Tìm mục cuối cùng của một mục đơn lẻ chỉ là việc dễ dàng trong Google Sheets. Chỉ cần sắp xếp cột ngày theo thứ tự giảm dần. Dòng đầu tiên sẽ chứa mục cuối cùng. Khi nói về mục cuối cùng, tôi có nghĩa là dòng chứa ngày mới nhất.
Nhưng mục cuối cùng của mỗi mục hoặc một nhóm các mục thì sao? Trong Google Sheets, điều này rất dễ dàng.
Tất nhiên, việc sắp xếp không phải là giải pháp. Tôi nên nói là việc sắp xếp “bình thường” không phải là giải pháp. Bạn có biết tại sao không?
Hãy theo ví dụ của tôi. Tôi đã giấu câu trả lời ở dưới đây.
Trước đó, một điều nữa. Bạn có biết nguyên nhân một yêu cầu như vậy xuất hiện từ đâu? Tại sao ai đó muốn tìm mục cuối cùng của mỗi mục dựa trên cột ngày?
Mục đích của việc tìm mục cuối cùng của mỗi mục
Trong Tài khoản, bạn có thể sử dụng phương pháp này để tìm hóa đơn cuối cùng được gửi đi bởi mỗi công ty. Bên dưới là ảnh chụp màn hình phù hợp với khái niệm này.
Nếu bạn đang kinh doanh vận tải, bạn có thể nhanh chóng tìm thời gian dừng của xe tải/xe buýt/xe cho thuê vào một ngày cụ thể.
Trong HR & ADMIN, bạn có thể sử dụng nó để theo dõi những người đến muộn.
Trong vô số tình huống tương tự, bạn có thể sử dụng công thức của tôi để tìm mục cuối cùng trong mỗi nhóm trong Google Sheets.
Các bước để tìm mục cuối cùng của mỗi mục từ ngày trong Google Sheets
Dữ liệu mẫu:
Trong ví dụ này, tôi đã phân tách mỗi nhóm bằng các đường kẻ màu đỏ.
Những dòng được tô màu xanh da trời là mục cuối cùng trong nhóm đó. Tôi có nghĩa là mục cuối cùng dựa trên cột “Ngày hóa đơn”, cột thứ tư trong phạm vi A2:E.
Hãy xem qua các ngày trong từng nhóm, bạn sẽ hiểu điều này.
Từ tập dữ liệu này, tôi muốn trích xuất/lấy ra những dòng đã được tô màu xanh riêng biệt. Làm sao?
Điều đó không phức tạp như bạn nghĩ. Đây là công thức giết người đó.
Công thức để trích xuất mục cuối cùng của các mục trong Google Sheets
Công thức chính
=SORTN(SORT(A2:F,4,0,2,1),9^9,2,2,1)
Tôi đã sử dụng hai chức năng Google Sheets trong công thức chính này: SORT và SORTN.
Đây là cách chúng trích xuất mục cuối cùng của mỗi mục dựa trên cột ngày.
Giải thích công thức và logic
Trước tiên, tôi muốn mục cuối cùng của các mục nằm ở đầu của các nhóm. Xem ví dụ này với một mục trái cây.
25/05/2018 Táo
26/05/2018 Táo
23/05/2018 Táo
Trong trường hợp này, các ngày nằm trong cột 1 và chuỗi văn bản “Táo” nằm trong cột 2.
Nếu tôi sắp xếp cột 1, tức là cột ngày, theo thứ tự giảm dần, dữ liệu trên sẽ như sau.
26/5/18 Táo
25/5/18 Táo
23/5/18 Táo
Đây chính là những gì chức năng SORT trong công thức trên làm. Đây chính là phần công thức SORT.
=SORT(A2:E,4,0,2,1)
Trong phần công thức này, số 4 là số chỉ mục cột của cột ngày trong tập dữ liệu của chúng ta. Số 0 chỉ ra việc sắp xếp cột này theo thứ tự giảm dần.
Ngoài ra, tôi đã sắp xếp cột 2 theo thứ tự tăng dần vì chúng ta có nhiều chuỗi văn bản (khách hàng trong cột 2). Điều này giúp nhóm chúng lại với nhau.
Như tôi đã nói, chúng ta chỉ muốn giữ lại một mục từ mỗi nhóm. Tôi có nghĩa là dòng đầu tiên trong mỗi nhóm. Công thức SORTN làm phần này tuyệt vời. Làm thế nào?
Hãy cuộn lên và xem công thức của tôi để tìm mục cuối cùng của mỗi mục.
Bây giờ hãy xem cú pháp SORTN này.
SORTN(range, [n], [display_ties_mode], [sort_column], [is_ascending], [sort_column2, …], [is_ascending2, …])
Trong cú pháp của chức năng SORTN này, “range” là công thức SORT được cung cấp ở trên.
Đối số “n” đại diện cho số hàng trong kết quả SORTN.
Vì chúng ta không chắc chắn về số hàng sau khi loại bỏ mỗi mục được lặp lại, tôi đã chọn đặt 9 ^ 9, đây là một số lớn không đáng kể.
Chế độ hiển thị của display_ties_mode là 2. Nó loại bỏ các mục được lặp lại. Nó hoạt động dựa trên “sort_column”.
“Sort_column” phải là số chỉ mục cột của cột nhóm, tức là 2.
Kết luận
Bạn có thể tìm mục cuối cùng của mỗi mục trong Google Sheets theo nhiều cách. Trong số đó, việc sử dụng sự kết hợp giữa SORT và SORTN là một cách khéo léo.
Dường như người dùng Google Sheets vẫn chưa rộng rãi sử dụng cách kết hợp này.
