sheet được chỉ định.
Chia sẻ sheet duy nhất bằng cách tạo một file mới
Phương pháp đầu tiên để chia sẻ sheet duy nhất có một số nhược điểm. Bạn không thể bảo vệ toàn bộ thông tin của các sheet khác một cách an toàn.
Tạo một file mới có thể giải quyết tất cả những vấn đề này. Quy trình này rất đơn giản.
- Nhấp vào menu “Tệp”.
- Chọn “Tạo một bản sao”.
Điều này sẽ tạo ra một bản sao của sheet!
Bạn có thể thay đổi tên file mới bằng cách sử dụng hộp văn bản “Tên”.
Để tạo một bản sao sheet mà bạn không muốn người dùng mà bạn đang chia sẻ file này xem dữ liệu, hãy bỏ chọn các tùy chọn “Chia sẻ với cùng những người” và “Sao chép các ý kiến”, vì bạn đang tạo một file mới cho một người dùng cụ thể.
Khi bạn hoàn thành, hãy nhấp vào “Tạo một bản sao”. Điều này sẽ tạo ra một bản sao của sheet trong một file mới.
Bây giờ bạn đã tạo ra một file mới, bạn có thể dễ dàng xóa các sheet có thông tin mà bạn không muốn người dùng mà bạn đang chia sẻ file này xem.
Sau khi xóa sheet, bạn có thể chia sẻ toàn bộ file Google Sheet với người dùng.
Chia sẻ sheet duy nhất bằng cách sử dụng hàm IMPORTRANGE
Một phương pháp khác để có dữ liệu từ sheet này sang sheet khác là sử dụng hàm IMPORTRANGE.
Với cách tiếp cận này, bạn có thể nhập dữ liệu từ sheet khác mà bạn cần và không cần phải xóa sheet sau đó.
Hàm IMPORTRANGE cho phép bạn kết nối với một sheet khác và có dữ liệu từ một phạm vi cụ thể.
- “spreadsheet_url”: URL của sheet mà bạn muốn nhập.
- “range_string”: đề cập đến tên của sheet và phạm vi mà bạn muốn nhập.
Khi bạn sao chép công thức này và nhấn Enter, nó sẽ trả về lỗi “#REF”.
Bạn có thể sửa lỗi này. Di chuột lên ô và bạn sẽ nhìn thấy một cửa sổ nhấp nhả “Cho phép truy cập”.
Nhấp vào nút “Cho phép truy cập” để cấp quyền truy cập vào sheet.
Dữ liệu sẽ được nhập vào file mới.
Bây giờ hai sheet đã liên kết với nhau, mọi thay đổi trong sheet chính sẽ được phản ánh vào sheet mới.
Nếu bạn không muốn giữ những sheet này liên kết điều đó, bạn có thể sao chép và dán dữ liệu IMPORTRANGE dưới dạng các giá trị.
Khi bạn chia sẻ tệp theo cách này, bạn loại bỏ hầu hết các vấn đề có trong phương pháp đầu tiên. Người dùng không thể xem thông tin mà bạn không muốn họ thấy trong các sheet khác và có thể thay đổi và chỉnh sửa.
Vấn đề duy nhất với cách tiếp cận này là khi bạn có nhiều người dùng mà bạn cần chia sẻ tệp. Bạn sẽ cần tạo file mới cho nhiều người dùng.
Chia sẻ sheet duy nhất bằng script Apps
Trong phương pháp này, chúng ta sẽ tạo một script sẽ chia sẻ sheet đang hoạt động với một người dùng.
Mở cửa sổ chỉnh sửa script ứng dụng bằng cách đi đến menu “Tiện ích” và chọn “Script Ứng dụng”.
Sao chép và dán mã trên vào trình chỉnh sửa. Nhấp vào “Lưu” và “Chạy” để cấp quyền cần thiết.
Làm mới Google Sheet của bạn và script sẽ tạo một thanh trình đơn mới gọi là “Chia sẻ sheet”. Trình đơn tùy chỉnh có một submenu gọi là “Sheet hoạt động”.
Khi bạn sử dụng lệnh này, script sẽ tạo ra một bản sao của sheet hoạt động là một file sheet mới. Sau đó, nó sẽ yêu cầu địa chỉ email của người dùng bạn muốn chia sẻ file mới được tạo.
Khi bạn nhập địa chỉ email của người dùng và nhấp vào “OK”, người dùng sẽ nhận được một email chứa liên kết đến file sheet mới.
Chia sẻ sheet duy nhất bằng cách xuất thành PDF
Phương pháp xuất file là một cách khác để chia sẻ một sheet duy nhất.
Trong quá trình xuất, bạn có thể chọn chính xác phần của sheet mà bạn muốn bao gồm trong tài liệu cuối cùng.
Điều này có nghĩa là bạn có thể chọn xuất một sheet hoặc một phạm vi cụ thể.
Làm theo các bước sau để xuất sheet.
- Nhấp vào menu “Tệp”.
- Chọn “Tải xuống”.
- Chọn định dạng file “PDF” cho tài liệu cuối cùng.
Ở phía bên phải cửa sổ tiếp theo, bạn sẽ thấy rằng có rất nhiều cài đặt mà bạn có thể áp dụng để tài liệu của bạn xuất hiện theo ý muốn.
Trong trường hợp này, bạn tập trung vào cài đặt của sheet. Đây là nơi bạn có thể chọn xem bạn muốn xuất sheet hoặc phạm vi nào. Xem trước sẽ cho bạn biết tài liệu sẽ xuất hiện như thế nào trong tài liệu cuối cùng.
Chọn “Sheet hoạt động” trong tùy chọn xuất.
Nhấp vào nút “Xuất”.
Bạn cũng có thể thay đổi các cài đặt khác như “Định dạng giấy”, “Định dạng trang”, “Tỷ lệ”, “Lề” và “Ngắt trang tùy chỉnh”.
Một tệp PDF mới sẽ được tạo và tự động tải xuống máy của bạn. Bạn có thể chia sẻ tệp này như một tệp đính kèm qua email với bất kỳ ai.
Với giải pháp này, bạn có thể chắc chắn rằng bạn chỉ chia sẻ những thông tin mà bạn muốn người khác xem. Nhược điểm rõ ràng của phương pháp này là người dùng không thể chỉnh sửa tài liệu nếu nó được xuất dưới định dạng PDF.
Hơn nữa, bạn phải biết rằng chỉ có các tùy chọn file PDF cho phép bạn chọn xem sheet hoặc phạm vi nào được xuất trong tài liệu cuối cùng. Các tùy chọn khác sẽ tải xuống toàn bộ nội dung của sheet.
Lưu ý: Chỉ các tùy chọn file “PDF” hoặc “CSV” cho phép bạn chọn xem sheet hoặc phạm vi nào được xuất trong tài liệu cuối cùng. Các tùy chọn khác sẽ tải xuống toàn bộ nội dung của sheet.
Chia sẻ sheet duy nhất bằng cách xuất bản trực tuyến
Chức năng “Xuất bản trực tuyến” là một phương pháp khác rất hữu ích để chia sẻ sheet. Nó cũng cho phép bạn chỉ chia sẻ một phần của tệp.
Giống như các phương pháp khác, nó cũng có nhược điểm, vì người dùng có thể không thể chỉnh sửa thông tin dựa trên các tùy chọn bạn chọn.
Làm theo các bước sau để xuất tệp của bạn.
- Nhấp vào menu “Tệp”.
- Chọn “Chia sẻ”.
- Chọn tùy chọn “Xuất bản trực tuyến” trong danh sách con.
Điều này sẽ mở cửa sổ “Xuất bản trực tuyến”, trong đó bạn có hai tùy chọn để chia sẻ sheet. Bạn có thể chọn tùy chọn “Liên kết” hoặc “Nhúng”.
Cửa sổ “Xuất bản trực tuyến” mở với tab “Liên kết” được nhấn, và nó được đặt để chia sẻ toàn bộ tài liệu theo mặc định.
Nhấp vào ô “Toàn bộ tài liệu” và chọn sheet mà bạn muốn chia sẻ.
Bạn có thể thay đổi định dạng chia sẻ tài liệu bằng cách nhấp vào ô “Trang web”. Bạn sẽ có các tùy chọn định dạng tệp khác nhau để chia sẻ tài liệu từ các tùy chọn có sẵn trong danh sách thả xuống.
Bạn có thể chia sẻ sheet dưới dạng file “CSV” hoặc “TSV”, cả hai đều có thể được mở bằng MS Excel. Điều này cho phép họ chỉnh sửa tài liệu nếu đó là những gì bạn muốn, và họ có thể chia sẻ lại với bạn các file đã được cập nhật.
Khi chia sẻ dưới dạng “Trang web”, họ chỉ có thể xem sheet dưới dạng trang web và không thể chỉnh sửa. Tuy nhiên, dữ liệu trên trang web sẽ được cập nhật khi bạn thực hiện thay đổi trong sheet chính.
Sau khi bạn chọn sheet và định dạng file, bạn có thể xuất bản tài liệu.
Nhấp vào “Xuất bản”.
Một lời nhắc sẽ xuất hiện để xác nhận liệu bạn có muốn chia sẻ sheet hay không.
Nhấp vào nút “OK”.
Ngay khi bạn nhấp vào “OK” từ bước trước, nút “Xuất bản” sẽ trở thành màu xám và một liên kết sẽ được tạo cho sheet bạn muốn chia sẻ.
Bây giờ, sheet có thể truy cập và bất kỳ ai có liên kết tạo ra có thể truy cập vào thông tin.
Nếu bạn muốn dừng việc truy cập vào sheet qua liên kết, hãy nhấp vào danh sách thả xuống “Xuất nội dung và cài đặt” và chọn “Dừng xuất bản”.
Khi lời nhắc xuất hiện, nhấp vào “OK” để dừng việc xuất bản sheet.
Xem thêm bằng cách chọn tab “Nhúng” và chọn sheet bạn muốn chia sẻ bằng cách sử dụng phương pháp trước đó.
Sau khi nhấp vào “Xuất bản” và chọn “OK” trong hộp thoại hiển thị, bạn sẽ nhận được mã HTML hiển thị thông tin từ sheet khi bạn thêm nó vào bất kỳ trang web nào.
Thông tin từ sheet sẽ được cập nhật dựa trên thay đổi trong sheet chính.
Bạn có thể dừng việc cung cấp sheet bằng cách làm theo các bước mô tả trước đó.
Phương pháp xuất bản trực tuyến có vẻ là phương pháp mạnh mẽ nhất để chia sẻ sheet giảm những vấn đề mà phương pháp trước gặp phải. Bạn có thể chắc chắn chỉ chia sẻ những dữ liệu bạn muốn.
Phụ thuộc vào yêu cầu chỉnh sửa, bạn có thể chọn chia sẻ dưới dạng file “CSV” hoặc “TSV” nếu bạn muốn người dùng có thể chỉnh sửa dữ liệu. Nhưng nếu bạn chỉ muốn họ xem dữ liệu mà không thể chỉnh sửa, hãy chia sẻ dưới dạng trang web.
Điều này cũng giúp bạn tránh tạo ra các file sheet lặp lại chỉ để chia sẻ một sheet duy nhất.
Kết luận
Google Sheets không cung cấp các giải pháp native để chia sẻ chỉ một sheet duy nhất, nhưng có nhiều phương pháp rủi ro bạn có thể sử dụng.
Các phương pháp này có thể không hoàn hảo cho mọi tình huống, nhưng chắc chắn sẽ có một phương pháp phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bạn nghĩ sao về các phương pháp chia sẻ sheet duy nhất này? Bạn có sử dụng các phương pháp khác để chia sẻ sheet? Hãy cho tôi biết trong phần bình luận!
Bài viết này được trình bày bởi Crawlan.com – Hướng dẫn tối ưu hóa Google Sheets cho các chuyên gia.
