Nếu bạn là một fan của Google Sheets và muốn nâng cao năng suất làm việc của mình, thì bạn đã đến đúng nơi! Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tiết lộ cho bạn một loạt các mẹo tuyệt vời để nâng cao công việc của bạn với Google Sheets.
Dù bạn muốn tạo một danh sách thả xuống trong Google Sheets hay làm chủ chức năng lọc dữ liệu, chúng tôi đều có những gì bạn cần.
Bây giờ, hãy tìm hiểu về Google Sheets của Google Workspace và khám phá những mẹo nhỏ sẽ giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất của bạn. Hãy chuẩn bị trở thành một chuyên gia với Google Sheets chỉ trong chốc lát.
Giao Tiếp Dễ Dàng với Thông Báo qua Email cho Bình Luận trong Google Sheets
Sử dụng sức mạnh của Google Sheets để hợp tác một cách mượt mà chưa bao giờ dễ dàng như vậy. Với cập nhật ngay lập tức, làm việc nhóm trở nên dễ dàng như một trò chơi. Nhưng hãy tưởng tượng bạn cần thu hút sự chú ý của một người nào đó về một chủ đề cụ thể?
Đừng lo lắng, bạn có một tính năng thông minh sẵn sàng hỗ trợ – bạn có thể dễ dàng gửi thông báo qua email cho bình luận trong Google Sheets. Chỉ cần thêm dấu cộng (+) vui vẻ, sau đó là địa chỉ email hoặc tên người nhận.
Điều này giống như một món quà bất ngờ. Khi bạn thêm bình luận của mình, một email tự động sẽ xuất hiện kỳ diệu trong hộp thư đến của họ, mang theo thông điệp của bạn. Đây là một cách dễ dàng để giao tiếp và mang lại niềm vui lớn cho quy trình.
Tiết Kiệm Thời Gian Với Phím Tắt
Đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn với một mẹo đơn giản nhưng mạnh mẽ. Chào tạm biệt quá trình khởi chạy Google Sheets và điều hướng qua một loạt các lệnh phức tạp. Thay vào đó, giải phóng thói quen của bạn bằng cách gõ trực tiếp “sheet.new” vào thanh địa chỉ của trình duyệt.
Dù bạn đang ở đâu trên Web, miễn là bạn đang đăng nhập vào tài khoản Google của mình, ma thuật sẽ diễn ra! Một bảng tính mới sẽ hiện ra trước mắt bạn.
Hãy tìm hiểu các phím tắt mạnh mẽ trong Google Sheets để đạt hiệu suất tối đa. Dưới đây là một số phím tắt trong Google Sheets có thể giúp bạn thêm nhanh chóng:
- Chèn một dòng mới: Ctrl + Shift + +
- Chèn một cột mới: Ctrl + Shift + =
- Chèn ngày hôm nay: Ctrl + ;
- Chèn liên kết: Ctrl + K
- Chèn bình luận: Ctrl + Alt + M
- Chèn công thức: Ctrl + /
- Chèn xuống dòng trong một ô: Alt + Enter
- Chèn ô kiểm: Ctrl + Shift + 7
- Chèn hình dạng: Ctrl + Alt + Shift + 4
- Chèn biểu đồ: Alt + Shift + F1
Có những phím tắt thực sự hữu ích trong Google Sheets mà có thể nhanh chóng chèn ngày và giờ hiện tại vào bất cứ đâu bạn muốn.
Trên Mac:
- Chèn ngày hiện tại: ⌘ + ;
- Chèn giờ hiện tại: ⌘ + Shift + ;
Trên Windows:
- Chèn ngày hiện tại: Ctrl + ;
- Chèn giờ hiện tại: Ctrl + Shift + ;
Để chèn ngày, chỉ cần nhấn Ctrl hoặc Cmd và dấu chấm phẩy. Để chèn giờ, thêm phím Shift vào tổ hợp phím này. Và nếu bạn muốn cùng lúc cả ngày và giờ, hãy nhấn Ctrl hoặc Cmd, Alt, Shift và phím dấu chấm phẩy.
Trên Mac:
- Chèn ngày và giờ hiện tại: ⌘ + Option + Shift + ;
Trên Windows:
- Chèn ngày và giờ hiện tại: Ctrl + Shift + ;
Hãy ghi nhớ những phím tắt định dạng nhanh trong Google Sheets để không cần tìm kiếm trong các menu nữa.
- Ctrl + Shift + 1 : Định dạng số học
- Ctrl + Shift + 2 : Định dạng thời gian
- Ctrl + Shift + 3 : Định dạng ngày
- Ctrl + Shift + 4 : Định dạng tiền tệ
Cách Tạo Một Danh Sách Thả Xuống Trong Google Sheets
Việc tạo một danh sách thả xuống trong Google Sheets là quy trình đơn giản mang lại sự tiện lợi đáng kể, giúp bạn quản lý và sắp xếp dữ liệu của mình một cách hiệu quả. Để tạo một danh sách thả xuống trong Google Sheets, làm theo các bước sau:
- Điều hàng đầu vào ô mà bạn muốn đặt danh sách thả xuống.
- Nhấp vào tab “Dữ liệu” trong menu.
- Chọn “Xác thực dữ liệu”.
- Chọn tùy chọn “Danh sách từ một phạm vi”.
- Xác định phạm vi chứa các lựa chọn bạn muốn trong danh sách thả xuống.
Bằng cách làm như vậy, bạn có thể dễ dàng đơn giản hóa việc nhập liệu và làm cho việc lựa chọn từ các tùy chọn được xác định trước trong bảng tính của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Cách Sử Dụng Chức Năng Lọc Trong Google Sheets Để Quản Lý Dữ Liệu Một Cách Hiệu Quả
Bộ lọc trong Google Sheets là một công cụ tiện lợi giúp đơn giản hóa việc quản lý và phân tích dữ liệu. Nó cho phép bạn sắp xếp và tổ chức dữ liệu một cách dễ dàng bằng cách áp dụng các tiêu chí cụ thể cho các cột.
Để quản lý dữ liệu của bạn một cách hiệu quả trong Google Sheets bằng cách sử dụng chức năng lọc, làm theo các bước sau:
- Đầu tiên, chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn lọc.
- Tiếp theo, điều hướng đến tab “Dữ liệu” trong menu và nhấp vào “Tạo bộ lọc”. Bạn sẽ thấy các mũi tên bộ lọc xuất hiện bên cạnh tiêu đề của mỗi cột.
- Nhấp vào mũi tên cho cột bạn muốn lọc, chọn tiêu chí và áp dụng nó.
- Bạn có thể áp dụng nhiều bộ lọc trên các cột khác nhau. Điều này giúp bạn nhanh chóng sắp xếp và phân tích dữ liệu dựa trên các điều kiện cụ thể, từ đó giúp quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng.
Cách Tính Tổng Cột Hoặc Hàng Trong Google Sheets
Khám phá tính năng tiện dụng của Google Sheets để tính tổng cột hoặc hàng một cách hiệu quả, một kỹ thuật cơ bản cho phép người dùng tổng hợp thông tin thành dữ liệu ngắn gọn và có ích. Với chỉ một số bước đơn giản, bạn có thể khai thác khả năng linh hoạt của công cụ bảng tính đa dụng này.
- Đầu tiên, tìm vị trí của cột hoặc hàng bạn muốn trong giao diện Google Sheets.
- Tiếp theo, nhập công thức “=SUM” theo sau là dấu ngoặc mở “(“.
- Sau đó, tô đậm phạm vi các ô cần tính tổng, đảm bảo rằng phạm vi bao gồm dữ liệu liên quan.
- Kết thúc phương trình bằng dấu ngoặc đóng “)” và nhấn Enter, điều này sẽ hiển thị tổng của cột hoặc hàng đã chọn.
Với khả năng mới này, bạn có thể tận dụng hoàn toàn dữ liệu của mình. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định thông minh và hiểu rõ hơn về xu hướng và mô hình trong cảnh quan thông tin thay đổi liên tục.
Cách Lưu Tệp Google Sheets Trên Máy Tính
Hãy tìm hiểu cách lưu và truy cập dễ dàng tệp tính toán quan trọng của bạn trên máy tính của mình bằng Google Sheets. Quá trình đơn giản này sẽ cho phép bạn lưu và di chuyển dữ liệu của mình một cách dễ dàng.
Để làm điều này, người dùng có thể tuân theo một quy trình đơn giản:
- Bắt đầu trong giao diện Google Sheets, truy cập vào bảng tính mà bạn muốn lưu.
- Kế tiếp, tìm tùy chọn “Tệp” ở góc trên bên trái, điều này sẽ hiển thị một số tùy chọn.
- Trong menu này, chọn “Tải xuống” và khám phá nhiều tùy chọn khác nhau.
Chọn định dạng phù hợp nhất cho bạn. Chỉ một cú nhấp chuột đơn giản, bảng tính sẽ được tải xuống máy tính của bạn từ đám mây. Điều này cho phép bạn truy cập, chỉnh sửa và bảo vệ dữ liệu quan trọng của mình trong cài đặt máy tính cá nhân. Ngoài ra, nó cũng đơn giản hóa việc cộng tác, phân tích và tiến bộ.
Câu Hỏi Thường Gặp về Google Sheets
1. Diễn biến ra sao khi bạn nhập dữ liệu không nằm trong danh sách thả xuống?
Diễn biến khi bạn nhập dữ liệu không nằm trong danh sách thả xuống phụ thuộc vào các thiết lập bạn đã chọn. Nếu bạn chọn từ chối nhập, dữ liệu bạn nhập sẽ không được chấp nhận và sẽ không xuất hiện trong ô. Tuy nhiên, nếu bạn chọn hiển thị cảnh báo, một biểu tượng tam giác màu đỏ nhỏ sẽ xuất hiện trong ô, cho thấy dữ liệu bạn nhập không hợp lệ.
2. Làm thế nào để sắp xếp một danh sách thả xuống theo thứ tự?
Để sắp xếp một danh sách thả xuống theo thứ tự, hãy sắp xếp cột hoặc phạm vi chứa dữ liệu xác nhận cho danh sách thả xuống. Điều này sẽ tự động sắp xếp hoặc sắp xếp các tùy chọn trong danh sách thả xuống theo thứ tự chữ cái, giúp bạn dễ dàng duyệt và lựa chọn các giá trị mong muốn.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Chọn phạm vi bạn muốn sắp xếp (tức là dữ liệu nguồn cho danh sách thả xuống).
- Truy cập vào tab Dữ liệu và chọn Sắp xếp.
- Trong menu ngữ cảnh hiển thị, chọn phương pháp sắp xếp bạn muốn cho danh sách thả xuống của mình.
3. Làm thế nào để phân loại màu sắc cho một danh sách thả xuống trong Google Sheets?
Truy cập vào cửa sổ xác nhận dữ liệu và chọn quy tắc áp dụng. Bạn cũng có thể truy cập vào menu thả xuống và chọn tùy chọn chỉnh sửa. Làm theo các bước sau để gán màu cho danh sách của bạn:
- Nhấp vào hình tròn bên cạnh tùy chọn danh sách mong muốn.
- Chọn màu bạn muốn gán. Dưới cùng của các tùy chọn màu, bạn sẽ thấy một bản xem trước nhanh của lựa chọn màu của bạn.
- Chọn từ các lựa chọn màu có sẵn hoặc tùy chỉnh riêng của bạn.
- Khi bạn đã hoàn thành quá trình chọn màu, hãy nhấp vào Hoàn tất.
- Danh sách thả xuống bây giờ sẽ hiển thị các mục được mã hóa màu tương ứng.
Kết Luận
Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn một tập hợp mạnh mẽ các mẹo tuyệt vời để cải thiện công việc và năng suất của bạn với Google Sheets. Bây giờ bạn đã biết cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets và tận dụng chức năng lọc để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Bằng cách nắm vững những kỹ thuật này trong Google Sheets – Google Workspace, bạn sẽ có khả năng tối ưu hóa quy trình công việc của mình và quản lý các công việc phức tạp một cách dễ dàng.
Tìm hiểu thêm nhiều bài viết thú vị khác tại Crawlan.com.
