Bạn đã mệt mỏi vì phải đếm số nhiệm vụ đã hoàn thành trong Google Sheets theo cách thủ công? Đừng lo lắng nữa! Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng hàm COUNTIF, kèm theo một số hàm hữu ích khác, để dễ dàng đếm số nhiệm vụ đã hoàn thành.
Sự cần thiết của việc kết hợp các hàm
Bạn có thể nghĩ rằng bạn chỉ cần sử dụng COUNTIF hoặc DCOUNTA một mình để đạt được kết quả tương tự. Tuy nhiên, điều đó không đúng khi nhiệm vụ có các nhiệm vụ phụ. Trong những trường hợp như vậy, cần cách tiếp cận khác.
Ví dụ, hãy giả sử bạn có một cột trong Google Sheets chứa chuỗi “Hoàn thành” hoặc các hộp đánh dấu để chỉ ra các hoạt động đã hoàn thành. Nếu cột này được gắn nhãn là C, bạn có thể thử sử dụng các công thức sau:
=countif(C1:C,"Hoàn thành")hoặc
=DCOUNTA(C1:C,1,{"Trạng thái";"Hoàn thành"})Công thức DCOUNTA cho rằng nhãn trường trong C1 là “Trạng thái” vì nó là một công thức cơ sở dữ liệu yêu cầu một hàng tiêu đề.
Lưu ý: Nếu bạn có các hộp đánh dấu, thay thế “Hoàn thành” trong các công thức bằng TRUE. Tuy nhiên, không bao gồm TRUE trong dấu ngoặc kép vì nó là một giá trị logic.
Nhưng nếu bạn có nhiều nhóm và muốn đếm chỉ khi mọi hàng trong mỗi nhóm đều có trạng thái hoàn thành? Vâng, các công thức trên sẽ không hữu ích trong trường hợp đó.
Dữ liệu mẫu và số lượng mong muốn
Hãy cùng đi vào một ví dụ thực tế để hiểu rõ hơn cách đếm các nhiệm vụ đã hoàn thành và chưa hoàn thành trong Google Sheets.
Dữ liệu mẫu trên đại diện cho các yêu cầu được nhận từ nhiều khách hàng cho một mặt hàng và trạng thái tương ứng với nhà cung cấp.
Trong số bốn khách hàng (A, B, C và D), tất cả, trừ công ty B, đã nhận được đơn hàng của họ. Để đếm cột trạng thái chỉ khi tất cả các trạng thái của một công ty đều hiển thị là “Hoàn thành”, kết quả mong muốn như sau:
- Hành động đã hoàn thành: 3
- Hành động chưa hoàn thành: 1
Công thức để đếm các nhiệm vụ đã hoàn thành trong Google Sheets
Để tìm tổng số nhiệm vụ đã hoàn thành, chúng ta cần sử dụng một kết hợp của các công thức. Sau khi có được điều đó, việc tìm ra tổng số nhiệm vụ chưa hoàn thành bằng một phép trừ đơn giản trở nên dễ dàng.
Một tùy chọn là sử dụng công thức sau:
=ArrayFormula(countif(IFNA(vlookup(UNIQUE(A2:A),sort(A2:C,3,0),3,0)),"Hoàn thành"))Đặt công thức này vào ô F2, và dựa trên dữ liệu mẫu đã cung cấp, nó sẽ trả về số 3.
Hãy phân tích công thức thành các thành phần riêng biệt:
Phần công thức #1: =UNIQUE(A2:A)
Công thức này trả về các khách hàng duy nhất.
Phần công thức #2: =sort(A2:C,3,0)
Công thức này sắp xếp các giá trị trong cột thứ ba (cột trạng thái) theo thứ tự giảm dần, đặt các hàng được đánh dấu là “Chưa hoàn thành” lên trên cùng.
Phần công thức #3: vlookup(UNIQUE(A2:A),sort(A2:C,3,0),3,0)
Đây là công thức VLOOKUP. Phần #1 được sử dụng làm khóa tìm kiếm, trong khi Phần #2 được sử dụng làm phạm vi. VLOOKUP trả về các giá trị từ cột thứ ba của phạm vi này. Trong một phạm vi chưa được sắp xếp, công thức sẽ trả về các giá trị từ lần xuất hiện đầu tiên. Do đó, chúng ta nhận được các giá trị thấy trong cột thứ hai của bảng.
Bằng cách sử dụng COUNTIF trên hai cột này, chúng ta có thể đếm số nhiệm vụ đã hoàn thành trong Google Sheets.
Một tùy chọn khác là sử dụng công thức sau:
=countif(sortn(sort({A2:A,C2:C},2,0),9^9,2,1,0),"Hoàn thành")So với tùy chọn trước, công thức này ngắn hơn nhưng không kém phần hiệu quả.
Khi đến việc sắp xếp, công thức này chỉ yêu cầu cột A và B. Thay vì sử dụng A2:C, chúng ta sử dụng {A2:A,C2:C} để sắp xếp. Cột trạng thái C được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Một lần nữa, COUNTIF xử lý phần còn lại của phép tính.
Bạn hiện đã có hai tùy chọn công thức để đếm các nhiệm vụ đã hoàn thành trong Google Sheets. Nhưng còn việc đếm các nhiệm vụ chưa hoàn thành thì sao?
Công thức để đếm các nhiệm vụ chưa hoàn thành trong Google Sheets
Phía trên tùy chọn công thức #1, bạn sẽ tìm thấy một công thức chung có thể được sử dụng để đếm các nhiệm vụ chưa hoàn thành. Hãy xem xét công thức đó trước.
Để tìm tổng số lượng khách hàng hoặc nhiệm vụ duy nhất (trong ví dụ dữ liệu mẫu của chúng ta là 4), hãy trừ kết quả của kết quả trước từ COUNTUNIQUE(A2:A).
Công thức sử dụng Tùy chọn công thức #1 sẽ là:
=COUNTUNIQUE(A2:A)-ArrayFormula(countif(IFNA(vlookup(UNIQUE(A2:A),sort(A2:C,3,0,1,1),3,0)),"Hoàn thành"))Và Tùy chọn công thức #2 sẽ là:
=COUNTUNIQUE(A2:A)-countif(sortn(sort({A2:A,C2:C},2,0),9^9,2,1,0),"Hoàn thành")Cả hai công thức này đều có thể được sử dụng để đếm các nhiệm vụ chưa hoàn thành cho dữ liệu mẫu đã cung cấp trong Google Sheets.
Đó là tất cả! Hãy tận hưởng việc tối ưu hóa theo dõi nhiệm vụ của bạn trong Google Sheets. Để biết thêm thông tin liên quan, hãy xem “Đánh dấu nhiệm vụ là đã hoàn thành khi tất cả các nhiệm vụ phụ đã hoàn thành trong Sheets”. Hãy nhớ, nếu bạn cần bất kỳ sự trợ giúp nào về SEO hoặc marketing kỹ thuật số, hãy truy cập vào Crawlan.com.
