Chúng ta có thể làm nổi bật số ngày còn lại trong hai loại biểu đồ Gantt trên Google Sheets. Vì vậy, chúng ta phải trước tiên biết tất cả các tùy chọn có sẵn.
Không có mục biểu đồ Gantt nguyên sinh trong menu Chèn > Biểu đồ trên Google Sheets.
Vì vậy, theo như tôi biết, chúng ta có thể phụ thuộc vào một quy tắc làm nổi bật, biểu đồ cột chồng hoặc hàm SPARKLINE.
Trong số ba quy tắc này, chúng ta không thể sử dụng hàm Sparkline để làm nổi bật các ngày còn lại trong thanh vì điều đó yêu cầu nhiều hơn hai màu sắc.
Thông thường, chúng ta chỉ cần hai màu sắc.
- Từ ngày bắt đầu dự án đến ngày bắt đầu công việc – Màu trắng.
- Từ ngày bắt đầu công việc đến ngày kết thúc công việc – Màu khác.
Nhưng để có được số ngày còn lại trong một biểu đồ Gantt, chúng ta cần ba màu sắc.
- Từ ngày bắt đầu dự án đến ngày bắt đầu công việc – Màu trắng (màu nền biểu đồ).
- Từ ngày bắt đầu công việc đến những ngày đã qua (các ngày đã trôi qua) – Màu cam nhạt (bất kỳ màu nào khác so với hai màu trên).
- Các ngày còn lại – Màu đỏ tối (bất kỳ màu nào khác so với hai màu trên).
Điều này loại trừ khả năng tạo biểu đồ Gantt bằng cách sử dụng Sparkline trên Google Sheets vì nó chỉ hỗ trợ hai màu sắc.
Số ngày còn lại trong biểu đồ Gantt – Đó là gì?
Để tìm số ngày còn lại, chúng ta cần ba tham số. Đó là ngày bắt đầu công việc, ngày kết thúc công việc và ngày hôm nay.
Trong đó, ngày kết thúc công việc là hạn cuối công việc.
Chúng ta cần tìm số ngày từ hôm nay đến ngày kết thúc công việc. Đó là số ngày còn lại đến hạn cuối.
Ví dụ, thời gian dự kiến của hoạt động “Lắp đặt bảng điều khiển” là từ ngày 26-01-2022 đến ngày 28-02-2022.
Nếu ngày hôm nay là 14-02-2022, số ngày còn lại để hoàn thành “Lắp đặt bảng điều khiển” là 14, số ngày đã qua là 19 và tổng thời gian là 33 ngày.
Chuẩn bị dữ liệu – Các ngày đã trôi qua, ngày còn lại và thời gian
Chúng ta cần một số công thức để đạt được mục tiêu của mình. Tôi đã giải thích chúng dưới đây.
Từ lịch trình dự án của bạn, lấy đầu vào cho các cột A, B và C.
Chúng ta có thể sử dụng các công thức dựa trên các hàm MAX, MIN và TODAY để có các giá trị trong các cột còn lại.
Dưới đây là chúng.
D3 – Trả về Số ngày đã trôi qua.
=TỐIĐA(0,NGÀY(MIN(HÔM_NAY(),C3),B3))
E3 – Trả về số ngày còn lại (đến hạn cuối).
=TỐIĐA(0,C3-TỐIĐA(HÔM_NAY(),B3))
F3 – Thời gian kéo dài.
=NGÀY(C3:C,B3:B)
Bạn nên sao chép và dán tất cả các công thức này cho đến hàng số 10.
Trên đây là các định dạng dữ liệu cần thiết để làm nổi bật số ngày còn lại trong biểu đồ Gantt trên Google Sheets.
Chú ý:
Tôi sẽ chia sẻ bảng mẫu của tôi với bạn ở cuối bài viết này. Trên đó, bạn có thể thấy các công thức ở B3:C10 (dưới các ngày bắt đầu và kết thúc dự án).
Đó là để làm cho dữ liệu mẫu thành mãi mãi.
Bạn có thể hoàn toàn bỏ qua chúng.
Cột chồng để có số ngày còn lại trong biểu đồ Gantt trên Google Sheets
Ở đây, tôi chỉ chia sẻ các cài đặt cần thiết.
Bạn có thể kiểm tra bảng mẫu của tôi ở cuối bài viết này để giải quyết bất kỳ vấn đề nào bạn gặp phải trong quá trình học.
Hãy xem cách sử dụng biểu đồ cột chồng để có hoặc hiển thị số ngày còn lại trong biểu đồ Gantt trên Google Sheets.
Hãy đọc: Tạo biểu đồ GANTT trên Google Sheets bằng biểu đồ cột chồng.
Các cài đặt biểu đồ cột chồng cần thiết
-
Trong ô A1 (hoặc bất kỳ ô trống nào), nhập
=giátrịngày(TỐITHIỂU(B3:B10)), điều này sẽ trả về giá trị ngày của ngày bắt đầu dự án. Chúng ta sẽ sử dụng nó sau này. -
Chọn A2:E10 và Chèn > Biểu đồ.
-
Làm theo các cài đặt dưới tab Trình chỉnh sửa biểu đồ > Thiết lập.
- Loại biểu đồ – Biểu đồ cột chồng.
- Trục Y – “Công việc.”
- Dãy – “Ngày bắt đầu dự án”, “Ngày đã trôi qua” và “Số ngày còn lại.”
- Làm theo các cài đặt dưới tab Trình chỉnh sửa biểu đồ > Tùy chỉnh.
- Trong phần Dãy, đặt màu nền cho “Ngày bắt đầu dự án”, “Ngày đã trôi qua” và “Số ngày còn lại” lần lượt là màu trắng, cam nhạt và đỏ tối.
- Trong cùng Dãy, chọn “Nhãn dữ liệu.” Nhấp vào Định dạng số > Định dạng tùy chỉnh khác và nhập “hạn cuối”#0 “ngày” vào trường cho trước và nhấp vào “Áp dụng”. Đây là một cài đặt tùy chọn.
- Trong Trục ngang, nhập giá trị ngày ở ô A1, 44510 (hoặc những gì bạn nhận được) tùy theo mẫu của tôi phía trên, vào trường “Nhỏ nhất”.
- Chọn “Cho phép rào cản ẩn dữ liệu.”
- Nhấp vào Định dạng số và chọn “Ngày và giờ.”
Trên đây là một trong các tùy chọn để có số ngày còn lại trong biểu đồ Gantt trên Google Sheets.
Nếu bạn quen thuộc với định dạng có điều kiện, bạn có thể làm theo phương pháp (tùy chọn) dưới đây để làm nổi bật số ngày còn lại trong biểu đồ Gantt trên Google Sheets.
Ở đây, “Chuẩn bị dữ liệu” ở trên không đủ. Chúng ta cần một thang thời gian ở đầu phần diện tích của thanh, tức là ở G2:AF2.
Ở G2, nhập =TỐITHIỂU(B3:B10).
Ở H2, nhập =G2+7 và sao chép và dán vào G2:AF2.
Bạn sẽ nhận được thang thời gian như sau.
Chú ý: Vì thang thời gian chứa tuần (7 ngày), các nhiệm vụ có thời gian nhỏ hơn có thể không hiển thị đôi khi.
Chúng ta chỉ cần chèn hai quy tắc tùy chỉnh vào Định dạng có điều kiện. Dưới đây là chúng.
Quy tắc 1 (để làm nổi bật số ngày còn lại trong thanh biểu đồ Gantt):
=giữa(HÈ,$H2,MAX(HÔM_NAY(),$B3),$C3)
Quy tắc 2 (để có thanh biểu đồ):
=giữa(HÈ,$H2,$B3,$C3)
Cách áp dụng chúng?
Hãy đọc: Tạo biểu đồ Gantt bằng cách sử dụng các công thức trên Google Sheets.
- Chọn G3:AF10.
- Đi đến Định dạng > Định dạng có điều kiện.
- Trong các quy tắc định dạng, chọn điều kiện công thức tùy chỉnh.
- Chèn công thức Quy tắc 1, đặt màu nền thành đỏ tối và nhấp vào Xong.
- Chèn công thức Quy tắc 2, đặt màu nền thành cam nhạt và nhấp vào Xong.
Hãy chắc chắn rằng quy tắc “Đỏ tối” được đặt trên quy tắc “Cam nhạt”.
Bạn có thể kéo các quy tắc và đặt chúng một cách phù hợp.
Đó là tất cả. Cảm ơn vì đã đọc. Thành công!
Chúng ta sẽ chia sẻ mẫu biểu đồ của tôi ở cuối bài viết này.
