Bạn có thể sử dụng Document Studio để tạo tài liệu hiển thị dữ liệu từ Google Sheets và các câu trả lời từ biểu mẫu Google. Bạn có thể tạo nhiều bức thư xin việc khác nhau cho các ứng tuyển công việc khác nhau, tạo hóa đơn, báo giá và các tài liệu tùy chỉnh khác.
Trong ví dụ này, chúng ta có một bảng Google Sheets lưu trữ chi tiết của các công ty khác nhau mà ứng viên đang nộp đơn xin việc. Tiện ích Document Studio sẽ giúp ứng viên tạo ra một bức thư xin việc khác nhau cho mỗi ứng tuyển công việc.
Tạo mẫu tài liệu trong Google Docs
Như bước đầu tiên, hãy tạo một mẫu tài liệu mới trong Google Docs. Các trường trộn được đặt giữa hai dấu ngoặc nhọn và được sử dụng để hiển thị dữ liệu từ Google Sheets trong tài liệu.
Định dạng của ô trong Google Sheets sẽ không được chuyển sang tài liệu. Nếu bạn muốn áp dụng định dạng như in đậm, thêm logo thương hiệu của bạn hoặc in nghiêng đoạn văn, vui lòng thực hiện trực tiếp trong mẫu tài liệu.
Chuẩn bị dữ liệu trộn trong Google Sheets
Cài đặt Document Studio và mở Google Sheets của bạn để khởi chạy tiện ích bổ trợ. Bạn có thể mở một bảng đã tồn tại hoặc tạo một bảng mới và thêm dữ liệu vào thủ công.
Tạo một luồng công việc mới, đặt tên mô tả và sau đó nhấp vào Tiếp tục để truy cập trang Điều kiện. Trên trang Điều kiện, chỉ định xem bạn có muốn luồng công việc của mình chỉ chạy nếu hàng trong Google Sheets đáp ứng một số điều kiện nào đó. Mặc định, luồng công việc sẽ chạy cho tất cả các hàng trong Google Sheets.
Cấu hình tạo tài liệu
Chọn “File” từ danh sách tác vụ có sẵn. Sau đó:
- Chọn mẫu tài liệu bạn đã tạo ở bước trước.
- Xác định thư mục Google Drive nơi tệp được tạo sẽ được lưu.
- Chỉ định tên tệp được tạo.
- Chọn định dạng xuất (PDF, tài liệu Word hoặc tài liệu Google Docs).
Nếu bạn muốn gửi tài liệu được tạo như là tệp đính kèm qua email, hãy bật tùy chọn “Attach file in email message”. Bạn cũng sẽ cần tạo một tác vụ mới để gửi email đó.
Nhấp vào nút “Preview” để xem tài liệu. Document Studio sẽ lấy dữ liệu từ dòng thứ hai của Google Sheet được chọn và tạo một tài liệu trong Drive. Nhấp vào “Hoàn tất” để áp dụng các thay đổi của bạn cục bộ.
Nhấp vào “Tiếp tục” để truy cập màn hình Các trình kích hoạt. Nếu bạn muốn luồng công việc được kích hoạt tự động hàng giờ, sao cho tất cả các hàng mới được thêm trong khoảng thời gian đó được xử lý tự động, bạn có thể chọn tùy chọn “Chạy luồng công việc mỗi giờ” sau đó nhấp vào nút “Lưu”.
Luồng công việc cũng sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển luồng công việc nơi bạn có thể chỉnh sửa, xóa hoặc chạy thủ công.
Ví dụ tài liệu
Đây là một ví dụ về tài liệu PDF được tạo từ mẫu Google Docs.
Bây giờ bạn đã có đủ thông tin để bắt đầu tạo tài liệu từ dữ liệu của bạn trong Google Sheets. Đừng quên sử dụng Document Studio để đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian.
Tìm hiểu thêm thông tin về cách tạo tài liệu từ dữ liệu Sheets trên trang web Crawlan.com.
