Khi bạn xóa các hàng, điều quan trọng là bạn phải kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng không mất bất kỳ dữ liệu nào. Hãy xem cách xóa các hàng trống một cách chính xác trong Google Sheets.
Khi bạn làm sạch dữ liệu bằng cách loại bỏ các bản ghi trùng lặp hoặc lịch sử giao dịch đã lỗi thời, bạn thường xuyên tạo ra nhiều hàng trống. Để giữ cho dữ liệu của bạn ngăn nắp và có tổ chức, bạn nên loại bỏ những hàng trống này.
Xóa các hàng trống trong Google Sheets có một số lợi ích khác nhau, bao gồm:
Giải phóng không gian
- Loại bỏ các hàng trống có thể giải phóng không gian trên bảng của bạn và cải thiện hiệu suất của bảng. Điều này cũng khiến bảng của bạn dễ dàng hơn để điều hướng.
Cải thiện hiệu suất của các công thức mảng
- Xóa các hàng trống có thể cải thiện hiệu suất của các công thức mảng và các hàm LAMBDA bằng cách giảm số lượng dữ liệu mà chúng cần xử lý.
Bản in sạch sẽ
- Nếu bạn dự định in bảng của mình, việc xóa các hàng trống có thể làm cho bản in của bạn trông ngăn nắp và có tổ chức hơn.
Tránh rắc rối khi lọc các hàng trống khi tạo biểu đồ hoặc bảng xoay
- Xóa các hàng trống sẽ giúp bạn tránh rắc rối khi lọc các hàng trống khi tạo biểu đồ hoặc bảng xoay.
Cách xóa các hàng trống một cách chính xác trong Google Sheets
Thường, người dùng bảng tính sử dụng menu Dữ liệu> Tạo bộ lọc để lọc một trong các cột trong bảng (tập dữ liệu) cho “trống” và xóa các hàng trống đã được lọc.
Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến mất dữ liệu nếu cột đã được lọc là trống và một hoặc nhiều cột khác có giá trị. Để giải quyết vấn đề này, bạn phải áp dụng bộ lọc cho từng cột trong bảng cho các giá trị trống. Điều này tốn thời gian nếu bạn có dữ liệu lan truyền qua nhiều cột.
Nhưng phương pháp chúng tôi sử dụng ở đây có chút khác biệt so với phương pháp trên.
Chúng tôi sẽ sử dụng lệnh trình động tích hợp sẵn trong menu Bộ lọc và một cột trợ giúp với một công thức mảng ở hàng đầu. Cột trợ giúp này sẽ cho phép chúng tôi lọc dữ liệu cho các giá trị trống thay vì lọc từng cột một.
Chúng ta có thể sử dụng phương pháp này để xóa các hàng trống kề cạnh và xa cách trong Google Sheets cùng một lúc. Có ba bước liên quan.
Bước 1: Cột trợ giúp và Công thức
Dữ liệu mẫu nằm trong ba cột và nhiều hàng, lần lượt là A1:C. Để xác định xem có hàng nào trong các hàng này là trống hay không, chúng ta có thể chèn công thức mảng sau vào ô D1:
=ARRAYFORMULA(IF(TRANSPOSE(TRIM(QUERY(TRANSPOSE(A1:C),,9^99)))=””,TRUE,FALSE))
Nói một cách ngắn gọn, chúng ta nên chèn công thức của mình vào ô đầu tiên của cột trống cuối cùng trong bảng của chúng tôi. Cột trợ giúp của chúng tôi đã sẵn sàng.
Nếu bạn muốn xóa các hàng trống trong phạm vi A1:Z1000, bạn có thể sửa công thức mảng trên bằng cách thay A1:C bằng A1:Z. Sau đó, bạn nên chèn công thức vào ô đầu tiên trong cột trống tiếp theo, ví dụ AA1.
Dưới đây là công thức đã sửa:
=ARRAYFORMULA(IF(TRANSPOSE(TRIM(QUERY(TRANSPOSE(A1:C),,9^99)))=””,TRUE,FALSE))
Logic của công thức:
Hàm QUERY với TRIM và TRANSPOSE kết hợp các cột. Đây là một trong những công thức mảng linh hoạt trong Google Sheets để kết hợp các cột. Hàm IF kiểm tra xem các cột đã kết hợp có chứa bất kỳ giá trị nào hay không. Nếu không, nó sẽ trả về TRUE, nếu không, trả về FALSE.
Trong các bước tiếp theo, chúng tôi sẽ lọc các giá trị TRUE và loại bỏ chúng. Điều này tương đương với việc xóa các hàng trống.
Bước 2: Lọc nếu giá trị cột trợ giúp là True
Trong bước đầu tiên, chúng tôi đã đánh dấu các hàng trống thành công bằng một công thức: TRUE đại diện cho trống, và FALSE đại diện cho không trống. Bây giờ chúng ta có thể lọc các hàng trống.
- Chọn cột mà bạn muốn lọc. Ví dụ, chúng ta muốn lọc cột trợ giúp D. Để chọn, nhấp vào chữ cái cột “D”.
- Điều hướng đến menu DỮ LIỆU. Chọn Tạo bộ lọc hoặc nhấp vào biểu tượng Lọc trong thanh công cụ.
- Trong danh sách giá trị bộ lọc trong ô D1, hủy chọn FALSE.
- Nhấp vào nút OK.
Bây giờ tất cả các hàng hiển thị, ngoại trừ hàng tiêu đề, đều là trống. Trong bước tiếp theo, chúng ta sẽ xóa tất cả chúng cùng một lúc.
Bước 3: Xóa các hàng đã lọc
Chúng tôi muốn nhanh chóng chọn tất cả các hàng trống. Làm thế nào chúng ta có thể làm điều đó?
Bạn có thể chọn một phạm vi các hàng trống bằng cách nhấp vào số hàng trống đầu tiên, sau đó kéo chuột xuống đến số hàng cuối cùng.
Ví dụ, nếu bạn muốn chọn các hàng trống từ 3 đến 10, bạn sẽ nhấp vào số hàng 3 và sau đó kéo chuột xuống hàng 10.
Lưu ý: Bạn có thể giữ chuột xuống; nếu không, nó sẽ di chuyển hàng thay vì chọn các hàng.
Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi nên nhấp vào hàng thứ 3.
Để xóa các hàng trống đã chọn và hoàn thành các bước, hãy làm theo các bước sau:
- Điều hướng đến menu CHỈNH SỬA và nhấp Xóa> Chọn hàng đã chọn.
- Điều hướng đến menu DỮ LIỆU và nhấp vào Xóa bộ lọc.
- Xóa công thức trong ô D1.
Việc trên là cách chính xác để xóa các hàng trống trong Google Sheets.
Các phương pháp khác để xóa các hàng trống trong Google Sheets
Có ba phương pháp khác để loại bỏ các hàng trống trong Google Sheets:
-
Sắp xếp dữ liệu để đặt các hàng trống lên đầu hoặc cuối và xóa chúng. Phương pháp này đơn giản và dễ sử dụng, nhưng nó có một số hạn chế. Ví dụ, nó sẽ không loại bỏ các hàng trống bị ẩn và nó có thể không hữu ích cho những người không muốn sắp xếp dữ liệu của họ.
-
Sử dụng các hàm QUERY hoặc FILTER để loại bỏ trống. Các chức năng này mạnh mẽ hơn phương pháp sắp xếp và chúng có thể được sử dụng để loại bỏ các hàng trống mà không cần sắp xếp dữ liệu. Tuy nhiên, chúng có thể khó sử dụng hơn nếu bạn không quen với chúng. Ngoài ra, chúng tạo ra một tập dữ liệu mới không có các hàng trống, vì vậy bạn có thể có hai tập dữ liệu: tập dữ liệu ban đầu và tập dữ liệu được tạo bằng công thức.
-
Sử dụng các tiện ích bên thứ ba. Có một số tiện ích bên thứ ba có thể được sử dụng để loại bỏ các hàng trống từ Google Sheets.
Ví dụ
Dưới đây là một ví dụ về cách xóa các hàng trống bằng phương pháp sắp xếp trong Google Sheets.
-
Mở tệp Google Sheets của bạn và chọn phạm vi các ô chứa dữ liệu mà bạn muốn xóa các hàng trống khỏi. Loại bỏ hàng tiêu đề khi chọn. Trong ví dụ này (xin xem hình dưới), chúng tôi phải chọn A2:C.
-
Nhấp vào Dữ liệu> Sắp xếp phạm vi> Sắp xếp phạm vi theo cột A (A-Z). Chữ cái cột có thể khác nhau tùy thuộc vào phạm vi bạn muốn sắp xếp.
-
Điều này sẽ sắp xếp dữ liệu trong bảng của bạn, di chuyển tất cả các hàng trống xuống cuối. Sau đó, bạn có thể chọn các hàng trống và xóa chúng.
Dưới đây là một ví dụ về cách xóa các hàng trống đúng cách bằng phương pháp hàm FILTER trong Google Sheets. Ví dụ này dựa trên dữ liệu mẫu ở trên.
Công thức chung:
=FILTER(range,helper_formula=FALSE)
Phạm vi là A1:C và helper_formula là công thức mà chúng tôi đã sử dụng trong “Bước 1: Cột trợ giúp và Công thức” ở trên.
Công thức:
=FILTER(A1:C,ARRAYFORMULA(IF(TRANSPOSE(TRIM(QUERY(TRANSPOSE(A1:C),,9^99)))=””,TRUE,FALSE))=FALSE)
Lưu ý: Bạn có thể loại bỏ ARRAYFORMULA. Không cần thiết trong hàm FILTER.
Nếu bạn sử dụng công thức trên trong một sheet thứ hai (sheet khác với sheet nguồn) trong cùng một workbook, hãy thay A1:C bằng Sheet1!A1:C trong đó Sheet1 là tên tab dữ liệu.
Đây là công thức QUERY dành cho những người yêu thích Google Sheets:
=QUERY({A1:C,ARRAYFORMULA(IF(TRANSPOSE(TRIM(QUERY(TRANSPOSE(Sheet1!A1:C),,9^99)))=””,TRUE,FALSE))},”Select Col1,Col2,Col3 where Col4=FALSE”)
Về lựa chọn tiện ích, tôi không khuyến nghị bất kỳ ứng dụng nào vì tôi đã không kiểm tra bất kỳ ứng dụng nào. Hãy tuân theo đánh giá người dùng và trải nghiệm thử nghiệm của riêng bạn. Để có tiện ích, hãy vào menu Tiện ích trong Google Sheets.
Đó là tất cả. Cảm ơn vì đã đọc! Hãy tận hưởng!
