Google Sheets không chỉ được sử dụng để tạo, quản lý và chỉnh sửa bảng tính. Chúng ta đều biết rằng công cụ trực tuyến này có các tính năng cho phép thực hiện nhiều công việc hơn. Nếu bạn biết cách sử dụng đúng các chức năng, bạn có thể biến Google Sheets từ một công cụ bình thường thành một nền tảng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ. Công cụ này dễ sử dụng, không yêu cầu cài đặt phức tạp và đảm bảo an toàn dữ liệu của bạn. Vậy bắt đầu từ đâu?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước để tạo một cơ sở dữ liệu trong Google Sheets. Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến các giới hạn tiềm năng của cơ sở dữ liệu Google Sheets và đề xuất một lựa chọn thay thế khả thi và thân thiện hơn.
Google Sheets là gì?
Google Sheets là công cụ bảng tính của Google, tương tự như Microsoft Excel. Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và định dạng bảng tính, làm việc cùng đội ngũ trong thời gian thực và xem các dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu Google Sheets đơn giản chỉ là một cơ sở dữ liệu được tạo trong Google Sheets. Mặc dù việc tạo cơ sở dữ liệu không phải là ứng dụng đầu tiên mà người ta nghĩ đến khi sử dụng công cụ này, nhưng nó rất khả thi. Thực tế, Google Sheets có các tùy chọn lưu trữ và tìm kiếm tốt, tùy chỉnh và cộng tác. Ngoài ra, nó là miễn phí và hoạt động tốt cho các cơ sở dữ liệu nhỏ.
Một trong những lý do bạn có thể xem xét việc sử dụng Google Sheets cho cơ sở dữ liệu của mình là chức năng QUERY, mà nhiều người coi là tính năng quan trọng nhất của công cụ này. Chức năng này cho phép bạn sử dụng các câu lệnh tương tự như SQL để thao tác dữ liệu và trích xuất các tập con mong muốn cho các tham số khác nhau.
Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Google Sheets: 6 bước cơ bản
Có nhiều cách để tạo cơ sở dữ liệu trong Google Sheets. Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu phương pháp đơn giản nhất là nhập dữ liệu thủ công. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng chức năng QUERY.
Để dễ dàng hiểu các hướng dẫn, chúng ta hãy xem một ví dụ cụ thể: tạo cơ sở dữ liệu khách hàng.
Bước 1: Mở Google Sheets và tạo một bảng tính mới
Bước đầu tiên là mở Google Sheets trên thiết bị của bạn và tạo một bảng tính mới. Tất nhiên, bạn cũng có thể mở một bảng tính đã tồn tại, tùy thuộc vào nơi bạn muốn lưu trữ cơ sở dữ liệu.
Để tránh nhầm lẫn và thuận tiện trong việc điều hướng, hãy đặt tên cho bảng tính của bạn. Chúng tôi đã sử dụng tên tệp “Cơ sở dữ liệu khách hàng” cho ví dụ của chúng tôi, nhưng bạn có thể chọn tên phù hợp với dự án của mình nhất.
Bước 2: Tạo cột để xác định các trường dữ liệu
Bây giờ, bạn cần tạo cột để lưu trữ và tổ chức các dữ liệu mong muốn.
Trong ví dụ tạo một cơ sở dữ liệu khách hàng đơn giản, chúng ta sẽ làm việc với bốn cột: Tên, Số điện thoại, Địa chỉ email và Trang web.
Bạn cần viết tên các cột này vào bảng tính. Chúng ta bắt đầu từ trên cùng và viết tên vào các ô A1, B1, C1 và D1. Bạn có thể làm nổi bật tiêu đề cột để phân biệt chúng với phần còn lại của cơ sở dữ liệu.
Đối với các cơ sở dữ liệu phức tạp hơn, bảng tính của bạn có thể có dữ liệu ở nhiều cấp độ phân tán trên hàng và cột. Ý tưởng là đảm bảo mỗi trường dữ liệu có vị trí cụ thể về hàng và cột để thuận tiện trong việc điều hướng.
Bước 3: Thêm dữ liệu
Đến lúc “nuôi” Google Sheets bằng các dữ liệu liên quan. Nhập thông tin khách hàng của bạn bằng cách xem xét các cột và trường tương ứng.
Đừng lo lắng về việc sắp xếp dữ liệu cho đến bây giờ, chúng ta sẽ làm điều này ở bước tiếp theo.
Bước 4: Sắp xếp dữ liệu
Bạn muốn giữ cho cơ sở dữ liệu của mình gọn gàng và tổ chức để dễ dàng điều hướng và lấy thông tin. Google Sheets cung cấp các tùy chọn sắp xếp và lọc tích hợp để giúp bạn tổ chức và xem dữ liệu theo ý muốn.
Thông thường, bạn có thể sắp xếp một bảng hoặc một cột trong Google Sheets theo thứ tự chữ cái hoặc số. Dưới đây là cách sắp xếp dữ liệu trong ví dụ của chúng tôi:
- Chọn phạm vi cần sắp xếp (trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã chọn các ô A1 đến D5)
- Chuột phải bất kỳ nơi nào trên phạm vi đã chọn và chọn “Hiển thị thêm hành động trên các ô”
- Chọn “Sắp xếp phạm vi”
- Truy cập các tùy chọn sắp xếp nâng cao cho phạm vi
- Đánh dấu vào ô bên cạnh “Phạm vi có dòng tiêu đề”
- Chọn cột bạn muốn sử dụng làm cơ sở cho việc sắp xếp dữ liệu và chọn liệu bạn muốn sắp xếp từ A đến Z hoặc từ Z đến A
Bước 5: Truy vấn cơ sở dữ liệu của bạn
Chúng tôi đến phần thú vị nhất: truy vấn dữ liệu từ bảng tính của bạn như trong một cơ sở dữ liệu. Với tùy chọn QUERY của Google Sheets, bạn có thể trích xuất dữ liệu mục tiêu để thực hiện tính toán, tóm tắt hoặc lọc dữ liệu và tạo một cơ sở dữ liệu riêng biệt.
Tùy chọn này đặc biệt hữu ích đối với những người làm việc với các cơ sở dữ liệu lớn hơn. Cơ sở dữ liệu ví dụ của chúng tôi chỉ có bốn mục để dễ hiểu hướng dẫn, vì vậy kết quả có thể không thấy được sự ấn tượng. Nhưng nếu bạn làm việc với hàng trăm mục, chức năng QUERY có thể rất hữu ích. Bạn không cần mất thời gian tìm kiếm dữ liệu cụ thể, điều này giảm nguy cơ sai sót tiềm năng.
Hãy nhớ rằng bước này không bắt buộc. Nếu bạn có một cơ sở dữ liệu nhỏ, nhập và sắp xếp dữ liệu có thể đã đủ.
Sử dụng chức năng QUERY trong Google Sheets
Cấu trúc chính của hàm QUERY là: QUERY(data, query, [headers])
Hãy trở lại ví dụ của chúng tôi để xem cách truy vấn hoạt động: chúng tôi có một cơ sở dữ liệu với tên, số điện thoại, địa chỉ email và trang web của khách hàng. Giả sử chúng tôi muốn truy vấn dữ liệu và chỉ hiển thị tên và trang web của khách hàng. Đây là cách bạn sẽ làm:
- Tạo một tiêu đề mới cho truy vấn (chúng tôi đã đặt nó dưới cơ sở dữ liệu chính trong hình minh họa trên, nhưng bạn có thể đặt tiêu đề này ở một vị trí khác)
- Đặt tên và làm nổi bật màu sắc cho tiêu đề để phân biệt nó trực quan
- Nhấp đúp vào ô dưới tiêu đề mới, gõ dấu bằng và nhập “query” – chọn tùy chọn khi nó xuất hiện
- Google Sheets sẽ tự động bắt đầu một dấu ngoặc tại điểm này. Bạn cần chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn truy vấn trong cơ sở dữ liệu, bỏ qua tiêu đề. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã chọn toàn bộ cơ sở dữ liệu.
- Sau khi chọn phạm vi dữ liệu, nhập dấu phẩy và gõ “SELECT, A, D”, 1). Vì vậy, công thức hoàn chỉnh sẽ trông như sau: =QUERY(A2:D5, “SELECT A, D”, 1)
- Nhấn Enter và Google Sheets sẽ làm việc của nó
Bạn có thể nhanh chóng chỉnh sửa công thức khi thêm khách hàng mới hoặc trích xuất một cột khác. Ví dụ, nếu bạn muốn lấy tên và số điện thoại của khách hàng, chỉ cần thay thế cột D bằng cột C trong phạm vi dữ liệu đã chọn.
Bước 6: Chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn với đội ngũ
Lợi ích của việc tạo ra một cơ sở dữ liệu trong Google Sheets so với Excel là bạn có tự do hoàn toàn trong việc cộng tác trực tuyến. Nhiều người dùng có thể xem và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu cùng một lúc và làm việc cùng nhau một cách liền mạch.
Để chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn, hãy vào tệp và chọn “Chia sẻ”. Sau đó, chọn những người mà bạn muốn chia sẻ nó.
Cách khác để tạo cơ sở dữ liệu Google Sheets
Nhập dữ liệu thủ công là cách đơn giản nhất để tạo cơ sở dữ liệu trong Google Sheets. Tuy nhiên, đây không phải là tùy chọn duy nhất của bạn.
Bạn có thể sử dụng API Google Sheets để nhập và chỉnh sửa dữ liệu bằng cách kết nối công cụ bảng tính với ứng dụng khác. Tuy nhiên, quy trình này yêu cầu nhiều bước và có thể quá phức tạp đối với người dùng kỹ thuật ít kinh nghiệm.
Một lựa chọn khác là nhập cơ sở dữ liệu hiện có vào Google Sheets. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần tải tệp CSV chứa dữ liệu của mình vào công cụ bảng tính. Hãy nhớ rằng quá trình này có thể mất thời gian, tùy thuộc vào kích thước cơ sở dữ liệu của bạn.
Bạn cũng có thể liên kết Google Forms với Google Sheets để tạo cơ sở dữ liệu. Tất cả thông tin bạn thu thập thông qua biểu mẫu sẽ tự động chuyển vào bảng tính của bạn. Tuy nhiên, cấu hình tùy chọn này yêu cầu kỹ năng lập trình.
