Google Sheets là một công cụ tuyệt vời cho việc thực hiện nhiều công việc và tính năng tích hợp. Tuy nhiên, có một số thứ không thể làm được mặc định hoặc đòi hỏi một loạt các bước phức tạp để thực hiện.
Với Google Sheets Scripts, bạn có thể tự động hóa nhiều công việc và thậm chí tạo ra các chức năng kịch bản mới cho Google Sheets mà chưa tồn tại.
Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu cơ bản về Google Apps Script và một số ví dụ đơn giản nhưng hữu ích về việc sử dụng kịch bản trong Google Sheets.
Google Apps Script (GAS) là gì?
Google Apps Script là một ngôn ngữ lập trình cho phép bạn tạo ra các tự động hóa và chức năng cho các ứng dụng Google (bao gồm Google Sheets, Google Docs, Google Forms, Drive, Maps, Calendar, v.v.).
Trong hướng dẫn này (và trên trang web này), tôi sẽ tập trung vào việc sử dụng Script cho Google Sheets. Tuy nhiên, hầu hết những gì tôi đề cập ở đây cũng có thể được áp dụng cho các ứng dụng Google khác.
Ngôn ngữ lập trình Google Apps Script (GAS) sử dụng JavaScript và được viết trong nền tảng của Google Sheets (có một giao diện chức năng cho phép bạn viết hoặc sao chép/dán mã vào nền tảng).
Vì Google Sheets (và các ứng dụng Google khác) được dựa trên đám mây (nghĩa là nó có thể truy cập từ bất kỳ đâu), Google Apps Script của bạn cũng dựa trên đám mây. Điều này có nghĩa là nếu bạn tạo mã cho một Google Sheets và lưu nó, bạn có thể truy cập từ bất kỳ đâu. Nó không tồn tại trên máy tính xách tay, mà tồn tại trên máy chủ đám mây của Google.
Tại sao Google Apps Script hữu ích?
Có nhiều lý do tốt để sử dụng Google Apps Script trong Google Sheets. Chúng tôi sẽ trình bày một số trường hợp sử dụng trong hướng dẫn kịch bản Google của chúng tôi, và còn rất nhiều lý do khác, chẳng hạn như:
Tự động hóa các nhiệm vụ
Giả sử bạn thường xuyên tải dữ liệu từ một công cụ hoặc cơ sở dữ liệu và bạn cần kết hợp và làm sạch chúng trong Google Sheets.
Thường thì việc làm sạch dữ liệu và kết hợp nó đòi hỏi một loạt các bước.
Điều này có thể không phải là một vấn đề lớn nếu bạn chỉ làm điều đó một vài lần, nhưng nếu bạn cần làm điều đó thường xuyên, tự động hóa những bước này có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Và đó chính là những gì bạn có thể làm với Google Apps Script.
Bạn chỉ cần đầu tư thời gian để chuẩn bị mã một lần, và mỗi khi bạn cần thực hiện những bước giống nhau, bạn chỉ cần chạy mã kịch bản trong Google Sheets và để GAS làm công việc nặng nhọc thay bạn.
Bạn có thể muốn sử dụng một tùy chọn không cần mã? Các phần mở rộng miễn phí như Coefficient đồng bộ hóa dữ liệu trực tiếp từ hệ thống doanh nghiệp của bạn vào Google Sheets. Dễ dàng đồng bộ hóa và kết hợp dữ liệu từ CRM, công cụ BI, cơ sở dữ liệu và các nền tảng thanh toán trực tiếp vào bảng tính của bạn. Hãy nghĩ đến các hệ thống như Salesforce, Hubspot, Google Analytics, Tableau, Looker, MySQL, Stripe và Shopify.
Tạo các chức năng mới trong ngôn ngữ Google Script
Đã có hàng trăm chức năng tuyệt vời trong Google Sheets và trong hầu hết các trường hợp, những chức năng này nên đủ.
Nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể cần một tính năng bổ sung mà không thể đạt được với chức năng tích hợp (hoặc có thể, nhưng công thức sẽ trở nên lớn và phức tạp).
Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể nhanh chóng viết mã GAS để tạo ra một chức năng tùy chỉnh. Những chức năng này có thể được sử dụng như những chức năng thông thường trong tài liệu Google Sheets và ngay lập tức làm công việc của bạn dễ dàng hơn.
Tương tác với các ứng dụng Google khác
Vì ngôn ngữ lập trình Google Apps Script được sử dụng trong nhiều ứng dụng Google, bạn cũng có thể sử dụng nó để tương tác với các ứng dụng khác.
Ví dụ, nếu bạn có 10 tài liệu Google Sheets trong Google Drive của mình, bạn có thể sử dụng GAS để kết hợp chúng và sau đó xóa tất cả các tài liệu Google Sheets đó.
Điều này có thể thực hiện được vì bạn có thể sử dụng GAS để làm việc với nhiều ứng dụng Google.
Một ví dụ hữu ích khác của điều này có thể là sử dụng dữ liệu trong Google Sheets để nhanh chóng lên kế hoạch nhắc nhở trong Google Calendar của bạn. Vì cả hai ứng dụng này đều sử dụng GAS, điều này hoàn toàn có thể.
Mở rộng các tính năng của Google Sheets
Ngoài việc tự động hóa các nhiệm vụ và tạo chức năng, bạn cũng có thể sử dụng GAS để cải thiện tính năng của Google Sheets.
Mặc dù Google Sheets cung cấp nhiều tính năng cho tất cả mọi người, bạn cũng có thể viết mã để tạo ra điều phù hợp hơn với nhu cầu của bạn. Và vì bạn có thể tái sử dụng mã, điều này giúp bạn trở nên năng suất và hiệu quả hơn nhiều.
Bắt đầu với trình biên tập kịch bản Google Sheets
Trình biên tập kịch bản trong Google Sheets là nơi bạn có thể viết mã và chạy chúng.
Sẽ có một trình biên tập kịch bản riêng cho các ứng dụng Google khác nhau. Ví dụ, trong trường hợp của Google Forms, sẽ có một “trình biên tập kịch bản” nơi bạn có thể viết và chạy mã cho các biểu mẫu Google.
Chỗ ngồi của trình biên tập kịch bản trong Google Sheets
Trong Google Sheets, bạn có thể tìm thấy trình biên tập kịch bản trong tab “Tiện ích”.
Cấu trúc của trình biên tập kịch bản Google Sheets
Sau khi nhấp vào tùy chọn “Trình biên tập kịch bản”, nó sẽ mở trình biên tập kịch bản trong một cửa sổ mới.
Bạn có thể thay đổi tên dự án bằng cách nhấp vào phần trên cùng bên trái của màn hình nói “Dự án chưa có tiêu đề”. Khi nhấp vào đó, hộp thoại sẽ mở ra cho bạn nhập tên dự án. Việc thay đổi tên mất vài giây để áp dụng.
Trong một dự án kịch bản, bạn có thể có nhiều tệp kịch bản. Ví dụ, nếu bạn có ba điều khác nhau mà bạn muốn tự động hóa trong Google Sheets và bạn tạo ba kịch bản riêng biệt cho điều đó, bạn có thể có ba kịch bản riêng biệt trong cùng một tệp dự án.
Trong bảng điều khiển dự án bên trái, bạn có tệp mã mặc định – “Code.gs”. Tệp mã này là nơi bạn viết mã của mình. Bạn có thể có nhiều kịch bản trong cùng một tệp mã và bạn cũng có thể có nhiều tệp kịch bản.
Nếu bạn nhấp vào mũi tên nhỏ hướng xuống ở góc dưới bên phải của tên tệp mã, nó sẽ hiển thị cho bạn các tùy chọn để đổi tên, xóa và tạo bản sao của tệp mã.
Ở phía bên phải của tệp mã là cửa sổ mã nơi bạn có thể viết mã.
Thanh công cụ của trình biên tập kịch bản
Thanh công cụ của trình biên tập kịch bản có các tùy chọn sau:
- Nút “Hoàn tác”/”Làm lại”: để hoàn tác/làm lại các thay đổi mà bạn đã thực hiện trong mã.
- Nút “Thụt đầu dòng”: đây là một nút chuyển đổi và bạn có thể bật hoặc tắt thụt đầu dòng bằng cách nhấp vào nó. Khi đã bật thụt đầu dòng, một số phần của mã của bạn sẽ tự động thụt vào để làm cho nó dễ đọc hơn. Điều này có thể xảy ra khi bạn sử dụng vòng lặp hoặc câu lệnh “IF”. Nó sẽ tự động thụt các khối mã bên trong vòng lặp để tăng tính đọc (nếu đã bật thụt đầu dòng). Tùy chọn này được bật mặc định và tôi đề nghị bạn giữ nó.
- Nút “Lưu”: bạn có thể sử dụng nút này để lưu các thay đổi trong mã của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + S. Lưu ý rằng, khác với Google Sheets, bạn cần lưu dự án của mình để đảm bảo rằng các thay đổi không bị mất.
- Nút “Kích hoạt của dự án hiện tại”: khi bạn nhấp vào nút này, nó sẽ mở bảng điều khiển các trình kích hoạt liệt kê tất cả các trình kích hoạt bạn có. Một trình kích hoạt là bất cứ điều gì kích hoạt việc thực thi một mã. Ví dụ, nếu bạn muốn mã chạy và điền ngày và giờ hiện tại vào ô A1 mỗi khi ai đó mở Google Sheets, bạn sẽ sử dụng một trình kích hoạt cho điều đó.
- Nút “Chạy”: Sử dụng nút này để chạy mã. Nếu bạn có nhiều hàm, hãy chọn bất kỳ dòng nào trong hàm bạn muốn chạy, sau đó nhấp vào nút “Chạy”.
- Nút “Gỡ lỗi”: Gỡ lỗi giúp bạn tìm ra lỗi trong mã của bạn và cung cấp thông tin hữu ích. Khi bạn nhấp vào nút “Gỡ lỗi”, nó hiển thị một số tùy chọn bổ sung liên quan đến gỡ lỗi trong thanh công cụ.
- “Chọn một chức năng”: Đây là một menu thả xuống liệt kê tất cả các chức năng trong tệp mã của bạn. Đây là tùy chọn hữu ích khi bạn có nhiều chức năng trong mã và bạn muốn chạy một chức năng cụ thể. Bạn chỉ cần chọn tên từ menu này và sau đó nhấp vào nút “Chạy” (hoặc “Gỡ lỗi” nếu bạn muốn).
Thanh menu của trình biên tập kịch bản Google Sheets
Ngoài thanh công cụ, có nhiều tùy chọn khác có sẵn trong Google Apps Script trong Google Sheets.
Nếu những tùy chọn phổ biến nhất đã được bao gồm trong thanh công cụ, có các tùy chọn khác trong menu mà bạn có thể sử dụng khi bắt đầu làm việc với GAS.
Trong phần này của bài viết, tôi sẽ giới thiệu từng tùy chọn menu và một số tùy chọn của nó. Bạn có thể khám phá các tùy chọn khác nhau để hiểu rõ hơn.
- Tệp: Trong menu Tệp, bạn có thể thêm một dự án mới hoặc một tệp kịch bản mới. Một dự án sẽ là một dự án hoàn toàn mới trong một cửa sổ riêng biệt nơi bạn có thể tạo nhiều tệp kịch bản. Khi bạn thêm một tệp kịch bản mới, nó chỉ đơn giản là thêm vào cùng một dự án (bạn sẽ thấy nó trong bảng điều khiển bên trái, dưới các tệp kịch bản hiện tại của bạn). Bạn cũng có thể đổi tên và xóa các dự án từ đó. Một tùy chọn hữu ích khác mà bạn có thể tìm thấy trong menu Tệp là khả năng quản lý các phiên bản của dự án. Khi bạn lưu một dự án, một phiên bản của nó được lưu và bạn có thể quay lại và xem phiên bản này nếu bạn muốn.
- Chỉnh sửa: Tùy chọn “Chỉnh sửa” chứa các tùy chọn hữu ích có thể giúp bạn khi bạn viết hoặc sửa mã. Ví dụ, có một tùy chọn để tìm kiếm và thay thế văn bản trong mã của bạn. Có cũng có các tùy chọn như “Hoàn thành từ”, “Hỗ trợ nội dung” và “Chuyển đổi bình luận”.
- Hiển thị: Tùy chọn này chứa các tùy chọn hữu ích khi bạn muốn có thêm thông tin về kịch bản sau khi nó đã được thực thi hoặc khi bạn muốn thêm các nhật ký giúp bạn gỡ lỗi trong tương lai. Ví dụ, bạn có thể có bản trình bày của quá trình thực thi, chi tiết tất cả các hành động mà kịch bản của bạn thực hiện.
- Thực thi: Có các tùy chọn để thực thi các chức năng khác nhau hoặc gỡ lỗi chúng. Vì các tùy chọn này cũng có sẵn trong thanh công cụ, nên ít có khả năng được sử dụng từ menu.
- Xuất bản: Tùy chọn này chứa các tính năng nâng cao hơn như việc xuất bản kịch bản của bạn dưới dạng ứng dụng web.
- Tài nguyên: Điều này cho phép bạn truy cập vào các tùy chọn nâng cao như thư viện và dịch vụ tiên tiến của Google. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn này để kết nối với các tài sản Google khác như Google Forms hoặc Docs.
- Trợ giúp: Tùy chọn này cung cấp hướng dẫn và tài nguyên có thể giúp bạn khi bạn bắt đầu/làm việc với Google Apps Scripts. Một trong những tùy chọn hữu ích nhất ở đây là liên kết đến trang tài liệu nơi bạn có thể tìm thấy nhiều hướng dẫn và tài liệu tham khảo để học các kịch bản Google Apps.
Trong bài viết này, tôi đã giới thiệu cơ bản về Google Apps Script và cấu trúc chung của giao diện. Chúng tôi hy vọng rằng hướng dẫn về kịch bản của Google Sheets đã hữu ích cho bạn.
Bạn cũng có thể quan tâm đến các hướng dẫn sau:
- Macros trong Google Sheets
- Ghi lại macro trong Google Sheets
- Lọc theo màu trong Google Sheets
- Chèn dấu thời gian trong Google Sheets
- Đếm các ô dựa trên màu của ô trong Google Sheets
- Làm thế nào để kích hoạt chế độ tối trong Google Sheets
- Làm thế nào để định dạng script trong Google Docs (Hướng dẫn dễ hiểu)
