Khi Google Sheets gần đây công bố tính năng mới gọi là Gantt View, tôi đã thật sự hào hứng. Tuy nhiên, tôi không tìm thấy bất kỳ tụ điện, chống sét hay đều gây chấn động trong thông báo này. Tuy nhiên, tôi phải thừa nhận rằng cập nhật này thực sự tuyệt vời. Nó thực sự cho phép bạn tạo biểu đồ Gantt trong Google Sheets, điều này thật sự bù đắp cho điểm yếu mà Sheets đã kéo dài trong vài năm qua. Và tốt nhất trong tất cả, bạn không cần tìm plutonium để nạp năng lượng cho nó.
Gantt View là gì trong Google Sheets?
Thực sự, tạo ra Gantt View thật ấn tượng. Đây là kết quả trực tiếp từ sự kiện khiến tôi buồn năm ngoái (chuyển từ Google sang dựa trên cấu trúc hình lưới), nhưng họ đã thành công trong việc làm tôi hào hứng trở lại. Đơn giản (tôi sẽ giải thích chi tiết sau đây), đó là một cách mới để xem dữ liệu trong bảng tính của bạn theo thời gian, thay vì xem từng ô nhỏ nhặt. Điều này giúp bạn hiểu được thế giới một cách có ý nghĩa cuối cùng.
Để sử dụng nó, hãy mở bất kỳ tệp Google Sheets nào có ít nhất một cột chứa các ngày. Sau đó, vào Chèn > Gantt View, và bạn sẽ được nhắc chọn một dải dữ liệu để tạo ra Gantt View (đừng quên bao gồm ngày!). Nhấp vào OK, và ngay cả khi trình đơn được gọi là “Chèn”, nó sẽ tạo ra một tab mới trong bảng tính, nơi các dữ liệu được chọn sẽ được biến thành một “chuỗi thời gian” ngang.
Theo ý kiến của tôi, kết quả giống như việc cắt bảng tính của bạn trong Final Cut Pro lúc 3 giờ sáng, cho ngày thứ ba liên tiếp, đạo diễn không nhắn tin trả lời cuộc gọi của bạn, bạn đã ăn cả một túi kẹo Thụy Điển cỡ gia đình và cảnh cuối cùng của dự án bạn cần nộp vào ngày mai không tiến triển… AAAAHHHHHHHHHHHHH. Xin lỗi, tôi vừa hồi sinh một khoảnh khắc trong thời gian tôi học trường điện ảnh.
Quan trọng là bạn hiện đang xem bảng tính của mình theo thời gian, chứ không phải chỉ số dòng. Những gì bạn nhìn thấy được gọi là Cards, sắp xếp từ trái qua phải dựa trên cột ngày đầu tiên của bạn. Chúng có thể được kéo dài dựa trên cột ngày thứ hai (đó là ngày kết thúc, thời lượng trong ngày hoặc khoảng thời gian theo định dạng hh:mm:ss), và có thể được nhóm lại dựa trên cột thứ ba.
Điều này cho phép bạn hiển thị ngay lập tức người chịu trách nhiệm cho mỗi sáng kiến và sự gần gũi của các ngày hết hạn.
Bạn cũng có thể thay đổi chế độ xem để hiển thị theo ngày, tuần, tháng, quý, năm hoặc chỉ những gì bạn đang đối mặt vào hôm nay.
Cards cũng có thể được tô màu dựa trên định dạng điều kiện của bảng gốc, cho phép bạn thực hiện những thay đổi như thay đổi màu sắc của một thẻ thành màu đỏ nếu nó có các nhiệm vụ liên quan chưa hoàn thành, hoặc thành màu xanh nếu nó đã được hoàn thành thành công.
Lưu ý: chỉ có màu nền thay đổi, trong khi màu chữ giữ nguyên màu đen, vì vậy hãy sử dụng màu sáng để đảm bảo dễ đọc hơn.
Điều này được sử dụng để làm gì?
Thông cáo của Google đã làm rất nhiều công việc cho tôi bằng cách đặc biệt nhắc đến rằng tính năng này cho phép “tương tác dễ dàng và nhanh chóng hơn với thông tin dự án”, cũng như cải thiện khả năng quản lý các hoạt động như chiến dịch tiếp thị, các mốc dự án, kế hoạch và cộng tác giữa các nhóm.
Thị trường mục tiêu ở đây dường như là các nhà quản lý dự án, và nếu bạn là một nhà quản lý dự án đang đọc bài viết này, có nhiều khả năng bạn đã có những ý kiến riêng về tính năng này. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng có rất nhiều cơ hội thú vị cho các lĩnh vực ứng dụng khác:
- Danh sách công việc: Deb của Zapier đã đúng, bạn nên sử dụng Google Sheets như một danh sách công việc. Gantt View không chỉ giúp bạn xem công việc cần thực hiện ngay bây giờ, mà còn giúp bạn hiểu rõ hơn những gì bạn đã đạt được (và theo tôi, quá ít mục công việc tôn vinh những thành công đã đạt được).
- Bảng điều khiển: Nếu bạn không phải là nhà quản lý dự án, thì việc xem một bảng tính đầy các ngày hết hạn có lẽ không phải là điều bạn đã quen thuộc (hoặc thích). Giải pháp nhanh này cung cấp một cách trực quan để theo dõi những gì đã được hoàn thành, nơi những gì đang xảy ra và những gì sẽ xảy ra tiếp theo.
- Hiển thị thời gian: Tôi rất thích những bảng tính dành riêng cho sử dụng cá nhân, như bảng tính của Maxwell Neely-Cohen với những bài hát ông còn nhớ trong đầu khi thức dậy. Tính năng này khiến tôi tưởng tượng về những bảng tính đầy nhật ký nhỏ nhắn, giống như hiệu ứng cánh bướm, được hiển thị trên một chuỗi thời gian rơi rụng và di chuyển khi cuộc sống trôi qua.
Đây chỉ là một biểu đồ Gantt đơn giản trong Google Sheets?
Chính xác!
Mọi người đã cố gắng tạo biểu đồ Gantt trong Google Sheets từ một thời gian (nhưng số lượng tìm kiếm hàng tháng về chủ đề này thật bất ngờ). Google đã lắng nghe yêu cầu của họ và mặc dù nó được gọi là Gantt View, nó thực sự là chế độ xem biểu đồ Gantt.
Tại sao tôi nên sử dụng nó thay vì các ứng dụng biểu đồ Gantt khác?
Lợi ích lớn ở đây là Google Sheets đã tích hợp sẵn với tất cả mọi thứ (bao gồm Zapier), giúp bạn dễ dàng nhập dữ liệu từ các bảng tính hiện có hoặc các ứng dụng khác và cho phép bạn nhanh chóng nhảy vào một biểu đồ Gantt có thể sử dụng. Nếu bạn chưa có dữ liệu này trong Google Sheets, dưới đây là một số quy trình làm việc phổ biến để bạn có thể bắt đầu.
Điều quan trọng khác cần nhớ là Google Sheets hiện đã có gần 500 hàm và khả năng tạo ra các hàm tùy chỉnh bằng Google Apps Scripts. Điều này có nghĩa là bạn có thể làm cho tất cả dữ liệu trên các card trở nên hoàn toàn linh hoạt, ví dụ: sử dụng hàm NOW() để kéo dài một card từ ngày bắt đầu đến hiện tại hoặc sử dụng DAYS() để xem bạn còn cách xa một ngày hết hạn và điều chỉnh ưu tiên của một card dựa trên điều đó.
Cuối cùng, có rất nhiều khả năng rằng bạn hoặc nhóm của bạn đã sử dụng các sản phẩm của Google. Dù cho nó chỉ là “một biểu đồ Gantt”, đây là một biểu đồ Gantt trong một sản phẩm mà bạn đã có quyền truy cập, và điều đó không thể bỏ qua. Nếu bạn đã từng phải giải thích các tính năng của một ứng dụng mới cho đồng nghiệp hoặc đảm bảo rằng sếp của bạn nhớ mật khẩu cho một cái gì đó mà ông ta không sử dụng trong vài tháng, bạn hiểu được sự nhẹ nhõm khi biết rằng tất cả mọi thứ đều nằm ở cùng một nơi.
Tại sao tôi không nên sử dụng điều này?
Tôi là “người của Google Sheets” trong công việc (đó là lỗi của tôi), và tôi hiểu rằng mọi thứ này có thể trông như một cái quảng cáo miễn phí cho Google. Nhưng tôi muốn đưa ra điểm này một cách rõ ràng nhất có thể: bất kể tính năng nào họ thêm vào, Google Sheets vẫn là “công cụ tính toán”. Đây không phải là “công cụ khảo sát” hoặc “công cụ kịch bản ứng dụng”, ví dụ. Mặc dù việc trở thành một người làm mọi thứ không phải là điều tồi tệ, nhưng điều đó có nghĩa rằng nó có thể không thay thế ngay lập tức các ứng dụng khác xem biểu đồ Gantt là tính năng chính, như ClickUp hay monday.com. Các ứng dụng đã xây dựng xung quanh biểu đồ Gantt có thể có nhiều công cụ hơn – và công cụ ổn định hơn – để xây dựng kiểu xem này, nếu đó là điều mà bạn phụ thuộc.
Đây cũng không phải là giải pháp kỳ diệu cho tổ chức: các thẻ thời gian không phải lúc nào cũng truy cập hoặc tùy chỉnh dễ dàng, điều này có nghĩa là người dùng phụ thuộc vào đầu đọc màn hình hoặc tổ chức theo chiều dọc có thể thích xem chế độ xem bảng tính mặc định. Điều này không thay thế nhu cầu duy trì dữ liệu của bạn và sắp xếp nó thành những cái có ý nghĩa. (Xin lỗi!)
Chúng ta phải quay trở lại rồi, Marty! Trở… lại bảng tính!
Gantt View có cách làm thay đổi cách bạn làm việc? Có lẽ không. Nhưng nó là một lời nhắc tốt rằng một bảng tính thường không chỉ là những gì nó trông thấy ở bề mặt. Khi làm việc một cách đúng đắn – nghĩa là với ý định rõ ràng, kiểm tra nghiêm ngặt và các giá trị mô tả – nó có thể là một cái nhìn về quá khứ, hiện tại hoặc tương lai mà chúng ta muốn xây dựng cho chính mình và cho người khác.
Tạo một bảng tính không chỉ đơn thuần là việc đưa con số vào một lưới. Đó là cách để kể câu chuyện, cho dù đó là câu chuyện về doanh nghiệp của bạn, lợi nhuận của bạn, dự án của bạn hoặc giấc mơ của bạn. Và dù cho Gantt View chỉ là một bức bình phong khác để kể câu chuyện này, tôi sẽ lấy tất cả những bức bình phong mà tôi có thể.
