Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tô đậm ngày còn lại trong hai loại biểu đồ Gantt khác nhau trên Google Sheets. Đầu tiên, ta cần hiểu về các tùy chọn có sẵn.
Không có tùy chọn Gantt Chart nguyên bản trong menu Chèn > Biểu đồ trên Google Sheets.
Vì vậy, theo như tôi biết, chúng ta có thể dựa vào một quy tắc tô đậm, biểu đồ cột chồng hoặc chức năng SPARKLINE.
Trong ba tùy chọn này, chúng ta không thể sử dụng chức năng SPARKLINE để làm cho các ngày còn lại nổi bật trong cột vì nó yêu cầu hơn hai màu.
Thông thường, chúng ta chỉ cần hai màu:
- Từ ngày bắt đầu dự án đến ngày bắt đầu công việc – Màu trắng.
- Từ ngày bắt đầu công việc đến ngày kết thúc công việc – Bất kỳ màu nào khác.
Nhưng để có được ngày còn lại trong biểu đồ Gantt, chúng ta cần ba màu:
- Từ ngày bắt đầu dự án đến ngày bắt đầu công việc – Màu trắng (màu nền của biểu đồ).
- Từ ngày bắt đầu công việc đến số ngày đã trôi qua – Màu cam nhạt (bất kỳ màu nào khác so với hai màu trên).
- Ngày còn lại – Màu đỏ đậm (bất kỳ màu nào khác so với hai màu trên).
Điều này loại trừ khả năng tạo biểu đồ Gantt bằng cách sử dụng SPARKLINE trên Google Sheets vì nó chỉ hỗ trợ hai màu.
Ngày còn lại trong biểu đồ Gantt – Ý nghĩa của nó là gì?
Để tính toán ngày còn lại, chúng ta cần ba tham số: ngày bắt đầu công việc, ngày kết thúc công việc và ngày hôm nay.
Trong đó, ngày kết thúc công việc là thời hạn công việc.
Chúng ta cần tính toán số ngày từ hôm nay đến ngày kết thúc công việc. Đó là số ngày còn lại cho đến thời hạn.
Ví dụ, thời gian dự kiến hoạt động “Lắp đặt bảng điện” là từ 26-01-2022 đến 28-02-2022.
Nếu ngày hôm nay là 14-02-2022, số ngày còn lại để hoàn thành “Lắp đặt bảng điện” là 14, số ngày đã trôi qua là 19 và tổng thời gian là 33 ngày.
Chuẩn bị dữ liệu – Số ngày đã trôi qua, số ngày còn lại và thời gian
Chúng ta cần một vài công thức để đạt được mục tiêu của chúng ta. Dưới đây là những công thức tôi đã giải thích.
Từ lịch dự án của bạn, lấy giá trị đầu vào cho các cột A, B và C.
Chúng ta có thể sử dụng các công thức dựa trên các hàm MAX, MIN và TODAY để lấy giá trị trong các cột còn lại.
Dưới đây là các công thức đó:
- Ô D3 – Trả về số ngày đã trôi qua.
=max(0, days(min(today(), C3), B3)) - Ô E3 – Trả về số ngày còn lại (để đạt được thời hạn).
=max(0, C3 - max(today(), B3)) - Ô F3 – Thời gian.
=days(C3:C, B3:B)Bạn nên sao chép và dán tất cả các công thức này cho đến hàng số 10.
Những công thức trên là những định dạng dữ liệu cần thiết để tô đậm số ngày còn lại trong biểu đồ Gantt trên Google Sheets.
Lưu ý: Tôi sẽ chia sẻ mẫu Sheet của tôi với bạn ở cuối bài viết này. Trong đó, bạn có thể nhìn thấy các công thức trong ô B3:C10 (dưới các ngày bắt đầu và kết thúc dự án). Đó là để làm cho dữ liệu mẫu “thường xanh”. Bạn có thể hoàn toàn bỏ qua chúng.
Sử dụng biểu đồ cột chồng để lấy số ngày còn lại trong biểu đồ Gantt trên Google Sheets
Ở đây, tôi sẽ chỉ chia sẻ các cài đặt cần thiết.
Bạn có thể kiểm tra bảng mẫu của tôi ở cuối bài viết này để giải quyết bất kỳ vấn đề nào bạn gặp phải trong quá trình thực hiện.
Hãy xem cách sử dụng biểu đồ cột chồng để lấy hoặc hiển thị số ngày còn lại trong biểu đồ Gantt trên Google Sheets.
Cài đặt biểu đồ cột chồng cần thiết:
-
Trong ô A1 (hoặc bất kỳ ô trống nào), chèn
=datevalue(min(B3:B10)), điều này sẽ trả về giá trị ngày của ngày bắt đầu dự án. Chúng ta sẽ sử dụng nó sau này. -
Chọn ô A2:E10 và chọn Chèn > Biểu đồ.
-
Làm theo các cài đặt dưới tab Trình soạn biểu đồ:
- Loại biểu đồ – Biểu đồ cột chồng.
- Trục Y – “Công việc.”
- Loạt – “Ngày bắt đầu dự án,” “Số ngày đã trôi qua,” và “Số ngày còn lại.”
-
Làm theo các cài đặt dưới tab Tùy chỉnh:
- Trong mục Loạt, đặt màu sắc cho các loạt “Ngày bắt đầu dự án,” “Số ngày đã trôi qua,” và “Số ngày còn lại” lần lượt là Trắng, Cam Nhạt và Đỏ Đậm.
- Trong cùng một Loạt, chọn “Nhãn dữ liệu.” Nhấp vào Định dạng số > Định dạng tùy chỉnh khác và nhập “#0 ngày giới hạn” vào trường cho trước và nhấp vào “Áp dụng.” Đây là một cài đặt tùy chọn.
-
Trong trục ngang, nhập giá trị ngày của ô A1, chẳng hạn 44510 (hoặc giá trị bạn nhận được) theo ví dụ mẫu của tôi ở trên, vào ô “Giá trị tối thiểu.”
-
Chọn “Cho phép biên giới ẩn dữ liệu.”
-
Nhấp vào Định dạng số và chọn “Ngày và Giờ.”
Đây là một trong những tùy chọn để lấy số ngày còn lại trong biểu đồ Gantt trên Google Sheets.
Nếu bạn quen thuộc với định dạng có điều kiện, bạn có thể làm theo phương pháp (tùy chọn) dưới đây để tô đậm số ngày còn lại trong biểu đồ Gantt trên Google Sheets.
Ở đây, “Chuẩn bị dữ liệu” ở trên không đủ. Chúng ta cần một thang thời gian trên đỉnh của khu vực cột, tức là trong ô G2:AF2.
Trong ô G2, chèn =min(B3:B10).
Trong ô H2, chèn =G2+7 và sao chép dán cho ô G2:AF2.
Bạn sẽ có một thang thời gian như dưới đây.
Lưu ý: Vì thang thời gian chứa các tuần (7 ngày), các công việc có thời lượng nhỏ hơn có thể không xuất hiện.
Chúng ta chỉ cần chèn hai quy tắc tùy chỉnh trong định dạng có điều kiện. Dưới đây là chúng.
Quy tắc 1 (để tô đậm ngày còn lại trong biểu đồ Gantt):
=isbetween(G$2, max(today(), $B3), $C3)Quy tắc 2 (để hiển thị cột):
=isbetween(G$2, $B3, $C3)Làm thế nào để áp dụng chúng?
- Chọn ô G3:AF10.
- Đi tới Định dạng > Định dạng có điều kiện.
- Trong các quy tắc định dạng, chọn “Công thức tùy chỉnh là”.
- Đặt công thức cho Quy tắc 1, đặt màu nền là Đỏ Đậm và nhấp vào “Hoàn tất”.
- Đặt công thức cho Quy tắc 2, đặt màu nền là Cam Nhạt và nhấp vào “Hoàn tất”.
Hãy đảm bảo rằng quy tắc “Đỏ Đậm” được đặt trên quy tắc “Cam Nhạt”.
Bạn có thể kéo các quy tắc và đặt chúng theo ý muốn.
Đó là tất cả. Cảm ơn vì đã đọc. Chúc bạn vui vẻ!
Mẫu biểu đồ 15222. Crawlan.com
