Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích cách lấy chỉ các giá trị duy nhất trong danh sách drop-down trong Google Sheets. Điều này giúp cho bạn hoặc người dùng chỉ có thể chọn một giá trị duy nhất mỗi lần trong danh sách drop-down, tránh việc lựa chọn trùng lặp.
Loại bỏ các mục đã sử dụng khỏi danh sách drop-down
Trong hình ảnh dưới đây, cột A chứa các menu drop-down mà lấy giá trị từ cột F. Như bạn có thể thấy, tôi đã chọn một số mục trong danh sách drop-down từ hàng A1 đến A8.
Khi tôi nhấp vào menu drop-down trong ô A9, nó chỉ hiển thị các giá trị còn lại để lựa chọn. Điều này giúp tránh việc lựa chọn trùng lặp. Hy vọng bạn đã hiểu khái niệm này.
Điều này có nghĩa là danh sách drop-down tránh việc chọn một mục nhiều lần. Một khi bạn đã chọn một mục, mục đó sẽ biến mất khỏi danh sách lựa chọn trong menu drop-down ở hàng hoặc cột tiếp theo.
Đây được gọi là các giá trị duy nhất trong danh sách drop-down trong Google Sheets hoặc loại bỏ các mục đã sử dụng khỏi danh sách drop-down.
Cách lấy các giá trị duy nhất trong danh sách drop-down trong Google Sheets
Mặc dù cột F chứa dữ liệu để tạo danh sách drop-down, chúng tôi không sử dụng trực tiếp nó. Thay vào đó, chúng tôi sử dụng cột trợ giúp C.
Cột này tự động điền các giá trị duy nhất dựa trên lựa chọn menu của bạn trong cột A.
Dưới đây là hình ảnh minh họa. Ở đó, như bạn có thể thấy, tôi đã xóa tất cả các lựa chọn drop-down trong cột A.
Bây giờ giá trị trong cột trợ giúp C và cột F là giống nhau.
Điều này có nghĩa là nếu bạn chọn bất kỳ tên quả nào trong cột A, trong bất kỳ menu drop-down của ô nào, tên quả đó sẽ bị loại bỏ khỏi cột C.
Tôi đã sử dụng cột C, không phải cột F để tạo danh sách drop-down. Cột này giúp loại bỏ các mục đã sử dụng và thu được các giá trị duy nhất trong danh sách drop-down.
Dưới đây là các bước để tạo cột trợ giúp C để lấy các giá trị duy nhất trong danh sách drop-down trong Google Sheets.
Bí quyết chính nằm trong cột trợ giúp C. Ở cột C, tôi đã áp dụng một công thức để tạo ra các giá trị duy nhất.
Trong Google Sheets, cách đơn giản nhất để lấy các giá trị duy nhất từ một danh sách là sử dụng hàm Query. Dưới đây là các bước.
Tạo các giá trị duy nhất trong Google Sheets
Chọn một cột và nhập các giá trị (ở đây là tên cây trái cây) cho menu drop-down của bạn. Ở đây tôi chọn cột F. Trong cột F, tôi đã nhập các tên cây trái cây khác nhau.
Bước tiếp theo là chọn một cột trợ giúp. Ở đây, ví dụ của tôi, tôi chọn cột C làm cột trợ giúp.
Nếu bạn chọn các cột khác ngoài những cột được sử dụng bởi tôi, hãy thay đổi các tham chiếu ô trong công thức sau đây tương ứng.
Trong ô C1, nhập công thức sau đây để tạo ra các giá trị duy nhất.
=query( query( {F1:F;A1:A}, "Select Col1, count(Col1) where Col1<>'' group by Col1" ), "Select Col1 where Col2=1" )
Đây là một công thức thay thế khác để sử dụng trong ô C1 dựa trên COUNTIF. Tôi vẫn sử dụng Query ở trên.
=ArrayFormula( if(countif(A1:A,F1:F)=0,F1:F, ) )
Một hàm phổ biến khác để thay thế Query để điền các giá trị duy nhất là hàm Filter. Trong ô C1, công thức này cũng hoàn toàn phù hợp. Lựa chọn là thuộc về bạn.
=filter(F1:F,NOT(regexmatch(F1:F,"^"&textjoin("$|^",1,A:A)&"$")))
Ở đây, một lần nữa, hãy lưu ý các tham chiếu ô đang được sử dụng. Phạm vi dữ liệu F1:F chứa tên cây trái cây. Thực ra, đó là danh sách chính cho menu drop-down của chúng tôi.
A1:A là phạm vi mà tôi sắp tạo ra các menu drop-down bằng việc sử dụng Data Validation. Tôi sẽ đến vấn đề đó sau.
Một số bạn có thể muốn tìm hiểu thêm về cách tạo ra một danh sách duy nhất như trên trong Cột C. Tôi có nghĩa là bạn có thể mong đợi một giải thích công thức.
Ở đây, tôi sẽ không đi vào chi tiết về cách đọc công thức này vì bạn có thể sử dụng công thức này mà không cần hiểu chi tiết. Nhưng đừng thất vọng. Tôi đã có một hướng dẫn tương tự cho bạn – Làm thế nào để Tìm các hàng duy nhất trong Google Sheets bằng Query.
Sau khi tạo ra các giá trị duy nhất trong cột trợ giúp C, bây giờ là lúc tạo menu drop-down trong cột A bằng Data Validation.
Sử dụng Data Validation để tạo danh sách duy nhất / drop-down
Khi tôi nói lấy các giá trị duy nhất trong danh sách drop-down trong Google Sheets, ý tôi đơn giản là tránh các giá trị trùng lặp trong menu drop-down/danh sách. Bạn cũng có thể nói, chỉ lấy các giá trị duy nhất trong menu drop-down trong Google Sheets.
Tôi đã tạo các giá trị duy nhất/trung lập trong cột C. Bây giờ chúng ta chỉ cần kết nối nó vào menu drop-down trong cột A. Dưới đây là các bước.
Các bước:
Xem các bước để sử dụng data validation trong Google Sheets để tạo một danh sách drop-down.
-
Di chuyển đến ô A1, sau đó di chuyển đến menu Data > Data Validation. Nó sẽ mở cửa sổ thiết lập Data Validation.
-
Đặt các thiết lập validation dữ liệu theo hình ảnh dưới đây. Hãy chú trọng đến các tham chiếu ô được sử dụng. Sau đó, nhấp vào nút “Lưu”.
-
Sau đó, chỉ cần sao chép menu drop-down của ô A1 sang các ô A2, A3, A4…
Điều này dựa trên phạm vi dữ liệu của tôi. Bạn có thể sử dụng một phạm vi khác dựa trên dữ liệu của bạn.
Chúng tôi đã hoàn thành tất cả các bước liên quan đến việc tạo một menu drop-down chỉ chứa các giá trị duy nhất.
Loại bỏ các mục đã sử dụng khỏi danh sách drop-down chia sẻ cùng một dãy
Như trên hình ảnh dưới đây, danh sách drop-down hoạt động đang ở ô A14. Tôi đã chọn các loại trái cây khác nhau từ danh sách drop-down trong phạm vi A1:A13.
Vì vậy, trong ô A14, danh sách drop-down chỉ hiển thị các loại trái cây có sẵn để lựa chọn. Điều này đảm bảo người dùng chỉ có thể chọn các giá trị duy nhất trong menu drop-down.
Nói cách khác, phương pháp này đảm bảo các mục đã sử dụng không còn khả dụng để lựa chọn trong menu drop-down.
Bạn có thể thấy một cảnh báo trên mỗi ô mà bạn đã thực hiện việc lựa chọn các mục. Xem dấu đỏ ở góc của các ô.
Khi bạn trỏ chuột lên đó, bạn sẽ thấy thông báo “Input must fall within specified range”. Đừng lo lắng! Bạn có thể bỏ qua cảnh báo đó mà không cần quan tâm.
Đó là tất cả. Chúc vui vẻ!
Example Sheet 81121
Tài liệu tham khảo
- Data Validation – Cách không cho phép trùng lặp trong Google Sheets.
- Những ví dụ Data Validation tốt nhất trong Google Sheets.
- Cách sử dụng định dạng tiền tệ thành công trong danh sách drop-down từ Data Validation trong Google Sheets.
- Một menu drop-down trong Google Sheets để xem nội dung từ bất kỳ trang nào.
- Google Sheets: Làm thế nào để có tùy chọn chọn Tất cả trong menu drop-down.
- Điền đầy đủ ngày trong tháng dựa trên một menu drop-down trong Google Sheets.
- Tạo một danh sách xuống để lọc dữ liệu từ các hàng và cột.
- Tạo một menu drop-down từ nhiều phạm vi trong Google Sheets.
- Làm thế nào để kết hợp nhiều Sheets trong Importrange và điều khiển qua menu drop-down.
- Danh sách phụ thuộc động nhiều hàng trong menu drop-down trong Google Sheets.
- Tự động điền thông tin dựa trên việc chọn từ menu drop-down trong Google Sheets.
- Từ chối danh sách các mục trong Data Validation trong Google Sheets.
