Nếu tập dữ liệu của bạn chứa cột thời gian, bạn có thể trích xuất khá hiệu quả bản ghi sớm nhất hoặc muộn nhất trong mỗi danh mục trong Google Sheets. Trước khi đi vào giải pháp, hãy để tôi giải thích vấn đề một cách chi tiết trước.
Bạn sẽ nhận được hai công thức ở đây.
Một công thức để LỌC/trích xuất các bản ghi MỚI NHẤT trong mỗi danh mục.
Một công thức để LỌC/trích xuất các bản ghi SỚM NHẤT trong mỗi danh mục.
Hãy bắt đầu bằng việc trích xuất các bản ghi mới nhất trước và cũng chi tiết. Tôi sẽ cung cấp công thức đó trước. Sau đó, bạn có thể thay đổi công thức đó một cách đơn giản để chuyển từ mới nhất sang sớm nhất.
Giả sử bạn có một dự án trong tay và bạn đang cập nhật Bảng tính của mình (ở đây là Google Sheets) với tiến độ của mỗi hoạt động thường xuyên.
Sau đó, bạn có thể có một bảng chứa nhiều bản ghi cho cùng một hoạt động. Nó có thể trông như sau:
Nhiều Hoạt động trong Mỗi Danh mục – Ví dụ
Ở đây, dữ liệu không có bất kỳ thứ tự nào. Bạn có thể sử dụng dữ liệu trong bất kỳ thứ tự nào, tức là đã được sắp xếp hoặc chưa được sắp xếp.
Giải pháp mà tôi sẽ chia sẻ với bạn sẽ hoạt động một cách mượt mà trong cả hai loại tập dữ liệu. Nhưng trong tập dữ liệu của bạn phải có một cột thời gian.
Giải pháp có thể hoạt động trong một cột ngày không? Không còn nghi ngờ, cột A (theo dữ liệu mẫu trên) có thể chứa ngày hoặc dấu thời gian.
Tôi đang ưa chuộng một cột dấu thời gian thay vì một cột ngày với một mục đích. Đó là gì?
Trong trường hợp có nhiều lần nhập cùng một danh mục trong cùng một ngày, dấu thời gian sẽ trở nên hữu ích. Với điều đó, chúng ta có thể phân biệt xem bản ghi mới nhất là gì.
Dưới đây là chi tiết về dữ liệu mẫu.
Thường xuyên sẽ có nhiều danh mục/công việc trong một dự án. Điều đó có nghĩa là việc nhập dữ liệu tiến độ dự án vào Bảng tính, ở đây là Google Sheets, của bạn có thể có những đặc điểm sau:
Chứa nhiều danh mục hoặc công việc.
Tiến độ của mỗi công việc trong nhiều hàng và nhiều lần.
Đó là điều mà bức ảnh trên mô tả. Hãy lưu ý rằng các dữ liệu không được sắp xếp theo danh mục/công việc. Đó là lý do tại sao bạn không thấy các công việc/ danh mục như một nhóm.
Nếu bạn muốn đánh giá tiến trình của mỗi công việc hoặc danh mục, bạn có thể cần lọc hoặc trích xuất bản ghi mới nhất trong mỗi danh mục.
Ví dụ để Trích xuất Bản ghi mới nhất trong Mỗi danh mục
Như tôi đã đề cập ở trên, nếu bạn có một cột thời gian, việc trích xuất bản ghi mới nhất trong mỗi danh mục dựa trên cột ngày/dấu thời gian đó dễ dàng cho bạn.
Dưới đây là kết quả dự kiến của tôi dựa trên dữ liệu mẫu ở trên. Trong đó, tôi chỉ có bản ghi mới nhất trong mỗi danh mục.
Để trích xuất hoặc lọc các bản ghi “cần thiết” từ một tập dữ liệu, bạn thường có thể sử dụng các công thức Lọc hoặc Tra cứu trong Google Sheets. Nhưng đừng vội kết luận ở đây.
Chúng ta không thể sử dụng các công thức Lọc hoặc Tra cứu cho mục đích của chúng ta ở đây hoặc có thể nói “hiệu quả” ở đây.
Chúng ta có thể tuân theo một phương pháp khác bằng cách sử dụng hàm SORTN. Thay vì lọc, chúng ta có thể nghĩ về việc loại bỏ các hàng không cần thiết trong kết quả. Đó là những gì tôi sẽ làm trong ví dụ này với sự trợ giúp của hàm SORTN.
Cách lọc Bản ghi mới nhất trong Mỗi danh mục trong Google Sheets – Dựa trên Cột thời gian
Đây là công thức mà tôi đã sử dụng trong ô F1 trong ví dụ của tôi ở trên (vui lòng xem bức ảnh phía trên).
={A1:D1;sortn(sort(A2:D11,1,false),9^9,2,2,true)}Tôi biết rằng nhiều người trong số bạn là người mới. Nhưng tôi đã sử dụng loại công thức này trong một số hướng dẫn trước đây của tôi.
Nếu bạn đã bỏ qua nó, đừng lo lắng. Tôi đã bao gồm một liên kết như vậy ở cuối bài viết này (điểm số 1 trong số các báo đọc có liên quan).
Giải thích công thức:
Để tìm hiểu một công thức kết hợp, chỉ cần nhìn vào phần giữa của công thức đó. Từ đó nó mở rộng. Đây là phần giữa đó.
=sort(A2:D11,1,false)Công thức SORT này sắp xếp dữ liệu dựa trên cột thời gian (cột A) theo thứ tự giảm dần. Vì vậy, bản ghi có ngày và giờ mới nhất sẽ được đặt ở trên cùng. Chúng ta chưa sắp xếp danh mục/công việc (cột B).
Công thức SORT trên đây hoạt động như là phạm vi sắp xếp trong SORTN dưới đây. SORTN làm gì?
=sortn(sort(A2:D11,1,false),9^9,2,2,true)Công thức SORTN sắp xếp cột 2 theo thứ tự tăng dần (không quan trọng bạn chọn thứ tự nào ở đây) và loại bỏ các danh mục/công việc trùng lặp. Để làm rõ hơn, xin hãy nhìn vào bức ảnh này. Hãy chú ý đặc biệt đến mẫu màu.
Trong ảnh này, tôi đã giải thích tất cả mọi thứ. Nhưng tôi biết bạn có thể thắc mắc trong trường hợp hai điểm cuối cùng đại diện cho các văn bản màu Xanh lá cây và Mỹ.
-
Chế độ Tie – Số 2 là chế độ tie trong SORTN để xóa các mục nhập trùng lặp trong bất kỳ cột nào. Muốn tìm hiểu thêm về các chế độ tie trong SORTN của Sheets? Đây là nó – SORTN Tie Modes in Google Sheets.
-
Cột sắp xếp – Ngoài số chế độ tie, bạn phải chỉ định một cột để sắp xếp trong SORTN cũng. Lần này bạn có thể đặt bất kỳ thứ tự sắp xếp nào. Cột số này đóng vai trò chính trong việc loại bỏ bản ghi lặp lại. Đó là cột số 2, cột danh mục ở đây.
Công thức trên trả về dữ liệu yêu cầu của chúng tôi. Tôi có nghĩa là nó trích xuất bản ghi mới nhất trong mỗi danh mục. Nhưng chỉ có một điều thiếu, đó là hàng tiêu đề.
Điều đó đã được kết hợp với đầu ra của công thức trên bằng cách sử dụng mệnh đề dấu ngoặc nhọn mở trong công thức cuối cùng.
Làm thế nào để Trích xuất Bản ghi Sớm nhất trong Mỗi danh mục trong Google Sheets
Tôi đã đề cập rằng chỉ cần thay đổi nhỏ ở đây. Nó không nằm trong công thức SORTN. Nó nằm trong công thức SORT mà chúng ta đã sử dụng như phạm vi trong SORTN.
Vì chúng ta muốn bản ghi sớm nhất từ nhiều bản ghi, mỗi danh mục, hãy sắp xếp cột thời gian theo thứ tự tăng dần. Điều đó có nghĩa là các ngày sớm nhất sẽ đến trên cùng. Trước đó nó đã theo thứ tự giảm dần.
Dưới đây là công thức đã được chỉnh sửa đó để lọc bản ghi sớm nhất trong mỗi danh mục.
={A1:D1;sortn(sort(A2:D11,1,true),9^9,2,2,true)}
Kết Luận:
Sử dụng phương pháp này (công thức cuối cùng) sẽ giúp bạn định dạng dữ liệu một cách đúng đắn cho biểu đồ GANTT hoặc biết tình trạng mới nhất (công thức đầu tiên) của dự án của bạn một cách nhanh chóng.
URL của hình ảnh không liên quan đã bị xóa.
Đọc thêm:
