Les modèles de Google Docs sont un outil pratique qui vous permet d’économiser du temps en évitant de recréer un document à partir de zéro à chaque fois que vous avez besoin d’un format similaire. Cependant, même lorsque vous utilisez un modèle de Google Docs, vous devez encore remplir manuellement les espaces vides, ce qui peut prendre du temps, surtout si vous le faites régulièrement. Vous devez rechercher les informations sources dans une application comme Google Sheets, les copier dans le modèle, puis vérifier à plusieurs reprises leur exactitude.
Imaginez si vous pouviez automatiser ce processus et pré-remplir automatiquement les modèles de Google Docs avec les données de Google Sheets. Que vous rédigiez régulièrement des lettres d’offres d’emploi pour de nouveaux employés potentiels ou que vous créiez et soumettiez régulièrement des factures, cette automatisation peut vous faire gagner du temps et vous éviter des tracas. Heureusement, vous pouvez le faire avec l’aide de Zapier.
Avant de commencer
Avant de commencer, assurez-vous d’avoir déjà créé un modèle de document dans Google Docs. Vous pouvez utiliser un modèle prédéfini fourni par Google Docs ou créer le vôtre. Si vous avez besoin d’aide pour démarrer avec les modèles, consultez notre tutoriel rapide.
IMPORTANT: Pour créer un modèle remplissable dans Google Docs, vous devez formater tous les textes que vous souhaitez remplacer par des informations provenant d’une autre application de la manière suivante :
{{informations_à_remplacer}}Assurez-vous d’entourer le texte à remplacer avec des doubles accolades et de ne laisser aucun espace entre les mots. Voici à quoi ressemble notre modèle de lettre d’offre avec ce formatage :
Vous devrez également créer une feuille de calcul Google Sheets contenant les données que vous souhaitez remplacer dans les espaces réservés mentionnés précédemment. N’oubliez pas de créer des en-têtes de colonnes qui reflètent le formatage et les étiquettes des champs de votre document d’offre d’emploi, mais vous devez supprimer les doubles accolades.
N’oubliez pas d’ajouter également des données d’exemple dans votre feuille de calcul. Cela vous aidera plus tard à mapper les données de la feuille de calcul dans votre modèle de document. Voici un exemple :
| Prénom de l’employé | Nom de l’entreprise | Titre du poste |
|---|---|---|
| John | Doe | Développeur |
| Jane | Smith | Designer |
Comment utiliser Zapier pour créer un document à partir d’un modèle
Zapier vous permet de créer des flux de travail automatisés appelés Zaps, qui envoient vos informations d’une application à une autre. Vous pouvez créer votre propre Zap à partir de zéro sans aucune connaissance en programmation, mais nous proposons également des modèles rapides pour vous aider à démarrer.
Si vous souhaitez commencer avec un modèle, cliquez sur celui qui vous intéresse ci-dessous et vous serez redirigé vers l’éditeur Zapier. Si vous n’avez pas de compte Zapier, vous devrez en créer un. Suivez ensuite les instructions ci-dessous pour configurer votre Zap.
Remarque : Vous pouvez également utiliser ce flux de travail si vous souhaitez pré-remplir automatiquement un modèle de Google Docs chaque fois qu’une nouvelle ligne est ajoutée ou mise à jour dans Google Sheets.
Configuration de votre déclencheur Google Sheets
Commençons par configurer le déclencheur, c’est-à-dire l’événement qui déclenchera votre Zap. Si vous utilisez notre modèle, le déclencheur sera déjà sélectionné pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez Google Sheets comme application de déclenchement, puis choisissez “Nouvelle ligne de feuille de calcul” comme événement de déclenchement. Cliquez sur “Continuer”.
Connectez ensuite votre compte Google Sheets à Zapier, si ce n’est pas déjà fait. Cliquez sur “Continuer”.
Maintenant, sélectionnez la feuille de calcul et la feuille spécifique que vous souhaitez utiliser. Dans mon exemple, j’ai déjà configuré une feuille de calcul pour stocker les informations sur les nouveaux employés. Si vous n’avez qu’une seule feuille dans votre feuille de calcul, “Feuille1” sera votre seule option. Cliquez sur “Continuer”.
Il est maintenant temps de tester votre déclencheur et de générer des données d’exemple qui seront utilisées pour configurer la suite du Zap. Assurez-vous d’avoir au moins une offre d’emploi répertoriée dans votre feuille de calcul, puis cliquez sur “Tester le déclencheur”.
Choisissez l’événement que vous souhaitez utiliser pour le test, puis cliquez sur “Continuer avec l’enregistrement sélectionné”.
Configuration de votre action Google Docs
Il est maintenant temps de configurer l’action, c’est-à-dire l’événement que votre Zap effectuera une fois déclenché. Si vous utilisez notre modèle, les options seront déjà sélectionnées pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez Google Docs comme application d’action, puis choisissez “Créer un document à partir d’un modèle” comme événement d’action. Cliquez sur “Continuer”.
Connectez ensuite votre compte Google Docs, si ce n’est pas déjà fait. Cliquez sur “Continuer”.
Maintenant, personnalisez votre action. Tout d’abord, choisissez le modèle que vous avez configuré dans votre compte Google Docs. Sous “Nouveau nom de document”, vous pouvez extraire des données de votre étape Google Sheets ou saisir votre propre titre unique. Dans mon exemple, j’extrais le nom du nouvel employé de mon étape Google Sheets afin de faciliter son identification dans Google Drive.
Si vous avez un dossier où vous souhaitez stocker vos lettres d’offres d’emploi, vous pouvez le sélectionner sous “Dossier pour nouveau document”. Sinon, laissez-le à “Racine”. Vous pouvez également définir vos préférences de partage et décider de ce qu’il faut faire avec les champs de modèle non utilisés.
Ensuite, mappez les données de votre feuille de calcul Google Sheets en cliquant sur les champs “Prénom de l’employé”, “Nom de l’entreprise”, “Titre du poste”, etc., puis en sélectionnant les données appropriées dans le menu déroulant “Insérer les données”. Cela garantira que chaque lettre d’offre d’emploi sera pré-remplie avec les données de votre feuille de calcul Google Sheets.
Une fois que vous avez terminé de mapper toutes vos données, cliquez sur “Continuer”.
Ensuite, cliquez sur “Tester l’étape” pour tester votre Zap. Une fois le test terminé, vous recevrez une confirmation indiquant que le document Google a été ajouté avec succès à votre compte Google Drive.
Vous pouvez vérifier vos documents pour vous assurer que tout est configuré comme vous le souhaitez. Voici à quoi ressemble notre exemple de document d’offre d’emploi dans Google Drive :
Remplissez automatiquement les modèles de documents Google Docs avec les données de Google Sheets
Et voilà, vous êtes maintenant prêt à utiliser votre Zap. Désormais, chaque fois que les détails d’une nouvelle offre d’emploi sont ajoutés à votre feuille de calcul Google Sheets, un document d’offre d’emploi sera automatiquement créé à partir du modèle et les champs formatés seront pré-remplis pour vous.
Cela simplifiera grandement votre processus d’offre d’emploi au sein de votre service des ressources humaines.
Si vous préférez créer un document Google à partir d’un modèle pour vos soumissions de formulaire, vous pouvez également créer des flux de travail similaires qui pré-rempliront automatiquement vos documents Google avec les données de votre formulaire. Voici quelques exemples de flux de travail pour vous aider à démarrer :
- Créer un document Google à partir d’un modèle chaque fois qu’un nouveau contact est ajouté à votre liste de diffusion
- Créer un document Google à partir d’un modèle chaque fois qu’un nouvel événement est créé dans votre calendrier
- Créer un document Google à partir d’un modèle chaque fois qu’une nouvelle tâche est ajoutée à votre liste de tâches
Cet article a été initialement publié en février 2019 par Deb Tennen et mis à jour pour la dernière fois en novembre 2023 par Elena Alston.
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