Jira là một trong những nền tảng hàng đầu để theo dõi vấn đề và quản lý dự án. Được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như nhân sự, marketing và pháp luật, Jira vẫn là công cụ ưa thích của các nhóm phát triển phần mềm linh hoạt và sành điệu.
Tuy nhiên, đối với người dùng không chuyên môn, quản lý lượng lớn dữ liệu trong Jira có thể là một thách thức. Đặc biệt là đối với những người thích sự quen thuộc và đơn giản của bảng tính.
Và đó là câu hỏi đặt ra …
Video hướng dẫn: Cách kết nối Jira với Google Sheets (Hướng dẫn từng bước)
Câu trả lời ngắn là “có”. Trên thực tế, có nhiều cách để kết nối Jira với Google Sheets. Tuy nhiên, không phải phương pháp nào cũng tương đương. Một số phương pháp rườm rà và tốn thời gian, không kể đến rủi ro sai sót, trong khi các phương pháp khác vô cùng đơn giản và thuận tiện để triển khai.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số phương pháp để thiết lập tích hợp Jira Google Sheets. Chúng tôi sẽ đề cập đến cách lấy, tích hợp, xuất và tải dữ liệu từ Jira vào Google Sheets.
TL;DR: Coefficient cung cấp phương pháp đơn giản nhất để kết nối Jira với Google Sheets
Thực hiện thủ công toàn bộ quá trình tích hợp giữa Google Sheets và Jira có thể mất rất nhiều thời gian, năng lượng và tài nguyên. Quá trình cũng có thể gây rối, dẫn đến nhiều lỗi. Điều này có thể làm mất thêm nhiều giờ làm việc và năng lượng, vì đội ngũ của bạn sẽ phải dành thời gian và công sức để học quy trình và sửa lỗi.
Việc sử dụng Coefficient cung cấp một giải pháp đơn giản và mượt mà hơn. Ứng dụng này cho phép bạn cấu hình một kết nối giữa Google Sheets và Jira một lần, và ứng dụng sẽ tự động thực hiện phần còn lại cho bạn.
Cấu hình kết nối Jira của bạn với Google Sheets chỉ trong vài bước đơn giản và nhập hoặc xuất dữ liệu hàng ngàn cột và hàng trong vài phút.
Bạn có thể tạo các lựa chọn nhập dữ liệu tùy chỉnh bằng cách chỉ định dữ liệu bạn muốn lấy từ Jira vào Google Sheets. Điều này giúp bạn không cần xuất tất cả dữ liệu từ Jira, sau đó sắp xếp thủ công sau khi đã nhập vào bảng tính.
Ứng dụng cũng có thể tự động làm mới tập hợp dữ liệu của bạn. Vì vậy, khi dữ liệu liên quan đến Jira thay đổi, Coefficient sẽ tự động đồng bộ tất cả để cập nhật bảng tính Google của bạn.
Coefficient thực sự tiết kiệm thời gian và gần như không cần mã hóa (ngoại trừ việc sử dụng truy vấn SQL tùy chỉnh để nhập).
Cách truy vấn Jira trong Google Sheets?
Jira Cloud for Sheets cho phép bạn nhập dữ liệu Jira vào bảng tính bằng cách sử dụng bộ lọc hiện có (Jira) hoặc sử dụng ngôn ngữ truy vấn Jira (JQL) tùy chỉnh.
Làm theo các bước sau.
Bước 1: Nhấp vào “Thêm-ons” trong menu trên cùng của Google Sheets, sau đó chọn “Lấy các phần bổ sung”.
Gõ “Jira Cloud for Sheets” vào thanh tìm kiếm của Google Workspace Marketplace và chọn ứng dụng.
Làm theo hướng dẫn để cài đặt và cho phép truy cập vào bảng tính Google của bạn.
Bước 2: Kết nối phiên bản hoặc trang web của bạn bằng cách mở ứng dụng từ menu thả xuống “Các phần bổ sung”.
Nhấp vào “Kết nối” trong thanh bên của Jira Cloud for Sheets và chọn trang web mà bạn muốn.
Nhấp vào “Chấp nhận” để cho phép truy cập vào tài khoản Atlassian của bạn.
Bạn sẽ được chuyển hướng đến bảng tính Google của mình và bạn sẽ thấy các tùy chọn này trong menu ứng dụng Jira Cloud for Sheets.
Bước 3: Nhấp vào “Lấy dữ liệu từ Jira” để nhập các vấn đề Jira của bạn vào Google Sheets.
Chỉ định truy vấn JQL mà bạn muốn thực hiện (nếu bạn đang sử dụng JQL). Nhấp vào liên kết “OPEN IN JIRA” để mở và kiểm tra truy vấn.
Chọn “GET DATA” và Jira sẽ chạy truy vấn, trả lại tất cả các vấn đề tương ứng trong bảng tính hoạt động của bạn.
Bước 4: Truy vấn Jira từ một ô trong bảng tính của bạn bằng cách sử dụng hàm tùy chỉnh của Google Sheets “=JIRA()”.
Nhấp vào “Cài đặt” trong thanh bên của Jira Cloud for Sheets. Nhấp vào “Kích hoạt chức năng = JIRA() cho người dùng của bảng tính này”. Bạn phải là chủ sở hữu của tài liệu bảng tính để kích hoạt chức năng.
Bạn cũng có thể sử dụng chức năng từ một ô trong bảng tính.
Truy vấn Jira trong bảng tính của bạn rất hữu ích, đặc biệt khi bạn liên kết dữ liệu giữa nhiều bảng tính Google.
Cách tích hợp Jira với Google Sheets?
Một cách để tích hợp Jira với Google Sheets là sử dụng Zapier.
Zapier cho phép bạn kết nối Google Sheets với Jira Software Cloud để tự động gửi thông tin giữa chúng mà không cần lập trình.
Bạn có thể tạo các quy trình làm việc tự động (hoặc Zaps) bằng cách định nghĩa các trigger cụ thể và các hành động tương ứng.
Ví dụ, nếu bạn muốn phân tích các vấn đề Jira của mình trong một bảng tính, thiết lập một Zap để tự động thêm các vấn đề Jira vào một dòng cụ thể trong bảng tính Google khi tạo mục.
Sau khi cấu hình tích hợp, mỗi vấn đề mới sẽ được thêm vào dòng riêng lẻ trong bảng tính Google của bạn.
Lưu ý rằng bạn có thể sử dụng Zapier để kết nối Jira Software Cloud, Jira Service Desk hoặc Jira Software Server của bạn với Google. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ tập trung vào kết nối Jira Software Cloud của bạn trong hướng dẫn này.
Các bước dưới đây giải thích cách cấu hình tích hợp Jira Google Sheets bằng Zapier.
Bước 1: Sau khi đăng nhập vào tài khoản Zapier của bạn, nhấp vào “Tạo Zap”.
Gõ “Jira Software Cloud” vào thanh tìm kiếm của sự kiện ứng dụng, sau đó nhấp vào kết quả tương ứng trong danh sách.
Bước 2: Cấu hình Zap của bạn bằng cách chọn một sự kiện kích hoạt. Với ví dụ này, hãy chọn “Vấn đề mới”. Nhấp vào “Tiếp tục”.
Zapier sẽ yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản Jira Software Cloud của bạn. Bạn sẽ được chuyển đến một cửa sổ pop-up để xác minh tài khoản của bạn.
Xác minh thông tin và nhấp vào “Chấp nhận” để cho phép Zapier truy cập vào tài khoản Jira Software Cloud của bạn (Atlassian).
Bước 3: Cấu hình trigger của bạn bằng cách chọn giá trị dự án.
Bạn có thể thực hiện kiểm tra cho trigger của bạn trước khi tiếp tục hoặc bạn có thể bỏ qua nó.
Bước 4: Thêm một hành động hoặc sự kiện ứng dụng bằng cách tìm kiếm và chọn “Google Sheets” trong danh sách các ứng dụng có sẵn.
Chọn một sự kiện hành động (Ví dụ: Tạo một dòng bảng tính cho ví dụ này), sau đó nhấp vào “Tiếp tục”.
Bước 5: Nhấp vào “Kết nối với Google Sheets” và làm theo các bước để đăng nhập vào tài khoản của bạn.
Chọn tài khoản ưa thích của bạn, xác minh thông tin và nhấp vào “Cho phép” để cho phép Zapier truy cập vào tài khoản Google của bạn.
Bước 6: Cấu hình hành động hoặc sự kiện tự động. Chọn ổ đĩa, bảng tính và công việc cụ thể, sau đó nhấp vào “Tiếp tục”.
Bạn có thể kiểm tra hành động. Sau khi chạy thành công, bạn đã sẵn sàng.
Mỗi khi bạn thêm vấn đề mới vào Jira, Zap sẽ tự động thêm một dòng mới vào bảng tính Google của bạn. Điều này loại bỏ việc xuất các vấn đề Jira vào Google Sheets bằng cách thủ công và đơn giản hóa việc cập nhật dữ liệu của bạn.
Nếu bạn sử dụng Jira cho mục đích marketing, tích hợp này rất hữu ích nếu bạn muốn tìm hiểu cách tạo bảng điều khiển marketing trực tiếp trong Google Sheets.
Jira có thể xuất dữ liệu sang Google Sheets không?
Một phương pháp xuất Jira sang Google Sheets là sử dụng tích hợp Google Sheets có sẵn trên Marketplace Atlassian.
Bước 1: Sau khi đăng nhập vào phiên bản Jira của bạn, chọn menu “Ứng dụng” và nhấp vào “Tìm kiếm ứng dụng mới”.
Gõ “Google Sheets Integration” vào thanh tìm kiếm, sau đó nhấp vào ứng dụng.
Chọn “Thử miễn phí”, sau đó nhấp vào “Bắt đầu dùng thử miễn phí” để cài đặt ứng dụng tích hợp Google Sheets.
Bước 2: Nhấp vào “Chọn một dự án”, sau đó nhấp vào “Dự án mới” trong hộp thoại để bắt đầu cấu hình dự án API Google của bạn.
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ đặt tên dự án API của mình là “JIRA Google Sheets Integration”. Hãy đảm bảo bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google mà bạn muốn liên kết với Google Sheets.
Bước 3: Chọn dự án bạn vừa tạo và nhấp vào “Mở”.
Nhấp vào biểu tượng ngăn kéo điều hướng ở góc trên bên trái của chế độ xem bảng điều khiển dự án. Chọn “IAM & admin” > “Service Accounts”.
Bước 4: Nhấp vào “Tạo tài khoản dịch vụ” ở trên cùng của giao diện để tạo một tài khoản dịch vụ Google API và liên kết nó với dự án bạn đã tạo.
Đặt tên tài khoản dịch vụ của bạn và thêm mô tả. Nhấp vào “Tạo” để cấp quyền truy cập cho dịch vụ vào dự án (bước 2).
Nhấp vào trường “Chọn một vai trò” và chọn “Dự án” > “Chủ sở hữu”.
Bạn có thể cấu hình truy cập người dùng hoặc bỏ qua nó, sau đó nhấp vào “Xong”.
Bạn sẽ được chuyển đến trang danh sách tài khoản dịch vụ, nơi bạn sẽ thấy tài khoản dịch vụ mới được tạo của mình.
Bước 5: Nhấp vào biểu tượng hành động ở cột bên phải của dòng tài khoản dịch vụ của bạn, sau đó chọn “Tạo khóa”.
Hãy chọn hộp kiểu khóa JSON trên hộp thoại tạo khóa, sau đó chọn “Tạo”.
Cửa sổ nhấp nháy sẽ hiển thị cho bạn biết rằng khóa riêng tư đã được lưu trữ trong máy tính của bạn. Hãy chấp nhận tệp và ghi chú vị trí của nó trên đĩa để sử dụng sau này.
Tệp này sẽ được sử dụng để tải xuống trong bước tiếp theo.
Bây giờ bạn đã thấy tài khoản dịch vụ mới của mình và ID khóa của nó, hiển thị một đánh dấu màu xanh trong cột “Trạng thái”.
Bước 6: Cấu hình phiên bản sẽ được sử dụng cho tích hợp. Tải xuống thông tin xác thực Google bạn đã tạo trong các bước trước.
Nhấp vào biểu tượng bánh răng quản trị trên giao diện tài khoản của bạn, sau đó chọn “Phần bổ sung”.
Truy cập “Quản lý phần bổ sung” và tìm “Google Sheets Integration” trong danh sách. Nhấp vào “Cấu hình”.
Bước 7: Tải lên tệp .json từ bước 5 bằng cách nhấp vào “Tải lên”. Chọn tệp cần tải lên, sau đó nhấp vào “Lưu”.
Bước 8: Truy cập màn hình cấu hình tích hợp Google Sheets.
Dưới “Webhooks”, bạn sẽ thấy các tùy chọn quản trị cho phép bạn bật và cập nhật các sự kiện Jira để đồng bộ và cập nhật Google Sheets theo thời gian thực.
Bật hoặc tắt webhooks tùy thuộc vào mục tiêu tích hợp dữ liệu và quy trình làm việc của bạn. Nhấp vào “Lưu” và các lựa chọn của bạn sẽ có hiệu lực ngay lập tức trên tất cả các bảng tính của bạn.
Mặc dù quá trình tích hợp Jira vào Google Sheets này có thể dài và rườm rà, tương lai của Google Sheets và các bảng tính kết nối có thể cung cấp các phương pháp đơn giản, nhanh chóng và tốt hơn trong tương lai gần.
Làm thế nào để lấy dữ liệu từ Jira vào Google Sheets?
Một trong những phương pháp đơn giản và nhanh chóng nhất để lấy dữ liệu Jira của bạn vào Google Sheets là sử dụng ứng dụng Coefficient.
Toàn bộ quá trình hoàn tất chỉ trong vài cú nhấp chuột (và vài phút).
Làm theo những bước sau.
Bước 1: Trong menu trên cùng của bảng tính Google đang hoạt động của bạn, nhấp vào “Thêm-ons” > “Thêm-ons”.
Tìm ứng dụng “Coefficient: Salesforce, HubSpot Data Connector” bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm của Google Workspace Marketplace.
Nhấp vào nó và làm theo hướng dẫn để cài đặt.
Chọn tài khoản Google ưa thích của bạn và cho phép truy cập bằng cách nhấp vào “Cho phép”.
Sau khi cài đặt, khởi chạy Coefficient từ menu trên cùng của Google Sheets. Nhấp vào “Thêm-ons” > “Coefficient: Salesforce, HubSpot Data Connector” > “Khởi chạy”.
Phần bổ trợ Coefficient sẽ chạy từ thanh bên trong Google Sheets.
Bước 2: Nhấp vào tùy chọn “Nhập dữ liệu” trong thanh bên của Coefficient.
Chọn Jira làm nguồn dữ liệu.
Nhấp vào “Cho phép” để cho phép Coefficient kết nối với tài khoản Jira của bạn (Atlassian).
Sau khi đã kết nối thành công Coefficient với Jira, bạn có thể nhập dữ liệu của mình từ đầu hoặc sử dụng một truy vấn JQL tùy chỉnh.
Đối với ví dụ này, hãy nhập dữ liệu Jira của bạn từ đầu.
Cung cấp thông tin yêu cầu trong các trường dưới “Cài đặt”. Điều này bao gồm việc chọn dự án của bạn và thêm trạng thái, loại vấn đề, ưu tiên, giải pháp, người được chỉ định và các chi tiết khác.
Bước 4: Xác định các trường nhập của bạn, thêm các bộ sắp xếp và đặt tên cho việc nhập dữ liệu của bạn. Nhấp vào “Nhập” khi bạn đã hoàn thành.
Các vấn đề Jira của bạn nên tự động hiển thị trong bảng tính Google của bạn chỉ sau vài giây (hoặc vài phút). Dưới đây là một ví dụ về nhập Jira chỉ hiển thị các tiêu đề (bộ lọc mà chúng tôi đã thêm trước đó).
Bước 5: Cấu hình một lịch trình làm mới tự động cho phép Coefficient đồng bộ dữ liệu của bạn tự động, liên tục cập nhật.
Nhờ vào tính năng làm mới tự động, bạn sẽ không cần phải cập nhật dữ liệu của mình trong Google Sheets thủ công khi các vấn đề Jira và các tập dữ liệu khác thay đổi.
Tùy chọn làm mới tự động có sẵn cho tất cả các phương pháp nhập và xuất dữ liệu thông qua Coefficient, như khi bạn kết nối Looker với Google Sheets.
Coefficient cho phép bạn lấy dữ liệu Jira vào Google Sheets một cách dễ dàng và không cần nỗ lực.
Bạn không cần phải lo lắng về các bước phức tạp, và vì ứng dụng tự động hóa phần còn lại của quy trình, rất ít hoặc không có khả năng xảy ra lỗi và lỗi tiềm ẩn.
Kết nối Jira với Google Sheets dễ dàng
Tăng tốc quá trình trao đổi dữ liệu giữa Jira và Google Sheets có thể cải thiện đáng kể hiệu suất quy trình và do đó hoạt động của bạn.
Chỉ trong vài phút và với rất ít nỗ lực, bạn có thể giảm thiểu các lỗi tiềm ẩn, cải thiện quy trình tiếp nhận và tạo thông tin cần thiết để phát triển doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả.
Trong số rất nhiều phương pháp có sẵn, hãy chọn giải pháp dễ sử dụng và nhanh nhất.
Hãy thử Coefficient ngay bây giờ và tận hưởng tất cả các lợi ích mà nó mang lại.
