Nhiều người nghĩ rằng không có thay thế cho việc Kết hợp dữ liệu Excel trong Google Sheets. Tất nhiên, không có lệnh như vậy. Nhưng bạn có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều Trang bằng cách sử dụng công thức trong Google Sheets.
Đừng quên Google Sheets! Google Sheets có một chức năng mạnh mẽ để thực hiện kết hợp dữ liệu một cách tốt hơn! Bạn có biết công thức/chức năng đó là gì không?
Tôi đang nói về chức năng Truy vấn. Trong chức năng này, bạn có thể xác định phạm vi dữ liệu trong nhiều Trang theo hai cách.
Nhập Thủ công (Hardcoded): – Sử dụng khi bạn có ít Trang để kết hợp.
Sử dụng Một Chức năng Tên Tùy chỉnh: – Sử dụng khi bạn có nhiều Trang để kết hợp.
Tôi chỉ sử dụng các chức năng cơ bản, không có Apps Script hoặc bất kỳ plugin bên thứ ba nào, để kết hợp dữ liệu từ nhiều Trang.
Việc kết hợp dữ liệu theo cách này không giới hạn trong các Trang trong cùng một tệp. Bạn có thể sử dụng Trang từ các tệp khác nhau bằng cách nhập chúng vào.
Hiểu cách Kết hợp dữ liệu từ Nhiều Trang
Tôi sẽ kết hợp dữ liệu từ nhiều Trang (các tab trong một bảng tính hoặc tệp tin) vào một Trang duy nhất và sau đó tóm tắt nó.
Vậy làm thế nào để kết hợp dữ liệu trong hai bảng tính khác nhau trong Google Sheets?
Nếu vậy, bạn cần sử dụng chức năng IMPORTRANGE để nhập dữ liệu vào một Trang chính trước.
Tôi sẽ bỏ qua phần đó trong hướng dẫn này để tránh nhầm lẫn không cần thiết.
Lợi ích của việc Sử dụng Công thức (Chức năng Truy vấn)
Dưới đây là một số lợi ích của việc kết hợp dữ liệu từ nhiều Trang bằng cách sử dụng công thức trong Google Sheets:
- Kết hợp dữ liệu mà không cần Scripts có nghĩa là tăng hiệu suất Bảng tính tốt hơn.
- Các công thức nhanh hơn và đáng tin cậy hơn nếu chúng được viết đúng.
- Nếu chúng ta sử dụng bất kỳ plugin nào (tôi không biết về bất kỳ plugin nào vào thời điểm viết bài này), chúng ta không thể đảm bảo sẽ luôn có plugin đó. Ngay cả khi bạn tìm thấy một plugin, hãy thêm chúng sau khi đọc đánh giá người dùng.
- Không cần trả tiền để thuê một nhà phát triển viết mã Apps Script cho bạn.
- Khi sử dụng công thức để kết hợp dữ liệu, bạn có được sự linh hoạt hơn. Dữ liệu kết hợp sẽ tự động được cập nhật khi chúng ta thay đổi dữ liệu nguồn.
Cách kết hợp dữ liệu từ nhiều Trang bằng Công thức trong Google Sheets
Vui lòng làm theo chỉ dẫn từng bước dưới đây.
Dưới đây là bốn Trang (screenshot). Hai Trang đầu tiên, có nghĩa là các tab của bảng tính, chứa dữ liệu mẫu chúng tôi sẽ kết hợp trong Trang thứ ba và tóm tắt trong Trang thứ tư.
Chúng ta có thể kết hợp và tóm tắt dữ liệu bằng một công thức đơn. Nhưng để đơn giản hóa, tôi sẽ thực hiện nó một cách riêng lẻ.
Lưu ý: Bạn sẽ nhận được chi tiết để kết hợp và tóm tắt dữ liệu bằng một Query duy nhất ở phần cuối của hướng dẫn này.
Vì vậy, có hai bước liên quan – kết hợp dữ liệu và kết hợp. Chúng ta có thể sử dụng Trang thứ ba và thứ tư cho điều này. Tôi sẽ chia hướng dẫn dưới đây tương ứng.
Hai Trang đầu tiên chứa một số dữ liệu mẫu. Xem chi tiết dưới đây.
Tên Trang đầu tiên của tôi là “junesheet”, và đây là dữ liệu của nó.
Bây giờ hãy xem dữ liệu trong Trang thứ hai có tên là “julysheet”.
Bạn có thể mở tệp mẫu của tôi bên dưới để xem dữ liệu và các công thức của tôi.
Cách kết hợp dữ liệu từ nhiều Trang bằng Công thức trong Google Sheets
Hãy làm theo công thức từng bước dưới đây.
Dưới đây là công thức Query để kết hợp dữ liệu từ hai Trang trên thành một Trang duy nhất trong cùng một tệp tính Google Sheets.
=query({junesheet!A2:H5;julysheet!A2:H5},”Select * where Col1 is not null “)
Công thức này áp dụng cho dữ liệu mẫu của chúng tôi ở trên. Bạn có thể sử dụng nó như vậy nhưng với những thay đổi phù hợp với dữ liệu trong bảng tính của bạn. Những thay đổi mà bạn có thể cần thực hiện có thể như sau:
- Thay đổi phạm vi A2:H5 thành phạm vi dữ liệu thực tế của bạn.
- Thay đổi tên các Trang thành tên thực tế của các Trang của bạn.
- Tôi đã sử dụng hai Trang để kết hợp. Giả sử có một Trang nữa có tên là “augsheet”. Hãy đặt một dấu chấm phẩy và nhập tên Trang thứ ba cùng với phạm vi.
Ví dụ:
{junesheet!A2:H5;julysheet!A2:H5;augsheet!A2:H5}
Quan trọng: – Chỉ kết hợp các loại dữ liệu tương tự (tránh các loại dữ liệu kết hợp trong cùng một cột). Không bao giờ kết hợp một cột văn bản với một cột ngày hoặc cột số.
Trong bảng tính của bạn, nếu cột A chứa các chuỗi văn bản trong Trang đầu tiên và các số trong Trang thứ hai, đừng kết hợp chúng. Chúng sẽ tạo thành loại dữ liệu kết hợp.
Điều này vi phạm quy tắc kết hợp dữ liệu sử dụng Query. Công thức sẽ trả về kết quả không chính xác khi dữ liệu kết hợp có các loại dữ liệu kết hợp trong các cột.
Phạm vi Vô Hạn trong Kết hợp
Nếu bạn muốn, bạn có thể sử dụng các phạm vi vô hạn như A2:H trong công thức. Sau đó, công thức sẽ trở thành như sau.
=query({junesheet!A2:H;julysheet!A2:H},”Select * where Col1 is not null “)
Bạn có nhiều Trang để kết hợp? Sau đó, bạn có thể thử một trong số các chức năng tên tùy chỉnh sau đây.
- REF_SHEET_TABS: Tham chiếu danh sách tên Tab trong Query trong Google Sheets.
- COPY_TO_MASTER_SHEET: Kết hợp Dữ liệu trong Nhiều Tab trong Google Sheets.
Chúng ta muốn tóm tắt hoặc kết hợp dữ liệu chúng ta đã kết hợp từ nhiều Trang. Dưới đây là các bước. Trước tiên, xem dữ liệu đã được kết hợp dưới đây.
Tóm tắt hoặc Kết hợp Dữ liệu từ Nhiều Trang bằng Công thức trong Google Sheets
Phần dưới đây sử dụng chức năng Truy vấn. Bạn cũng có thể làm điều này bằng cách sử dụng Bảng Tổng hợp.
Chỉ cần sử dụng một công thức Query nữa trong Trang cuối cùng có tên “Consolidate”, chúng ta có thể đạt được kết quả cần thiết.
=query(Combined!A1:H10,”select D, sum(H) where A is not null group by D”)
Tôi đã sử dụng nhóm Query để thực hiện tổng hợp Sum trong công thức kết hợp này.
Trong dữ liệu mẫu của chúng tôi, cột D chứa mô tả mục. Tôi đã tóm tắt dữ liệu dựa trên trường mục này.
Khi cùng một mục xuất hiện nhiều lần, công thức này sẽ gộp chúng thành một hàng và tổng hợp giá trị của chúng trong cột H.
Dữ liệu kết hợp sẽ như sau.
Đó là tất cả. Hy vọng bạn đã thích hướng dẫn của tôi và đã học được cách kết hợp dữ liệu từ nhiều Trang bằng công thức trong Google Sheets.
Như tôi đã hứa ở đầu, đây là công thức đơn kết hợp và tóm tắt dữ liệu.
=query({junesheet!A2:H;julysheet!A2:H},”select Col4, sum(Col8) where Col1 is not null group by Col4″)
Làm gì nếu số cột khác nhau trong mỗi Tab?
Thường thì điều này sẽ không xảy ra. Nhưng bằng bất kỳ cách nào, nếu số cột trong phạm vi dữ liệu trong mỗi tab khác nhau, phương pháp trên không hoạt động.
Bạn có thể thử công thức sau để kết hợp dữ liệu trước và sau đó tổng hợp nó.
Google Sheets: Kết hợp Hai Bảng với Số Cột Khác nhau trong một Query.
Chức năng Query rất hữu ích nếu bạn sử dụng nó đúng cách. Vì vậy, hãy dành thời gian của bạn và học cách sử dụng chức năng Query trên. Lúc đầu, tôi nghĩ sẽ chia sẻ thêm một số hướng dẫn Query ở đây.
Nhưng có hơn 100+ hướng dẫn Query trên Info Inspired. Vì vậy, tốt hơn hãy sử dụng thanh tìm kiếm để tìm hiểu.
