Hầu hết chúng ta đều đã từng gặp phải vấn đề khi tạo biểu đồ tổ chức trong Google Sheets. Nếu một nhân viên báo cáo cho hai (hoặc nhiều hơn) quản lý hoặc làm việc trong hai (hoặc nhiều hơn) phòng ban, bạn sẽ nhận được các mục trùng lặp trong cột đầu tiên của bảng trong biểu đồ tổ chức trong Google Sheets.
Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một biểu đồ trong đó:
- Hai hoặc nhiều quản lý có cùng nhân viên báo cáo cho họ.
- Một nhân viên phải làm việc dưới sự quản lý của hai hoặc nhiều quản lý.
Bạn sẽ gặp phải vấn đề mục trùng lặp, còn được biết đến là một vấn đề quan hệ nhiều-cho-một.
Hãy xem xét ví dụ sau:
Như bạn có thể thấy, nhân viên “Olive” đang làm việc dưới sự quản lý của “Burt” và “Mary”. Tuy nhiên, trong biểu đồ, tên “Olive” chỉ xuất hiện một lần vì Google Sheets không cho phép các mục trùng lặp trong cột đầu tiên của bảng trong biểu đồ tổ chức.
Để giải quyết vấn đề hai nhân viên báo cáo cho cùng một quản lý trong biểu đồ tổ chức trong Google Sheets, bạn có thể thử cách làm sau:
Cách giải quyết khi hai nhân viên báo cáo cho cùng một quản lý trong biểu đồ tổ chức
Có hai cách thông thường để tạo biểu đồ tổ chức trong các bảng tính: sử dụng công cụ vẽ hoặc sử dụng biểu đồ tích hợp.
Trong Excel, tôi đã sử dụng công cụ vẽ và các công cụ vẽ đường để vẽ biểu đồ tổ chức. Việc kéo và thả các đối tượng để tạo biểu đồ tổ chức dễ dàng.
Theo quan điểm cá nhân của tôi, công cụ vẽ trong Google Sheets không dễ sử dụng như công cụ vẽ trong Excel.
Vậy làm sao để giải quyết vấn đề hai nhân viên báo cáo cho cùng một quản lý trong biểu đồ tổ chức trong Google Sheets?
Chúng ta có thể nghĩ đến một giải pháp phụ đều biểu đồ tích hợp. Đây là cách làm:
Một giải pháp phụ đều để bao gồm các mục trùng lặp trong cột đầu tiên của biểu đồ tổ chức
Đối với dữ liệu mẫu, xin vui lòng tham khảo phạm vi ô A2:B11 trong ví dụ trên.
Sắp xếp dữ liệu vào hai cột (cột A và B) như ví dụ trên. Cột đầu tiên là cho nhân viên (ID thành viên), và cột thứ hai là cho quản lý (ID cha).
Trong cột A, nhấp đúp vào ô chứa lần xuất hiện thứ hai của tên nhân viên.
Nhấn phím cách một lần và nhấn phím Enter để thêm một khoảng trắng duy nhất vào cuối tên.
Ví dụ: Trong dữ liệu mẫu, bạn có thể nhấp đúp vào ô A11, nhấn phím cách một lần và nhấn phím Enter. Lập tức, biểu đồ sẽ hiển thị tên “Olive” dưới quản lý “Mary”.
Như vậy, bạn có thể gán hai ID cha (“Burt” và “Mary”) cho một ID thành viên (“Olive”).
Điều gì xảy ra khi thêm khoảng trắng vào tên?
Khi bạn thêm một khoảng trắng, tên trở nên duy nhất. Google Sheets coi nó như một tên khác. Do đó, sẽ không có vấn đề trùng lặp trong cột đầu tiên của bảng.
Làm sao để thêm nhiều quản lý hoặc sếp cho một nhân viên trong biểu đồ tổ chức trong Google Sheets?
Để làm cho tất cả các trường hợp trở nên duy nhất, xin vui lòng thêm khoảng trắng như sau:
- Trường hợp thứ nhất: không cần thêm khoảng trắng.
- Trường hợp thứ hai: thêm một khoảng trắng.
- Trường hợp thứ ba: thêm hai khoảng trắng.
- Trường hợp thứ tư: thêm ba khoảng trắng.
Nhược điểm chính của giải pháp trên là nhãn trên nút có thể không được căn giữa. Tuy nhiên, nếu số khoảng trắng được thêm là một hoặc hai, bạn sẽ không thấy bất kỳ sự khác biệt đáng kể nào về căn giữa.
Một số gợi ý khác
- Bạn có thể có bao nhiêu cột trong biểu đồ tổ chức trong Google Sheets?
Theo thông tin của tôi, một biểu đồ tổ chức trong Google Sheets hỗ trợ tối đa ba cột. Cột thứ ba là tùy chọn.
Cột đầu tiên được sử dụng để nhập tên của tất cả nhân viên (ID thành viên). Nó không được phép chứa các mục trùng lặp. Nếu có mục trùng lặp trong cột đầu tiên của bảng, hãy tuân thủ giải pháp trên.
Cột thứ hai được sử dụng để nhập tên của mỗi quản lý, người phụ trách hoặc quan hệ phân cấp của từng nhân viên.
Cột thứ ba được sử dụng để hiển thị ghi chú khi di chuột qua các nút. Bạn thường sử dụng nó để hiển thị các ghi chú bổ sung, chẳng hạn như chức vụ hoặc vị trí của nhân viên trong tổ chức.
Đã có hướng dẫn chi tiết về cách thêm ghi chú vào biểu đồ tổ chức trong Google Sheets tại đây.
Cảm ơn bạn đã theo dõi. Chúc bạn vui vẻ!
