Google Docs là một phần mềm xử lý văn bản mạnh mẽ truy cập qua trình duyệt web. Nó được tích hợp với Google Drive để lưu trữ tài liệu của bạn trong đám mây. Bất kỳ người dùng nào có tài khoản Google đều có thể sử dụng Google Docs miễn phí. Nó cũng có sẵn với Google Workspace, bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến của Google, bao gồm Gmail, Google Slides, Google Sheets và nhiều hơn nữa. Google Docs cũng có ứng dụng di động cho Android và iOS.
Hướng dẫn nhanh này sẽ giúp bạn làm quen với ứng dụng web Google Docs và hướng dẫn cách chia sẻ tài liệu và làm việc cùng người khác.
Tạo hoặc mở một tài liệu
Để tạo một tài liệu mới hoặc tải tài liệu đã lưu trước đó lên Google Drive, bạn phải đăng nhập vào tài khoản Google hoặc Google Workspace của mình. Nếu chưa đăng nhập, bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập khi nhấp vào một trong các liên kết dưới đây.
Từ trang chủ Google Docs: Để tạo một tài liệu mới, nhấp vào hình thu nhỏ trống hoặc chọn một mẫu từ phía bên phải. Để xem thêm mẫu, nhấp vào nút Thư viện mẫu ở phía trên cùng bên phải màn hình; nhấp vào bất kỳ hình thu nhỏ nào để tạo một tài liệu mới từ mẫu đó.
Từ trang chủ Google Drive: Để tạo một tài liệu trống mới, nhấp vào nút Mới ở phía trên cùng bên trái màn hình, sau đó chọn Google Docs. Nếu bạn muốn chọn một mẫu để tạo một tài liệu mới, nhấp vào nút Mới, sau đó di chuyển con trỏ lên biểu tượng “>” bên phải của “Google Docs” và chọn Một mẫu. Trang chủ Google Docs sẽ mở ra, hiển thị toàn bộ thư viện mẫu của nó.
Các tài liệu đã có trong không gian lưu trữ Google Drive của bạn sẽ xuất hiện trên một trong hai trang chủ này. Nhấp đúp vào một tài liệu để mở nó trong Google Docs. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở phía trên cùng của mỗi trang chủ để tìm kiếm tên tài liệu hoặc văn bản trong tài liệu. Trên trang chủ Google Docs, bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng thư mục bên phải trên danh sách tài liệu. Điều này mở ra một phiên bản đơn giản của Google Drive của bạn trong một cửa sổ bên.
Để mở một tài liệu mà người khác đã chia sẻ với bạn qua Google Drive: Trên trang chủ Google Drive, nhấp vào Chia sẻ với tôi trong cột bên trái, sau đó nhấp đúp vào tài liệu để mở nó trong Google Docs.
Nhập khẩu một tài liệu hoặc PDF để chỉnh sửa trong Google Docs
Nếu bạn muốn chỉnh sửa một tài liệu chưa được lưu trữ trong Google Drive, đây là cách nhập khẩu nó.
Từ trang chủ Google Docs: Nhấp vào biểu tượng thư mục bên phải trên danh sách tài liệu, sau đó nhấp vào thẻ Nhập khẩu trên màn hình hiển thị.
Từ trang chủ Google Drive: Nhấp vào Mới > Nhập khẩu tệp và chọn tài liệu từ ổ đĩa của máy tính của bạn.
Bằng cách nào đó, bạn có thể kéo và thả một tệp vào màn hình trình duyệt của bạn hoặc duyệt qua lưu trữ của máy tính và chọn một tệp.
Tài liệu Microsoft Word
Truyền thống, khi bạn tải lên các tệp Microsoft Word lên Google Drive, chúng sẽ tự động chuyển đổi sang định dạng Docs. Điều này vẫn đúng khi bạn tải lên các tệp Word thông qua trang chủ Google Docs.
Tuy nhiên, từ nửa đầu năm 2019, Google Docs cũng hỗ trợ khả năng chỉnh sửa các tệp Microsoft Word (.docx) trong định dạng gốc của chúng. Mặc định, tất cả các tệp .docx mà bạn tải lên qua Google Drive vẫn ở định dạng Word. Bạn có thể chỉnh sửa và cộng tác trên một tệp Word trực tiếp trong Docs, mọi thay đổi được thực hiện bởi bạn hoặc đồng nghiệp của bạn được lưu trực tiếp trong tệp Word.
Nếu bạn muốn các tệp Word bạn tải lên qua Google Drive tự động chuyển đổi sang định dạng Docs, hãy nhấp vào biểu tượng bánh xe ở góc phải phía trên màn hình chính của Drive, sau đó chọn Cài đặt trong menu xổ xuống. Trong hộp thoại Cài đặt, chọn vào ô Chuyển đổi các tệp tải lên sang định dạng biên tập viên Google Docs.
Tệp PDF hoặc hình ảnh
Bạn cũng có thể tải lên một tệp PDF hoặc hình ảnh của một tài liệu đã được quét lên Drive, sau đó chuyển đổi nó để bạn có thể chỉnh sửa trong Google Docs. Độ chính xác của quá trình chuyển đổi này phụ thuộc vào độ đọc được của văn bản trong PDF hoặc hình ảnh nguồn.
Từ Trang chủ Drive, nhấp vào Mới > Nhập khẩu tệp và chọn tệp PDF hoặc hình ảnh. Sau khi tệp được tải lên, nhấp chuột phải vào tên tệp trên Trang chủ Drive và chọn Mở bằng > Google Docs. Drive sẽ chuyển đổi tệp PDF hoặc trích xuất văn bản từ tệp hình ảnh và mở kết quả trong Google Docs để bạn xem và chỉnh sửa. Phiên bản chuyển đổi này xuất hiện trên trang chủ Google Docs và trang chủ Google Drive của bạn làm tài liệu Docs mới. Lưu ý rằng chỉ phần văn bản của tệp nguồn được chuyển đổi; hình ảnh trong PDF của bạn sẽ không thể nhìn thấy trong tài liệu mới.
Làm việc trong một tài liệu
Khi bạn mở tài liệu mới hoặc hiện có, đây là những gì bạn sẽ thấy:
Thanh công cụ ở phía trên tài liệu của bạn chứa các nút cho các chức năng xử lý văn bản phổ biến như định dạng văn bản và đoạn văn, chèn liên kết và hình ảnh, kiểm tra chính tả và in.
Thanh menu trên thanh công cụ này bao gồm các menu thả xuống sau đây:
- Tệp liệt kê các lệnh để thao tác trên toàn bộ tài liệu, bao gồm bố cục, in, đổi tên và chia sẻ.
- Chỉnh sửa cho phép bạn sao chép, dán, hoàn tác, làm lại, tìm kiếm và thay thế, v.v.
- Xem cho phép bạn thay đổi cách xem tài liệu của bạn và cách tương tác với nó, và
- Chèn là nơi bạn đi để chèn bảng, ký tự đặc biệt, tiêu đề hoặc chân trang, v.v.
- Định dạng cho phép bạn định dạng văn bản, đoạn văn và các thành phần khác, bao gồm bảng.
- Công cụ chứa các tính năng bổ sung như đếm từ và dịch tài liệu sang ngôn ngữ khác.
Tiêu đề của tài liệu hiển thị ở phía trên cùng của màn hình, phía trên thanh menu. Để thay đổi tiêu đề, đặt con trỏ vào tiêu đề và bắt đầu nhập.
Lưu ý rằng Docs tự động lưu tất cả các thay đổi bạn thực hiện trong tài liệu của bạn ngay khi bạn thực hiện chúng.
Chế độ chỉnh sửa, đề xuất và xem
Khi bạn tạo hoặc mở một tài liệu, nó sẽ hiển thị trong chế độ Chỉnh sửa, trong đó bạn soạn thảo hoặc chỉnh sửa tài liệu của mình theo cách thông thường. Bạn cũng có thể chuyển sang hai chế độ khác:
- Chế độ Đề xuất hiển thị những thay đổi đã được thực hiện trong tài liệu của bạn dưới dạng “đề xuất” được đánh dấu màu có thể được chấp nhận hoặc từ chối. Chế độ này hữu ích chủ yếu khi bạn cộng tác với người khác.
- Chế độ Xem cho phép bạn đọc tài liệu mà không thể chỉnh sửa. Nó cho phép bạn tập trung vào việc đọc một tài liệu mà không bị gợn khích để dừng lại và chỉnh sửa nó. Bạn cũng có thể chia sẻ một tài liệu với người khác chỉ bằng cách giới hạn quyền truy cập của họ vào Chế độ Xem.
Để chuyển đổi giữa các chế độ, nhấp vào biểu tượng bút Chỉnh sửa bên phải cùng của thanh công cụ và chọn tùy chọn của bạn. Bạn cũng có thể chọn Xem > Chế độ trong thanh menu trên cùng.
Chia sẻ tài liệu của bạn
Bạn có thể chia sẻ một tài liệu để cho phép người khác xem hoặc chỉnh sửa, dù qua Google Docs hay Google Drive. Trên màn hình Docs khi bạn chỉnh sửa tài liệu hiện tại của mình, hãy nhấp vào nút Chia sẻ màu xanh ở góc phải phía trên. Hoặc, từ trang chủ Google Drive, nhấp chuột phải vào tên tài liệu của bạn và chọn Chia sẻ trong menu xổ xuống. Trong cả hai trường hợp, một bảng “Chia sẻ với cá nhân và nhóm” sẽ xuất hiện.
Google cho phép bạn chia sẻ tài liệu của mình theo hai cách: riêng tư bằng cách mời các cá nhân cụ thể để truy cập vào nó hoặc công khai nghĩa là bất kỳ ai có liên kết có thể mở nó. Trong hầu hết các trường hợp, người dùng doanh nghiệp sẽ muốn chia sẻ tài liệu của họ riêng tư với đồng nghiệp cụ thể, nhưng có thể có những lúc bạn cần chia sẻ công khai, ví dụ như khi bạn muốn nhận ý kiến công khánh về một tài liệu.
Chia sẻ tài liệu của bạn riêng tư (truy cập giới hạn cho một số người)
Trong bảng “Chia sẻ với cá nhân và nhóm”, nhập tên hoặc địa chỉ email của những người bạn muốn cộng tác trên tài liệu. Bạn cũng có thể gửi cho họ một thông điệp ngắn.
Mặc định, mỗi người bạn thêm sẽ có quyền truy cập làm biên tập cho tài liệu của bạn. Bạn có thể thay đổi điều này bằng cách nhấp phải vào Biên tập viên bên phải và chọn Một người bình luận hoặc Chỉ người đọc.
- Biên tập viên có nghĩa là họ có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn, thêm nhận xét vào và chia sẻ nó với những người khác.
- Một người bình luận có nghĩa là họ có thể xem tài liệu của bạn và thêm nhận xét nhưng không thể chỉnh sửa.
- Chỉ người đọc có nghĩa là họ chỉ có thể xem tài liệu của bạn, nhưng không thể chỉnh sửa hoặc thêm nhận xét.
Hãy nhớ rằng thiết lập này sẽ áp dụng cho tất cả những người bạn đang mời vào tài liệu. Khi bạn hoàn thành, nhấp vào Gửi và tất cả những gì bạn đã thêm sẽ nhận được một email với một liên kết mà họ có thể nhấp vào để truy cập vào tài liệu.
Sửa đổi, giới hạn hoặc thu hồi quyền truy cập
Bạn có thể thay đổi quyền truy cập của bất kỳ ai đối với một tài liệu vào bất kỳ thời điểm nào bằng cách nhấp vào nút Chia sẻ. Bảng chia sẻ sẽ xuất hiện lại, liệt kê tất cả những người có quyền truy cập vào tài liệu. Nhấp vào menu xổ xuống bên cạnh tên họ để thay đổi cấp độ quyền truy cập của họ hoặc gỡ bỏ hoàn toàn quyền truy cập của họ, sau đó nhấn Lưu.
Bạn cũng có thể giới hạn quyền truy cập tổng thể cho một tài liệu bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc phải phía trên bảng “Chia sẻ với cá nhân và nhóm”. Bằng cách bỏ chọn hộp đầu tiên, bạn ngăn cản những người có cấp độ biên tập viên chia sẻ tài liệu hoặc thay đổi cấp độ quyền truy cập của những người đồng cộng tác khác. Bằng cách bỏ chọn hộp thứ hai, bạn ngăn mọi người có vai trò Chỉ người đọc hoặc Người bình luận từ tải xuống, in hoặc sao chép tài liệu.
Đặt ngày hết hạn
Như một phần của một đăng ký Google Workspace, bạn cũng có thể từ chối truy cập cho một người đã nhận quyền truy cập là Một người đọc hoặc Người bình luận vào tài liệu của bạn vào một ngày cụ thể. (Nếu người đó được chỉ định là Biên tập viên, họ sẽ bị giảm cấp thành Người bình luận vào ngày đã xác định.)
