Tìm mục cuối cùng của một mục đơn lẻ chỉ là trò chơi dễ dàng trong Google Sheets. Chỉ cần sắp xếp cột ngày theo thứ tự giảm dần. Dòng đầu tiên sẽ chứa mục cuối cùng. Khi nói đến mục cuối cùng, tôi muốn nói đến hàng chứa ngày mới nhất.
Nhưng mục cuối cùng của mỗi mục hay một nhóm mục thì sao? Trong Google Sheets, điều đó dễ dàng.
Tất nhiên, việc sắp xếp không phải là một giải pháp. Tôi nên nói là sắp xếp “bình thường” không phải là một giải pháp. Bạn có biết tại sao không?
Hãy làm theo ví dụ của tôi. Tôi đã ẩn đáp án phía dưới.
Trước đó, còn một điều nữa. Bạn có biết yêu cầu như vậy đến từ đâu? Tại sao ai đó muốn tìm mục cuối cùng của mỗi mục dựa trên một cột ngày?
Mục đích của việc tìm mục cuối cùng của mỗi mục
Trong lĩnh vực Kế toán, bạn có thể áp dụng phương pháp này để tìm hoá đơn cuối cùng được gửi bởi mỗi công ty. Ảnh chụp màn hình dưới đây phù hợp với khái niệm này.
Nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực vận tải, bạn có thể nhanh chóng tìm thời gian dừng của xe tải/xe buýt/xe thuê trong một ngày đã chỉ định.
Trong HR & ADMIN, bạn có thể sử dụng nó để theo dõi những người đến muộn.
Trong vô số các tình huống tương tự, bạn có thể sử dụng công thức của tôi để tìm mục cuối cùng trong mỗi nhóm trong Google Sheets.
Các bước để tìm mục cuối cùng của mỗi mục từ Ngày trong Google Sheets
Dữ liệu Mẫu:
Trong ví dụ này, tôi đã tách mỗi nhóm bằng các đường kẻ màu đỏ.
Các hàng được tô màu xanh lam là mục cuối cùng trong nhóm đó. Tôi muốn nói đến mục cuối cùng dựa trên cột “Ngày hoá đơn”, cột thứ tư trong phạm vi A2: E.
Hãy xem các ngày trong từng nhóm và bạn có thể hiểu được điều này.
Từ tập dữ liệu này, tôi muốn trích xuất/tìm các hàng được tô màu đặc biệt. Nhưng làm thế nào?
Điều đó không phức tạp như bạn nghĩ. Đây là công thức khó nhau đó.
Công thức để trích xuất mục cuối cùng của các mục trong Google Sheets
Công thức chính
=SORTN(SORT(A2:F,4,0,2,1),9^9,2,2,1)
Tôi đã sử dụng hai hàm Google Sheets trong công thức chính này: SORT và SORTN.
Dưới đây là cách chúng trích xuất mục cuối cùng của mỗi mục dựa trên cột ngày.
Mô tả và Logic của Công thức
Trước tiên, tôi muốn mục cuối cùng của các mục ở đầu của từng nhóm. Xem ví dụ sau với một mục hoa quả.
25/05/2018 Táo
26/05/2018 Táo
23/05/2018 Táo
Trong ví dụ này, các ngày nằm trong cột 1 và chuỗi ký tự “Táo” nằm trong cột 2.
Nếu tôi sắp xếp cột 1, tức là cột ngày, theo thứ tự giảm dần, dữ liệu trên sẽ như sau.
26/5/18 Táo
25/5/18 Táo
23/5/18 Táo
Đó chính là chức năng SORT trong công thức trên. Đây chỉ là phần công thức Sắp xếp.
=SORT(A2:E,4,0,2,1)
Trong phần công thức này, số 4 là số chỉ mục cột của cột ngày trong tập dữ liệu của chúng ta. Số 0 biểu thị sắp xếp cột này theo thứ tự giảm dần.
Ngoài ra, tôi đã sắp xếp cột 2 theo thứ tự tăng dần vì chúng ta có nhiều chuỗi văn bản (khách hàng trong cột 2). Điều này giúp nhóm chúng lại.
Như tôi đã nói, chúng ta chỉ muốn giữ lại một mục từ mỗi nhóm. Tôi muốn nói đến hàng đầu tiên trong từng nhóm. Hàm SORTN làm phần này tuyệt vời. Làm thế nào?
Hãy cuộn lên và xem công thức của tôi tìm mục cuối cùng của mỗi mục.
Bây giờ hãy xem cú pháp SORTN này.
SORTN(range, [n], [display_ties_mode], [sort_column], [is_ascending], [sort_column2, …], [is_ascending2, …])
Trong cú pháp của hàm SORTN, “range” là công thức SORT được cung cấp ở trên.
Đối số “n” đại diện cho số hàng trong kết quả SORTN.
Vì chúng ta không chắc chắn về số hàng sau khi loại bỏ mỗi mục lặp lại, tôi đã chọn đặt 9^9, một số lớn tùy ý.
Chế độ hiển thị_ties là 2. Nó loại bỏ các mục lặp lại. Nó hoạt động dựa trên “sort_column.”
“Sort_column” phải là số chỉ mục của cột nhóm, tức là 2.
Kết luận
Bạn có thể tìm mục cuối cùng của mỗi mục trong Google Sheets theo nhiều cách. Trong số đó, việc sử dụng sự kết hợp của công thức SORT và SORTN là một cách khó khăn.
Dường như người dùng Google Sheets chưa sử dụng rộng rãi sự kết hợp này.
